高值醫(yī)用耗材智能庫房的構(gòu)建與應(yīng)用研究

王雯萱 張 涵△ 張鳳勤* 喻 瑾 劉 洋 陳默蓉 楊 涵

在全面貫徹國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)關(guān)于“鞏固取消藥品加成成果，進(jìn)一步取消醫(yī)用耗材加成，優(yōu)化調(diào)整醫(yī)療服務(wù)價(jià)格”精神的同時(shí)，實(shí)施采購(gòu)質(zhì)量?jī)?yōu)先、價(jià)格合理的醫(yī)療器械，科學(xué)合理地控制醫(yī)療器械使用，實(shí)現(xiàn)高值耗材智能化、數(shù)字化的管理模式。本研究旨在探索醫(yī)院醫(yī)療器械精細(xì)化管理方法，以滿足醫(yī)院臨床診療的需求[1]。

1 構(gòu)建高值耗材智能庫房的必要性

1.1 降低醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本

新醫(yī)改政策下取消醫(yī)用耗材加成，切實(shí)緩解了“看病難、看病貴”，同時(shí)也使醫(yī)用耗材的物流管理變?yōu)獒t(yī)院運(yùn)營(yíng)的純成本。中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院阜外醫(yī)院由于其專科醫(yī)院的特殊性，以及病種結(jié)構(gòu)的特殊組成，使得醫(yī)用耗材，尤其是高值耗材在醫(yī)療行為中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用[2]。面對(duì)巨大的高值耗材流量，醫(yī)院亟需改變現(xiàn)有物流管理模式，降低管理成本、庫存成本及人員成本，提高耗材供應(yīng)鏈的科技附加值[3]。

1.2 時(shí)代技術(shù)發(fā)展要求

現(xiàn)代化醫(yī)院的科學(xué)管理與信息化的應(yīng)用分不開，隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院逐漸步入了信息化管理階段[4]。庫房的智能化改造，推進(jìn)了耗材的精準(zhǔn)管理，是實(shí)現(xiàn)耗材供應(yīng)鏈信息化全覆蓋的重要布局，更是現(xiàn)代化醫(yī)院管理緊隨時(shí)代技術(shù)發(fā)展要求的體現(xiàn)。

2 構(gòu)建高值耗材智能庫房的可行性

2.1 二級(jí)庫管理模式

醫(yī)院于2003年實(shí)行二級(jí)庫管理模式，為方便臨床準(zhǔn)確、高效地獲取術(shù)中耗材，醫(yī)院在介入中心、手術(shù)室等重要科室增設(shè)二級(jí)庫，由耗材主管部門直接管理、發(fā)放[5]。并分為一級(jí)庫入庫和二級(jí)庫出庫兩個(gè)部分，具體出入庫流程如圖1所示。

圖1 高值耗材出入庫管理流程圖

(1)耗材入庫方式為貨票同行，需經(jīng)采購(gòu)人員審核發(fā)票及隨貨單信息的合法性、準(zhǔn)確性，并簽字確認(rèn)；再由庫管員核對(duì)采購(gòu)人員簽字的發(fā)票及隨貨單與實(shí)際物品的一致性，經(jīng)庫管員雙人核對(duì)無誤后，方可錄入物資管理系統(tǒng)中的醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system，HIS)生成庫存，由一級(jí)庫庫管員負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)管理[6]。二級(jí)庫庫管員根據(jù)科室使用需求，在物資管理系統(tǒng)中的HIS生成高值耗材請(qǐng)領(lǐng)單，一級(jí)庫庫管員處理請(qǐng)領(lǐng)單、配送耗材至二級(jí)庫；二級(jí)庫庫管員將高值耗材出給具體患者，并在手術(shù)間護(hù)士的配合下，根據(jù)患者實(shí)際使用情況進(jìn)行計(jì)費(fèi)或退還處理。

(2)二級(jí)庫管理模式，將耗材管理工作交由主管部門，使用科室從非專業(yè)工作中解脫出來，充分發(fā)揮其專長(zhǎng)，更好地為患者提供醫(yī)療服務(wù)[7]。

2.2 高值耗材二維碼管理

醫(yī)院自主研發(fā)的物資管理系統(tǒng)下的HIS，根據(jù)高值耗材管理需要增設(shè)二維碼管理模塊，實(shí)現(xiàn)高值耗材“一物一碼”、雙向追溯的信息化管理目標(biāo)。供貨商按照醫(yī)院的統(tǒng)一規(guī)則制作二維碼，一級(jí)庫庫管員通過掃碼識(shí)別高值耗材的規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)批號(hào)、有效期、供應(yīng)商名稱、原產(chǎn)地、產(chǎn)品名稱、序列號(hào)等重要信息。一應(yīng)信息核對(duì)無誤后，方可錄入物資管理系統(tǒng)中的HIS，庫存。憑此二維碼，高值耗材在院內(nèi)的全部流動(dòng)信息都可記載和查詢。

增設(shè)二維碼管理模塊的物資管理系統(tǒng)下的HIS，能夠?qū)崿F(xiàn)信息源、信息處理器和信息用戶的自動(dòng)化，不需要更多的人工介入，便可讓高值耗材在醫(yī)院流動(dòng)，并能同步記錄各種使用信息[8]。將耗材的全生命周期貫穿起來，提高數(shù)據(jù)精確度，增加醫(yī)院使用高值耗材透明度。

3 高值耗材智能庫房設(shè)計(jì)思路與原則

智能庫房是以高值耗材二級(jí)庫管理模式為運(yùn)營(yíng)基礎(chǔ)，以高值耗材二維碼管理為技術(shù)基礎(chǔ)的新型庫房管理模式。智能庫房能夠最大限度地用機(jī)器替代人力，改變傳統(tǒng)耗材供應(yīng)鏈中過度依賴“勞動(dòng)力”的運(yùn)作模式，是智能物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在醫(yī)院耗材管理工作中的深度應(yīng)用。

3.1 設(shè)計(jì)思路

3.1.1 二級(jí)庫管理模式為運(yùn)營(yíng)管理基礎(chǔ)

智能庫房的設(shè)計(jì)是以二級(jí)庫房管理模式為運(yùn)營(yíng)管理基礎(chǔ)。一級(jí)庫庫管員通過智能平臺(tái)查詢高值耗材的使用情況，并將高值耗材配送到二級(jí)庫，憑權(quán)限對(duì)高值耗材進(jìn)行補(bǔ)貨、盤點(diǎn)等管理工作。由于智能庫房具有身份識(shí)別功能，庫管員可憑權(quán)限進(jìn)入庫房管理，護(hù)士也可憑權(quán)限進(jìn)入庫房取高值耗材。取走的高值耗材與護(hù)士身份綁定，如若耗材未使用且未退回，智能平臺(tái)便會(huì)予以提示，由一級(jí)庫庫管員督促收回。

由二級(jí)庫庫管員發(fā)放耗材，變?yōu)橛勺o(hù)士憑權(quán)限自??；由傳統(tǒng)的耗材貨架，轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芎牟墓?；由庫管員全天全程看管，變?yōu)闊o人智能化管理，最終取消二級(jí)庫庫管員及24 h輪流值班制度。

3.1.2 高值耗材二維碼管理為技術(shù)基礎(chǔ)

射頻識(shí)別(radio frequency identification，RFID)[9]技術(shù)又稱電子標(biāo)簽，是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，可以通過無線電訊號(hào)識(shí)別特定目標(biāo)，并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)，可同時(shí)識(shí)別多個(gè)標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)批量掃碼、自動(dòng)管理。RFID這種新興技術(shù)，越來越多地應(yīng)用于供應(yīng)鏈管理，并已成功被應(yīng)用到醫(yī)學(xué)領(lǐng)域，其對(duì)數(shù)據(jù)的跟蹤及自動(dòng)化管理產(chǎn)生重要的影響[10-11]。

智能庫房將現(xiàn)有二維碼管理技術(shù)進(jìn)行升級(jí)，通過RFID碼讀取高值醫(yī)用耗材包裝上的電子標(biāo)簽，記錄規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)批號(hào)、有效期、供應(yīng)商名稱、原產(chǎn)地、產(chǎn)品名稱以及序列號(hào)(唯一識(shí)別信息)等重要信息，實(shí)現(xiàn)高值醫(yī)用耗材信息可追溯的目標(biāo)。與二維碼管理技術(shù)相比，RFID管理技術(shù)更方便、快捷，護(hù)士攜帶耗材只需通過RFID工作站，便可讀取耗材信息，識(shí)別耗材攜帶者身份。RFID可以使耗材入出庫時(shí)，實(shí)現(xiàn)批量掃碼、自動(dòng)領(lǐng)取及退回等管理目標(biāo)，省去請(qǐng)領(lǐng)及退還耗材時(shí)用手持終端逐個(gè)掃描的環(huán)節(jié)，從而減少人為操作。

3.2 設(shè)計(jì)原則

智能庫房的設(shè)計(jì)需遵循的原則：①簡(jiǎn)單性原則。在實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)所具備的功能時(shí)，保證操作界面簡(jiǎn)單易懂；②安全性原則。有效避免高值耗材的丟失、竊?。虎蹠r(shí)效性原則。盡可能縮短耗材領(lǐng)用時(shí)間；④采用先進(jìn)的信息技術(shù)，便于系統(tǒng)升級(jí)，以保證系統(tǒng)的應(yīng)用性能[12]。

4 高值耗材智能庫房的應(yīng)用

4.1 智能庫房組成及管理

智能庫房是由RFID貨架、RFID工作站、二次查驗(yàn)通道、自動(dòng)平移門及門禁系統(tǒng)以及視頻監(jiān)控系統(tǒng)組成。智能庫房模擬圖如圖2所示。

(1)系統(tǒng)管理。智能庫房管理系統(tǒng)可獨(dú)立運(yùn)行，與醫(yī)院物資管理系統(tǒng)中的HIS無縫對(duì)接。智能庫房設(shè)有視頻監(jiān)控系統(tǒng)，達(dá)到全方面、全流程高清監(jiān)控，以確保其安全性。

圖2 高值耗材智能庫房模擬示圖

(2)領(lǐng)取管理。護(hù)士或其他臨床工作人員可憑門禁權(quán)限或人臉識(shí)別技術(shù)，通過RFID工作站對(duì)高值耗材自助領(lǐng)取及退回，領(lǐng)用即刻起耗材則與領(lǐng)取人綁定，直至此耗材完成收費(fèi)流程。在出口處設(shè)有二次查驗(yàn)通道，查詢耗材出庫信息與領(lǐng)用人是否綁定，檢查無誤后，領(lǐng)用人可將耗材帶出智能庫房。

(3)高值耗材管理。高值耗材入出貨架在RFID基礎(chǔ)下實(shí)現(xiàn)批量掃碼、自動(dòng)管理，省去請(qǐng)領(lǐng)及退還耗材時(shí)用手持終端操作的環(huán)節(jié)，從而減少人為操作，避免人為失誤。一級(jí)庫庫管員可查詢領(lǐng)用記錄，確保耗材無漏費(fèi)等情況出現(xiàn)，且通過權(quán)限完成高值耗材的補(bǔ)貨及盤點(diǎn)等管理工作。

(4)計(jì)劃管理。系統(tǒng)終端可整合分析二級(jí)庫高值耗材的使用數(shù)據(jù)，對(duì)醫(yī)院高值耗材管理提供數(shù)據(jù)支持。對(duì)不同高值耗材、不同廠商產(chǎn)品進(jìn)行使用數(shù)據(jù)分析，如結(jié)合歷史數(shù)據(jù)，利用趨勢(shì)預(yù)測(cè)模型設(shè)定安全技術(shù)區(qū)間，采購(gòu)及庫管員可根據(jù)所提供的數(shù)據(jù)分析制定需求計(jì)劃，及時(shí)調(diào)整訂貨數(shù)量，避免貨物積壓風(fēng)險(xiǎn)；再如通過分析術(shù)者使用數(shù)據(jù)，聯(lián)合醫(yī)務(wù)處及臨床部門，對(duì)重點(diǎn)耗材重點(diǎn)監(jiān)控，強(qiáng)化高值耗材宏觀調(diào)控，規(guī)范高值耗材使用。

4.2 智能庫房運(yùn)作流程

高值耗材由供應(yīng)商集中配送到醫(yī)院后，由采購(gòu)人員審核發(fā)票及隨貨單信息的合法性、準(zhǔn)確性并簽字確認(rèn)；再由庫房管理員核對(duì)采購(gòu)人員簽字的發(fā)票及隨貨單與實(shí)際物品的一致性，經(jīng)庫房管理員雙人核對(duì)無誤后，方可錄入耗材管理系統(tǒng)，由一級(jí)庫庫管員放置智能貨柜內(nèi)，生成庫存。通過智能庫房終端機(jī)，領(lǐng)用人可憑權(quán)限自助借出耗材，借出耗材與領(lǐng)用人身份綁定，若領(lǐng)用耗材掃碼完成收費(fèi)，耗材的身份將由領(lǐng)用人轉(zhuǎn)移到患者，若耗材未被使用、計(jì)費(fèi)，則耗材身份將一直顯示為領(lǐng)用人，從而實(shí)現(xiàn)耗材可追溯性，避免漏費(fèi)等情況的發(fā)生。庫管員可實(shí)時(shí)通過智能平臺(tái)查詢使用、計(jì)費(fèi)、缺貨及壞損等信息，并完成補(bǔ)貨、盤點(diǎn)及追溯等管理工作。根據(jù)智能耗材柜所提供的使用數(shù)據(jù)，生成訂單，并由采購(gòu)人員通知供貨商送貨，其智能庫房運(yùn)作流程如圖3所示。

圖3 高值耗材智能庫房運(yùn)作流程框圖

4.3 智能庫房應(yīng)用效果

(1)智能庫房構(gòu)建前，二級(jí)庫庫管員工作模式為24 h值班；智能庫房構(gòu)建后取消夜晚值班模式，人數(shù)由原有3名庫管員縮減至1名庫管員。解決了庫房管理中過分依賴人力的難題，從而實(shí)現(xiàn)降低人力成本的目標(biāo)。

(2)智能庫房構(gòu)建前，一級(jí)庫庫管員每日配送3次高值耗材至二級(jí)庫庫房；智能庫房構(gòu)建后，一級(jí)庫庫管員每日只需至二級(jí)庫房進(jìn)行補(bǔ)貨，降低了物流配送頻率，進(jìn)而降低了物流配送成本。

(3)高值耗材單體費(fèi)用高，為了避免計(jì)費(fèi)漏費(fèi)以及耗材丟失等問題引起的經(jīng)濟(jì)損失，一、二級(jí)庫庫管員實(shí)時(shí)跟蹤耗材收費(fèi)情況，使高值耗材自領(lǐng)用至收費(fèi)形成完整的閉環(huán)模式，實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)的管理模式，避免計(jì)費(fèi)漏費(fèi)等現(xiàn)象的發(fā)生。

(4)高值耗材智能庫的構(gòu)建，達(dá)到醫(yī)囑觸發(fā)耗材請(qǐng)領(lǐng)，從而提高了耗材管理體系的資源利用率，為科室實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理和經(jīng)濟(jì)決策提供有效保障。

5 結(jié)語

高值耗材智能庫房的構(gòu)建，取消了夜班值班模式，可解決庫房管理中過度依賴人力的問題，降低人力成本，實(shí)現(xiàn)控制成本的目標(biāo)。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了安全存儲(chǔ)的管理模式，使高值耗材精準(zhǔn)記賬，避免計(jì)費(fèi)遺漏等現(xiàn)象的發(fā)生。最終達(dá)到醫(yī)囑觸發(fā)耗材請(qǐng)領(lǐng)，加強(qiáng)高值耗材的宏觀調(diào)控，規(guī)范高值耗材使用，從而提高了耗材管理體系的資源利用率，為科室實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理和經(jīng)濟(jì)決策提供有效保障。