基于內(nèi)控視角下的高校財務(wù)信息化系統(tǒng)構(gòu)建

朱霞 南通師范高等?？茖W(xué)校

引言

財政部印發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，自2014年1月1日起正式實(shí)施。規(guī)范中指出“行政事業(yè)單位內(nèi)部控制是指為了實(shí)現(xiàn)單位控制目標(biāo)，通過制定制度，實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險進(jìn)行防范和管控”。而內(nèi)控制度要實(shí)現(xiàn)全面化、精細(xì)化、精準(zhǔn)化，離不開信息化系統(tǒng)的支持，在大數(shù)據(jù)背景下，財務(wù)信息化系統(tǒng)的優(yōu)化為內(nèi)控的科學(xué)化與精細(xì)化提供了科學(xué)路徑。

一、高校完善內(nèi)控建設(shè)的必要性

（一）落實(shí)政府財務(wù)制度的重要保障

根據(jù)財政部的要求，從2019年1月1日開始，所有行政事業(yè)單位開始執(zhí)行政府會計制度。新制度背景下“雙功能”“雙基礎(chǔ)”“雙報告”的會計核算模式，使得高校的財務(wù)工作不再是簡單地以收付實(shí)現(xiàn)制為會計核算基礎(chǔ)，還需以權(quán)責(zé)發(fā)生制為核算基礎(chǔ)同步核算，全面綜合反映政府財務(wù)主體的收入費(fèi)用、運(yùn)行成本，要求對高校的各項成本進(jìn)行科學(xué)地劃分、分配和歸集，合理地反映各項開支的真實(shí)成本。如：新會計制度在行政事業(yè)單位引入固定資產(chǎn)折舊和無形資產(chǎn)攤銷，明確基建數(shù)據(jù)定期并入中高職院校會計“大賬”的會計概念，但因為資產(chǎn)管理與財務(wù)核算使用不同的管理系統(tǒng)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門形成“信息孤島”。

（二）業(yè)財融合的重要推手

2015年，財政部頒布了《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》，該意見中指出：需要建立內(nèi)控報告制度，促進(jìn)內(nèi)控信息公開，需要從經(jīng)濟(jì)活動拓展到業(yè)務(wù)活動、權(quán)力運(yùn)行。因此，高校的內(nèi)部控制對象從“經(jīng)濟(jì)活動控制”拓展到“全部業(yè)務(wù)控制和內(nèi)部權(quán)力控制”，通過內(nèi)部控制的信息化管理，可以將業(yè)務(wù)活動和財務(wù)決策緊密結(jié)合，提升管理效能，推動高校的健康發(fā)展。

二、高校內(nèi)控系統(tǒng)的現(xiàn)狀

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，財務(wù)信息化建設(shè)已是提高財務(wù)管理效率的必然要求，尤其是隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，目前高校一定程度上都使用了內(nèi)控系統(tǒng)，在運(yùn)行過程中也取得了一定的成效，但仍存在不足。

（一）優(yōu)點(diǎn)

1.實(shí)現(xiàn)了資金的有效監(jiān)管

經(jīng)費(fèi)監(jiān)管是預(yù)算控制中的重要環(huán)節(jié)，結(jié)合學(xué)校各項制度，從授權(quán)方式、控制程序、職責(zé)分配、內(nèi)控數(shù)據(jù)生成等相關(guān)措施入手，提高了預(yù)算執(zhí)行的精細(xì)化和精準(zhǔn)度，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算執(zhí)行的實(shí)時監(jiān)控。每一筆支出都必須進(jìn)行執(zhí)行申請，由經(jīng)費(fèi)審批人審批后執(zhí)行，申請時需要提交詳細(xì)的資金支付內(nèi)容、使用計劃、預(yù)算執(zhí)行項目，實(shí)際使用金額不得高于預(yù)算執(zhí)行申請中的金額，所有執(zhí)行必須經(jīng)過規(guī)范的審批，實(shí)現(xiàn)了對預(yù)算資金的有效監(jiān)控。

2.增強(qiáng)了教職工、部門領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識、節(jié)約意識

為了強(qiáng)化預(yù)算剛性，每年將財政部門下達(dá)的預(yù)算指標(biāo)分配給各經(jīng)費(fèi)使用部門，各經(jīng)費(fèi)使用部門在各自的指標(biāo)額度內(nèi)使用。通過系統(tǒng)內(nèi)部控制設(shè)定，減少了預(yù)算支出的隨意性和人為性，實(shí)現(xiàn)了“無預(yù)算不支出”。部門領(lǐng)導(dǎo)對所屬部門的預(yù)算可用額度、已用額度了如指掌，為以后的工作決策提供了數(shù)據(jù)支撐。

（二）不足

雖然預(yù)算經(jīng)費(fèi)執(zhí)行監(jiān)管平臺的使用，從授權(quán)方式、控制程序、職責(zé)分配、內(nèi)控數(shù)據(jù)方面進(jìn)行了規(guī)范，實(shí)時控制了預(yù)算的執(zhí)行過程，但是仍存在著以下不足，筆者將從以下三方面論述。

1.內(nèi)控信息化系統(tǒng)仍停留在會計核算層面，缺乏全局概念

大多數(shù)高校的財務(wù)信息系統(tǒng)仍然是以會計核算為基礎(chǔ)，財務(wù)的大部分精力仍投放在日常核算業(yè)務(wù)，對于學(xué)校發(fā)展決策以及預(yù)算管控等方面參與度不足，導(dǎo)致業(yè)務(wù)與財務(wù)相分離。目前，許多高校的財務(wù)信息系統(tǒng)在很多方面流于形式，沒有全局的管控概念。

2.經(jīng)費(fèi)監(jiān)督使用平臺系統(tǒng)缺乏融合度，降低預(yù)算的準(zhǔn)確度

內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)保障了各項管理制度的有效實(shí)施，也是常態(tài)化管控的關(guān)鍵。但是目前，高?；旧蠜]有一個對整個高校管理信息進(jìn)行集成的平臺和數(shù)據(jù)中心，各部門使用軟件的開發(fā)公司出于利益、安全等方面考慮，各自設(shè)置關(guān)卡，阻礙了各系統(tǒng)之間的融合。高校內(nèi)部沒有一個跨財務(wù)、教務(wù)、學(xué)工處、后勤處等部門的信息系統(tǒng)，比如財務(wù)部門不能及時從學(xué)工處、教務(wù)處獲取學(xué)生學(xué)籍、貸款、住宿等信息，這些部門也無法及時從財務(wù)部門獲取學(xué)生的繳費(fèi)信息，從而不能及時采取有效措施督促學(xué)生繳費(fèi)，難以保證學(xué)校收入的實(shí)現(xiàn)。

3.預(yù)算執(zhí)行剛性約束力不足，影響執(zhí)行進(jìn)度

高校財務(wù)制度規(guī)定，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行批準(zhǔn)的預(yù)算，一般不得隨意變更或調(diào)整。但是在實(shí)際操作過程中，很多高校在預(yù)算執(zhí)行過程中，明顯呈現(xiàn)彈性有余、剛性不足的態(tài)勢。主要表現(xiàn)在財政預(yù)算與單位二級預(yù)算銜接不暢，預(yù)算編制實(shí)行的是“二上二下”編制流程，財政局年初下達(dá)指標(biāo)，高校再通過預(yù)算協(xié)調(diào)會議的形式下達(dá)二級預(yù)算指標(biāo)，時間的滯后性導(dǎo)致高校二級預(yù)算指標(biāo)的偏離；高校獲得的各項經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)專款專用，與具體業(yè)務(wù)相匹配，如人員經(jīng)費(fèi)與日常公用經(jīng)費(fèi)之間不允許自主調(diào)整，但實(shí)際操作中因臨時出現(xiàn)人員變動，導(dǎo)致工資福利支出、其他對個人和家庭的補(bǔ)助等經(jīng)費(fèi)與年初實(shí)際下達(dá)的指標(biāo)有出入，從而容易出現(xiàn)調(diào)整預(yù)算、更改預(yù)算及追加預(yù)算等現(xiàn)象，進(jìn)而影響預(yù)算執(zhí)行的客觀性，增加財務(wù)風(fēng)險。

三、內(nèi)控視角下的高校財務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)構(gòu)想

高校建立的信息化內(nèi)控系統(tǒng)要在現(xiàn)有的核算系統(tǒng)上進(jìn)行優(yōu)化，增加數(shù)據(jù)整合功能，將內(nèi)部控制貫穿于整個經(jīng)濟(jì)活動的流程中，將現(xiàn)有的數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)、會計核算、績效考核、后勤保障等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成和共享。

（一）借助信息化系統(tǒng)，固化預(yù)算指標(biāo)的客觀性

高校獲得的各項經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)是專款專用，精細(xì)化核算每個項目經(jīng)費(fèi)，考慮預(yù)算編制的全局性和前瞻性，統(tǒng)籌和控制資金收支。規(guī)范預(yù)算追加調(diào)整程序，確需調(diào)整的業(yè)務(wù)指標(biāo)由所需部門提出申請，再由國資處、人事處、后勤處以及財務(wù)處等部門組建的內(nèi)控小組進(jìn)行溝通、論證確定預(yù)算的開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)，保證決策的真實(shí)完整、準(zhǔn)確及時，確保預(yù)算執(zhí)行效果客觀、公正。

（二）整合學(xué)校內(nèi)部系統(tǒng)，完善內(nèi)控管理體系

財務(wù)管理信息化功能平臺應(yīng)立足智慧校園建設(shè)，與教務(wù)處、科技處、后勤處、學(xué)工處、國資處等校內(nèi)其他部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接融合，打破信息“孤島”，打破部門業(yè)務(wù)和財務(wù)間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)教務(wù)、資產(chǎn)、財務(wù)等信息實(shí)時交互，財務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息的高度集成和共享，實(shí)現(xiàn)與財政平臺信息共享。

在收費(fèi)方面，建立一個收費(fèi)綜合管理平臺，集成學(xué)工處的迎新系統(tǒng)、教務(wù)處學(xué)籍系統(tǒng)，自動生成繳費(fèi)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，實(shí)行數(shù)據(jù)同步共享，便于學(xué)工處、教務(wù)處等部門對于學(xué)生的報到注冊情況了如指掌，并能實(shí)時查詢學(xué)生的繳費(fèi)情況。在財務(wù)結(jié)算方面，將學(xué)生的學(xué)費(fèi)收入入賬單進(jìn)行分類匯總，形成財務(wù)的收入入賬憑證，與財政非稅收繳系統(tǒng)進(jìn)行對接，最終自動將一般收入形成財政財務(wù)核算憑證；最后與在非稅開票系統(tǒng)同步繳費(fèi)數(shù)據(jù)，批量進(jìn)行電子發(fā)票的開具，就可以完成非稅票據(jù)的開具、財政的結(jié)算工作。在績效管理方面，在財務(wù)管理系統(tǒng)里增加工資查詢系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)對接口，讓教職工實(shí)時查詢自己的工資、績效及科研經(jīng)費(fèi)使用情況，以滿足不同用戶個體的需要，已達(dá)到實(shí)時反饋、數(shù)據(jù)共享的目的，節(jié)約了高校各部門的時間成本，提高了整個高校的行政管理效率。

（三）增加財務(wù)查詢系統(tǒng)與第三方支付平臺的融合，全面提升財務(wù)效能

在現(xiàn)有財務(wù)管理信息化系統(tǒng)上增加財務(wù)賬戶查詢、工資查詢、科研經(jīng)費(fèi)查詢、學(xué)術(shù)收費(fèi)查詢、行政人員借款查詢、單位職工報銷查詢等功能，通過數(shù)據(jù)集成、共享等方式，可以實(shí)時查詢報銷進(jìn)度、學(xué)生繳費(fèi)進(jìn)度等情形。另外，通過與微信、支付寶平臺的配合，實(shí)現(xiàn)自動的經(jīng)費(fèi)報賬通知、到賬撥款通知、借款催還通知、學(xué)生欠費(fèi)通知等多項服務(wù)，簡化流程，提高效率，全面提升財務(wù)服務(wù)效能。

結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化發(fā)展高速發(fā)展的今天，加強(qiáng)內(nèi)部控制成為高校健康發(fā)展的有力保障，構(gòu)建適應(yīng)自身管理和發(fā)展需要的財務(wù)內(nèi)部控制信息化平臺便是高校加強(qiáng)內(nèi)部管理的重要手段。整合高校系統(tǒng)資源，優(yōu)化高校信息化系統(tǒng)成為日后高校發(fā)展的重要途徑。