高校電子檔案管理的問(wèn)題分析

劉國(guó)萍

摘 要：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域，高校的檔案管理也進(jìn)入了電子管理的時(shí)代。電子檔案管理能夠有效提高高校檔案管理的工作效率，但是高校的電子檔案管理從無(wú)到有、從有到運(yùn)用熟練是需要一個(gè)過(guò)程的。針對(duì)高校檔案管理現(xiàn)狀，深入剖析高校檔案管理特點(diǎn)及電子文件檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了可行性解決辦法，試圖探索高校電子文件檔案管理的新途徑，使高校檔案管理更趨科學(xué)，方法更為有效。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；管理；問(wèn)題；分析

“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理方式和內(nèi)容的改變，檔案存儲(chǔ)途徑、存儲(chǔ)方式基本實(shí)現(xiàn)了信息化，電子檔案因在傳遞速度上擁有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的速度優(yōu)勢(shì)，更符合信息時(shí)代信息共享的要求，為檔案部門(mén)提高服務(wù)能力、改善服務(wù)效果帶來(lái)質(zhì)的飛躍。但也存在著一些問(wèn)題。

一、高校電子檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

電子檔案在提高工作效率的同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，借閱和使用都具有比紙質(zhì)檔案更為便利迅捷的條件，能夠提供更為全面便捷的服務(wù)。電子檔案突破時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案共享的便利，便于查閱和利用。但由于電子檔案本身對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備存在高度依賴(lài)性，而計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)容易遭到病毒的破壞或黑客的攻擊，電子檔案對(duì)檔案保存的安全性有更高的要求。

（ 一） 高校電子檔案管理的內(nèi)容

高校電子檔案管理的內(nèi)容包括學(xué)校制度性的電子文件、高校主頁(yè)網(wǎng)站信息及重大活動(dòng)中所形成的照片或視頻資料、學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的信息資料、學(xué)生的學(xué)籍及成績(jī)等，按照類(lèi)別大致可以分為： 學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、黨群行政檔案和人事檔案、基建財(cái)務(wù)檔案、校史及宣傳檔案等類(lèi)別。事實(shí)上，高校為應(yīng)對(duì)種類(lèi)繁多、任務(wù)繁雜的檔案管理，基本上是按照類(lèi)別分別由各歸口部門(mén)來(lái)管理，科研檔案歸科研處管理、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)處管理、人事檔案由人事處管理等等，每個(gè)部門(mén)由專(zhuān)人兼職管理檔案材料。其中教學(xué)及科研檔案因?yàn)橛性u(píng)估和考核的需要，相對(duì)較齊全外，人事檔案電子化的難度最大。

（ 二） 高校電子檔案管理的問(wèn)題

1.電子檔案建立過(guò)程和查閱過(guò)程缺乏制度規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。一方面電子檔案的存儲(chǔ)制度和標(biāo)準(zhǔn)不完善，歸檔程序不明確，對(duì)于電子檔案的收集、整理、篩選沒(méi)有規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。而且電子文檔要經(jīng)過(guò)不同部門(mén)才最終完成，在電子檔案建立、傳輸、轉(zhuǎn)移和接收的工作過(guò)程中，一些檔案管理人員沒(méi)有考慮到檔案管理工作的技術(shù)性與特殊性，各部門(mén)各自為政，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備選擇、數(shù)據(jù)格式分類(lèi)不統(tǒng)一，造成電子檔案資料的損壞與丟失，導(dǎo)致電子文檔的歸檔要么重復(fù)儲(chǔ)存，要么就會(huì)出現(xiàn)缺失。另一方面，一些重要的檔案資料沒(méi)有備份資料留存，一旦數(shù)據(jù)丟失或者被篡改，難以復(fù)原。因此，必須建立起一套有效的、完備的電子檔案歸檔和查閱制度，以免造成電子檔案資料的損壞與丟失。

2.電子檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)意識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能需加強(qiáng)。高校紙質(zhì)制度性檔案文件一般由校行政辦公室下設(shè)的檔案科專(zhuān)人管理，其他按照類(lèi)別分別由各歸口部門(mén)人員兼職管理，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理的重視程度因人而異，工作效率和質(zhì)量參差不齊。檔案電子化管理過(guò)程對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能提出更高要求，各部門(mén)專(zhuān)、兼職檔案管理人員缺乏電子檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，難免會(huì)降低檔案收集的質(zhì)量，造成電子檔案管理工作整體水平不高。

3.對(duì)檔案電子化過(guò)程中投入的資金不足。部分高校對(duì)電子檔案管理的規(guī)范性重視不夠，有關(guān)規(guī)范性要求落實(shí)不到位。在高校管理資金不足的情況下，在檔案管理上所投入的資金和設(shè)備能省則省，觀念上的疏忽嚴(yán)重阻礙了電子檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，制約了電子檔案的發(fā)展。

二、高校電子文件檔案管理問(wèn)題的解決途徑

如何搞好電子文件檔案的應(yīng)用及管理是新時(shí)期高校檔案工作面臨的一項(xiàng)十分緊迫的任務(wù)。高校電子文件檔案管理要做好以下幾方面的問(wèn)題：

（一） 應(yīng)加快高校電子文件檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作

高校電子文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)電子文件檔案有效利用的基礎(chǔ)，建設(shè)高校電子文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)需要做好兩方面的工作：

1.制定出學(xué)校電子文件檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃，使信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)有計(jì)劃，有步驟，有重點(diǎn)的進(jìn)行。既要有學(xué)校規(guī)劃，還要有部門(mén)規(guī)劃； 既要有長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，還要有短期規(guī)劃。

2.制定統(tǒng)一的電子文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。只有統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)電子文件檔案資源的有效共享，保證學(xué)校各部門(mén)能高效，快捷，簡(jiǎn)易地獲取信息網(wǎng)絡(luò)中任何檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息。

（二）建立適合高校檔案管理的電子文件歸檔制度和使用制度

高校電子文件檔案數(shù)量大，種類(lèi)多，涉及多個(gè)部門(mén)，原始電子文件的及時(shí)歸檔和儲(chǔ)存至關(guān)重要。要建立專(zhuān)門(mén)的電子文件歸檔和使用制度，制定電子文件檔案的接收，檢驗(yàn)，保管，利用，鑒定，銷(xiāo)毀制度，設(shè)置操作流程，檔案操作各部門(mén)要專(zhuān)人專(zhuān)機(jī)。要統(tǒng)一各部門(mén)電子文件檔案存儲(chǔ)的格式和存儲(chǔ)軟件，防止電子文件檔案在格式轉(zhuǎn)換或由于軟件兼容性等問(wèn)題被意外損壞或丟失。對(duì)電子文件檔案的操作人員要有專(zhuān)門(mén)的身份驗(yàn)證和數(shù)字簽名等識(shí)別手段，并設(shè)置相應(yīng)讀寫(xiě)權(quán)限，預(yù)防電子文件檔案被非法訪(fǎng)問(wèn)和隨意刪改。在確保檔案信息安全的前提下，促進(jìn)電子文件檔案的有效共享。

（三）加強(qiáng)電子文件檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的安全工作

1.保障電子文件檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全，要不斷更新和改進(jìn)存儲(chǔ)設(shè)備，定期對(duì)軟硬件進(jìn)行升級(jí)，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)更新，保證存儲(chǔ)設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.使用不同的存儲(chǔ)媒介，定期對(duì)電子文件檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止電子文件檔案在意外情況下丟失。還要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)防火墻、病毒預(yù)防等措施，加強(qiáng)電子文件檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中的安全。

（四）高校電子文件檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中，為了保證電子文件檔案的存儲(chǔ)壽命，對(duì)電子文件檔案的存儲(chǔ)環(huán)境要求很高，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的溫度、濕度、防磁性等方面都有嚴(yán)格要求，要保證檔案具有安全的存儲(chǔ)環(huán)境。同時(shí)，不斷更新存儲(chǔ)技術(shù)和設(shè)備，不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，保證電子文件檔案存儲(chǔ)的有效性和可讀性。

（五）加強(qiáng)安全密鑰的分屬管理。安全密鑰是打開(kāi)電子檔案的一把鑰匙，是破解安全防護(hù)軟件的重要工具。高校應(yīng)加強(qiáng)安全密鑰的分屬管理，要本著確保信息安全的目的，減少檔案的提取流程。高校可以采取指紋認(rèn)證方式，采取指紋認(rèn)證后能夠確保提取人身份和證件統(tǒng)一，然后實(shí)行一人分管多個(gè)安全密鑰的方式，增加獲取安全密鑰的認(rèn)證信息就可以了。

（六）提高管理人員的素質(zhì)。要提高管理人員的素質(zhì)必須加強(qiáng)工作人員的思想政治建設(shè)、職業(yè)道德建設(shè)。

1.要開(kāi)展關(guān)于檔案管理工作人員的思想政治教育學(xué)習(xí)活動(dòng)，樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)模范，提高工作人員的工作積極性以及對(duì)職業(yè)的熱愛(ài)程度。

2.要給檔案管理人員提供職業(yè)技能培訓(xùn)渠道，加強(qiáng)他們的職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，要求他們掌握相應(yīng)的軟件運(yùn)用方法、數(shù)據(jù)管理方法，使之能夠滿(mǎn)足高校電子檔案管理的工作需求。

總之，信息技術(shù)為高校檔案管理注入了新鮮血液，提供了新的管理方法和手段，高校充分利用電子文件檔案，借用電子檔案的技術(shù)來(lái)保障高校檔案管理工作的順利開(kāi)展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。發(fā)揮電子文件檔案的應(yīng)有作用，才會(huì)使高校檔案管理更有效，更快捷，更方便。

[參考文獻(xiàn)]

[1]陳航.高校電子檔案管理的優(yōu)化策略分析[J].求知導(dǎo)刊2016（1）：72

[2]孟繁俐.高校電子文件檔案的應(yīng)用與管理[J]. 中國(guó)高新區(qū)2018（1）：79

（作者單位：濰坊學(xué)院 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，山東 濰坊 261061）