高校檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新途徑分析

李春梅

摘 要：高校檔案涉及的內(nèi)容較多，對于高校檔案服務(wù)工作進行創(chuàng)新具有較強的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，因此在高校檔案工作中，需要融入新型服務(wù)理念，全面提高檔案服務(wù)水平，積極推動高校檔案服務(wù)工作的健康有序開展。

關(guān)鍵詞：高校；檔案服務(wù)；信息化建設(shè)；檔案利用制度；大數(shù)據(jù)

1 加強檔案信息化建設(shè)，統(tǒng)一信息和數(shù)據(jù)

當(dāng)前有高校檔案加快了信息化建設(shè)的進程，這是高校檔案服務(wù)質(zhì)量得以提高的關(guān)鍵所在。近年來高校招生人數(shù)不斷增加，教職工數(shù)量相應(yīng)也淡民增多，信息呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢，這也對高校檔案工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。為了全面提高檔案管理水平，則要借助于信息化手段，加快推動檔案服務(wù)的創(chuàng)新發(fā)展。在當(dāng)前高校我檔案工作中，需要建立高校檔案信息管理系統(tǒng)，并構(gòu)建完善的檔案信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，積極推動高校檔案信息化建設(shè)與高校教育信息化保持同步，實現(xiàn)檔案信息的科學(xué)歸類、整理和檢索，構(gòu)建完善的高校檔案信息化重審體系，整個各類信息，實現(xiàn)高校檔案信息的統(tǒng)一管理。另外，建立檔案信據(jù)庫，及時對檔案信息進行更新，這樣可以更便利于進行檔案信息檢索。針對于檔案信息安全積極采取有安全防護措施，通過設(shè)置系統(tǒng)操作應(yīng)用權(quán)限或是加密保護等方式實現(xiàn)對檔案信息的安全管理。

2 重視檔案管理，全面提升檔案服務(wù)工作的水平

由于檔案管理工作的質(zhì)量直接關(guān)系到高校各項工作的有序開展，因此在高校發(fā)展過程中，需要重視檔案管理，以此來全面提高檔案服務(wù)水平。對于高校管理者，不僅要重視檔案管理工作，同時還要加大投入力度，進一步建立健全高校檔案信息化管理系統(tǒng)，加快推動高校檔案的信息化和數(shù)字化發(fā)展，為高校檔案服務(wù)質(zhì)量的提高奠定良好的基礎(chǔ)。同時，高校檔案管理人員也要注重自身的專業(yè)素質(zhì)的提升，并在日常工作中重視自身的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，掌握現(xiàn)代化技術(shù)，熟悉對檔案信息化進行操作，從而為檔案利用者提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息。在高校檔案服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展過程中，需要檔案管理人員要樹立良好的服務(wù)意識，并認(rèn)識到檔案工作與其他工作之間的緊密聯(lián)系，通過提高自身的專業(yè)水平來使檔案工作與各部門的工作實現(xiàn)有效銜接。即通過做好檔案服務(wù)工作，積極為高校其他工作的開展提供重要的信息支持，積極參與信息統(tǒng)計和分析工作。通過為檔案需求者提供檔案信息的便捷查找，全面提高高校檔案服務(wù)效率，構(gòu)建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，加快推動檔案信息的共享，方便調(diào)查高校內(nèi)部各部門對檔案信息的合理使用。

3 規(guī)范檔案管理利用制度

在當(dāng)前高校檔案服務(wù)工作中，需要進一步規(guī)范檔案管理利用制度，簡化檔案服務(wù)流程，提高檔案檢索和查詢的效率，全面提高檔案服務(wù)水平，從而為檔案利用者提供更多的便利條件。在具體建立健全檔案管理利用制度過程中，還要打破傳統(tǒng)體制的束縛，將檔案科學(xué)管理與服務(wù)有效結(jié)合，簡化檔案利用過程中的流程。即在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上，盡可能的去掉檔案利用過程中一些多余的步驟，這樣檔案利用者能夠快速高效的查詢到自己所需要的檔案信息，有利于檔案服務(wù)工作效率的全面提高。

4 建設(shè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化平臺

高校檔案工作中要加快館藏目錄數(shù)字化、館藏目錄查詢系統(tǒng)、各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設(shè)步伐，為檔案網(wǎng)絡(luò)利用提供方便。同時要擴大文本、視頻、聲頻等數(shù)字信息的收集范圍，及時對電子文件進行歸檔，通過建設(shè)各類數(shù)據(jù)庫，打牢檔案利用和服務(wù)的科技應(yīng)用基礎(chǔ)。此外，高校檔案服務(wù)工作還要運用多種查詢方式，轉(zhuǎn)變以往查閱加目錄式的單一服務(wù)模式，要建立磁卡閱讀區(qū)、紙質(zhì)檔案閱讀區(qū)、微檔案閱讀區(qū)、聲像檔案閱讀區(qū)等機讀目錄，建立兼有傳輸、檢索和利用功能的一體化服務(wù)。

5 挖掘用戶潛在需求

只有全面滿足檔案使用者的需求，才能有效促進高校檔案服務(wù)水平的提高， 而檔案使用者的需求除了現(xiàn)下的需求還有潛在的需求，對用戶的潛在需求進行挖掘，可以有效促進高校檔案的可持續(xù)發(fā)展。檔案用戶由于文化層次、興趣以及職業(yè)等各個方面的不同，對于檔案利用的需求和頻率也呈現(xiàn)出一定的差異性。根據(jù)使用者對于檔案的利用頻率，可以將其分為尚未利用型、偶爾利用型以及經(jīng)常利用型。對于偶爾利用型，高校檔案管理人員可以采取試探性的營銷策略。譬如，在檔案網(wǎng)上創(chuàng)建專題數(shù)據(jù)庫，采取對多種檔案主體服務(wù)進行開發(fā)的方式對檔案用戶進行試探，在此基礎(chǔ)上將該類型用戶的潛在需求有效激發(fā)出來。對于經(jīng)常利用型是用戶，高校檔案管理人員可以通過Web使用模式挖掘技術(shù)分類技術(shù)對潛在的用戶進行發(fā)掘，在此基礎(chǔ)上采取聚類分析的方式進行分析，并且通過對該類用戶進行登記，包括用戶興趣、學(xué)歷和職業(yè)等，對用戶利用檔案的趨勢和動機加以了解，在此基礎(chǔ)上將特征相同的用戶群有效劃分出來，對其潛在的需求進行深入挖掘，并在此基礎(chǔ)上針對這類用戶提供個性化的定制服務(wù)或者開展特定的宣傳策略。

6 利用大數(shù)據(jù)開展有針對性地智能服務(wù)

高校檔案的智能服務(wù)城朵根據(jù)不同用戶群體的需求，積極采取多種形式的服務(wù)方式來對檔案用戶提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息，為檔案用戶提供專屬性服務(wù)。特別是基于大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作的最終目的即是提供檔案的利用，因此要注意在確保歸檔電子文件法律效力的基礎(chǔ)上，積極向用戶提供利用服務(wù)。同時檔案部門還要與網(wǎng)絡(luò)時代辦公的需要相適應(yīng)，充分的利用技術(shù)管理手段來將各類檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)橛脩舯阌诶玫男畔ⅲ箤W(xué)生師生在任何地方和任何時間內(nèi)通過登錄學(xué)校檔案網(wǎng)頁，利用注冊的用戶名和密碼即能夠獲取到自己所需要的檔案信息。同時，高校也可以將一些開放的檔案信息全文數(shù)字化后上傳到網(wǎng)上，從而供檔案利用者使用。學(xué)校檔案部門還要針對于檔案利用者網(wǎng)絡(luò)行為數(shù)據(jù)進行分析，從而為檔案利用者提供更具針對性的檔案信息服務(wù)。

另外，當(dāng)前高校檔案服務(wù)工作中，可以基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下來拓展檔案服務(wù)方式，推動檔案服務(wù)方式的多樣化發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式就是檔案室進行查詢，在當(dāng)前信息技術(shù)的支撐下，檔案利用者可以通過電話、郵件或者是實時咨詢的方式進行檔案信息的查閱。并且網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展可以進行遠(yuǎn)程的信息查詢。學(xué)校檔案管理部門也可以利用信息化技術(shù)來為用戶提供廣泛性和個性化的服務(wù)，利用互聯(lián)網(wǎng)公布檔案的信息以及新聞事件等廣泛性的信息，也可以根據(jù)用戶的個性化的需求，推送一些比較具有針對性的信息。

7 結(jié)束語

高校檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新發(fā)展不僅需要檔案管理人員樹立良好的服務(wù)意識，同時還要基于檔案利用者角度來進行換位思維，從而對工作方式方法進行不斷創(chuàng)新，落實好高校檔案服務(wù)機制，全面提高高校檔案的服務(wù)水平，為高校檔案工作的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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