深入分析煤化工EPC項目工程檔案信息化管理中存在問題及其對策

張彩彩

摘 要：隨著當(dāng)前我國越來越多的開展煤化工EPC（設(shè)計、策劃、采購）項目，建設(shè)信息化的文檔管理也更加有必要。建設(shè)信息化的檔案管理可使項目工程整體質(zhì)量得到較大程度的提升，并且通過對信息化管理手段的運(yùn)用可以實現(xiàn)項目檔案管理制度和臺賬的快速建立，使準(zhǔn)確、快速的檔案檢索實現(xiàn)資源共享。本文針對大型煤化工EPC項目檔案管理存在的問題，提出了提高EPC工程項目檔案管理信息化水平的對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：煤化工EPC項目；工程檔案檔案；信息化管理

1 煤化工EPC項目工程檔案管理存在的問題

1.1 相應(yīng)的法律發(fā)揮對各個項目無法進(jìn)行有效的指導(dǎo)

近些年，我國政府就檔案管理提出并頒布了相應(yīng)的法律條文，對煤化工企業(yè)項目工程的規(guī)范化管理起到一定的促進(jìn)作用，但受不同行業(yè)和地域的制約，政府部門制定的這些法律法規(guī)對特征不同的企業(yè)卻無法做到統(tǒng)一的指導(dǎo)，所以煤化工企業(yè)的項目檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 煤化工企業(yè)跟不上檔案建設(shè)的發(fā)展速度

隨著“十三五”規(guī)劃的逐步實施，我國大多數(shù)煤化工企業(yè)都在努力對自身檔案管理積極的進(jìn)行改進(jìn)和完善，促使煤化工企業(yè)不斷擴(kuò)大建設(shè)的規(guī)模，因此企業(yè)也在逐步提升檔案管理的質(zhì)量要求。檔案管理作為項目管理中重要的組成部分，因為該部分是項目中具有鮮明的服務(wù)性特征的管理工作，所以應(yīng)該從多個角度開展項目工程管理。項目檔案管理制度既需要自身服務(wù)性作用為基礎(chǔ)，更需要建立完善的檔案管理制度體系為支撐。而我國信息技術(shù)水平還較低，部分煤化工企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)方式對工程檔案進(jìn)行管理，因此對檔案管理的發(fā)展造成了較大的阻礙。

1.3 項目檔案管理建設(shè)體系不夠完善

我國化工工程領(lǐng)域管理體系當(dāng)前已經(jīng)逐步建設(shè)完成，許多煤化工企業(yè)在建設(shè)項目的過程中也逐漸形成特有的管理體系，但在很多方面仍然需要提升。我國煤化工企業(yè)工程檔案管理當(dāng)前主要呈現(xiàn)出金字塔式的體系，我國當(dāng)前頒布的《中華人民共和國檔案法》位于金字塔的頂端，該層級對檔案管理工作的基本原則進(jìn)行了明確，同時指明了檔案管理的具體方向；各級地方政府制定的行政法規(guī)位于金字塔的第二層，這些管理體系和方案比較實用；各項檔案管理規(guī)章制度位于下一層，主要是對煤化工企業(yè)的實際管理方法進(jìn)行規(guī)范；不同企業(yè)根據(jù)實際情況制定的檔案管理策略位于最底層。

2 提高EPC工程檔案信息化管理的對策

2.1 平臺應(yīng)對項目檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化

檔案管理的信息化指通過對不同階層信息資源的整合，可實現(xiàn)不同方位的EPC工程檔案管理的交流和共享，進(jìn)而使EPC項目檔案管理的水平得到有效的提升，并且為項目決策的合理性和科學(xué)性提供了有效的保障。在當(dāng)前我國轉(zhuǎn)型企業(yè)結(jié)構(gòu)的方面，可以使項目管理的成本有效降低，并使項目實施的效率得到進(jìn)一步提升，通過企業(yè)把控市場能力和人力資源素質(zhì)的提升，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。通過項目檔案管理的強(qiáng)化，使項目檔案管理制度和流程更加完善，進(jìn)而使管理人員的水平得到進(jìn)一步提升。

2.2 采用統(tǒng)一的程序依據(jù)和工作標(biāo)準(zhǔn)

通過檔案管理實施的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，簡化了檔案工作，并且使其更加統(tǒng)一，加上其可以避免重復(fù)勞動，使檔案管理的水平得到較大程度的提升。檔案工作者在工作中嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度，可使工作中的失誤率降低，為檔案采集、鑒定和保管提供保障，使其辦事效率得到提升。而只要保障大型EPC項目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，才能使其工作質(zhì)量得到一定程度的提升。而我國現(xiàn)階段的檔案管理工作中，許多管理程序不僅無法有效的體現(xiàn)檔案管理工作發(fā)展的現(xiàn)代化，還對其辦事效率的提升造成較大的制約，并且在檔案的使用中，許多繁雜的程序也讓使用者心生反感，進(jìn)而使檔案利用的效率得到有效降低，因此可以根據(jù)實際情況科學(xué)規(guī)范的制定檔案工作程序，為檔案管理工作發(fā)展的信息化提供良好的保障。

2.3 實施全工程同步跟蹤管理

通常EPC項目包括多個主項目和子工程，因此項目工程的檔案管理也涉及較大的時間跨度，和許多建設(shè)管理環(huán)節(jié)有重要的關(guān)系，包括許多設(shè)計施工單位，這種交叉施工對工程的進(jìn)度造成較大的影響，所以大型的EPC項目涉及到較多的科技文件數(shù)量，內(nèi)容也相對復(fù)雜。形成材料文件的單位較多也一定程度增加了大型EPC項目檔案的難度，因此EPC工程檔案的信息化管理可以保障保存的檔案更加齊全和完整。

2.4 健全和完善項目檔案管理體系

EPC工程檔案管理信息化主要包括：①采集信息和制定草案，在此過程中需要地方企業(yè)行政管理部門合理的審核工作流程，并根據(jù)具體情況對草案進(jìn)行針對性的修改；②通過對較多人員的意見進(jìn)行收集進(jìn)行有效的修改。由上級管理部門審批通過檔案管理方案后方可執(zhí)行，并且在執(zhí)行時嚴(yán)格的按照試行和正式執(zhí)行進(jìn)行，使項目檔案管理信息化體系逐步得到完善。

3 結(jié)語

綜上所述，建設(shè)信息化的檔案管理可以使整體EPC項目工程的質(zhì)量得到較大程度的提升，并且對信息化管理的手段進(jìn)行有效的運(yùn)用可以使項目檔案管理制度及臺賬盡快建立，保障檔案檢索的準(zhǔn)確性和快速性，使這些資源共享的范圍擴(kuò)大。所以企業(yè)可以從檔案管理平臺項目的強(qiáng)化、工作標(biāo)準(zhǔn)和程序依據(jù)的統(tǒng)一、全過程同步跟蹤管理的推行及科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)和項目檔案管理體系的完善等方面使項目檔案管理體系實現(xiàn)信息化，進(jìn)一步推動項目工程檔案信息化管理的發(fā)展。