數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性解讀

溫淑珍

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2018.16.122

摘 要：對于醫(yī)院人事檔案管理來講，合理利用數(shù)字化信息十分重要，其是提高醫(yī)院人事檔案管理效率的有利條件。本文主要以數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性解讀為重點進行闡述，結(jié)合當(dāng)下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀為主要依據(jù)，從增強檔案管理人員的安全意識、建立有效的管理制度、使用安全性技術(shù)手段等方面進行深入探索與研究，其目的在于加強數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息 醫(yī)院人事檔案管理 重要性

中圖分類號：R197 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）06（a）-0122-02

對于醫(yī)院人事檔案管理來講數(shù)字化信息利用十分重要，其是提高醫(yī)院人事檔案管理效率的基礎(chǔ)，也是加強醫(yī)院核心競爭力的關(guān)鍵。為此，相關(guān)人員需給予數(shù)字化信息利用高度重視，促使其存在的價值與效用在醫(yī)院發(fā)展中充分的發(fā)揮出來，為保證醫(yī)院在繁雜的經(jīng)濟市場中立于不敗之地提供有效依據(jù)。本文主要解讀數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性。

1 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

⑴人工操作效率低下。醫(yī)院人事檔案為醫(yī)療人員學(xué)歷、經(jīng)驗、業(yè)務(wù)水平、社會關(guān)系以及工作情況等方面的記錄，為個人參與社會各方面活動記載于個人自然狀況的實際反映，傳統(tǒng)的人員操作需進行轉(zhuǎn)抄，難免不會出現(xiàn)任何差錯，一旦轉(zhuǎn)抄失誤，就需要諸多繁雜的工序來彌補，不但耗費時間、耗費精力，還易損壞資料，對合理化與系統(tǒng)化管理十分不利。而數(shù)字化醫(yī)院的轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案管理帶來了諸多有利條件。

⑵人事檔案管理應(yīng)用效率不高。絕大多數(shù)醫(yī)院對人事檔案管理都只注重保管，而不重視應(yīng)用，如此便需要諸多場所與場地，在無形中增加了開支，對開源節(jié)流十分不利，并且隔一段時間就需要對檔案進行查閱與整理，易導(dǎo)致其破損[1]。

⑶檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量不佳。醫(yī)院人事檔案管理的設(shè)備條件、技術(shù)方法，相較于臨床科室比較滯后。信息基礎(chǔ)十分薄弱，無法緊跟時代發(fā)展的腳步。手工操作以變?yōu)榱酸t(yī)院人事檔案管理亟待突破的問題。

2 醫(yī)院人事檔案管理的策略

⑴加強數(shù)字化人事檔案意識。在信息時代背景下，醫(yī)院需要統(tǒng)一人事檔案管理思想，提升員工對人事檔案的認識，對醫(yī)院人事檔案管理運行機制進行創(chuàng)新，對人事檔案管理實施三級管理模式，讓醫(yī)院人事檔案管理活起來和動起來。

⑵通過數(shù)字化信息技術(shù)，對醫(yī)院人事檔案進行管理。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)運而生，其可以進行信息的產(chǎn)生、發(fā)送、傳輸、接收、識別、控制等。而且數(shù)字化信息技術(shù)是在信息科學(xué)的基礎(chǔ)原理與方法基礎(chǔ)之上，對信息處理功能技術(shù)進行擴展。在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息，可以使人事檔案信息得到充分的利用，從而提升人事檔案信息的服務(wù)效能，并且為醫(yī)院應(yīng)用人事軟件技術(shù)奠定良好的基礎(chǔ)。

⑶創(chuàng)新服務(wù)模式。在信息時代背景下，醫(yī)院人事檔案管理的目的主要是為了提供全面的人事檔案管理和檔案利用[2]。醫(yī)院人事檔案管理工作人員不僅需要負責(zé)接待咨詢和查詢檔案信息工作，還需要在保密原則的基礎(chǔ)之上，到非涉密性的檔案信息網(wǎng)站中進行瀏覽，創(chuàng)建完整的檔案資源數(shù)據(jù)庫，從而使檔案資源可以實現(xiàn)共享。

⑷注重隊伍建設(shè)，提升業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院想要提升人事檔案管理的質(zhì)量和效果，就需要提升人事檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。因此，醫(yī)院需要定期對相關(guān)人員進行專業(yè)知識和技術(shù)的培訓(xùn)，還可以給相關(guān)人員提供實地觀摩的機會，從而提升其知識層次。另外，醫(yī)院在聘用人事檔案管理工作人員時，需要挑選一些具有較強責(zé)任感和電腦操作技術(shù)人員。

3 數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性

（1）數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用，可以改進傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的不足。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，大部分的工作都是由人工手動和紙張進行的，這樣的管理模式給資料保存帶來一定的困難，并且占用空間較多，工作人員在查找檔案時具有較大的難度。在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息以后，電子檔案替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，計算機的儲存量較大，而且計算機的精準度較高、速度較快，可以對人事檔案進行長期安全的保存，而且還可以確保人事檔案的準確性和完整性。通過數(shù)字化信息的應(yīng)用，有助于醫(yī)院在選拔和調(diào)整人才時，對人事檔案進行提取和查看，從而縮短人事檔案提取和查詢的時間，有效提升醫(yī)院各項工作的效率[3]。

（2）數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用，可以提升醫(yī)院人事檔案信息共享程度。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，都是通過人工手動記錄，這樣既費時又費力，嚴重影響工作效率，導(dǎo)致人事檔案信息沒有充分的發(fā)揮出自身的作用和價值。在應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)以后，人事檔案管理工作人員可以對檔案信息進行輸入和輸出，把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案的形式，并且對檔案信息數(shù)據(jù)進行歸類整理。這樣不僅可以有效提升人事檔案信息數(shù)據(jù)的整合程度，還可以有效實現(xiàn)人事檔案信息共享，從而使人事檔案可以充分發(fā)揮出自身的作用和價值。

（3）數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用，可以有效提升人事檔案的保密性。在數(shù)字化信息人事檔案管理中，不用直接接觸檔案原件，而且人事檔案在計算機中都被進行加密處理，從而有效提升人事檔案的保密性，使人事檔案信息變得更加可靠和真實。

（4）數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用，可以提升人事檔案利用率。人事檔案管理工作直接影響著醫(yī)院長期穩(wěn)定的發(fā)展，人事檔案資料可以為醫(yī)院制定戰(zhàn)略時提供可靠依據(jù)，從而使醫(yī)院人才配置變得更加科學(xué)合理。在應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)以后，在篩選和查看人事檔案信息時變得更加全面和快捷，從而有效的提升人事檔案利用率，使人事檔案在醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展中發(fā)揮自身的作用和價值。

4 數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用的安全防護措施

（1）提升人事檔案管理工作人員的安全意識。數(shù)字化信息的應(yīng)用給人事檔案管理工作帶來了諸多便利，但是也存在一定的問題。隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用受到了計算機技術(shù)和保密性等方面的影響，導(dǎo)致人事檔案信息的安全受到了威脅。因此，人事檔案管理工作人員需要時刻注意防范，提高警惕，醫(yī)院需要注重對其進行網(wǎng)絡(luò)安全教育，并對高度保密性的檔案進行加密保護。此外，需要對計算機定期進行清理和殺毒，從而保證數(shù)字化信息系統(tǒng)可以在安全健康的環(huán)境下正常運行。

（2）完善管理制度。想要使數(shù)字化信息可以安全規(guī)范的對人事檔案進行管理，醫(yī)院需要在原有的管理制度上，進行完善，保證網(wǎng)絡(luò)的安全。醫(yī)院可以實施數(shù)字檔案管理的崗位責(zé)任制，對每個人的工作進行細分，明確責(zé)任，創(chuàng)建科學(xué)的用戶權(quán)限管理制度。此外，還需要對人事檔案管理軟件定期進行維護，并對人事檔案信息進行備份，以防計算機出現(xiàn)問題時，可以及時對人事檔案信息進行恢復(fù)。

5 結(jié)語

總而言之，對于醫(yī)院長遠發(fā)展來講人事檔案管理十分重要。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代里，相關(guān)人員需加強對檔案管理數(shù)字信息化的重視力度，大力將數(shù)字化信息納入到常規(guī)的檔案管理工作中，促使人事檔案管理人員的管理水平提高到新高度，讓醫(yī)院人事檔案效用充分的發(fā)揮出，以期為醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平提高奠定基礎(chǔ)。

參考文獻

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[2] 趙海龍.試論數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性[J].信息記錄材料，2018（2）：238-239.

[3] 梁華.數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用[J].企業(yè)改革與管理，2017（16）：71.