探究中職學(xué)校檔案管理存在的問題及對策

摘 要：對于中職院校的教育工作的開展來說，檔案管理是非常重要的基礎(chǔ)工作，有效的保證檔案管理工作質(zhì)量的提升，可以更好地加強對于中職院校的建設(shè)，也能夠從側(cè)面響應(yīng)新時期下國家對于職業(yè)教育的改革力度，以此來更好地提升其教育質(zhì)量。本文對當(dāng)下中職院校在檔案管理中存在的問題及對策進行探究，望為相關(guān)工作者的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：中職院校；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

1 中職院校檔案管理工作內(nèi)涵

檔案管理工作對于中職院校的發(fā)展具有積極的意義。首先，學(xué)校的檔案管理工作能夠幫助前者樹立形象，也能夠更好地進行招生以及學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)工作。當(dāng)下隨著社會的快速發(fā)展，學(xué)校成為連接學(xué)生與社會的最佳地點，其也真實記錄了學(xué)校在運行管理以及教學(xué)中的各個階段，可以說是學(xué)校的寶貴資源，因此有效對其利用可以促進學(xué)校發(fā)展。其次，檔案管理工作也能夠為學(xué)校的教學(xué)科研等工作提供服務(wù)，其能夠記錄教職工在校的工作狀況，也能夠有效利用檔案管理中有價值內(nèi)容來為社會的發(fā)展提供價值，同時通過記錄的教學(xué)經(jīng)驗以及教學(xué)成果對后續(xù)的工作予以指導(dǎo)，因此其對于教育行業(yè)有著至關(guān)重要的作用。

2 中職院校檔案管理現(xiàn)狀

對于中職院校的檔案管理工作來說，其當(dāng)下還是存在著很多的問題需要我們予以重視。首先就是相關(guān)工作的開展不夠規(guī)范，其中也包含管理人員以及校方等諸多因素。因為檔案管理人員自身的認知水平不夠，工作理念也是較為落后的，因此在工作中會使用傳統(tǒng)的思維來開展工作，要求不夠嚴格，并且一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也更加重視教學(xué)，但是忽視了檔案管理等工作，這也就會使得相關(guān)工作的開展中會存在很多問題。其次就是學(xué)校的監(jiān)察制度不完善，這也主要是因為沒有予以重視，缺乏內(nèi)部更加完善的檔案管理制度，收集范圍不全，保管期限也不長，這對于后續(xù)工作的開展帶來了很大的困難。最后就檔案管理沒有做好信息化建設(shè)工作。因為當(dāng)前隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，有效利用信息技術(shù)可以更好地提升工作質(zhì)量，如果沒有實現(xiàn)信息化建設(shè)，不方便與社會上的一些資源進行交流，并且也無法更好地對相關(guān)資源予以保管，這對于實現(xiàn)相關(guān)工作的可持續(xù)發(fā)展是非常不利的。因此當(dāng)下要能夠針對中職院校檔案管理工作存在的諸多問題予以重視，并且結(jié)合新時期下的管理經(jīng)驗進行改進。

3 有效提升中職院校檔案管理質(zhì)量

3.1 規(guī)范檔案管理工作

近些年我國的職業(yè)學(xué)校發(fā)展的十分迅速，并且國家對于其也予以了足夠的重視。當(dāng)前我們要意識到，職業(yè)院校面臨著前所未有的發(fā)展機遇，因此要能夠更好地實現(xiàn)自身的改革與發(fā)展，就應(yīng)該明確新時期下檔案管理工作面臨的一些新挑戰(zhàn)。雖然至今，國家以及相關(guān)部門沒有對中職院校的檔案管理工作予以相關(guān)的辦法，但是要能夠積極響應(yīng)國家的號召，尤其是能夠和教育部門以及國家行政管理部門取得聯(lián)系，邀請其參與到職業(yè)院校的檔案管理制度的制定中來，要也應(yīng)該將學(xué)校的檔案管理工作與社會的相關(guān)制度相對接，以此來保證檔案管理工作能夠更好地服務(wù)整個學(xué)校的教學(xué)、科研以及管理等，進而實現(xiàn)其真正的價值。

3.2 強化監(jiān)察制度

當(dāng)前對于職業(yè)院校的檔案管理工作來說，由于缺乏有效的監(jiān)督制度，因此也會使得很多時候相關(guān)工作的開展無法接近實際情況，因此要能夠強化對于其內(nèi)部的檔案管理監(jiān)督制度，尤其是要能夠?qū)n案管理工作納入到整個校園管理的考核項目中，并且將之作為日常檢查內(nèi)容來開展各項工作。要能夠確保，中職院校能夠確立更加明確的檔案管理制度，尤其是對于檔案管理的條件要能夠符合要求，比如紙質(zhì)檔案不能夠破損、變質(zhì)等，同時也不能出現(xiàn)泄密等狀況，因為很多時候檔案不僅是涉及學(xué)生從小到大的所有記錄，更是對于學(xué)校自身的教育發(fā)展息息相關(guān)，因此要能夠做好其中的監(jiān)察工作。同時也應(yīng)該制定更明確的獎懲措施，對于檔案管理工作能夠做出貢獻的管理人員，要能夠予以獎勵和表彰，但是如果違反學(xué)校的相關(guān)制度，就應(yīng)該嚴格追究其責(zé)任，確保能夠在校園內(nèi)形成正確的工作作風(fēng)，以此來保證相關(guān)工作的規(guī)范化程度。

3.3 做好宣傳工作

我們需要明確，對于中職院校的發(fā)展來說，檔案管理工作是相當(dāng)重要的內(nèi)容，因此學(xué)校的各級領(lǐng)導(dǎo)需要對該工作的開展予以重視，尤其是能夠認識到其是相當(dāng)重要的信息資源。要能夠做好在學(xué)校中的宣傳工作，比如利用校園網(wǎng)或者是廣播來對學(xué)校的檔案管理等進行宣傳，也能夠充分利用黑板報來加強對于檔案管理工作的宣傳。要能夠充分調(diào)動全校師生的積極性，能夠樹立積累檔案以及保護檔案的自覺性，這樣才能夠更好地了解檔案管理工作的內(nèi)涵。當(dāng)然對于學(xué)校來說，也應(yīng)該加強相關(guān)工作的信息化建設(shè)。因為隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前很多的行業(yè)都采用信息技術(shù)來提升工作效率，因此有效地實現(xiàn)信息化，可以更好地提升檔案管理工作效率，也能夠讓檔案檢索、查閱以及利用的效率提升。同時有效地信息化還能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)資源的共享，這對于整個檔案管理工作來說是一個難得的機遇。

3.4 提升管理人員素質(zhì)

新時期下的檔案管理工作中，需要管理人員自身具備更高的素養(yǎng)。因為作為整個工作中的主觀因素，管理人員自身的素養(yǎng)時刻影響著整個工作，要能夠積極轉(zhuǎn)變觀念，尤其是摒棄傳統(tǒng)工作中老舊的觀念，能夠?qū)W習(xí)一些新的管理理念，并且掌握一些現(xiàn)代的信息技術(shù)來更好地應(yīng)用在工作中。要能夠讓檔案管理等工作服務(wù)于學(xué)校的科研以及自身的建設(shè)。在工作之余也應(yīng)該加強對于專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，能夠不斷提升自身的基本素養(yǎng)，學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的法律法規(guī)，不斷提升自身的責(zé)任感，以此來使得檔案管理工作更好地促進中職院校的建設(shè)與發(fā)展。

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作者簡介

徐鋒（1972-），男，漢族，浙江嘉興，研究方向：中職學(xué)校檔案管理