關(guān)于事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)分析

史郭鳳

【摘 要】傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理主要是通過(guò)紙質(zhì)文件管理的模式實(shí)現(xiàn)的，這種管理模式如今已經(jīng)越來(lái)越落后，不適應(yīng)新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的需求了，對(duì)此，需要事業(yè)單位針對(duì)檔案管理工作積極創(chuàng)新模式和方法。目前，數(shù)字化技術(shù)在管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，對(duì)于提升管理成效具有突出作用。本文主要介紹了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，并重點(diǎn)探究事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理是非常重要的，有效的檔案管理對(duì)于發(fā)揮資源利用價(jià)值，提升管理工作效率具有突出作用，為了適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理工作需要，事業(yè)單位需要明確目前檔案管理中存在的主要問(wèn)題，并探究事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新路徑。

1.當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

目前，事業(yè)單位的檔案管理類型多為人事檔案，包含了特定人群的學(xué)歷資料、專業(yè)技術(shù)資料、考核檢定資料、黨員資料、履歷資料、獎(jiǎng)懲資料等等，這些資料的管理量比較大，對(duì)于管理的效率和準(zhǔn)確性要求都比較高。就目前事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)看，其中存在的問(wèn)題還是比較突出中[1]。首先是在管理的技術(shù)應(yīng)用上，大部分事業(yè)單位在檔案的數(shù)字化管理工作上還有很大的欠缺，管理的數(shù)字化更多的是在近幾年新到的檔案管理中，對(duì)于以往的人事檔案的信息化管理很多還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，因?yàn)檫@是一個(gè)有較大工作量的工作，需要一定的人力、時(shí)間、資金等支持，對(duì)此，在借助數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行以往海量檔案的掃描中還沒(méi)有充分實(shí)現(xiàn)。

其次，目前事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，缺乏專門的信息化管理部門和機(jī)構(gòu)，相關(guān)的檔案數(shù)字化管理工作缺乏制度規(guī)范指導(dǎo)，一些檔案數(shù)字化管理中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，整體的事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理程度不高。

2.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

2.1重視檔案數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理模式轉(zhuǎn)變

目前，事業(yè)單位的檔案管理工作涉及文書(shū)檔案、基建檔案、實(shí)物檔案等，通過(guò)搭建數(shù)字化加工線、登記文件掃描、裝訂還原、圖像優(yōu)化、壓縮存儲(chǔ)、完善著錄數(shù)據(jù)等步驟，能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化后與檔案管理軟件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)有效掛接，大大縮減查檔時(shí)間，提高查檔效率，也能使得檔案原件得到有效的保護(hù)，因此進(jìn)行數(shù)字化管理是大勢(shì)所趨和發(fā)展需要。

對(duì)此，相關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理，對(duì)指標(biāo)性文件、綜合性發(fā)文以及其他單位來(lái)文的歸檔范圍和保管期限做出區(qū)分，嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、分類、排列、編號(hào)、裝訂、入盒、上架制度。同時(shí)，把機(jī)關(guān)檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃，積極推動(dòng)檔案工作的科學(xué)有序開(kāi)展。要注重整理的所有檔案均錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于對(duì)錯(cuò)漏檔案及時(shí)進(jìn)行校補(bǔ)和共享[2]。并將檔案嚴(yán)格按照電子檔案管理要求，進(jìn)行電子掃描后掛入紫光軟件系統(tǒng)，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢檔案可不進(jìn)庫(kù)房、不翻閱紙質(zhì)材料，實(shí)現(xiàn)電腦查閱及打印技術(shù)。平時(shí)專人負(fù)責(zé)檔案計(jì)算機(jī)的使用和管理，實(shí)時(shí)更新備份，按要求設(shè)定軟件登陸密碼，確保數(shù)據(jù)庫(kù)安全，有力促進(jìn)檔案工作的深入發(fā)展。

2.2成立專門管理機(jī)構(gòu)，促進(jìn)檔案資源整合利用

成立機(jī)構(gòu)、整合資源是目前事業(yè)單位檔案管理的有效措施之一。地區(qū)事業(yè)單位要成立單位檔案管理中心，以檔案管理法制化、服務(wù)利用社會(huì)化和檔案工作信息化為目標(biāo)，整合現(xiàn)有檔案資源、規(guī)范檔案管理、完善工作制度、優(yōu)化工作流程。把歷史性人事檔案檔案、業(yè)務(wù)檔案等進(jìn)行歸集掃描、整理成冊(cè)、歸檔入庫(kù)。逐步對(duì)流動(dòng)人口人事檔案、大中專畢業(yè)生檔案和干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。要確保專業(yè)作業(yè)提升質(zhì)量。在檔案數(shù)字化建設(shè)工作期間，為防止檔案材料發(fā)生涂改、丟失、損壞等現(xiàn)象，嚴(yán)格控制檔案流量，減少掃描現(xiàn)場(chǎng)積壓案卷，在工作場(chǎng)地安裝了24小時(shí)監(jiān)控設(shè)備，并指定專人負(fù)責(zé)。根據(jù)工作人員業(yè)務(wù)能力，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)任務(wù)進(jìn)行了合理分工，安排專人逐卷逐頁(yè)進(jìn)行掃描和質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)圖片模糊、目錄敘述不清、材料歸類不準(zhǔn)等問(wèn)題當(dāng)場(chǎng)糾正，確保掃描清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、裝訂規(guī)范。

2.3加大建設(shè)投入，促進(jìn)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施完善

針對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作，地區(qū)要加大投入、引進(jìn)平臺(tái)。強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)保障，引進(jìn)先進(jìn)的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)平臺(tái)，加大資金投入。購(gòu)買安裝服務(wù)器、電腦、掃描儀、空調(diào)、碎紙機(jī)、復(fù)印機(jī)、攝像頭等等數(shù)字化管理的基礎(chǔ)設(shè)備。利用掃描儀、高拍儀等現(xiàn)代化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化。深入分析，強(qiáng)化論證，精確測(cè)算，按業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化平臺(tái)運(yùn)行要求、檔案數(shù)字化所需存儲(chǔ)容量以及掃描工作人員配置情況，高規(guī)格配備所需后臺(tái)硬件設(shè)備及前臺(tái)掃描設(shè)備，為業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)提供強(qiáng)有力支持[3]。

總結(jié)：事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理標(biāo)志著地區(qū)事業(yè)單位干部人事檔案將由傳統(tǒng)的館藏文書(shū)形式變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理，將全面提升事業(yè)單位干部人事檔案現(xiàn)代化管理水平，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。相關(guān)事業(yè)單位要明確開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要性、緊迫性，詳細(xì)把握檔案前期審核工作及材料的收集歸檔內(nèi)容、程序及補(bǔ)充辦法，對(duì)日常工作中容易忽略、出錯(cuò)的問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)探究，對(duì)下一步完善檔案工作做好動(dòng)員部署。通過(guò)有效的數(shù)字化檔案管理工作機(jī)制建立，對(duì)于提升事業(yè)單位整體檔案管理水平和質(zhì)量具有重要作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]王清云.事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備與實(shí)踐策略分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（21）：38-39.

[2]王清云.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備與實(shí)踐策略分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（18）：23-24.

[3]梁靜.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問(wèn)題與對(duì)策研究[J].黑龍江科技信息，2016（23）：173.