對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案管理困惑的思考

張海英

摘 要：計(jì)算機(jī)的發(fā)明面世和計(jì)算機(jī)自動(dòng)化技術(shù)手段的成長(zhǎng)，漸漸的自動(dòng)化技術(shù)已經(jīng)變成了一種屢見(jiàn)不鮮的現(xiàn)象，而在辦公室辦公中一樣也應(yīng)用到了自動(dòng)化技術(shù)手段，這類技術(shù)手段使辦公室辦公的效力大大提高，并且使得檔案管理的效力大大提高，避免了沉重的檔案管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；重要性；困惑；措施

企業(yè)檔案管理是我國(guó)企業(yè)管理的重要組成部分，在企業(yè)的管理工作中占有十分重要的地位，我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展為企業(yè)檔案管理提出了一系列更高的要求，企業(yè)只有在檔案管理方面積極適應(yīng)時(shí)代的變化，順應(yīng)新的檔案管理趨勢(shì)，認(rèn)識(shí)到自身仍存在的問(wèn)題，并積極解決問(wèn)題才能夠在時(shí)代競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

1 我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案工作責(zé)任重大，事務(wù)繁雜

最重要的是勞動(dòng)強(qiáng)度大并非一般人或某些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為的是一份清閑的差事，所以，這就產(chǎn)生了一些分歧，對(duì)于檔案管理的員工來(lái)說(shuō)，這是一項(xiàng)十分勞累的工作，再加上領(lǐng)導(dǎo)的不理解，這就更引起了檔案管理部門(mén)人員的不滿。檔案管理部門(mén)的員工就會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生厭惡，工作檔案管理工作也就很難完成，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)無(wú)非是最大的損失，這不僅會(huì)使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效果降低，還會(huì)使企業(yè)的利潤(rùn)降低，而對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)不好，工資也會(huì)降低，所以，時(shí)間長(zhǎng)了這種現(xiàn)象就會(huì)惡性循環(huán)下去，久而久之，企業(yè)的檔案管理工作就會(huì)存在很大的漏洞。

1.2 檔案資料的內(nèi)容質(zhì)量較低

現(xiàn)階段，企業(yè)中大部分人事檔案的內(nèi)容質(zhì)量均相對(duì)較低，缺少一定的利用價(jià)值，相應(yīng)的人事檔案資料太過(guò)空洞、形式化，缺少一定實(shí)際性與細(xì)致的內(nèi)容；內(nèi)部大部分均是反映個(gè)人學(xué)歷、經(jīng)歷、政治面貌、工資等情況，而對(duì)于個(gè)人業(yè)務(wù)能力、道德品質(zhì)、專業(yè)技術(shù)等方面的內(nèi)容較少；針對(duì)過(guò)去事情的反映較多，對(duì)于目前狀況的反映較少。特別是部分檔案資料的定性結(jié)論較多，而相應(yīng)的定量描述較少；內(nèi)容空泛，均是一些套話，無(wú)法公正、全面的反映個(gè)人真實(shí)情況；或者只是說(shuō)明個(gè)人的優(yōu)點(diǎn)，忽視了缺點(diǎn)。

1.3 紙質(zhì)檔案與電子檔案不協(xié)調(diào)

紙質(zhì)檔案是比較傳統(tǒng)的檔案留存形式，在企業(yè)檔案管理中占有十分重要的地位，即使隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)企業(yè)在檔案管理中不斷提高電子檔案的運(yùn)用比例，但紙質(zhì)檔案仍擁有著不可替代性，它是一個(gè)企業(yè)的標(biāo)志與根本所在，在可信度方面也比電子檔案要高出很多。因此，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理中，既要重視紙質(zhì)檔案的收集與整理，也要充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，將紙質(zhì)檔案與電子檔案的運(yùn)用相結(jié)合，充分發(fā)揮每一種檔案形式的優(yōu)勢(shì)，利用各自的優(yōu)勢(shì)來(lái)彌補(bǔ)彼此的不足之處。而在現(xiàn)實(shí)的企業(yè)檔案管理中，很多企業(yè)未能做到紙質(zhì)檔案與電子檔案的協(xié)調(diào)，有些企業(yè)偏重于紙質(zhì)檔案，雖然具有較高的可信度，但檢索信息相對(duì)較為繁瑣，并且會(huì)占有較大的空間。而有些企業(yè)偏重于電子檔案的形式，雖然節(jié)省了大量的空間資源，并且在檢索過(guò)程中表現(xiàn)出了極大的優(yōu)越性，但其安全性與可靠性受到了一定的質(zhì)疑。

1.4 企業(yè)檔案管理辦公自動(dòng)化制度的不完善

辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)注定會(huì)引起辦公模式的改革和變革，那么不可避免的辦公自動(dòng)化里面肯定有不是很完善的地方，這也要求我們一起去在實(shí)際中找到它的問(wèn)題。這不僅僅只是關(guān)系到辦公自動(dòng)化帶來(lái)和便捷，更加能夠帶給工作人員對(duì)于辦公自動(dòng)化的認(rèn)同和認(rèn)可，增加了人們對(duì)辦公自動(dòng)化的喜愛(ài)，更加能夠推廣辦公自動(dòng)化的推廣。

2 解決我國(guó)企業(yè)檔案管理問(wèn)題的措施

2.1 充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性

檔案管理工作的內(nèi)容相對(duì)單一，并且重復(fù)，不含有任何新技術(shù)，所以，探討超前服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)社會(huì)與企業(yè)的理念有些空洞，但是針對(duì)任何一項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，一旦出現(xiàn)服務(wù)落后的情況，就會(huì)對(duì)其工作活力與市場(chǎng)產(chǎn)生一定的影響。針對(duì)這樣的情況，一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理方式與手段進(jìn)行相應(yīng)的改革與轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)相關(guān)檔案資料的收集，盡可能做到事前介入、事中參與，進(jìn)而有效增強(qiáng)工作效率。在檔案管理工作中，可以通過(guò)相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。只有進(jìn)行相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)，才可以促進(jìn)社會(huì)的不斷進(jìn)步，但是針對(duì)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，普遍存在著“鐵飯碗”的情況。針對(duì)這樣的情況，一定要加強(qiáng)企業(yè)全體員工聘任合同制聘用方式的全面推廣，真正落實(shí)優(yōu)勝劣汰的競(jìng)爭(zhēng)方式，進(jìn)而有效調(diào)動(dòng)企業(yè)全體員工的工作積極性，激發(fā)企業(yè)全體員工工作活動(dòng)，充分發(fā)揮出每一位工作人員的潛力，進(jìn)而全面落實(shí)相應(yīng)的檔案管理工作，創(chuàng)造新的管理局面。所以，作為檔案管理部門(mén)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳，定期開(kāi)展相關(guān)的教育工作，讓每一位工作人員都可以充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，并且予以明確的定位和清晰的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而不斷提高檔案管理工作的水平，進(jìn)一步促進(jìn)工作效率的不斷增強(qiáng)。

同時(shí)，我國(guó)企業(yè)應(yīng)該提高對(duì)于檔案管理工作人員的關(guān)心，可以適當(dāng)?shù)募有┕べY。企業(yè)對(duì)于檔案管理人員應(yīng)該多些理解，多些包容，只有這樣，我國(guó)企業(yè)與企業(yè)檔案管理的工作人員才能和諧發(fā)展，共同為企業(yè)效力，讓企業(yè)發(fā)展的越來(lái)越快，越來(lái)越好。

2.2 提高檔案資料的質(zhì)量

企業(yè)在進(jìn)行檔案資料收集的過(guò)程中既要注重資料的“量”，也要注重資料的“質(zhì)”。并且將“質(zhì)”放在比“量”更加重要的位置上。檔案資料也要進(jìn)行及時(shí)地更新，這樣才能夠發(fā)揮檔案資料的最大價(jià)值。在進(jìn)行資料的記錄與整理時(shí)也要切忌空洞與流與形式，對(duì)現(xiàn)實(shí)狀況做盡量客觀、公正地評(píng)價(jià)。

2.3 加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作，增強(qiáng)檔案的服務(wù)質(zhì)量

在企業(yè)中開(kāi)展檔案管理工作的目的就是加強(qiáng)企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)以及利用，進(jìn)而提高企業(yè)各項(xiàng)服務(wù)工作的質(zhì)量。同時(shí)這也就要求檔案管理人員一定要具備相應(yīng)的知識(shí)素養(yǎng)，承擔(dān)此項(xiàng)工作的任務(wù)。所以，為了有效達(dá)成這一目標(biāo)，檔案管理人員一定要充分結(jié)合企業(yè)的具體情況，加強(qiáng)檔案管理先進(jìn)計(jì)算方式的應(yīng)用，編制相應(yīng)的檢索工具，同時(shí)了解并且掌握市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)檔案系統(tǒng)管理新技術(shù)與新產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)與利用，轉(zhuǎn)變被動(dòng)的服務(wù)方式，使其更加主動(dòng)，進(jìn)而提高檔案管理工作在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的地位，促進(jìn)相關(guān)工作的全面展開(kāi)。

2.4 紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合

紙質(zhì)檔案與電子檔案各有其優(yōu)勢(shì)，也均是企業(yè)在檔案管理中不可缺少的一部分。企業(yè)在檔案管理中，要使紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合，使兩種檔案形式優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，切忌只注重其中一種檔案形式。同時(shí)，無(wú)論是哪一種檔案留存形式，企業(yè)必須采取必要的措施對(duì)其進(jìn)行保護(hù)，尤其是電子檔案的安全問(wèn)題，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其為人類帶來(lái)便利的同時(shí)也存在著很多的安全隱患，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理工作時(shí)要做好電子檔案的安全保護(hù)工作，留存?zhèn)浞荩瑫r(shí)做好保密工作。

2.5 電子的檔案的安全保護(hù)措施

電子檔案區(qū)分于紙質(zhì)檔案的是電子檔案輕易蒙受電子黑客的浸禮，變得不在具有隱秘性。那么這樣一來(lái)也就要做好電子檔案平安保護(hù)辦法和病毒的反進(jìn)犯辦法。在電子檔案里一定要做好電子數(shù)據(jù)的備份處理，因?yàn)橐坏﹣G失就會(huì)變得相當(dāng)麻煩。所以電子檔案里面最重要的就是如何保護(hù)，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)很發(fā)達(dá)，那么電子檔案的安全問(wèn)題也是需要人員的努力的，只有小心一些，才能夠確保電子檔案的萬(wàn)無(wú)一失。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案管理工作發(fā)揮的作用越來(lái)越突出，并且在企業(yè)的管理工作與發(fā)展過(guò)程中，成為了一種不可缺少的信息資源。所以，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，一定要加強(qiáng)檔案管理工作的開(kāi)展，加強(qiáng)檔案管理措施的落實(shí)，分析檔案管理工作中存在的問(wèn)題，找出導(dǎo)致出現(xiàn)此類的原因，進(jìn)而提出有效的解決對(duì)策，有效促進(jìn)檔案管理工作的全面展開(kāi)，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

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