事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策探討

趙婧

摘要：伴隨著我國國民經(jīng)濟與生產(chǎn)力的迅猛發(fā)展，在各項生產(chǎn)工作和生活中所面臨的信息數(shù)據(jù)不斷增加，當前科學信息技術的發(fā)展，我們已經(jīng)步入信息化大數(shù)據(jù)時代，在這一時代背景下，事業(yè)單位在檔案信息管理工作中需要不斷變革傳統(tǒng)模式，做好事業(yè)單位的檔案管理工作，提高單位工作效率，為單位更快更好的高質(zhì)量發(fā)展提供必要的外在條件保障。本文將主要圍繞著當前我國事業(yè)單位在檔案管理工作方面存在的問題進行討論分析，并就如何做好事業(yè)單位檔案管理工作提出合理的意見和建議。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀及對策

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

（一）提供可靠的法律效力憑證

事業(yè)單位自成立至后期的工作和發(fā)展，發(fā)展歷程的每一步都通過單位檔案記錄在案，通過單位檔案的查詢可以還原單位發(fā)展與變革的每一環(huán)節(jié)，全面管理與記載流程。這種檔案記錄可以成為單位相關工作部門在查詢和處理有關違規(guī)現(xiàn)象時的原始數(shù)據(jù)，在單位處理和解決相關訴訟問題時提供可靠的必要依據(jù)。

（二）完善國家檔案記錄

事業(yè)單位的檔案信息記載全面而完整，在管理過程中堅持統(tǒng)一和集中的原則，這就決定了事業(yè)單位的檔案信息具有全面性和科學性的特點，事業(yè)單位檔案信息的特點讓其成為國家檔案信息中的重要組成部分，為國家各個公共事業(yè)提供更加全面完善的資料，填補國家檔案中可能存在的空缺。

（三）為社會服務提供便利

事業(yè)單位在社會管理和發(fā)現(xiàn)過程中扮演者重要參與者的角色，在社會經(jīng)濟建設和發(fā)展的過程中發(fā)揮著重要的作用，事業(yè)單位的檔案管理為社會發(fā)展與進步提供重要的數(shù)據(jù)信息資料。事業(yè)單位的工作為社會居民的生產(chǎn)生活有著千絲萬縷的聯(lián)系，生產(chǎn)與生活中許多工作的開展依賴于檔案的存儲和查詢工作，因此完善事業(yè)單位的檔案管理工作與社會發(fā)展要求相契合，方便信息的查詢，為社會公共事業(yè)服務[1]。

二、當前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作重要性的認識不足

針對當前事業(yè)單位存在的某些問題，究其產(chǎn)生的根本原因在于，事業(yè)單位沒有真正意識到檔案管理的重要性，因而在檔案管理工作的開展上所投入的精力和財力相對較少，這就在一定程度上限制了事業(yè)單位檔案信息管理工作質(zhì)量的提高。目前針對事業(yè)單位的檔案管理工作，國家已經(jīng)頒布了相關的制度規(guī)定，但是由于單位的類型各不相同，相關規(guī)定并非適用于所有單位，在這一背景下，部分事業(yè)單位自然就放低了對檔案管理工作的重視程度，很難將檔案管理工作長期可持續(xù)的發(fā)展，成為檔案管理工作中市場發(fā)生錯誤紕漏的主要原因之一。

（二）缺乏高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊伍

在信息化的時代背景下，科學技術的發(fā)展對我們的生活和工作方式都產(chǎn)生了巨大變革，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸被淘汰，信息化管理成為現(xiàn)代化事業(yè)單位管理的主要模式，這種管理模式的轉(zhuǎn)變，對相關工作管理人員的素質(zhì)和能力也提出更高水平的要求。但是當前很多單位將檔案信息管理工作視作后勤部門的管理工作，沒有專門的管理人才隊伍，很多管理人員是退休后調(diào)配到信息檔案管理部門，或者一人身兼多職，這種缺乏專門的檔案管理人才隊伍的現(xiàn)象為事業(yè)單位管理工作質(zhì)量的提高有一定的負面影響[2]。

三、改善事業(yè)單位檔案管理問題的有效措施

（一）轉(zhuǎn)變事業(yè)單位理念，重視信息檔案管理

伴隨著社會的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)信息成為生產(chǎn)發(fā)展中重要的數(shù)據(jù)資料，事業(yè)單位在發(fā)展過程中所存在的問題究其原因在于檔案信息管理問題上出現(xiàn)了紕漏。改善這一發(fā)展的現(xiàn)狀，首先需要轉(zhuǎn)變事業(yè)單位對于檔案信息管理的理念，只有在提高意識的基礎上才能夠重視對檔案信息管理工作的人力和物力投資，為檔案管理工作的發(fā)展提供有效的外在支持和保障[3]。領導部門要將檔案管理工作的重要性提高到更高的層面，在深刻了解國家對于事業(yè)單位檔案信息管理工作的相關規(guī)定之后，針對自身單位工作發(fā)展的特點，制定符合自身發(fā)展的規(guī)章制度，并且監(jiān)督、督促員工和相關部門在工作過程中嚴格遵守相關規(guī)定內(nèi)容。通過自上而下的辦法，從領導層面開始重視檔案信息管理工作，才能夠帶動整個單位遵守規(guī)章制度，實現(xiàn)單位檔案信息管理工作效率的提高。

（二）建設一支高素質(zhì)、專門的檔案管理工作隊伍

針對當前少部分事業(yè)單位檔案信息管理效率低下、工作質(zhì)量不高的問題，在大數(shù)據(jù)、信息化的時代背景下，要充分意識到專門的、高素質(zhì)檔案管理工作人員對管理工作高質(zhì)量開展的重要性。首先，需要轉(zhuǎn)變檔案信息管理部門的工作人員多由退休調(diào)配人員負責，或者一人身兼多職的現(xiàn)象。在事業(yè)單位招聘中招聘專門的、高素質(zhì)的檔案信息管理工作人員，所招聘的相關管理人員必須具備專門的檔案管理知識和技能，具備靈活熟練運用信息技術的能力，在改善事業(yè)單位檔案管理工作的初始階段把好人才關。其次，在平常的工作中要重視對檔案管理人員的定期培訓和考核，組織專門的信息化檔案管理培訓活動，通過內(nèi)部訓練和參與外部培訓相結(jié)合的模式下，拓展事業(yè)單位檔案信息管理人員的眼界，提高管理人員的能力，始終保持自身的發(fā)展與社會發(fā)展與時俱進。最后，事業(yè)單位做好平時的監(jiān)督以及考核工作，定期開展工作情況考核，隨機抽查檔案信息管理狀況，讓檔案管理部門工作人員始終保持高度的工作熱情。

總結(jié)：科學信息技術的發(fā)展對我們的生活和工作帶來深刻的影響，在生產(chǎn)力與經(jīng)濟迅猛發(fā)展的今天，信息數(shù)據(jù)占據(jù)著重要的位置，針對當前事業(yè)單位在檔案信息管理工作中存在的問題，進行針對性的分析，并為提高工作質(zhì)量、改善工作狀況尋找積極對策。

參考文獻：

[1]淺談農(nóng)業(yè)檔案管理人才的素質(zhì)培養(yǎng)[J].謝小珍.南方農(nóng)業(yè).2017（18）

[2]淺談高職院校檔案管理人員職業(yè)前景[J].祝彩鳳.辦公室業(yè)務.2016（12）

[3]在工作中尋找樂趣——論檔案管理人員的心態(tài)調(diào)節(jié)[J].顏亞娟.機電兵船檔案.2013（02）