PDCA循環(huán)在醫(yī)院檢驗科試劑耗材管理中的應(yīng)用

徐慶

(谷城縣人民醫(yī)院檢驗科，湖北 谷城 441700)

臨床檢驗試劑耗材信息化管理是臨床實驗室全面質(zhì)量管理的關(guān)鍵，檢驗試劑作為整個檢驗過程中最基本的環(huán)節(jié)，其管理是影響檢驗質(zhì)量的主要因素之一，并直接關(guān)系檢驗結(jié)果及檢驗科的成本、效益[1]。檢驗試劑耗材從購買申請、保存到使用等各個環(huán)節(jié)，涉及到試劑耗材申領(lǐng)員、采購部門、供應(yīng)商、庫房管理員和檢驗科物資管理員等多層次的交接。其中任何一個環(huán)節(jié)和交接工作處理不當(dāng)都可能導(dǎo)致試劑耗材的差錯，從而影響檢驗試劑耗材的質(zhì)量及檢驗結(jié)果的準(zhǔn)確性。本研究將PDCA循環(huán)模式應(yīng)用于檢驗科試劑耗材的質(zhì)量控制管理，取得了良好效果，現(xiàn)報告如下。

1 我科庫存管理模式及存在的問題

通過收集2016年3月至2016年6月我科檢驗試劑及耗材申請的145個項目產(chǎn)品的庫存數(shù)據(jù)（見表1），可見我科每月的盤點誤差率較大，實際庫存與電腦庫存嚴(yán)重不符，庫存差異波動大。統(tǒng)計其申請采購時間、審批時間及接收時間。通過科室討論及數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)該階段在試劑及耗材的管理中存在以下問題：試劑缺貨與失效率較高，從試劑申購到我科接收試劑的各環(huán)節(jié)響應(yīng)時間較長；不合理庫存量較大，影響了科室試劑與耗材庫存管理的效率和成本；試劑及耗材運輸運轉(zhuǎn)時間太長，或是庫房或是檢驗科接收試劑不及時，導(dǎo)致試劑的可溯源性不強(qiáng)同時增加了檢驗結(jié)果的不確定性。

通過討論總結(jié)，對影響試劑與耗材的原因進(jìn)行全面分析，確定為以下3個方面：⑴檢驗科的日常工作雖然已經(jīng)采用LIS系統(tǒng)，但原有的關(guān)于試劑及耗材規(guī)章制度和流程是傳統(tǒng)的手工作業(yè)模式，制度不夠準(zhǔn)確清晰，流程繁雜費時且不夠標(biāo)準(zhǔn)，工作人員庫存管理意識不夠強(qiáng)烈，員工操作隨意性大。此外工作人員可能由于工作繁忙等因素導(dǎo)致漏記賬，多記賬或記錯帳，賬物不符等情況[2]，無法準(zhǔn)確記錄出入庫情況，導(dǎo)致試劑及耗材出入庫差錯率大、批次效期管理不準(zhǔn)確，庫存實際管理效率不高。⑵制定采購計劃的人為和主觀因素影響較大，存在過度依賴經(jīng)驗的情況，導(dǎo)致了采購計劃缺乏科學(xué)依據(jù)，容易造成預(yù)測估計不準(zhǔn)確，判斷失誤，導(dǎo)致試劑及耗材缺乏或囤積。⑶從試劑及耗材采購、配送到驗收入庫再到請領(lǐng)、出庫供科室各專業(yè)小組使用，整個過程缺乏可溯源性。而且由于部分試劑的保存特殊性對環(huán)境溫度有要求，運輸時間過程過長或是接受不及時都會導(dǎo)致試劑失效，檢測結(jié)果準(zhǔn)確性無法保障。

表1 2016年3月至2016年6月我科庫存每月盤點情況

2 制定整改措施

2.1 成立檢驗科庫存管理控制小組，增強(qiáng)檢驗試劑及耗材管理意識 從2016年7月開始，對檢驗科庫存管理由傳統(tǒng)的手工作業(yè)模式改進(jìn)為網(wǎng)絡(luò)化管理，采用成熟的試劑庫存管理平臺，并形成相統(tǒng)一的質(zhì)量手冊、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書，規(guī)范檢驗科庫存管理程序[3]。檢驗科庫存管理控制小組主要職責(zé)是強(qiáng)化檢驗科庫存管理及全面質(zhì)量控制的重要性，糾正以往長期老模式引起的弊端，組織全科員工學(xué)習(xí)庫存管理相關(guān)文件及PDCA相關(guān)知識，共同商討并提出相應(yīng)糾正措施和預(yù)防措施，對糾正措施和預(yù)防措施的效果進(jìn)行跟蹤、評價，擬制定實驗室全面質(zhì)量改進(jìn)措施[4]。

2.2 完善庫存管理文件 擬定相應(yīng)的庫存管理計劃，加強(qiáng)檢查或是庫存抽查力度，加強(qiáng)員工出入庫執(zhí)行力。

2.3 改變傳統(tǒng)單一的供應(yīng)模式 對一部分消耗量大且對保存環(huán)境要求高的試劑及耗材，由供應(yīng)商直接配送到檢驗科庫房的方式，減少試劑在醫(yī)院內(nèi)部的轉(zhuǎn)運環(huán)節(jié)[5]。

3 PDCA循環(huán)管理實施方法

3.1 第一個PDCA循環(huán)

3.1.1 目標(biāo) 為規(guī)范檢驗科試劑及耗材管理，保證檢驗工作的質(zhì)量，我們制定了計劃目標(biāo)：爭取將試劑及耗材庫存差異保持在±200件以內(nèi)，盤點誤差率保持在±10%以內(nèi)。計劃階段為4個月，作為第一個PDCA循環(huán)。根據(jù)第一個循環(huán)完成的情況，進(jìn)一步調(diào)整部署新的計劃和工作。

3.1.2 成效 2016年7月至2016年10月，第一個PDCA循環(huán)每月盤點情況見表2，統(tǒng)計試劑及耗材采購量和前一個月試劑耗材消耗的變化分析，按照庫存策略（庫存水平達(dá)到預(yù)設(shè)的下限）進(jìn)行需求預(yù)測，以最小訂貨量為單位自動生成需求計劃草案，使庫存滿足上限要求[6]。

由表2可見每月盤點的賬存差異波動幅度基本在±150件，每月的差異會逐漸減少，盤點誤差率最大絕對值能達(dá)7.2%。雖然較之前有了明顯進(jìn)步，但仍未達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

3.1.3 對庫存盤點中發(fā)生問題的處理 經(jīng)留心觀察每個檢驗人員的庫存出入記賬習(xí)慣，發(fā)現(xiàn)部分檢驗人員仍然習(xí)慣于用老模式的手工紙質(zhì)記錄試劑耗材出入庫的情況；還有員工不習(xí)慣庫存系統(tǒng)的操作，尤其是每日早上庫存系統(tǒng)未開啟時，部分檢驗人員疏忽于開啟系統(tǒng)進(jìn)行出入庫操作。為了糾正及改善此種情況，我科進(jìn)行討論決定，指派專人保管庫房鑰匙并負(fù)責(zé)試劑及耗材的出入庫，每個專業(yè)組的試劑耗材隨需隨取的模式轉(zhuǎn)變?yōu)槊恐芄潭〞r間出庫，各個專業(yè)小組負(fù)責(zé)人統(tǒng)計本專業(yè)組完成一周的檢驗工作需要的耗材量，于每周二上午發(fā)出試劑耗材申請，并領(lǐng)取相應(yīng)的試劑耗材。

3.2 第2個PDCA循環(huán) 目標(biāo)2017年2月底前必須將檢驗科試劑耗材的庫存差異保持在±100件以內(nèi)，盤點誤差率保持在±5%以內(nèi)。第二個PDCA循環(huán)盤點情況見表3，可見每月試劑耗材的庫存波動差異降低到了±35件以內(nèi)，盤點誤差率穩(wěn)定在±2%左右。經(jīng)過第二個PDCA循環(huán)后，庫存差異的平均值從PDCA干預(yù)前的263件降至24.5件，盤點誤差率的平均值從干預(yù)前的12.1%降至1.12%，差異具有統(tǒng)計學(xué)意義(P＜0.05)，完成了預(yù)期的目標(biāo)。

表3 我科第二個PDCA循環(huán)庫存盤點情況

3.3 從2016年3月至2017年2月，選取6種試劑產(chǎn)品進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、記錄和統(tǒng)計分析，統(tǒng)計3個階段的周轉(zhuǎn)天數(shù)，見表4，庫存周轉(zhuǎn)總趨勢良好。啟動檢驗科庫存信息化管理實施PDCA循環(huán)后，6種試劑的周轉(zhuǎn)天數(shù)明顯改善，庫存管理優(yōu)化效果明顯提高，達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)。

表4 各組試劑耗材庫存平均周轉(zhuǎn)天數(shù)

表2 我科第一個PDCA循環(huán)庫存盤點情況

4 討論

PDCA循環(huán)是美國統(tǒng)計學(xué)家戴明提出的應(yīng)用于全面質(zhì)量管理的科學(xué)程序，它能使任何一項活動有效進(jìn)行并且更加合乎邏輯，可以使研究者的思想方法和工作步驟更加條理化、系統(tǒng)化、圖像化和科學(xué)化[7]。

檢驗科試劑耗材管理通過實施PDCA循環(huán)管理模式后，庫存差異平均值的波動幅度從263件降至24.5件，盤點誤差率的平均值從12.1%下降到1.12%，差異具有統(tǒng)計學(xué)意義 (P＜0.05)，AST試劑、GLU試劑、尿干化學(xué)試紙條、五分類稀釋液、血平板的周轉(zhuǎn)天數(shù)分別由PDCA干預(yù)前的62.2、54.1、116.3、189.4、126.2d，轉(zhuǎn)變成 43.5、38.2、75.6、132.5、93.6d，變化趨勢明顯，有效提高了試劑周轉(zhuǎn)效率。表明通過PDCA循環(huán)模式進(jìn)行試劑耗材管理后，進(jìn)一步完善了質(zhì)量管理體系和質(zhì)量監(jiān)督和評價機(jī)制，強(qiáng)化了質(zhì)量管理意識和全體人員的參與意識，使質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)落實到各個崗位[8]。

試劑及耗材管理應(yīng)做到精細(xì)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，杜絕浪費，保證檢驗結(jié)果的準(zhǔn)確性和可比性，從而提高醫(yī)療水平和質(zhì)量[9，10]?；跈z驗試劑服務(wù)供應(yīng)平臺的庫存管理反應(yīng)迅速、準(zhǔn)確有效，實現(xiàn)了從檢驗試劑及耗材采購、驗收、保管、出庫、使用等全過程試劑流動實時透明化，提升了醫(yī)院外部供應(yīng)保障業(yè)務(wù)水平，降低了采購計劃的偏差，加快了試劑的周轉(zhuǎn)，從而降低了庫存管理的成本，保障了檢驗工作的有效完成[11，12]。

我們在實行PDCA循環(huán)的每一個環(huán)節(jié)中不斷尋找并解決問題，更加注重檢驗試劑及耗材的使用管理，提高責(zé)任心，做到長效管理，確保庫存對賬、檢查、盤點等準(zhǔn)確無誤。目前庫存試劑各批次的相符率已在精確嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕y(tǒng)計過程中逐步上升，高價值試劑品種的相符率已經(jīng)達(dá)到了100%。通過PDCA循環(huán)模式優(yōu)化實驗室試劑耗材庫存管理，構(gòu)建檢驗科實驗室試劑信息化平臺、規(guī)范實驗室工作流程、完善試劑溯源管理、保障檢驗科日常檢測工作正常運行，實現(xiàn)試劑耗材庫存管理水平的持續(xù)提高及改進(jìn)。