中學(xué)教職工人事檔案信息化管理

摘 要：近年來，隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人事檔案管理工作也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化發(fā)展，特別是近年來對計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用，更是在很大程度上促進(jìn)了我國中學(xué)教職人事檔案管理工作的發(fā)展，極大地提升了我國整體人事檔案工作的管理效率和水平。在信息化建設(shè)不斷發(fā)展和完善的當(dāng)前社會(huì)中，中學(xué)教職工的人事檔案管理工作的傳統(tǒng)工作模式也逐漸開始轉(zhuǎn)變，這意味著傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的整體發(fā)展，所以在今后的人事檔案信息管理工作中要緊緊跟上社會(huì)發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化發(fā)展。本文將對當(dāng)前中學(xué)教職工人事檔案信息管理工作展開研究。

關(guān)鍵詞：中學(xué)教職工；人事檔案；信息管理

中圖分類號：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-4706（2018）08-0145-02

Abstract：With the rapid development of the network information technology in China in recent years，the personnel file management has gradually realized the development of information technology，especially the effective application of computer technology in recent years，which has greatly promoted the development of the personnel file management work in the teaching of high school in our country，and it has greatly improved the management efficiency and level of our overall personnel archives work. In the current society with the development and perfection of information construction，the personnel file management of the middle school staff has gradually changed from the traditional mode of work. It also means that the traditional personnel file management can not adapt to the overall development of the society. Therefore，in the future personnel file information management work，we must closely follow the pace of social development，and realize the information development of personnel archives management. This paper will study the information management of personnel files in middle schools.

Keywords：middle school staffs；personnel files；information management

0 引 言

中學(xué)教職工人事檔案管理工作的記錄是一項(xiàng)意義深遠(yuǎn)的工作。職工的人事檔案管理是學(xué)校對廣大工作人員日常工作進(jìn)行評判的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)，這項(xiàng)工作的開展不僅與廣大教職人員的各項(xiàng)工作有著緊密的聯(lián)系，更是學(xué)校對人才進(jìn)行選拔的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。傳統(tǒng)的教職工人事檔案管理工作存在較多的問題，因此很難滿足當(dāng)前社會(huì)對這項(xiàng)工作的實(shí)際需求。在當(dāng)前全新的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展背景下，更應(yīng)該加強(qiáng)對信息化管理方式的應(yīng)用，確保網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以有效地應(yīng)用到檔案管理工作中，全面提升檔案管理水平和效率，只有這樣才能更加高效和準(zhǔn)確地開展教職工檔案管理工作。為此，本文將對中學(xué)的教職工人事檔案管理工作展開研究，希望為這項(xiàng)工作的開展發(fā)揮有效的引導(dǎo)作用。

1 人事檔案管理中的主要問題

1.1 檔案管理方式陳舊

從目前情況來看，許多學(xué)校的教職工人事檔案管理還是通過紙質(zhì)化管理的方式來實(shí)現(xiàn)的，這樣的管理方式不免存在許多弊端，例如，由于時(shí)間久、檔案室搬遷等導(dǎo)致檔案丟失，或者頻繁的翻閱使得檔案上書寫的內(nèi)容褪色、模糊不清，在讀取信息時(shí)出現(xiàn)誤差的可能性比較大；有些檔案由于紙質(zhì)不好，很難滿足長期保存的要求，而且紙質(zhì)的檔案在查找信息或是更新信息時(shí)，工序非常繁雜，在調(diào)取教職工人事檔案時(shí)，通常需要多級領(lǐng)導(dǎo)層層批準(zhǔn)，不可忽略任何一個(gè)環(huán)節(jié)，這樣的工作流程需要更多的人力去完成，嚴(yán)重降低了工作效率，也從根本上制約著教職工人事檔案管理的發(fā)展。

1.2 人事檔案管理人員素質(zhì)較低

當(dāng)前中學(xué)教職工的人事檔案管理工作效果在很大程度上與管理人員的素質(zhì)有著十分緊密的聯(lián)系。經(jīng)實(shí)際研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國大多數(shù)中學(xué)教職工檔案管理人員自身素質(zhì)相對較低，甚至還有一些管理人員是兼職人員，無法全身心投入到人事檔案管理工作中，加之其專業(yè)知識相對欠缺，缺乏有效的實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)，因此對于信息化檔案管理工作的認(rèn)知也比較匱乏，無法滿足這項(xiàng)工作的基本要求，極大地限制了管理效率和水平的提升。

1.3 安全性有待提升

人事檔案管理工作中最關(guān)鍵的是對檔案信息的安全提供保障，只有實(shí)現(xiàn)了管理工作的保密性和安全性才能使廣大教職人員更有效地進(jìn)行信息管理和檔案收集工作。因此，這項(xiàng)工作的開展也將對檔案管理的有效性產(chǎn)生直接的影響。對當(dāng)前檔案管理工作進(jìn)行實(shí)際研究發(fā)現(xiàn)，很多高校人事檔案管理工作人員和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者并不能正確認(rèn)識安全對于檔案工作的重要性，甚至出現(xiàn)很多檔案管理遺漏或丟失的情況，這對檔案管理信息化發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生明顯的負(fù)面影響。

2 對人事檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)的主要對策

2.1 優(yōu)化人事檔案管理方式

中學(xué)人事檔案管理工作要更好地落實(shí)信息化管理，在實(shí)際工作中就要建立和完善工作制度，也就是采用信息化工作手段，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的帶頭支持下，成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，配置更專業(yè)的人事管理工作人員，通過這種方式明確廣大工作人員的工作職責(zé)，只有這樣才能順暢地進(jìn)行中學(xué)人事檔案信息的溝通，從而為學(xué)校的管理人員提供更準(zhǔn)確的工作信息與指導(dǎo)方案。比如我校為廣大教職員工制訂了相應(yīng)的檔案查詢軟件，職工可以通過自己的身份證號或入職工號等進(jìn)行檔案查詢，該軟件中還記錄了學(xué)校其他工作人員對每個(gè)人的評價(jià)，這種方式不僅能實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化集中，同時(shí)對于激發(fā)教職人員的工作積極性也有著極大的幫助。但是我們同時(shí)也應(yīng)該認(rèn)識到，中學(xué)教職工的人事檔案管理要達(dá)成信息化目標(biāo)，不是短時(shí)間內(nèi)能夠?qū)崿F(xiàn)的工作，而是一項(xiàng)需要長期堅(jiān)持并且循序漸進(jìn)的工作，對于中學(xué)教職工而言，可以公開的檔案信息更需要在人事檔案的綜合管理下進(jìn)行，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容的有效保密，最終在組織部門的要求下進(jìn)行統(tǒng)一或集中管理。

2.2 提升檔案管理工作人員的自身素質(zhì)

針對當(dāng)前檔案管理人員自身素質(zhì)不高這一情況，應(yīng)當(dāng)從兩個(gè)方面進(jìn)行調(diào)整，可以聘用熟練掌握相關(guān)電腦操作技術(shù)的人員從事檔案管理工作，還可以強(qiáng)化對現(xiàn)有檔案管理人員的電子化操作技術(shù)的培訓(xùn)，在這個(gè)過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照專業(yè)性、科學(xué)性以及機(jī)密性的檔案管理原則開展技術(shù)人員的培訓(xùn)與檔案的管理工作。簡而言之，要通過當(dāng)前較為先進(jìn)的電子終端設(shè)備，根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需要進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，且在此基礎(chǔ)上為相關(guān)檔案資料的查詢與使用提供自動(dòng)化服務(wù)。檔案管理人員自身的素質(zhì)直接決定了檔案管理的質(zhì)量與效率，所以一方面需要依靠先進(jìn)的信息化技術(shù)提升管理效率，另一方面還應(yīng)適當(dāng)加強(qiáng)相關(guān)部門對于檔案管理人員的選拔與任用，注重專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，更要強(qiáng)調(diào)相關(guān)工作人員的思想政治素養(yǎng)，以此確保人事檔案管理的科學(xué)性及安全性。

2.3 提升檔案管理的安全性

提升檔案管理工作的安全性要從最基本的工作人員篩選著手，做好教職工人事檔案管理的安全工作，防止給教職工人事檔案安全帶來威脅的事件發(fā)生，消除潛在的安全隱患。廣大工作人員都要經(jīng)過嚴(yán)格的思想政治素質(zhì)和技能考核后才能上任工作，并且要嚴(yán)格控制教職工人事檔案的知曉人員，尤其是涉密科研的教職工人事檔案，在此環(huán)節(jié)中更要加強(qiáng)防火防盜工作的開展，有效進(jìn)行檔案資料的管理，從而更好地實(shí)現(xiàn)多層把關(guān)、嚴(yán)格控制。開展此項(xiàng)工作的環(huán)節(jié)要求廣大工作人員要充分借助信息技術(shù)手段，進(jìn)一步充實(shí)檔案保管資料，這對于形成更健康和準(zhǔn)確的記錄模式，為教學(xué)工作提供更有效的服務(wù)也將起到重要作用。用于儲(chǔ)存教職工人事檔案信息的電腦和硬盤等設(shè)備要定期進(jìn)行升級、更新和殺毒等，確保這些設(shè)備正常運(yùn)行。在發(fā)布人事檔案信息時(shí)，相關(guān)管理人員要進(jìn)行審核監(jiān)督，禁止任何人員將移動(dòng)硬盤帶出檔案室，防止教職工檔案信息的泄露。

2.4 建立完善的信息化數(shù)據(jù)庫

要進(jìn)一步提升中學(xué)教職工的人事檔案的管理水平，必須順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需要，將先進(jìn)的信息化技術(shù)手段與管理工作進(jìn)行有效融合，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立與信息化管理。在數(shù)據(jù)庫建立過程中，相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)以學(xué)校管理機(jī)制以及相關(guān)規(guī)定為原則，充分引進(jìn)檔案管理的相關(guān)軟件與硬件設(shè)備，全面、真實(shí)地采集學(xué)校職工的人事檔案信息，這樣可以從人事檔案信息歸檔的初始步驟來確保檔案資料的完整性與真實(shí)性。與此同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理過程中相關(guān)人事信息的有效性，還應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃定期對人事檔案進(jìn)行更新與完善。在這一過程中，信息管理人員要做好人事檔案信息的核對工作，還應(yīng)對私密信息做好相應(yīng)的權(quán)限管理，避免職工個(gè)人資料被非法利用或惡意更改，進(jìn)而損害教職員工及學(xué)校的根本利益。同時(shí)，在信息化人事檔案管理中，還應(yīng)引入動(dòng)態(tài)管理理念，確保教職人員的資料在第一時(shí)間被更新和完善，從而便于學(xué)校相關(guān)管理工作科學(xué)、高效的開展。

3 結(jié) 論

綜上所述，要更有效地實(shí)現(xiàn)中學(xué)人事檔案管理工作，保證其更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)需求和中學(xué)發(fā)展的實(shí)際情況，就要重視廣大中學(xué)教職工人事檔案管理工作，更好地落實(shí)現(xiàn)代化工作原則和目標(biāo)。在這項(xiàng)工作的開展環(huán)節(jié)中，也要充分落實(shí)以人為本的原則，為廣大教職工提供更大的方便，希望本文的研究對于工作人員正確認(rèn)識這一問題能夠起到一定的引導(dǎo)和幫助作用。

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作者簡介：戴慧琴（1973.01-），女，山東萊陽人，檔案館員（中級），本科。研究方向：人事檔案管理。