高校檔案管理使用軟件的問(wèn)題及對(duì)策

王麗娟

摘 要：隨著高校不斷的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理不斷的推進(jìn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足高校發(fā)展的需要，越來(lái)越多高校檔案管理已經(jīng)往電子檔案形式發(fā)展，但沒有出現(xiàn)一個(gè)完善、合理的管理體系，高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化、規(guī)范化管理是勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；軟件；問(wèn)題；對(duì)策

檔案管理軟件是檔案管理過(guò)程中的重要的現(xiàn)代化工具，它以超強(qiáng)的功能在檔案建設(shè)與管理中發(fā)揮著不可替代的作用。本文針對(duì)高校檔案管理使用軟件中存在的問(wèn)題進(jìn)行了探討分析，并提出解決這些問(wèn)題的措施。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)定義

高校檔案管理信息化建設(shè)工作包含計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)等發(fā)展組合而成的，它把各種載體連接在一起，把高校各種載體形式的檔案資源轉(zhuǎn)化為信息化電子檔案，以信息形式存儲(chǔ)，軟件運(yùn)作，硬件讀取的方案進(jìn)行，有利于計(jì)算機(jī)軟件式的管理形式發(fā)展，最后形成一個(gè)有效的高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)人們可以進(jìn)行檔案的檢索與查閱，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享，所以檔案信息化建設(shè)是高校檔案建設(shè)重要組成部分。

二、高校檔案管理使用軟件的問(wèn)題

檔案管理工作是高校的重點(diǎn)工作之一，檔案是高校發(fā)展成果的重要組成部分，檔案的收集、整理、保管等管理工作是不可忽視的環(huán)節(jié)。當(dāng)前紙質(zhì)文件檔案就是高校以往傳統(tǒng)檔案管理形式，所以，紙質(zhì)檔案保管工作已經(jīng)有一套相當(dāng)穩(wěn)定的管理系統(tǒng)。與此同時(shí)，到校檔案管理使用問(wèn)題還有待解決，這樣才能使得電子檔案的管理工作更加保險(xiǎn)。

（一）缺乏有效性的維護(hù)

檔案管理人員在管理檔案中，軟件設(shè)計(jì)是檔案管理工作的升級(jí)與優(yōu)化。而管理軟件維護(hù)是軟件使用、運(yùn)營(yíng)、完善的基本保證條件。所以軟件如果出現(xiàn)漏洞、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不及時(shí)維護(hù)，就會(huì)使得計(jì)算機(jī)的維護(hù)工作失效，嚴(yán)重的影響到檔案數(shù)據(jù)的有效性。因此，在日常維護(hù)中，管理人員不能僅限于硬件設(shè)備的檢查，也應(yīng)該注重軟件的維護(hù)，不能把維護(hù)放在表面。

（二）檔案系統(tǒng)綜合性人才缺乏

由于每個(gè)高校背景的不同，專業(yè)計(jì)算機(jī)未必能為高校量身定做，軟件功能的理解有誤，為日后高校檔案系統(tǒng)使用帶來(lái)不便。因此，高校檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)與流程。這樣會(huì)使得系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中參與程度增加，對(duì)高?？蛻舻男枨蠖纫灿星猩淼睦斫?，軟件難度及軟件需要制約條件可以有一個(gè)深刻的理解，可以杜絕軟件建立正式使用后不必要的問(wèn)題，也會(huì)增加用戶滿意度。

（三）開發(fā)水平低

在市面上的檔案管理功能大同小異，開發(fā)商與開發(fā)單位都不在軟件上進(jìn)行更多的投入，這樣高校軟件帶來(lái)很多特別大的安全隱患。而且很多軟件在格式上不兼容，對(duì)高校的切合性不高，這樣也會(huì)造成高校資源流失的現(xiàn)象?，F(xiàn)在，高校檔案管理軟件開發(fā)方式較多，除了高校自己購(gòu)買的軟件外，還有些高校是自行研發(fā)的檔案管理……這樣形成很多高校的管理軟件漏洞很多，而且系統(tǒng)間是不兼容的，這種混亂的狀態(tài)，國(guó)家也沒有對(duì)其提出一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)，也沒有統(tǒng)一的部門去監(jiān)管、領(lǐng)導(dǎo)、管理這些工作，使得高校間互通性較低。這樣造成軟件檢索、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一等問(wèn)題造成困難。所以我們要統(tǒng)一一個(gè)管理軟件標(biāo)準(zhǔn)，或者統(tǒng)一一個(gè)檔案管理部門去維護(hù)全國(guó)高校檔案管理工作。

三、高校檔案管理使用軟件對(duì)策

高校檔案信息管理軟件開發(fā)是一項(xiàng)復(fù)雜工作，它影響這整個(gè)設(shè)備的正常運(yùn)行，而且用戶的需求、管理手段都要在里面體現(xiàn)。針對(duì)這些種種要去，我提出以下幾點(diǎn)問(wèn)題及相關(guān)對(duì)策。

（一）提高高校檔案管理使用軟件的重視程度

因?yàn)楦咝n案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用的缺乏，要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)及信息管理軟件知識(shí)，對(duì)計(jì)算計(jì)軟件要有一個(gè)深刻的系統(tǒng)了解；國(guó)家需要出臺(tái)相關(guān)的權(quán)威機(jī)構(gòu)的軟件使用標(biāo)準(zhǔn)，將高校檔案工作規(guī)劃得更加標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一軟件生成的數(shù)據(jù)格式，方便高校間檔案信息的數(shù)據(jù)交流與資源共享；對(duì)開發(fā)科研人員進(jìn)行一個(gè)嚴(yán)格統(tǒng)一的培訓(xùn)管理制度，以免出現(xiàn)人力資源專業(yè)度不夠；在高校使用軟件管理方面還需要有效的協(xié)調(diào)，避免軟件重復(fù)開發(fā)與資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。

（二）完善檔案管理設(shè)備設(shè)施

學(xué)校應(yīng)投入一定的經(jīng)費(fèi)到檔案館室的建設(shè)上， 有些學(xué)校檔案館室的設(shè)施和現(xiàn)代管理還比較落后， 做不到檔案管理要求的“八防” ， 設(shè)施不到位， 檔案檢索沒有實(shí)現(xiàn)微機(jī)自動(dòng)檢索， 有些管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)只能供檔案管理人員使用， 不能實(shí)現(xiàn)資源共享， 這樣就相當(dāng)于手工檢索， 限制了計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的利用， 在一定程度上影響了檔案的利用效率。要實(shí)現(xiàn)檔案利用的無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化， 必須加大投入， 從檔案的設(shè)備設(shè)施上予以保證。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)

提高檔案管理工作者現(xiàn)代化意識(shí)，更新觀念，強(qiáng)化信息技術(shù)觀念。作為檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的必要性，積極參與學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)，主動(dòng)、及時(shí)地為學(xué)校工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和研究，了解和掌握最新的現(xiàn)代化管理手段，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，使個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

（四）有效整合檔案信息資源

數(shù)據(jù)質(zhì)量是高校檔案管理軟件是否可行的關(guān)鍵，管理人員要嚴(yán)格把關(guān)數(shù)據(jù)，保證輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，否則高校檔案會(huì)失去它原有的意義。可以考慮建立數(shù)據(jù)多重部分審核的制度，這樣多重審核下可以杜絕大面積數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的人為現(xiàn)象。在檔案信息化建設(shè)方面，繼續(xù)完善檔案工作軟硬件環(huán)境，繼續(xù)做好檔案數(shù)字化工作，建立電子檔案接收體系、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化體系以及數(shù)字檔案編目、存儲(chǔ)、服務(wù)體系，建立與本單位匹配的檔案管理系統(tǒng)。

四、總結(jié)

高校檔案工作作為一個(gè)服務(wù)行業(yè)的工作，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，跟進(jìn)時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，這樣才會(huì)事半功倍。高校檔案軟件設(shè)計(jì)需要投入大量的人力、物力、財(cái)力與技術(shù)力量，所以我們?cè)谲浖芍熬鸵獙?duì)其進(jìn)行詳細(xì)的分析，以免造成軟件無(wú)用的現(xiàn)象，而且對(duì)立檔工作也要層層把關(guān)，這樣才能確保檔案資源的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享，從而更好的服務(wù)于高校的發(fā)展工作。

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