新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法探究

史郭鳳

【摘 要】檔案管理是事業(yè)單位實(shí)施有效管理的關(guān)鍵性基礎(chǔ)內(nèi)容，隨著時(shí)代的變化，其管理體系、管理模式均應(yīng)該有所完善、創(chuàng)新。從我國(guó)目前的情況來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理工作還存在著種種不足，需要結(jié)合實(shí)際情況，采取針對(duì)性的優(yōu)化措施，提高檔案管理的質(zhì)量及效率，從而為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供條件。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化；方法

事業(yè)單位檔案管理能夠準(zhǔn)確的反映出單位的發(fā)展歷程及當(dāng)前情況，是重要的信息資源，也是事業(yè)單位的重要財(cái)產(chǎn)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)及社會(huì)的發(fā)展，新形勢(shì)下事業(yè)單位已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，但檔案管理工作仍停留在傳統(tǒng)的模式下，嚴(yán)重限制了事業(yè)單位的發(fā)展[1]。因此，應(yīng)當(dāng)對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的分析，并制定針對(duì)性的優(yōu)化措施。

1.新形勢(shì)下視野單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1重視性不足

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)機(jī)制的成熟，事業(yè)單位在發(fā)展方面面臨著巨大的挑戰(zhàn)，尤其是檔案管理工作。從目前的情況來(lái)看，事業(yè)單位普遍對(duì)檔案管理工作重視程度不夠。檔案分類(lèi)、管理等基礎(chǔ)工作直接決定了事業(yè)單位的未來(lái)方向及決策規(guī)劃，因此其標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性對(duì)企業(yè)的發(fā)展均有著重要的意義[2]。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，避免出現(xiàn)表面化、流程化的現(xiàn)象。

1.2管理人員綜合素質(zhì)有待提升

管理人員綜合素質(zhì)不足也是影響檔案管理工作的重要因素之一。多數(shù)工作人員對(duì)檔案管理工作的了解有限，認(rèn)為檔案工作無(wú)需太多技術(shù)，但實(shí)際上檔案管理工作不僅需要具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，還需要具備耐心、細(xì)致等多項(xiàng)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。而目前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理人員大多是兼職工作，且單位對(duì)檔案管理工作的重視性不足，工作人員普遍存在懈怠情緒。另一方面，由于檔案管理人員屬于兼職，未受過(guò)專(zhuān)業(yè)的上崗培訓(xùn)，對(duì)檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)了解較少，難以勝任檔案分類(lèi)、整合、管理等工作，嚴(yán)重降低了檔案管理工作的質(zhì)量。

1.3管理模式落后

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也逐漸應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理信息化是目前的主要發(fā)展趨勢(shì)，能有效提高檔案管理工作的規(guī)范性、科學(xué)性。但是在實(shí)踐過(guò)程中，多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理信息化程度有限，而且缺乏專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理人才，多數(shù)工作人員對(duì)信息技術(shù)的了解有限，檔案更新速度較慢，管理呈現(xiàn)出混亂化的趨勢(shì)。

2.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法

2.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

想要提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，首先管理層應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視性，意識(shí)到檔案管理工作的作用。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作也開(kāi)始朝信息化的方向發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不符合時(shí)代的需求，必須要實(shí)施電子檔案管理。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的完善，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)及時(shí)更新檔案內(nèi)容，借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定高效率的檔案管理工作體系，從而提高檔案管理的工作效率[3]。另一方面，檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)盡量平等人員之間的待遇，通過(guò)獎(jiǎng)懲機(jī)制調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，幫助管理人員實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。

2.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是決定檔案管理工作質(zhì)量的根本。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)其創(chuàng)新意識(shí)，從而提高檔案管理工作效率。目前，多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的了解有限，即使單位已經(jīng)建立了電子檔案，管理人員也無(wú)法進(jìn)行有效的管理，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以信息技術(shù)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)為主，并將管理人員委派至專(zhuān)業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行時(shí)間學(xué)習(xí)，在加強(qiáng)管理人員信息技術(shù)的同時(shí)，提高其管理能力[4]。另一方面，還可以讓檔案管理人員參與到招聘工作中，負(fù)責(zé)本崗位的招聘，挑選信息技術(shù)優(yōu)秀、綜合素質(zhì)較高的新鮮人才，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。此外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際情況，制定有關(guān)檔案管理工作的規(guī)章制度，并加強(qiáng)落實(shí)力度，要求管理人員嚴(yán)格遵照制度開(kāi)展工作，規(guī)范管理人員的行為，從而保證檔案管理工作的有效性。

2.3加強(qiáng)檔案安全管理

事業(yè)單位檔案管理工作具有一定的私密性，這類(lèi)私密性信息對(duì)單位的發(fā)展具有重要的意義。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)，進(jìn)行有效的創(chuàng)新，在推進(jìn)檔案管理信息化的同事，加強(qiáng)保密工作。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，雖然大大減少了檔案管理工作的復(fù)雜程度，但網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的存在，也增加了檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全人才的飲用，設(shè)計(jì)安全性較高的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行更新、維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并清除木馬病毒，減少檔案管理工作中的漏洞，提高檔案管理工作的安全性，促進(jìn)檔案管理工作的和諧、穩(wěn)定發(fā)展。

3.結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。目前我國(guó)檔案管理工作還存在著種種不足，例如重視程度不夠、管理人員綜合素質(zhì)有待提高、管理模式落后等。因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際情況，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，提高檔案管理的有效性及安全性，從而為單位的未來(lái)發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫晶.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作中的創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（5）：97.

[2]楊璽.淺析新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（7）：103.

[3]周唯薇.新時(shí)期事業(yè)單位如何做好檔案管理優(yōu)化工作[J].蘭臺(tái)世界，2018，（z2）：69-70.

[4]潘志博，劉冬花.芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].人力資源管理，2017，（1）：231.