基層醫(yī)療服務(wù)檔案信息管理的問題與對(duì)策

賈春富

【摘 要】社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理作為其管理的重要組成部分，在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的建設(shè)和發(fā)展中是不可或缺的。醫(yī)療服務(wù)檔案更是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的主體，準(zhǔn)確把握新時(shí)期社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的醫(yī)療服務(wù)檔案管理，是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心；檔案管理；問題；對(duì)策

【中圖分類號(hào)】R271

【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】B 【文章編號(hào)】1005-0019（2018）08-272-01

一、社區(qū)醫(yī)療服務(wù)檔案

社區(qū)醫(yī)療服務(wù)檔案，是國家檔案的重要組成部分，是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)及其他各項(xiàng)工作的必要條件和依據(jù)，是重要的信息資源，是國家的寶貴財(cái)富?；鶎由鐓^(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心應(yīng)明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，切實(shí)解決檔案工作中存在的實(shí)際問題。尤其是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案室，更應(yīng)在注重收集好病歷檔案的同時(shí)，將居民健康檔案等信息納入檔案管理范圍，并進(jìn)一步搞好檔案現(xiàn)代化管理與開發(fā)利用。

二、醫(yī)療服務(wù)檔案信息管理的問題

病歷檔案、居民健康檔案等健康信息，是醫(yī)務(wù)工作者在給患者進(jìn)行診斷、治療以及護(hù)理、服務(wù)管理中不斷形成的各種圖表、文字與聲像資料的歷史記錄，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)最有價(jià)值、最具特色的文字資料。但在現(xiàn)實(shí)的生活中，基層社區(qū)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理存在著一些問題。

（一）檔案管理意識(shí)問題

有不少同志，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案管理意識(shí)還較淡薄，同時(shí)由于受人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作受到冷遇。正是因?yàn)榇嬖谶@些問題，導(dǎo)致個(gè)別同志為了方便自己利用，任意扣壓或丟棄使用完畢的文件材料。另外，由于基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人員和醫(yī)療水平、設(shè)備有限，導(dǎo)致在建檔、收集病歷、健康信息等的初期，存在為完成指標(biāo)，倉促應(yīng)付，缺乏檔案的規(guī)范性和真實(shí)性。在管理上，一些社區(qū)中心未將檔案管理作為日常管理的重點(diǎn)。居民健康檔案等健康信息等未納入檔案管理工作，由于思想認(rèn)識(shí)的錯(cuò)位導(dǎo)致了管理上的不規(guī)范。具體而言，主要體現(xiàn)在面：檔案收集不全，檔案管理意識(shí)薄弱。

（二）檔案保管設(shè)施問題

在檔案保管設(shè)施上，多數(shù)基層社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)缺少投入，隨意將檔案存放頂樓等閑置房間內(nèi)，缺少專用檔案柜等存放設(shè)施，隨意捆扎放在一邊，且無空調(diào)、溫濕度計(jì)等溫控設(shè)施，加上多數(shù)存放在頂樓等房間內(nèi)，容易受漏雨等影響而出現(xiàn)霉變等現(xiàn)象。簡(jiǎn)言之，庫房檔案保管設(shè)備缺乏，質(zhì)量差；防護(hù)措施欠安全。

（三）利用開發(fā)問題

在利用開發(fā)上，手段單一，缺乏強(qiáng)有力的舉措。目前基層社區(qū)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案檢索呈現(xiàn)的比較困惑的是缺乏行之有效的檢索工具，而且手段過于單一，這就限制了檢索效率。加上專業(yè)人員相對(duì)較少、工作復(fù)雜等原因，編研工作很難跟上發(fā)展的需要，這些都影響了相關(guān)檔案的利用頻率，也促使稀有的檔案資源難以發(fā)揮本身的價(jià)值。

三、醫(yī)療服務(wù)檔案信息管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視宣傳，增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好社區(qū)衛(wèi)生中心檔案工作的前提條件和重要保證。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)、管理者、職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

另外，重視社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案規(guī)劃，促進(jìn)檔案建設(shè)與業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在制定中長期規(guī)劃中，應(yīng)充分考慮檔案管理的設(shè)計(jì)和建設(shè)，要根據(jù)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心發(fā)展規(guī)模和需要，不斷增加投入，加大檔案管理的建設(shè)力度，使檔案管理的用房條件、設(shè)備配置、人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理水平等綜合實(shí)力與社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。

（二）社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心應(yīng)理順檔案管理體制

主要是建立綜合檔案工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本單位的檔案工作和統(tǒng)一管理本部門形成的各種載體的全部檔案。應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際配備1-2名專兼職檔案工作人員。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，建立健全檔案接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等一系列的規(guī)章制度和檔案管理人員崗位責(zé)任制，使檔案工作各環(huán)節(jié)的運(yùn)行有章可循，使各部門按照各自的職責(zé)和歸檔范圍進(jìn)行收集、積累和整理。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，增加檔案管理的綜合性和獨(dú)立性，編制統(tǒng)一的分類大綱，把各門類的檔案作為一個(gè)有機(jī)整體，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范系統(tǒng)地進(jìn)行整理，統(tǒng)一分類編號(hào)。完善的制度與職責(zé)，將使檔案管理有法可依、有章可循，使檔案人員管理檔案更加規(guī)范，對(duì)檔案管理水平的提高有著十分重要的保障作用。另外，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心要建立健全文件材料的形成、積累和歸檔制度，并納入各類專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的職責(zé)范圍，確保每項(xiàng)重要的醫(yī)療、防疫、科研、教學(xué)、藥品管理、行政管理等工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔。

（三）醫(yī)療服務(wù)檔案整理、編目規(guī)范化，敢于創(chuàng)新

檔案管理人員的作用在于能夠?yàn)橛行枰娜藛T提供必要的檔案資料，所以必須要具備基本的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還要對(duì)醫(yī)療、歷史、文秘以及行政管理、目錄等相關(guān)的專業(yè)知識(shí)有所了解，以保證檔案管理的有效性和科學(xué)性。建議：①必須對(duì)醫(yī)療服務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理，病歷、居民健康檔案等均要綜合科學(xué)管理，建立既有聯(lián)系又相對(duì)獨(dú)立的管理體系；②要編制科學(xué)合理的檢索工具體系，充分揭示病歷檔案的內(nèi)容；③通過借閱、計(jì)算機(jī)檢索、編研等多種方式，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使檔案的管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。此外，檔案工作雖然比較瑣碎，簡(jiǎn)單，看起來沒有什么技術(shù)性可言，但是要使檔案的管理能夠在社區(qū)衛(wèi)生中心的建設(shè)服務(wù)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，檔案管理人員也應(yīng)該要具備敢于創(chuàng)新的精神，不斷創(chuàng)新管理方式、管理思維，使得檔案的管理更加科學(xué)，更好的服務(wù)于醫(yī)護(hù)人員。

（四）其他對(duì)策

筆者還建議：①加強(qiáng)投入，提高配備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。重視檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷改善檔案安全保管條件。有條件的單位還應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)及檔案管理軟件等，提高檔案信息的基礎(chǔ)質(zhì)量，擴(kuò)充檔案的種類，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心發(fā)生的重大事件，不僅有文字、照片、錄像甚至光盤等電子檔案，而且利用方便，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。②重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的專職檔案人員及兼職檔案人員都應(yīng)做到持證上崗，學(xué)歷層次應(yīng)在大專以上，有條件的應(yīng)參加檔案管理專業(yè)的職稱考試，取得檔案管理專業(yè)的職稱，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理水平的提高?？傊?，我們應(yīng)該加快對(duì)病歷檔案管理存在問題的研究并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，是當(dāng)前擺在人們面前的一項(xiàng)重大而有緊迫的任務(wù)。