淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：我黨長(zhǎng)期重視干部人事檔案工作，事業(yè)單位的人事檔案管理為干部隊(duì)伍建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)人事決策提供參考依據(jù)，是組織人事工作的重要組成部分，同時(shí)也是人事管理的基礎(chǔ)性工作。黨的十九大關(guān)于全面從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部作出了新的要求和部署，隨著事業(yè)單位管理體制改革的不斷深入，傳統(tǒng)的人事檔案工作方法自身具有一定的約束性，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。基于此，本文對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了初步的研究，找出其在實(shí)際管理期間存在的不足，并結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀提出解決方案，以便于更好的為干部人事工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理

人事檔案作為一項(xiàng)重要的人事制度，是考察了解、選拔使用干部的基本依據(jù)，是有效評(píng)價(jià)事業(yè)單位干部職工的重要途徑。然而傳統(tǒng)的人事檔案制度已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的腳步，與我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制之間也存在著的較大的差距。只有將人事檔案管理工作進(jìn)行不斷的創(chuàng)新完善才能改變這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位人事制度改革工作也是人事檔案管理在未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 事業(yè)單位人事檔案管理概述

事業(yè)單位是保障社會(huì)正常運(yùn)行的服務(wù)支持系統(tǒng)，提供公共事業(yè)的基礎(chǔ)服務(wù)產(chǎn)品，是一項(xiàng)特殊的政府組織機(jī)構(gòu)。事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中主要通過(guò)行政機(jī)關(guān)的形式進(jìn)行管理，從而提升事業(yè)單位的公益性、行政性特點(diǎn)。人事檔案管理工作，是事業(yè)單位按照《干部檔案工作條例》的要求，收集、整理、鑒別、保管、識(shí)別、統(tǒng)計(jì)、提供和利用干部人事檔案的管理工作過(guò)程。主要由思想品德、考核鑒定、工作業(yè)績(jī)、政治面貌、工作履歷、教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲情況、職務(wù)任免、職稱評(píng)聘、工資信息、社會(huì)關(guān)系及家庭成員信息等多個(gè)方面形成的原始書(shū)面記錄，歷史的、真實(shí)的、全面客觀的反映干部職工個(gè)人在參與社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)方面中的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，是干部人事管理和領(lǐng)導(dǎo)人事決策的重要參考依據(jù)。建立和完善保管制度是有效保存人事檔案的關(guān)鍵。按照《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求，首先是材料歸檔系統(tǒng)，人事檔案資料應(yīng)及時(shí)收集歸檔，通過(guò)嚴(yán)格的鑒別審查確定材料是否符合檔案要求，根據(jù)材料的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類排序，確定檔案的具體位置后在目錄中填寫(xiě)材料和相關(guān)內(nèi)容的名稱。其次是檢查驗(yàn)證系統(tǒng)。檢查和檢驗(yàn)是確保人事檔案的完整性和安全性的重要手段。檢查的內(nèi)容是多種多樣的，包括人事檔案本身的檢查，特別是完整性和真實(shí)性的鑒別，確保人事檔案材料的完整翔實(shí)，可信可靠。其次是人事檔案存放環(huán)境的安全檢查，如檢查紙質(zhì)材料腐爛蛀蟲(chóng)、存放庫(kù)房防火防霉等情況。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案信息安全性較低。安全保密是事業(yè)單位檔案管理的基本原則，干部人事檔案管理本身具有政治性，必須遵從機(jī)要保密的要求。部分事業(yè)單位在保管、查閱、轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中沒(méi)有足夠重視，一旦信息內(nèi)容擴(kuò)散則會(huì)產(chǎn)生較大負(fù)面影響。隨著互聯(lián)網(wǎng)、智能手機(jī)的飛速發(fā)展和普及，電腦中儲(chǔ)存的人事檔案信息極易受到偶然或惡意的破壞、更改和泄露，解決網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題顯得尤為迫切。

2.2 人事檔案管理規(guī)范性較差。干部人事檔案管理工作有嚴(yán)格的政治性和政策性，直接關(guān)系到組織人事工作的開(kāi)展，影響著各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍建設(shè)。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的不夠重視，將人事檔案管理與材料存放混為一談。有的事業(yè)單位管理體制漏洞較大，在人事檔案查閱、借調(diào)、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)中工作制度不夠健全，造成干部資料魚(yú)龍混雜、個(gè)人信息弄虛作假。再有就是受管理水平的限制，沒(méi)有掌握現(xiàn)代化檔案管理科學(xué)手段，沒(méi)有準(zhǔn)確抓住人事檔案材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，思想觀念陳舊，以致影響人事檔案的利用效果。

2.3 人事檔案信息化建設(shè)薄弱?，F(xiàn)階段，很多事業(yè)單位對(duì)人事檔案信息化沒(méi)有引起足夠重視，信息化建設(shè)進(jìn)程相對(duì)緩慢。傳統(tǒng)的管理方式，人工成本較高，保密性不強(qiáng)，查找利用率低下，影響紙質(zhì)材料保存壽命。由于硬件設(shè)施投入不足，軟件功能開(kāi)發(fā)利用欠缺，沒(méi)有建立起便于查找、動(dòng)態(tài)更新、及時(shí)維護(hù)的數(shù)字檔案庫(kù)和人才數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.4 檔案管理體制相對(duì)滯后。受現(xiàn)有事業(yè)單位人事管理制度的約束，各事業(yè)單位內(nèi)部的組織人事部門(mén)自行管理人事檔案，機(jī)制相對(duì)封閉保守，不利于公眾監(jiān)督。一些事業(yè)單位考慮自身發(fā)展和其他影響，卡住人事檔案關(guān)口不放，造成不利于人才合理流動(dòng)的局面，對(duì)人才優(yōu)化競(jìng)爭(zhēng)有一定阻礙，制約人力資源配置市場(chǎng)化的發(fā)展趨勢(shì)。

2.5 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。受人員經(jīng)費(fèi)等因素的制約，事業(yè)單位很少配備專職的檔案管理人員，多數(shù)為組織人事部門(mén)工作人員兼任，大部分沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)人事檔案的嚴(yán)肅性、重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案的收集整理、審核鑒別、歸檔裝訂等業(yè)務(wù)不夠精通。加之人事檔案管理崗位平淡，薪酬待遇得不到體現(xiàn)，干事創(chuàng)業(yè)的責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)烈，對(duì)人事檔案管理的重視程度不足。

3 事業(yè)單位人事檔案管理有效措施

3.1 提高檔案管理的安全性。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入，配套建立干部人事檔案專用庫(kù)房，改善人事檔案存放的物理?xiàng)l件，建立完善的檔案安全保護(hù)措施，達(dá)到防火、防蟲(chóng)等“八防”要求，提升辦公硬件需要和檔案安全管理環(huán)境。其次，要提高網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全，健全軟硬件多層網(wǎng)絡(luò)防御體系，通過(guò)設(shè)定機(jī)要權(quán)限進(jìn)行訪問(wèn)控制，加強(qiáng)密級(jí)認(rèn)證，完善監(jiān)控系統(tǒng)，及時(shí)做好信息備份和恢復(fù)，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作。

3.2 建立干部人事檔案長(zhǎng)效審核制度。積極落實(shí)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，將集中排查和專項(xiàng)審查轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)常性工作，堅(jiān)持做好日常的規(guī)范管理。突出嚴(yán)肅性，強(qiáng)化監(jiān)督審核機(jī)制，嚴(yán)格按照政策規(guī)定和程序開(kāi)展工作，堅(jiān)持干部人事檔案工作長(zhǎng)期化、動(dòng)態(tài)化管理，確保干部人事檔案材料的真實(shí)性和完整性。

3.3 加快事業(yè)單位人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，人事檔案的信息系統(tǒng)建設(shè)更顯得尤為重要。建立人事檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，一方面可以擴(kuò)大人事檔案的信息利用率，另一方面更長(zhǎng)久安全地延長(zhǎng)檔案保存壽命。特別是在人事檔案的查閱、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析和資料打印等信息輸出方面凸顯功能強(qiáng)大，以便于更快更好的發(fā)揮人事檔案的基礎(chǔ)作用，為干部人事管理和領(lǐng)導(dǎo)人事決策提供服務(wù)。

3.4 試行檔案管理工作勞務(wù)外包機(jī)制。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的充分發(fā)展，專業(yè)化分工越來(lái)越細(xì)，人事檔案管理工作嘗試建立社會(huì)化協(xié)作的勞務(wù)外包勢(shì)在必行。專業(yè)的人力資源機(jī)構(gòu)在簽訂保密協(xié)議的前提下，可以承擔(dān)起人事檔案管理中材料整理、粘貼、排序、裝訂等大量繁瑣枯燥工作。試行市場(chǎng)化的人事檔案托管，或者是整理環(huán)節(jié)的勞務(wù)外包，這樣的社會(huì)化管理模式可以極大的提高組織人事部門(mén)工作效率。

3.5 強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，檔案管理工作人員必須具備對(duì)黨絕對(duì)忠誠(chéng)的政治素質(zhì)，嚴(yán)守組織工作紀(jì)律。事業(yè)單位首先應(yīng)當(dāng)優(yōu)選配備思想政治素質(zhì)過(guò)硬的同志專職擔(dān)任檔案工作，同時(shí)又要做好充實(shí)調(diào)整。其次，要加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、愛(ài)崗敬業(yè)的作風(fēng)，始終保持甘于奉獻(xiàn)的精神。最后，單位要在政治上、生活待遇上關(guān)心愛(ài)護(hù)檔案工作人員，對(duì)履職盡責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的人事檔案管理人員應(yīng)適當(dāng)給與鼓勵(lì)和表彰，提高工作認(rèn)同感和參與度。綜上所述，新時(shí)代和新形勢(shì)下的事業(yè)單位干部人事檔案管理，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神武裝頭腦，牢記“檔案工作姓黨”的政治使命，堅(jiān)持以改革創(chuàng)新的精神推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理，更好的為干部人事工作服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

陶剛（1979-），男，安徽省合肥市人，漢，職稱：政工師，本科。研究方向：思想政治工作，干部人事隊(duì)伍建設(shè)。