淺析項目施工管理中的合同管理

申 永 紅

(陽泉市建筑工程(集團)總公司，山西 陽泉 045001)

隨著社會主義法制進程的加快，合同管理作為企業(yè)管理和施工項目管理的重要組成部分越來越受到人們的重視。筆者根據(jù)多年的項目管理經(jīng)驗站在承包商的角度對合同管理從以下幾個方面進行闡述。

1 建立健全合同管理組織機構(gòu)

由于工程施工項目在實施過程中參與的單位多、經(jīng)歷的時間長，期間會涉及到各種不同性質(zhì)、不同用途的合同，如施工合同、分包合同、勞務(wù)合同、材料采購合同、其他服務(wù)合同等。特別是施工承包合同，組成合同內(nèi)容的文件多、條款繁雜；生命周期長，實施過程復(fù)雜；爭執(zhí)多，索賠多；這就要求專業(yè)化的合同管理部門及人才。施工合同涉及到整個施工項目從開工到竣工驗收全過程的工期、成本、質(zhì)量目標的確定及實現(xiàn)，明確了參建各方的責(zé)、權(quán)、利，合同管理作為項目管理的重要組成部分貫穿始終，這就需要進行系統(tǒng)化的管理。以上兩點決定了在工程承包公司內(nèi)部建立一個合同管理組織機構(gòu)的必然性和重要性。合同管理機構(gòu)的設(shè)置應(yīng)等同于公司的財務(wù)、經(jīng)營銷售、工程、行政等部門的機構(gòu)設(shè)置。

合同管理組織機構(gòu)從以下幾方面履行自己的職責(zé)：

1)參與項目的招投標工作，審查和分析招標文件，為投標報價提出合理化建議。

2)收集市場和工程信息，為合同談判和簽約提供依據(jù)，參與合同簽約談判。

3)負責(zé)公司所屬工程項目的合同管理，對工程項目的合同管理進行指導(dǎo)和監(jiān)督，重大的工程項目要派出合同管理人員進駐施工項目部，組建合同管理小組，對工程項目的全過程合同管理進行把控。

4)對公司所屬各工程項目的合同履行情況進行匯總、對比、分析，針對存在的問題及時提出改進意見，為公司決策提供依據(jù)，為今后的合同談判提供經(jīng)驗。

5)參與工程項目部重大采購項目的合同簽訂；參與重大合同事件的處理，如重大的索賠、嚴重的違約事件。

6)配合公司法律部門處理因合同糾紛引發(fā)的法律事務(wù)。

7)定期組織合同管理培訓(xùn)，為公司培養(yǎng)更多的合同管理人才。

2 項目合同管理的過程

合同管理是從合同策劃、起草到合同履約完成，進行合同評估的全過程管理。以工程施工合同為例展示合同管理全過程見圖1。

3 施工承包合同的簽訂

3.1 招投標過程的管理

充分了解招標文件中的投標者須知，深入分析研究招標文件具體內(nèi)容，熟悉招標者和投標者在招投標過程中的權(quán)力和義務(wù)，以及投標文件修改和撤銷的相關(guān)規(guī)定；編制投標文件時，應(yīng)認真透徹地分析招標文件的合同條件、規(guī)范、圖紙和計價辦法有針對性的對招標文件作出實質(zhì)性的回應(yīng)；遵守招標文件規(guī)定的各種時間。

3.2 簽訂合理的承包合同

在接到中標通知書及業(yè)主合同意向函后，應(yīng)根據(jù)招標文件的有關(guān)要求、工程的實際情況，結(jié)合以往的合同案例制定談判方案，確保簽訂一個公平合理的施工承包合同。

1)合同應(yīng)盡可能的符合企業(yè)的整體經(jīng)營戰(zhàn)略。

2)認真審查業(yè)主合同意向函和招標文件所列的合同條件并進行風(fēng)險分析，提出風(fēng)險應(yīng)對措施，設(shè)法在合同簽訂時降低和轉(zhuǎn)移風(fēng)險。

3)跟業(yè)主充分溝通，積極合理地爭取自己的正當權(quán)益，對達成的一致意見，要寫入正式合同文本的協(xié)議條款內(nèi),或以會議紀要的形式作為合同的組成文件。

4)依據(jù)投標文件及施工圖紙合理確定工程項目的實施范圍。

5)合理確定工期，承包人首先應(yīng)根據(jù)投標文件中自己填報的工期及考慮工程量的變動而產(chǎn)生的影響，與發(fā)包人最后確定工期；根據(jù)項目準備情況、季節(jié)、環(huán)境因素商定一個適當?shù)拈_工時間；由于工程變更、惡劣天氣以及種種人力不可抗拒的力量，對工期產(chǎn)生不利的影響，在關(guān)于索賠的專用條款中，要明確約定。

6)選擇合適的計價方式，目前典型的計價方式有：a.單價合同：這是最常見的合同類型，這種合同的特點是，在合同約定的范圍內(nèi)單價不可調(diào)，承包商承擔的是單價約定的風(fēng)險，由于工程量清單由業(yè)主提供，因而業(yè)主承擔了工程量變化的風(fēng)險；這種風(fēng)險分配是比較合理的，是一種雙方都比較愿意接受的報價方式。b.固定總價合同：這種合同為一次性包死價，除了設(shè)計有重大變更和在工程實施過程發(fā)生人力不可抗拒的外界影響，一般不得調(diào)整合同價款，這類合同承包商承擔了全部的風(fēng)險。c.成本加酬金合同。工程最終價格按施工過程中的實際成本加一定比率的酬金計算。這類合同承包商不承擔任何風(fēng)險，業(yè)主承擔了全部工程量和價格風(fēng)險，業(yè)主很少會采用這種方式。實行招投標的工程項目，一般采用單價合同，這種合同一定要明確工程量變更部分的限度，在跟發(fā)包人談判時確定一個“增減量幅度”，當超過該幅度時，承包人有權(quán)要求對工程單價進行調(diào)整，還要明確價格調(diào)整條款，減低或免除因貨幣貶值或通貨膨脹等因素帶來的風(fēng)險損失。在建筑市場業(yè)主占主導(dǎo)地位的情形下，大多數(shù)業(yè)主傾向于采用固定總價合同，對于這種合同，在簽訂合同時要明確約定價格風(fēng)險范圍，超出范圍要進行價格調(diào)整，如工程變更、材料價格變化、工程索賠等專用條款中予以明確。這對雙方都是比較公平的。對于特殊情況下出現(xiàn)的成本加酬金合同，在簽訂合同時，一定要充分考慮到管理成本、稅金、意外的風(fēng)險費用，合理確定酬金比率。

7)明確工程款的支付方式及時間，一般為四個階段，即預(yù)付款、進度款、尾款和保修金。在簽訂合同時，承包人應(yīng)爭取以維修保函代替發(fā)包人扣留的保修金，這對承包人是有利的，可以提前拿回扣留的現(xiàn)金；而對發(fā)包人也不存在風(fēng)險，發(fā)生維修費用時可憑保函向銀行索回款項。因此，這種做法是公平的。

8)盡可能采用標準的合同文本，在進行索賠時，能夠更好地應(yīng)用合同文本中的通用條款。

4 施工承包合同管理的內(nèi)容

1)在施工承包合同簽訂后，施工項目實施前，合同管理部或項目合同管理員負責(zé)向項目內(nèi)部有關(guān)管理人員進行合同交底，解釋合同的相關(guān)內(nèi)容。

2)監(jiān)督各施工隊按圖紙和合同規(guī)定的施工范圍進行施工，對業(yè)主要求的超出合同范圍的工作，進行文字記載，并以簽字的形式確認下來，作為竣工結(jié)算的依據(jù)。

3)按進度計劃組織施工，確保合同工期的實現(xiàn)，對于增加的工作內(nèi)容合理要求延長工期，更新計劃。

4)把合同規(guī)定的質(zhì)量要求分解到每個分部分項，嚴格進行質(zhì)量檢驗和工序控制，保證工程質(zhì)量符合設(shè)計文件要求和合同要求。

5)工程變更管理，在完成業(yè)主或業(yè)主委托的工程師的變更指示時要及時做出變更估價，形成書面確認。

6)依據(jù)合同的支付款約定，及時向業(yè)主和工程師提出支付申請，適時催要工程款。

7)工程索賠管理，在符合合同約定的索賠事件發(fā)生后，及時發(fā)出索賠通知，提交索賠報告，以保障自己的利益不受損失。

8)價格調(diào)整，在竣工結(jié)算時，依據(jù)業(yè)主簽字的結(jié)算文件、政府部門的價格調(diào)差和購物發(fā)票，按照合同約定的價格調(diào)整方法，形成結(jié)算文件向業(yè)主提出申請。

9)保管各種合同文件、往來信函、變更指令、現(xiàn)場記錄、影像資料等，并建立合同檔案管理體系。

10)按合同及有關(guān)的法律法規(guī)規(guī)定準備竣工驗收資料、編制竣工報告及時提出驗收申請，督促業(yè)主組織工程竣工驗收，保證工程按合同約定交付使用。

5 施工承包合同管理的措施

1)設(shè)立以項目經(jīng)理為中心的在公司合同管理部領(lǐng)導(dǎo)下的合同管理小組。

2)建立合同管理的保證體系，確保合同的順利實施。

a.對合同進行詳細的解析，將具體的工作落實到合同小組的每個人頭上。

b.建立健全合同管理的工作流程，環(huán)環(huán)相扣，各司其職。

c.建立公司標準化文檔歸集管理體系，采用統(tǒng)一的格式，規(guī)定的行文程序，引進計算機信息化管理為工作提供便利。

3)實施動態(tài)管理，應(yīng)用計算機信息技術(shù)及時對項目施工進行跟蹤監(jiān)督，收集施工過程中的原始資料，分類整理、分析，出現(xiàn)偏差及時采取措施進行糾偏。

6 結(jié)語

施工承包合同是工程項目綱領(lǐng)性文件，是企業(yè)實現(xiàn)利潤的法律保證，因而做好合同的管理工作對于企業(yè)或工程項目都是至關(guān)重要的。