醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)策略探討

喻榮華

摘 要：醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院發(fā)展歷史的客觀記錄與文化傳承，為醫(yī)院未來持續(xù)發(fā)展提供參考依據(jù)，為醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)營管理帶來一手資料。檔案資料作為醫(yī)院的珍貴財(cái)富，必須要科學(xué)進(jìn)行管理工作，在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)新時代下，醫(yī)院檔案管理應(yīng)要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，熟悉應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極探尋出符合醫(yī)院檔案管理工作要求的方法，為醫(yī)院發(fā)展奠定基礎(chǔ)。本文在此主要針對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化；建設(shè)策略

近年來隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在社會各個領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)也受到越來越多的重視。以往醫(yī)院檔案主要通過人工的方式進(jìn)行檢索與調(diào)卷，這樣檔案的利用率很低，也容易出現(xiàn)重要資源破損、丟失等問題，不能滿足新時期下醫(yī)院發(fā)展需求。對此，醫(yī)院應(yīng)提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，樹立全新檔案管理理念，積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)與設(shè)備，讓檔案管理工作可以高效開展，更好服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展。

1 信息時代下醫(yī)院檔案管理工作特點(diǎn)

借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，醫(yī)院檔案管理擁有了信息化發(fā)展基礎(chǔ)，醫(yī)院檔案管理不單單要確保存量數(shù)字化和增量電子化，同時還應(yīng)當(dāng)搭建資源共享平臺以及檔案信息傳輸查詢交互平臺，以促進(jìn)工作效率的提升。信息時代下醫(yī)院檔案管理工作特點(diǎn)表現(xiàn)在以下幾方面：

首先，豐富檔案來源，提升醫(yī)療活動效率。隨著信息技術(shù)開始應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，從架構(gòu)設(shè)置到操作層面都對檔案管理帶來了較大的影響，借助于對患者就醫(yī)、體檢、診斷等相關(guān)數(shù)據(jù)的收集，進(jìn)一步擴(kuò)寬了檔案材料的來源[1]。在這一前提下，利用信息技術(shù)對患者醫(yī)療檔案展開系統(tǒng)分析，能夠有效促進(jìn)醫(yī)療診斷效率的提升。

其次，整合檔案資源，提高檔案利用價值。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)主要以醫(yī)務(wù)工作診療信息為基礎(chǔ)進(jìn)行，能夠?qū)⒒颊唧w檢報(bào)告、電子病理以及科研設(shè)備等諸多信息材料整合在一起。與此同時，對于醫(yī)院內(nèi)部管理活動來說，依托于對日常信息數(shù)據(jù)以及診療活動資料的調(diào)取、歸檔、存儲，為醫(yī)院管理者的科學(xué)決策帶來更加準(zhǔn)確的參考和保障。

最后，加工檔案資料，優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)量。信息化醫(yī)院檔案管理在健全機(jī)構(gòu)設(shè)置、擴(kuò)展自身資源的前提下，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)交互式檔案服務(wù)。依靠對基因數(shù)據(jù)、電子病歷和患者信息的篩選整合，對檔案資料進(jìn)行深加工，從而讓醫(yī)院能夠更好的實(shí)施個性化醫(yī)療服務(wù)。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 轉(zhuǎn)變觀念加大資金投入

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員應(yīng)樹立信息化管理觀念，充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的必要性，站在醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展角度開展檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)真執(zhí)行現(xiàn)行《檔案法》相關(guān)規(guī)定，切實(shí)履行自身職責(zé)，積極探索檔案管理信息化建設(shè)的方法，將各項(xiàng)措施做好，確保各項(xiàng)工作有條不紊開展[2]。針對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，還應(yīng)在人力、物力和財(cái)力提供更多支持，確保醫(yī)院檔案管理信息化設(shè)備配置齊全，主要包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、除濕柜等，對于老舊的技術(shù)設(shè)備，也要第一時間進(jìn)行更換，積極引進(jìn)更加有效的檔案管理軟件，不斷提升基層檔案管理的信息化、智能化和數(shù)字化水平，確?；鶎訖n案得到有效利用，最大限度發(fā)揮出應(yīng)有的價值。

2.2 建立完善檔案管理制度

制度是確保一切工作事項(xiàng)高效開展的重要保障，醫(yī)院檔案管理在建立信息化管理平臺之前，受限案應(yīng)規(guī)整原有檔案，結(jié)合自身實(shí)際情況整合檔案室，安排合格管理員，負(fù)責(zé)收集、整理、查閱醫(yī)院的檔案；依據(jù)國家制定的《檔案保管制度》以及《檔案利用制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案員崗位責(zé)任制》等規(guī)章制度整改、完善檔案部門；同時運(yùn)用紙質(zhì)與電子檔案管理載體，不但要注意建設(shè)數(shù)字化檔案與數(shù)據(jù)庫，還要保管現(xiàn)有實(shí)體檔案，包括紙質(zhì)、照片、磁盤、音像等，為逐步在計(jì)算機(jī)管理檔案信息做好鋪墊，提高醫(yī)院檔案保管質(zhì)量與利用效率。在整理好檔案之后，還需向信息化管理平臺傳遞檔案信息，采取開放式管理模式面向大眾，給使用者提供方便查詢、研究的檔案數(shù)據(jù)庫，最大限度發(fā)揮醫(yī)院檔案價值作用。

2.3 增強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全性

在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全等級是最重要的一個環(huán)節(jié)，能保護(hù)醫(yī)院檔案信息不被損壞，提高檔案管理工作效率[3]。首先，是確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性。當(dāng)醫(yī)院計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)連接之后，極易被木馬病毒或黑客攻擊，導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，或引發(fā)嚴(yán)重的檔案信息泄露問題。所以醫(yī)院有必要安裝計(jì)算機(jī)系統(tǒng)防火墻與殺毒軟件，并定期升級病毒庫，促使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正常操作、安全運(yùn)行。其次，醫(yī)院檔案管理部門要重視落實(shí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保密工作，由內(nèi)部技術(shù)人員負(fù)責(zé)維修計(jì)算機(jī)故障，盡可能預(yù)防隨意外聘人員，給醫(yī)院檔案信息帶來泄露隱患。最后，醫(yī)院要注意專門建立健全檔案信息安全管理制度，嚴(yán)格規(guī)范計(jì)算機(jī)操作人員的行為，明確人員訪問權(quán)限，使所有操作與訪問都有章可循，提高系統(tǒng)安全性。

2.4 拓展檔案工作服務(wù)領(lǐng)域

一是擴(kuò)展醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)對象。從過去為醫(yī)院各個科室服務(wù)逐漸延伸到為醫(yī)院內(nèi)部所有醫(yī)務(wù)人員的全面服務(wù)[4]。醫(yī)院檔案管理人員在開展各項(xiàng)工作的過程中應(yīng)當(dāng)充分考慮到檔案使用者的實(shí)際需求，能夠針對不同的使用對象提供有針對性的服務(wù)。二是強(qiáng)化各方溝通聯(lián)系，確保信息資源共享?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展讓知識與信息總量不斷增多，醫(yī)院檔案管理部門不可能僅憑自己的力量就將所有的檔案信息全面進(jìn)行收集、整理、加工。所以應(yīng)當(dāng)打破過去一直來檔案管理部門和醫(yī)院其他科室各自為政的局面，構(gòu)建更加完善的檔案綜合管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理，真正確保醫(yī)院內(nèi)部檔案信息資源在各部門之間高效傳輸，讓檔案使用者能夠更為便捷的獲取到所需要的檔案信息資料，如此才能夠真正促進(jìn)資源利用率的提升，防止不必要的重復(fù)和浪費(fèi)。

2.5 提升檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)正視自身在人才儲備與硬件設(shè)備等方面的優(yōu)勢，認(rèn)識檔案管理的不足，結(jié)合發(fā)展形勢與檔案管理特征培養(yǎng)檔案管理信息化人才，打造一支信息素質(zhì)高、掌握新知識與新技術(shù)、新能力的復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍。醫(yī)院要注意加強(qiáng)檔案管理人員信息化培訓(xùn)，促使檔案人員快速掌握最新的信息化理念與技術(shù)，不管是到高校繼續(xù)深造還是到上級醫(yī)院接受培訓(xùn)，或是進(jìn)入相關(guān)咨詢培訓(xùn)機(jī)構(gòu)接受培訓(xùn)，幫助他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識，更新知識結(jié)構(gòu)，能夠熟練操作各種先進(jìn)的信息設(shè)備。當(dāng)然，醫(yī)院檔案人員不只是檔案或文書、歷史類工作人員，還應(yīng)放寬視野，成長為計(jì)算機(jī)、自動化、管理等專業(yè)人才，在不同學(xué)科背景下融合知識，創(chuàng)新檔案管理工作的方法與手段，促使不同類型、不同層次的人才盡量參與到醫(yī)院檔案工作中。同時，醫(yī)院還要做好人才引進(jìn)工作，吸引更多懂檔案管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力強(qiáng)的優(yōu)秀人才，夯實(shí)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的人力資源基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

總而言之，在信息時代背景下醫(yī)院應(yīng)適應(yīng)時代發(fā)展形勢與發(fā)展需要，充分認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢，在日常檔案管理工作中加快網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)及安全性保障，形成檔案管理信息化建設(shè)合力，統(tǒng)一采集檔案數(shù)據(jù)信息，促使醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不斷趨于規(guī)范化，提高檔案管理效率與質(zhì)量，為醫(yī)院發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

參考文獻(xiàn)

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