基層事業(yè)單位檔案的管理及利用

張杰

摘 要：基層事業(yè)單位的工作承上啟下、千頭萬(wàn)緒，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這些資料真實(shí)反映了單位的運(yùn)行和發(fā)展?fàn)顟B(tài)，對(duì)單位未來(lái)發(fā)展具有重要的參考和利用價(jià)值?；诖耍疚木突鶎邮聵I(yè)單位如何加強(qiáng)檔案管理利用展開(kāi)分析和探討，以期為一線工作提供理論指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位；檔案管理；檔案利用

多年來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作都具有一定的粗放性、隨意性，特別是在基層事業(yè)單位，檔案工作頻繁出現(xiàn)紕漏，檔案管理利用極為低效。在基層事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展的今天，積極研究單位檔案管理利用的有效對(duì)策，具有重要指導(dǎo)意義。

1 基層事業(yè)單位檔案的管理及利用存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)不足

現(xiàn)階段，基層事業(yè)單位的檔案管理工作普遍不受重視，很多單位領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理就是文件看護(hù)工作，只要檔案文件不丟失、不泄露即可，也有一些檔案管理人員將檔案管理視作一項(xiàng)抄錄保管的事務(wù)性工作，未充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要意義，也忽略了檔案所具有的間接經(jīng)濟(jì)效益。

1.2 檔案管理制度不健全

現(xiàn)階段，很多基層事業(yè)單位的檔案管理人員都沒(méi)有明確的職責(zé)分工，其工作無(wú)章可循，要么一人兼職多項(xiàng)工作，無(wú)法專心從事檔案管理工作，要么一個(gè)檔案部門中掛靠了多個(gè)閑職人員，造成人員結(jié)構(gòu)臃腫，管理效能低下。有的基層事業(yè)單位不注重對(duì)檔案工作人員的考評(píng)管理，沒(méi)有建立科學(xué)完善的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)與危機(jī)意識(shí)，工作浮于表面，未能發(fā)揮檔案管理服務(wù)單位發(fā)展的應(yīng)有作用。

1.3 缺乏專業(yè)化檔案管理人員

檔案管理具有流動(dòng)性的特點(diǎn)，因此對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)及綜合素質(zhì)有一定的要求，但檔案管理又是一項(xiàng)非常枯燥的工作，沒(méi)有一定的恒心和耐力很難數(shù)年如一日地干好這項(xiàng)工作。與此同時(shí)，由于檔案工作不受重視，檔案管理人員的薪酬待遇普遍偏低，以基層事業(yè)單位的環(huán)境和條件很難吸引和留住專業(yè)的檔案管理人才，導(dǎo)致檔案管理崗位的人員流失現(xiàn)象特別嚴(yán)重。現(xiàn)有的檔案管理人員大多沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，其檔案管理理念滯后，檔案管理技能缺乏，只能進(jìn)行一些最基本的檔案管理操作，既不能保證檔案管理的安全性、全面性、及時(shí)性，也不能進(jìn)行深層次的檔案資源開(kāi)發(fā)利用等活動(dòng)，嚴(yán)重制約了單位檔案管理工作的發(fā)展。

1.4 檔案管理手段落后

現(xiàn)階段，很多基層事業(yè)單位還在采用以往機(jī)械式、手工式的檔案管理方法，比如在檔案查閱方面尚未完全實(shí)現(xiàn)電子化和數(shù)字化，導(dǎo)致檔案工作效率低下、質(zhì)量不高，而且檔案管理人員自身也容易感到枯燥乏味，進(jìn)而產(chǎn)生懈怠情緒。在信息技術(shù)日新月異發(fā)展的今天，如果基層事業(yè)單位不盡快引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，更新檔案管理理念及技術(shù)，勢(shì)必難以滿足信息時(shí)代的檔案管理需求。

1.5 檔案利用率不足

檔案是對(duì)過(guò)去工作的真實(shí)記錄和總結(jié)，對(duì)單位未來(lái)的工作和發(fā)展具有重要的參考價(jià)值，但由于基層事業(yè)單位對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)不清，往往忽視了檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作，只知道單純地進(jìn)行檔案收集與保管。目前檔案利用的主要形式就是資料查閱或借閱，且這種查閱借閱活動(dòng)僅對(duì)單位內(nèi)部開(kāi)放，對(duì)于社會(huì)公眾則設(shè)置了比較高的門檻，導(dǎo)致檔案信息得不到有效共享，檔案資源產(chǎn)生了極大浪費(fèi)。

2 基層事業(yè)單位檔案的管理及利用的有效對(duì)策

2.1 更新檔案管理意識(shí)

理念是行動(dòng)的先導(dǎo)，針對(duì)當(dāng)前基層事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題，關(guān)鍵是更新檔案管理理念，提高單位全員的檔案管理意識(shí)。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)檔案管理的重視程度，加大對(duì)檔案管理的監(jiān)督檢查力度，積極為檔案管理各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供有力支持，營(yíng)造檔案管理的良好氛圍與環(huán)境。其次，檔案管理人員自身也要端正態(tài)度，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，將檔案管理工作作為一項(xiàng)社會(huì)事業(yè)來(lái)予以認(rèn)真對(duì)待和落實(shí)，切實(shí)發(fā)揮檔案管理對(duì)單位發(fā)展的服務(wù)支撐作用。此外，單位其他成員也要提高思想認(rèn)識(shí)，積極配合檔案管理人員的工作，為檔案的搜集、整理、開(kāi)發(fā)提供必要幫助和支持。

2.2 建立健全檔案管理制度

基層事業(yè)單位要盡快建立健全檔案管理制度，使檔案管理工作的開(kāi)展有據(jù)可依、有章可循。首先，要對(duì)檔案管理工作任務(wù)進(jìn)行合理分工，明確檔案管理人員的具體職責(zé)，確保各級(jí)檔案管理人員各司其職，防止出現(xiàn)工作交叉，同時(shí)要優(yōu)化檔案管理部門的人員配置，堅(jiān)持“不養(yǎng)閑人、不設(shè)閑差”的崗位設(shè)置原則，提高檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)作效率。其次，要制定嚴(yán)格的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行績(jī)效考核，并將考核結(jié)果作為一項(xiàng)重要指標(biāo)納入單位的薪酬管理體系之中，與檔案管理人員的薪酬福利相掛鉤。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員要給予相應(yīng)的精神及物質(zhì)嘉獎(jiǎng)，對(duì)于工作玩忽職守、效率低下的工作人員給予批評(píng)教育和經(jīng)濟(jì)懲戒，從而充分發(fā)揮績(jī)效考核的激勵(lì)作用，保證單位檔案管理工作的高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

作為檔案管理工作的組織者和實(shí)施者，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力及專業(yè)水平直接決定著檔案管理的最終效率和質(zhì)量，因此，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)勢(shì)在必行。單位應(yīng)定期組織檔案管理人員參加各種學(xué)習(xí)教育活動(dòng)，通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)豐富檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案工作能力。有條件的單位可以組織檔案管理人員去其他先進(jìn)單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，幫助檔案管理人員掌握最新的檔案管理理論及技巧，熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的操作使用方法，不斷拓寬檔案管理人員的眼界，增強(qiáng)其工作本領(lǐng)，使之不僅能高效完成基本的檔案管理活動(dòng)，而且能夠勝任檔案資源開(kāi)發(fā)、檔案社會(huì)化服務(wù)等更高層次的工作。

2.4 加大檔案信息化建設(shè)投入

信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大檔案信息化的建設(shè)和投入力度，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，引進(jìn)檔案信息共享、傳遞、存儲(chǔ)、利用一體化的管理模式，同時(shí)根據(jù)單位內(nèi)外部對(duì)檔案信息的使用需求，分類建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期加強(qiáng)維護(hù)、管理與更新。對(duì)于單位業(yè)務(wù)開(kāi)展中產(chǎn)生的大量文件資料，第一時(shí)間進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案數(shù)據(jù)中并建立相應(yīng)的文件目錄，以便有文件使用需求時(shí)能夠通過(guò)關(guān)鍵詞檢索的方式實(shí)現(xiàn)快速查找和定位。

2.5 挖掘檔案利用價(jià)值

首先，要以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，積極利用數(shù)字化處理技術(shù)和手段，在檔案編制過(guò)程中完成原始資料的深層次開(kāi)發(fā)，深入挖掘單位檔案中的科研價(jià)值、管理價(jià)值、教學(xué)價(jià)值等，并選擇合理的編研目錄，為科研機(jī)構(gòu)、政策研究機(jī)構(gòu)、教育機(jī)構(gòu)等提供便捷豐富的檔案信息利用渠道。其次，檔案管理人員摒棄以往被動(dòng)等待的服務(wù)方式，積極與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行溝通，主動(dòng)為其提供信息資源查詢服務(wù)、分發(fā)目錄服務(wù)等檔案支持服務(wù)，充分發(fā)揮檔案服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展的重要功能。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文以基層事業(yè)單位檔案管理利用存在的問(wèn)題為切入點(diǎn)，從更新檔案管理意識(shí)、健全檔案管理制度、提升檔案人員素質(zhì)、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、挖掘檔案利用價(jià)值幾個(gè)方面提出了基層事業(yè)單位檔案管理利用的有效對(duì)策，多角度入手，旨在提高基層事業(yè)單位檔案管理水平，為基層事業(yè)單位健康穩(wěn)健發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

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