馮蓮子
【摘 要】SAP系統(tǒng)是以財(cái)務(wù)管理為核心,最大的特點(diǎn)是業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化。通過實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流、資金流、財(cái)務(wù)流的有效統(tǒng)一,達(dá)到改善企業(yè)管理的目標(biāo)。但在我國企業(yè)的應(yīng)用中仍然存在一些問題,特別是在成本核算方面,需要進(jìn)一步完善和解決。
【Abstract】SAP system takes financial management as the core, the biggest characteristic of it is the integration of business and finance. Through realizing the effective unification of business flow, capital flow and financial flow, the goal of improving enterprise management is achieved. However, there are still some problems in its application in Chinese enterprises, especially in the aspect of cost accounting, which needs to be further improved and solved.
【關(guān)鍵詞】SAP;業(yè)務(wù);財(cái)務(wù)一體化;成本核算
【Keywords】 SAP; business; financial integration; cost accounting
【中圖分類號(hào)】F275 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069(2018)08-0045-02
1 引言
SAP(Systems Applications and Products in Data Processing)是一個(gè)為企業(yè)管理提供解決方案的軟件,是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層及員工提供管理運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。在ERP產(chǎn)品中,SAP是一個(gè)對企業(yè)架構(gòu)和財(cái)務(wù)控制考慮的比較細(xì)致,在整體控制邏輯和系統(tǒng)結(jié)構(gòu)上較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)能浖AP是以財(cái)務(wù)管理為基本點(diǎn),為企業(yè)的財(cái)務(wù)管理提供統(tǒng)一平臺(tái),能快速搜尋和分析信息的系統(tǒng)。SAP系統(tǒng)的優(yōu)勢很明顯,但是其在我國企業(yè)中的應(yīng)用仍存在問題,需要進(jìn)一步的完善和解決。鑒于此,本文對SAP系統(tǒng)在業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化中的應(yīng)用進(jìn)行了進(jìn)一步的分析與探討[1]。
2 SAP概述
2.1 SAP
SAP是以信息技術(shù)為基礎(chǔ),以企業(yè)管理思想為指導(dǎo),為企業(yè)決策提供平臺(tái)。SAP系統(tǒng)能夠支持企業(yè)業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)新和組織結(jié)構(gòu)的變革;SAP系統(tǒng)擁有完備的功能和行業(yè)解決方案,可以滿足企業(yè)不斷變化的信息化需求和多元化發(fā)展的要求;SAP系統(tǒng)提供的集成化應(yīng)用平臺(tái)和技術(shù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了真正業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)信息集成,同時(shí)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)各應(yīng)用層次的信息集成。SAP系統(tǒng)滿足企業(yè)財(cái)務(wù)管理和企業(yè)生產(chǎn)管理的需求,推動(dòng)采購和營銷工作的開展,將SAP系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)管理中,推動(dòng)財(cái)務(wù)管理工作向科學(xué)化、合理化、精細(xì)化方向發(fā)展。
2.2 SAP財(cái)務(wù)模塊
SAP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)模塊(FICO)包括FI(Finance)模塊和CO(Controlling)模塊,F(xiàn)I模塊是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì),CO模塊是管理會(huì)計(jì)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)也稱為外部會(huì)計(jì),主要是向與企業(yè)具有經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系的外部使用者提供定期財(cái)務(wù)報(bào)告等財(cái)務(wù)信息,在功能上包含了總賬、應(yīng)收、應(yīng)付、資產(chǎn)等;管理會(huì)計(jì)職責(zé)是企業(yè)內(nèi)部信息的整合和財(cái)務(wù)控制,包括預(yù)算控制、成本控制、績效控制等,其管理范圍貫穿了企業(yè)所有部門和渠道商。
SAP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊具有兩個(gè)顯著的特點(diǎn),即集成化和標(biāo)準(zhǔn)化。集成化主要是與銷售和物資的集成,將企業(yè)中的業(yè)務(wù)流程串聯(lián)起來,讓各個(gè)部門之間緊密地聯(lián)系到一起。以采購收貨業(yè)務(wù)為例來說明采購與財(cái)務(wù)的集成。此業(yè)務(wù)涉及采購部門執(zhí)行采購訂單、供應(yīng)商提供發(fā)票與財(cái)務(wù)部門發(fā)票校驗(yàn)等動(dòng)作。在SAP系統(tǒng)中會(huì)自動(dòng)進(jìn)行“三單”匹配校驗(yàn),即系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢查發(fā)票中的物料數(shù)量與收貨數(shù)量是否一致、發(fā)票上單價(jià)與采購訂單的單價(jià)是否一致、采購要求日期與收貨日期是否一致等,同時(shí)在向供應(yīng)商付款時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行預(yù)算檢查,將采購、收貨等動(dòng)作在財(cái)務(wù)部總賬中自動(dòng)記賬以及發(fā)票校驗(yàn)也自動(dòng)生成一筆會(huì)計(jì)分錄。
而SAP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)該是與集成化相輔相成的,標(biāo)準(zhǔn)化是集成化的基礎(chǔ)只有滿足了標(biāo)準(zhǔn)化才有可能達(dá)到真正高度的集成。
3 SAP系統(tǒng)在業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化中作用
SAP作為一個(gè)平臺(tái),其圍繞的核心就是業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化。業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化就是將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行同步實(shí)現(xiàn),從而達(dá)到節(jié)省財(cái)務(wù)大量的數(shù)據(jù)核對及數(shù)據(jù)重復(fù)錄入工作,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,提高工作效率,數(shù)據(jù)來源一致,有依可循,有據(jù)可查。
但在實(shí)施SAP之前,企業(yè)一般實(shí)行各部門單獨(dú)核算、獨(dú)立考核的管理制度,導(dǎo)致了各個(gè)部門間無法做到信息共享,需要人工進(jìn)行信息匯總處理,浪費(fèi)了大量的時(shí)間與精力。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無法共享,使得資金流與物流、信息流難以匹配,根本無法做出及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析,大大降低了企業(yè)經(jīng)營管理的效率,無法真正實(shí)現(xiàn)過程控制,容易造成企業(yè)決策延遲或失誤。
而SAP系統(tǒng)對業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范,以滿足業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化的要求。對財(cái)務(wù)部門,SAP系統(tǒng)使用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目表,同時(shí)對科目表中的會(huì)計(jì)科目的核算內(nèi)容以及核算要求做了統(tǒng)一規(guī)定。SAP系統(tǒng)要求由專人負(fù)責(zé)維護(hù)業(yè)務(wù)主數(shù)據(jù),來保證數(shù)據(jù)的唯一性和統(tǒng)一性。對物料主數(shù)據(jù),統(tǒng)一編碼規(guī)則,統(tǒng)一各業(yè)務(wù)部門信息,確保一物一碼;對于客戶、供應(yīng)商主數(shù)據(jù),嚴(yán)格控制修改客戶、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的權(quán)限,規(guī)范新建和修改流程,確??蛻艉凸?yīng)商的唯一性。確定成本核算方式后對企業(yè)的物料進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理,確定不同業(yè)務(wù)類型下物料的計(jì)價(jià)方式。SAP系統(tǒng)會(huì)根據(jù)企業(yè)的核算要求制定統(tǒng)一的成本控制核算方式,SAP中成本核算是財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)高度集成,在實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),產(chǎn)品成本就通過生產(chǎn)訂單實(shí)時(shí)進(jìn)行歸集。
在SAP系統(tǒng)中會(huì)計(jì)憑證是由業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的,因此業(yè)務(wù)操作是否規(guī)范直接決定了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確?,F(xiàn)代企業(yè)中業(yè)務(wù)流程多樣化和復(fù)雜化為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化帶來不小的難度。SAP系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來制定標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程,最大程度上保證業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化信息的準(zhǔn)確性。
SAP系統(tǒng)可以與其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸,極大提高了工作效率,也進(jìn)一步促進(jìn)了業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化的發(fā)展。目前企業(yè)中常見的系統(tǒng)有OA辦公系統(tǒng)、金稅系統(tǒng)等。與SAP集成后,在OA系統(tǒng)中進(jìn)行業(yè)務(wù)流程審批比如差旅費(fèi)報(bào)銷和付款流程,可以直接傳輸數(shù)據(jù)到SAP并生成會(huì)計(jì)憑證。金稅系統(tǒng)可以直接將SAP系統(tǒng)內(nèi)的開票信息導(dǎo)入到稅控系統(tǒng)開具紙質(zhì)發(fā)票。
4 SAP系統(tǒng)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化對財(cái)務(wù)成本核算的影響
4.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不規(guī)范
一些企業(yè)在應(yīng)用SAP系統(tǒng)時(shí)準(zhǔn)備不夠充分,特別是在整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)方面。SAP系統(tǒng)應(yīng)用的關(guān)鍵是數(shù)據(jù),其中包括物料主數(shù)據(jù)、BOM數(shù)據(jù)和工藝路線數(shù)據(jù)。SAP系統(tǒng)會(huì)根據(jù)物料的BOM和工藝路線數(shù)據(jù)估算出標(biāo)準(zhǔn)成本,然后將標(biāo)準(zhǔn)成本發(fā)布后,這個(gè)物料才能進(jìn)行物料移動(dòng)。進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)成本估算并發(fā)布后,該物料在發(fā)布的這一個(gè)月中發(fā)生物料移動(dòng)使用的單價(jià)就是發(fā)布的價(jià)格。如果BOM和工藝路線數(shù)據(jù)有問題會(huì)直接導(dǎo)致估算的成本不準(zhǔn)確。雖然在月末成本核算時(shí),會(huì)根據(jù)實(shí)際消耗來計(jì)算物料的實(shí)際價(jià)格,但是在月末成本核算之前系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是不準(zhǔn)確的,無法對企業(yè)管理和決策起到指導(dǎo)作用。
對于標(biāo)準(zhǔn)成本不準(zhǔn)確的問題,只有通過月結(jié)之后實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本的對比來判定哪些物料的標(biāo)準(zhǔn)成本偏差較大,然后通知技術(shù)人員去核對BOM和工藝路線數(shù)據(jù)。這個(gè)是一個(gè)耗時(shí)長且麻煩的工作,需要財(cái)務(wù)部門與各個(gè)業(yè)務(wù)部門一起配合才能完成。
4.2 數(shù)據(jù)錄入不及時(shí)
一些企業(yè)SAP系統(tǒng)在應(yīng)用的基本條件不足,特別是一些企業(yè)制度與業(yè)務(wù)流程均不完善。在SAP中成本是通過生產(chǎn)訂單來核算的。在月末進(jìn)行成本核算時(shí),會(huì)根據(jù)生產(chǎn)訂單吸收的費(fèi)用來對生產(chǎn)物料的成本進(jìn)行核算,主要是料、工、費(fèi)。“料”就是對生產(chǎn)訂單的投料即原材料以及零件的成本。在SAP系統(tǒng)中對物料的領(lǐng)用類別如生產(chǎn)訂單領(lǐng)料、成本中心領(lǐng)料等,是通過移動(dòng)類型來進(jìn)行區(qū)分。在SAP系統(tǒng)中只有對這張生產(chǎn)訂單進(jìn)行過物料領(lǐng)用,這張生產(chǎn)訂單才能歸集到費(fèi)用。如果在系統(tǒng)中通過別的移動(dòng)類型比如成本中心領(lǐng)料進(jìn)行物料的領(lǐng)用,費(fèi)用就只能夠歸集到成本中心上無法歸集到生產(chǎn)訂單上,那系統(tǒng)中歸集到的生產(chǎn)訂單的費(fèi)用就是不準(zhǔn)確的。“工”是屬于生產(chǎn)訂單的報(bào)工這一部分,其中的人工工時(shí)就是生產(chǎn)訂單對應(yīng)的人工工資。如果在生產(chǎn)現(xiàn)場不對生產(chǎn)訂單進(jìn)行報(bào)工,那生產(chǎn)訂單就沒有歸集到人工成本。如果企業(yè)是根據(jù)報(bào)工的數(shù)據(jù)來結(jié)算工人的工資,生產(chǎn)完成沒有報(bào)工就會(huì)導(dǎo)致工人完成了工作卻沒有工資。
對于生產(chǎn)訂單投料與報(bào)工問題,只能通過加強(qiáng)培訓(xùn)與制定相應(yīng)的管理制度來減少此情況的發(fā)生。
5 結(jié)語
在SAP系統(tǒng)的應(yīng)用下,企業(yè)能夠真正地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與銷售、采購、生產(chǎn)等部門的數(shù)據(jù)集成與信息共享。但是在應(yīng)用SAP的過程中,企業(yè)同時(shí)還需要提高員工素質(zhì)、加強(qiáng)職責(zé)管理,改進(jìn)內(nèi)部控制模式規(guī)范管理流程等來為SAP的有效利用奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí),企業(yè)也應(yīng)充分發(fā)揮SAP的優(yōu)勢,保證業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)信息傳遞的效率與質(zhì)量,提高管理決策水平。
【參考文獻(xiàn)】
【1】樓佳.SAP ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理上的應(yīng)用[J].中國商論,2017(25):159-160.