對婦幼保健檔案管理工作的探討

關(guān)菊秋

摘 要：婦幼保健機構(gòu)的檔案是發(fā)展婦幼保健事業(yè)的重要信息資源和依據(jù)，是婦幼保健機構(gòu)的寶貴財富。隨著婦幼保健工作的不斷發(fā)展和進步，檔案工作必將顯示出越來越重要的作用。但由于種種因素的影響，婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作在一定程度上存在著一些問題，不同程度地影響了婦幼保健檔案工作為社會服務的功能。因此，通過優(yōu)化檔案管理工作，可以提升檔案管理水平，營造安全管理環(huán)境，提升婦幼保健院綜合管理和服務水平。

關(guān)鍵詞：婦幼保??；檔案管理；工作探討

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2018）05 — 0116 — 03

婦幼保健在具體工作中產(chǎn)生的婦女和幼兒兩個保健系統(tǒng)管理記錄及其它特定科研項目的計劃、樣本記錄、統(tǒng)計資料、研究論文、工作計劃總結(jié)、經(jīng)費投入和支出的原始憑證等需要婦幼保健工作人員在進行婦幼保健工作的同時進行管理。對這項婦幼保健包含卻具備檔案保管性質(zhì)的專項工作，中國婦幼保健雜志曾收納多篇專項論文從婦幼保健院、婦幼保健臨床工作點、國家婦幼保健人事檔案管理角度對其進行了實踐性的總結(jié)。它的產(chǎn)生是一個連續(xù)復雜且循序漸進的過程，它的管理是與特定科研項目伴生的另一項特定的婦幼保健專項工作，不能與之分割。

一、婦幼保健檔案定義和目的

婦幼保健檔案是指一定范圍內(nèi)的婦幼保健工作實踐涉及的一系列內(nèi)容，包括婦幼保健工作特定實踐和科研項目計劃，收集到的眾多樣本，形成的科研論文；常規(guī)工作計劃總結(jié)、衛(wèi)生部及市縣區(qū)級報表、涉及經(jīng)費投入的成本核算、物資劃撥憑證報表等，在特定婦幼保健工作目的未實現(xiàn)前提下經(jīng)婦幼保健專業(yè)人員及記錄管理者評估前，在一定期限內(nèi)不能刪除作廢的形式以紙質(zhì)、電子、文字、影聲像、圖片等存在的按一定規(guī)則保存著的可重復視聽記錄集合。婦幼保健專業(yè)檔案建立、管理的目的是實現(xiàn)婦幼保健專業(yè)知識的實踐總結(jié)、參閱與傳承。

二、傳統(tǒng)婦幼保健檔案管理存在的問題

1.對檔案管理工作的重要性認識不夠

隨著婦幼保健事業(yè)的日益發(fā)展和進步，其檔案工作必將顯示出越來越重要的作用。從目前的情況看，整個婦幼保健機構(gòu)的檔案意識還很薄弱，對檔案管理工作的重要性認識不夠。檔案工作是一項幕后工作，不太容易引起注意，有些單位的領(lǐng)導和部分同志檔案意識淡薄。有的單位對檔案工作所需的人、財、物以及檔案整理歸檔時間不能給予充分的保證，對檔案監(jiān)督檢查力度不夠，檔案未實行集中統(tǒng)一管理。這些都不符合檔案管理要求。

2.檔案管理人員責任意識薄弱

檔案管理人員直接影響著檔案管理工作。部分婦幼健康檔案管理工作人員的責任心不強，管理意識薄弱，這樣會不同程度地影響檔案信息保存的完整度。在一些基層檔案管理的工作人員專業(yè)技術(shù)不強，錯誤地認為檔案管理只是將檔案資料放在固定的位置，而缺乏系統(tǒng)性完整性的管理，忽視了資料完整度的檢查。由于沒有專業(yè)性的管理經(jīng)驗及知識，欠缺檔案管理技巧，導致檔案管理工作出現(xiàn)多種問題，如資料查閱速度慢、資料維護不到位等等。部分管理人員對其他科室的檔案信息管理不上心，尤其是一些交叉性的檔案資料。管理人員之間沒有足夠的交流，影響婦幼健康管理工作的正常進行。

3.對檔案內(nèi)容不明晰

以往的紙質(zhì)資料檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)變成了電子檔案，檔案的管理方式也產(chǎn)生了變化，健康檔案的意義在不斷延伸，檔案的管理區(qū)域也在不斷擴展，對不同的文檔都進行了不同程度的升級發(fā)展。由于檔案管理制度的不完善，也沒有統(tǒng)一性的規(guī)定，單位之間的管理方法并沒有統(tǒng)一模式，都按照自己的管理方式，對本單位的信息進行歸檔，而忽視了對一些本來具有使用價值的檔案進行歸檔，造成了檔案內(nèi)容不完整的情況。

4.檔案管理制度不完善

一些基層婦幼健康檔案管理部門對自己的發(fā)展沒有明確的目標，也沒有明晰的計劃。由于管理制度的不完善，造成檔案管理工作較為混亂，浪費了人力資源，也沒有取得好的管理效果。如在工作中，應該準備好本部門的檔案資料，統(tǒng)一交由專業(yè)的管理工作人員對其進行歸檔。在實際操作過程中，部門忽視信息檔案的前期篩選，將收集好的信息不分主次的全部交給檔案管理人員。

5.欠缺專業(yè)技術(shù)人才

檔案管理工作需要運用相關(guān)的檔案管理知識。檔案管理必須由專業(yè)性人才來掌控，他們擁有專業(yè)的檔案管理知識及管理技能，知道檔案管理對科室及醫(yī)院的重要性。在婦幼保健工作中，需要多任用更多掌握檔案管理專業(yè)技術(shù)的人。檔案管理工作是一項專業(yè)性技術(shù)性很強的工作，檔案人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平。有些婦幼保健機構(gòu)沒有配備檔案專職人員；有的檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力研究檔案管理業(yè)務；有些單位因機構(gòu)改革，檔案人員更換較為頻繁，業(yè)務素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。在人才培養(yǎng)中，一些單位只重視婦幼保健業(yè)務人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，而對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計劃和要求，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，致使一些檔案人員的管理水平只停留在經(jīng)驗上，跟不上時代發(fā)展的要求。

6.檔案管理硬件投入不足

一些婦幼保健機構(gòu)由于業(yè)務及辦公用房緊張，致使檔案用房狹小，有的檔案庫房和辦公室在一起，有的綜合檔案室變成了雜物室，不符合檔案保管的標準；有的綜合檔案室設施不齊全，設備陳舊，管理技術(shù)落后，更無現(xiàn)代化管理設備，達不到檔案管理要求，也制約了檔案工作的開展。

7.檔案管理信息化程度不高

近年來，隨著科學技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡技術(shù)已運用到檔案管理工作中，而在婦幼保健機構(gòu)檔案管理中計算機技術(shù)還沒有得到廣泛運用，檔案管理大多停留在傳統(tǒng)方式上，方法繁瑣，不易操作，檔案信息化、現(xiàn)代化管理水平不高，不利于檔案的利用和開發(fā)。

由于以上種種原因，婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作在一定程度上還處于被動局面，不同程度的影響了檔案工作服務于婦幼保健工作和其社會功能的發(fā)揮。當前，婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作必須緊緊圍繞婦幼衛(wèi)生事業(yè)新時期的新任務、新特點、新要求，必須以“服務全局工作，促進事業(yè)發(fā)展”為宗旨，改革不適合婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作發(fā)展的舊模式，樹立全新的檔案意識，要創(chuàng)造性地開展工作，克服被動局面，不斷探討對婦幼保健機構(gòu)檔案管理的新思路和新方法，更好地為婦幼保健工作和經(jīng)濟發(fā)展服務，使婦幼保健檔案資料的價值在婦幼保健事業(yè)發(fā)展中得以充分體現(xiàn)。

三、對婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作的幾點思考

1.提高對檔案工作重要性的認識

檔案工作是管理工作的重要組成部分，各級婦幼保健機構(gòu)要加強對檔案工作的領(lǐng)導，切實把檔案工作列入工作計劃和領(lǐng)導工作的職責范圍，把檔案工作與單位業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展、同步管理。要明確分管檔案工作的負責人，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。要建立檔案管理達標升級考核機制，通過推進達標升級考核制度，對檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態(tài)管理，進一步推進檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建

設。同時，要大力開展檔案工作的宣傳，做好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育，提高大家對檔案工作的知曉率，增強檔案意識，使廣大干部職工充分認識檔案工作的重要性。

2.提高檔案管理的制度化建設

建立健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。檔案工作是一項頭緒多瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循。各級婦幼保健機構(gòu)要結(jié)合自身特點和發(fā)展需要，制訂一套比較科學、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度，并在抓落實上下工夫。婦幼保健機構(gòu)檔案藏儲應做到“三有”：即有價值、有重點、有特色。同時應理順管理體制，建立科學的檔案管理體系。上級單位要加強對所屬單位檔案工作的指導和監(jiān)督檢查，實行考核評價。各類檔案要實行集中統(tǒng)一管理，使各項業(yè)務工作與歸檔工作實行同步管理，把檔案工作納入到科研、計劃、項目管理和有關(guān)人員的職責范圍。進一步完善檔案整理細則，使檔案的整理更加科學、全面、完整，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化。

3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務水平

隨著科學技術(shù)的不斷進步，檔案工作所面臨的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理模式都在發(fā)生變化，高科技也應用到檔案管理工作中，因此，提高檔案人員的素質(zhì)，是推動檔案工作的關(guān)鍵。各級婦幼保健機構(gòu)應將檔案人員培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計劃，加強對檔案人員的專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修學習等。檔案人員不僅要精通檔案管理的技術(shù)和方法，還要學習多媒體和計算機網(wǎng)絡技術(shù)，熟練使用計算機文檔管理軟件系統(tǒng)，并不斷學習和創(chuàng)新，開拓檔案工作新思路，適應新時期檔案工作發(fā)展需要。要保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定，做好檔案人員的思想穩(wěn)定工作，解決實際問題，為他們提供良好的發(fā)展平臺，使其能安心本職工作，從而促進檔案工作持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

4.提高檔案的現(xiàn)代化管理水平

隨著婦幼保健事業(yè)的快速發(fā)展，對檔案信息的需求會越來越大，不僅要求獲取的信息具有系統(tǒng)性、準確性，而且要求獲取的時間迅速、及時。所以，對檔案管理提出了更高的要求，檔案的開發(fā)利用僅靠傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術(shù)手段，難以滿足工作需要。必須完善現(xiàn)代化管理手段，建立一個能充分挖掘婦幼保健機構(gòu)檔案內(nèi)在價值的、使其高效及時為社會各層次提供高質(zhì)量信息的計算機管理系統(tǒng)。要進一步加大基礎(chǔ)設施的投入，不斷完善檔案室的保管條件，以現(xiàn)代科學的管理方法和先進的科學技術(shù)，實行計算機文檔一體化管理。要根據(jù)單位實際工作情況，建立必要的檔案管理網(wǎng)絡，配置現(xiàn)代化辦公設備，加快檔案信息化建設，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化。

5.著力構(gòu)建婦幼保健院檔案管理體系

在開展婦幼保健院檔案管理過程中，科學性原則是開展好工作的另一項核心原則。要具有統(tǒng)籌思維和科學性思維，對于工作中存在的問題，有清晰準確的判斷，在婦幼保健院檔案管理工作實踐中，可以針對實際問題，集思廣益，提高工作的科學性和規(guī)范性，滿足當代工作需求，提升總體工作水平。隨著現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展，工作日趨復雜，對于這種情況，要堅持科學性原則，優(yōu)化工作模式與方案，滿足當代工作要求。要想提升婦幼保健院檔案管理工作的總體水平，最重要的就是堅持安全性原則。從工作內(nèi)容和性質(zhì)來看，安全是婦幼保健院檔案管理工作的本質(zhì)特征。必須秉持安全工作理念，各項檔案管理工作的開展與創(chuàng)新，都要將安全性放在首位，做好防控應急預案，針對可能出現(xiàn)問題的節(jié)點，出臺有針對性的措施，防患于未然，減小潛在風險帶來的損失。在婦幼保健院檔案管理實踐中，要堅持頂層設計理念，提升工作層級，將檔案管理工作作為一項全局工作，提高工作標準和層次。

6.要秉持科學安全的檔案管理理念

檔案管理工作關(guān)系到婦幼保健院的整體運營，提升檔案管理工作的科學性和信息化水平，對于提升綜合管理水平，具有十分重要的意義，可以有效提升婦幼保健院管理的效率和穩(wěn)定性，可以為診療服務業(yè)務工作體系奠定堅實的基礎(chǔ)。在工作實踐中，檔案管理仍存在很多盲點和誤區(qū)，針對工作中存在的問題與風險，進行有針對性的改進，是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的重要方向。從工作性質(zhì)來看，婦幼保健院檔案管理工作相對較為復雜，管理工作也存在一定的復雜性，在這樣的背景下，提升信息化建設水平，可以提升檔案管理效率，減小工作安全隱患。在婦幼保健院總體工作實踐中，由于工作重心和工作理念的偏差，很多工作人員認識不到檔案管理工作的重要性，在開展工作的過程中，固守傳統(tǒng)的工作方法和工作模式，工作總體效能不高，工作提升空間比較大?；诖?，對于婦幼保健院檔案管理而言，具有較大的提升空間，通過提升工作效率，提高了檔案管理工作的綜合水平。

7.提高檔案信息資源開發(fā)和利用

檔案工作是一項服務性的工作要深入調(diào)查研究保健、教學和科研等對檔案信息的需求，有針對性地為婦幼保健和科研及管理工作提供信息，使利用者充分認識到檔案的作用和價值。檔案人員要樹立超前意識，主動開發(fā)檔案信息資源，真正做到婦幼保健工作發(fā)展到那里，檔案工作就延伸到那里，服務到那里，密切關(guān)注婦幼保健事業(yè)的發(fā)展，捕捉檔案工作中出現(xiàn)的新問題、新情況，并做出相應對策。同時，積極開展檔案編研工作，根據(jù)需求有針對性地編制一些專題匯編，充分開發(fā)和利用檔案信息資源。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級婦幼保健機構(gòu)信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足婦幼衛(wèi)生事業(yè)工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕王程程.“互聯(lián)網(wǎng) + ”時代檔案數(shù)據(jù)管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)〔J〕.檔案天地，2016（2）：45-46.

〔2〕李健.淺析婦幼保健健康檢查檔案管理工作的有效途徑〔J〕.辦公室業(yè)務，2014（9）：181-182.

〔3〕王新立.談如何搞好婦幼保健檔案的管理〔J〕.辦公室業(yè)務，2014（5）： 107.

〔4〕鄭奇茹.“互聯(lián)網(wǎng) + ”時代高校檔案數(shù)據(jù)管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)〔J〕.城建檔案，2016（7）：70-71.

〔責任編輯：譚 蕊〕