數(shù)字檔案館（室）建設(shè)與實(shí)踐

王海景

摘 要：近年來，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，信息技術(shù)也得到了飛速的發(fā)展，而各行各業(yè)的檔案工作發(fā)展趨勢(shì)逐步朝著信息化的方向發(fā)展，數(shù)字檔案館的建設(shè)已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展的重要一步。隨著人力與財(cái)力的不斷投入，各個(gè)行業(yè)中數(shù)字檔案館的建設(shè)工作取得了較為顯著的進(jìn)步。但是現(xiàn)今階段，各個(gè)行業(yè)的社會(huì)化信息化的發(fā)展水平不一致，有高有低，并且缺乏規(guī)范的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，而現(xiàn)階段，我國的數(shù)字化檔案館建設(shè)工作仍然集中在信息資源的建設(shè)領(lǐng)域，而數(shù)字檔案館便是信息資源的管理中心，能夠長(zhǎng)期保存信息資料，并且能夠在線存取各類電子文件，有利于跨區(qū)域間的資源共享。 本文簡(jiǎn)單介紹了數(shù)字檔案館的建設(shè)與實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；建設(shè)；實(shí)施

數(shù)字檔案館的建設(shè)是為了滿足社會(huì)人群對(duì)檔案資源的日益增長(zhǎng)的利用需求，通過各種現(xiàn)代化的技術(shù)，不斷進(jìn)行檔案信息資源的收集、加工、管理、保存，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的各種通道[1]，為社會(huì)人員提供檔案信息資源的服務(wù)以及共享的管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案館是檔案工作與信息技術(shù)相互交融的一種產(chǎn)物，其發(fā)展?jié)摿^為深厚，發(fā)展空間較為廣泛，在檔案管理工作中、信息技術(shù)的利用工作中，均具有較為深遠(yuǎn)的影響。

1 數(shù)字化檔案館建設(shè)發(fā)展中的制約因素分析

1.1 標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)水平較低

在信息化時(shí)代發(fā)展的進(jìn)程中，檔案信息資源的管理工作也需要信息化的建設(shè)，而國家檔案事業(yè)的健康發(fā)展是檔案管理事業(yè)的重要前提，而其重要保障便是檔案的數(shù)字化建設(shè)[2]。但在各個(gè)行業(yè)的建設(shè)發(fā)展中，部分個(gè)人或者單位不能正確的認(rèn)識(shí)數(shù)字化的發(fā)展規(guī)律，缺乏對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的重視程度，傳統(tǒng)的重結(jié)果與輕過程的思想較為嚴(yán)重。個(gè)體因素是影響傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的重要因素，而其質(zhì)量的好壞與工作人員個(gè)體技術(shù)水平、責(zé)任心之間具有相關(guān)性。電子文件的產(chǎn)生更依賴軟硬件系統(tǒng)，并且受到信息技術(shù)管理水平與標(biāo)準(zhǔn)化的全程控制。

現(xiàn)今階段，各個(gè)單位的檔案數(shù)字化進(jìn)程已經(jīng)取得了較為明顯的進(jìn)步，但是由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)的規(guī)范，各單位檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)雖然 已經(jīng)有所成就 ， 但是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的缺乏，導(dǎo)致我國當(dāng)下的數(shù)字檔案館建設(shè)仍然處于較低的水平，這些問題的實(shí)際表現(xiàn)主要為標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)與實(shí)踐發(fā)展速度不一致，明顯落后；在收集信息、存儲(chǔ)信息、管理信息以及利用信息方面的處理質(zhì)量水平不一，有高有低，例如通過掃描得來的電子信息質(zhì)量間有明顯的差異、系統(tǒng)軟件的移植性較差、缺乏統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的檔案、缺乏組織工作的程序標(biāo)準(zhǔn)[3]、各個(gè)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)兼容性差、分類方法與信息技術(shù)具有較低的契合度、著錄標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)規(guī)定存在差異，以上這些個(gè)問題均是影響數(shù)字化檔案館發(fā)展進(jìn)程的重要因素。

1.2 信息資源的建設(shè)質(zhì)量較差

現(xiàn)今時(shí)代，數(shù)字化檔案館的建設(shè)核心是信息資源的建設(shè)，而這項(xiàng)建設(shè)工作內(nèi)

容包括兩方面的內(nèi)容，一方面是對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理，將大量的、現(xiàn)存的傳統(tǒng)載體的各種檔案，轉(zhuǎn)換成能夠被計(jì)算機(jī)識(shí)別的資料或數(shù)據(jù)；另一方面是對(duì)增量的檔案進(jìn)行電子化的進(jìn)程給予有效的保障，換而言之，就是要將今后增加的檔案資料直接轉(zhuǎn)換為數(shù)字或者是電子的形式，并將這些資料直接移交到數(shù)字化的檔案館中。目前，在我國的各項(xiàng)行業(yè)中，檔案管理工作均以投入了大量的人力與財(cái)力，改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，雖然取得了一定的工作效果和進(jìn)步，但是仍然有許多問題存留， 一方面表現(xiàn)為進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的流程不規(guī)范，對(duì)工作過程的質(zhì)量控制水平缺乏監(jiān)管力度，使得數(shù)字化進(jìn)程的成績(jī)水平不一；一方面的表現(xiàn)是缺乏對(duì)數(shù)字化檔案資源元數(shù)據(jù)的管理[4]，在信息資源的保存與利用中存在較大的難度；另一方面的表現(xiàn)便是缺乏有效整合來自于不同的部門、單位、形式以及渠道所得數(shù)據(jù)的能力，不能實(shí)現(xiàn)規(guī)?；男?yīng)。

1.3 檔案的信息資源的共享水平較低

每個(gè)行業(yè)中，均有不同隸屬的機(jī)構(gòu)，而且，其發(fā)展水平之間也存在不平衡性與差異性，這就使得數(shù)字化檔案館在信息資源共享水平與服務(wù)能力放賣弄存在明顯的不足。而某些單位數(shù)字化檔案館的建設(shè)往往是獨(dú)立的，并且僅僅限于內(nèi)部的局域網(wǎng)應(yīng)用，將外界隔離于自己的信息島之外，不能實(shí)現(xiàn)需求者與檔案信息之間的交流與共享。并且，部分?jǐn)?shù)字化檔案館的規(guī)模較小，而檔案管理的 各類軟件多種多樣，缺乏系統(tǒng)性的平臺(tái)選型，不能彼此之間互通，缺乏信息資源的收集與共享。

2 數(shù)字化檔案館的建設(shè)與實(shí)踐原則

2.1 數(shù)字化檔案館的建設(shè)思路

以前人的工作和建設(shè)經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，可以遵循的思路主要為定規(guī)范、建系統(tǒng)、成資源的三步思路。檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是保障檔案信息資源高質(zhì)量發(fā)展與信息資源共享的前提。標(biāo)準(zhǔn)化指的是制定各種規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，為技術(shù)工作提供科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案工作于生產(chǎn)工作完成有效的結(jié)合。因此，在檔案管理工作中，工作人員必須克服標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的分散局面，結(jié)束各個(gè)系統(tǒng)自成一派的局面，建立檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)律，統(tǒng)籌思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，制定規(guī)范統(tǒng)一的規(guī)范與原則[5]，建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的歸檔流程與量化管理指標(biāo)、建立績(jī)效考核的科學(xué)制度、制定并實(shí)施各類管理辦法，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的管控力度，不斷提高工作質(zhì)量。

2.2 數(shù)字化檔案館建立的實(shí)踐原則

2.2.1 集約化的建設(shè)

數(shù)字化檔案館的建設(shè)內(nèi)容不僅包括基礎(chǔ)設(shè)施，還包括系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)，應(yīng)該選擇統(tǒng)一規(guī)劃與建設(shè)的模式，保證集約化的進(jìn)程與實(shí)施，充分實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、信息、技術(shù)以及人力資源的綜合管理，為社會(huì)人群提供各類資源信息的共享服務(wù)，保證數(shù)字化檔案館工作實(shí)現(xiàn)最大化的效益。

2.2.2 集中式的管理

數(shù)字化檔案館的建設(shè)應(yīng)該充分實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)之間的集成效果，集中收集各級(jí)用戶與各類用戶的檔案信息并進(jìn)行集中統(tǒng)籌市的管理與利用。借助各類信息技術(shù)完成檔案信息資源的整合與處理，將異構(gòu)環(huán)境中的各類檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一的統(tǒng)籌體。

2.2.3 分布式的應(yīng)用服務(wù)

借助云平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，完成數(shù)字化檔案的建設(shè)，能夠?qū)?shù)字化檔案資源進(jìn)行優(yōu)化整合。利用分布式的服務(wù)代替中央邊緣的緩存機(jī)制，進(jìn)行方案部署、分布式的存儲(chǔ)與轉(zhuǎn)換，能夠使得網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)壓力大大減輕，提供各類方便服務(wù)于用戶，更好、更快、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)于檔案管理與利用工作。

參考文獻(xiàn)

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[2]張永強(qiáng).數(shù)字檔案館、室一體化與館際一體化研究[D].浙江大學(xué)，2014.

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[4]史志偉.循序漸進(jìn)穩(wěn)步進(jìn)取——談山東數(shù)字檔案館（室）建設(shè)[J].山東檔案，2013，（3）：10-11. DOI：10.3969/j.issn.1672-5402.2013.03.003.

[5]劉英俊.我國數(shù)字檔案室建設(shè)研究[D].安徽大學(xué)，2017.