企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考

劉妍

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的飛速發(fā)展與不斷完善，信息技術(shù)與信息在社會(huì)生產(chǎn)以及國(guó)民經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著至關(guān)重要的影響與作用。信息是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力源泉，檔案信息化建設(shè)在一定程度上直接影響著企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以及企業(yè)未來(lái)發(fā)展方式，如何保證檔案信息資源的完整性與真實(shí)性，有效利用信息資源是當(dāng)前各大企業(yè)需要解決的重要課題。文章對(duì)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；資源共享

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2018）012-0129-01

引言

檔案信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，信息化是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必由之路，隨著信息資源的日益增加，檔案信息化建設(shè)的步伐也隨之加快。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)必須運(yùn)用聯(lián)系與發(fā)展的遠(yuǎn)光看待，積極推動(dòng)，從多個(gè)角度與多個(gè)方面全面促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為人們提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問題分析

1.企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

現(xiàn)在的各個(gè)企業(yè)都只重視經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，如何提高經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的重要工作內(nèi)容，認(rèn)為決定著企業(yè)的發(fā)展程度。所以，經(jīng)常忽視對(duì)企業(yè)檔案管理的工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在思想觀念上就容易忽視企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作，只是把企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益放在首位，沒有考慮到企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的影響，沒有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)的傳承以及對(duì)科研工作的開展等多方面的重要性。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作投入比較少，甚至忽視醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作，這就導(dǎo)致了管理人員對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作更加的不重視，總是以舊思想觀念來(lái)應(yīng)對(duì)工作，不能與時(shí)俱進(jìn)，檔案利用率低下，使得檔案館的設(shè)立沒有達(dá)到實(shí)際的目的。

2.缺乏相應(yīng)的檔案管理人才

現(xiàn)在，很多企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)的人員，現(xiàn)實(shí)生活中，很多不是檔案管理專業(yè)的人員也可以從事企業(yè)檔案信息化建設(shè)的工作，比如行政、師范類等專業(yè)的人員。而且這類人員的流動(dòng)性非常大，文化水平與專技能有很大的差異。因?yàn)槠髽I(yè)檔案信息化建設(shè)缺少專業(yè)的管理人員，所以就招入很多的兼職人員，由于大部分的兼職人員缺乏一定的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)企業(yè)檔案管理的重視程度不夠，沒有太多的時(shí)間與精力從事其企業(yè)檔案信息化管理工作，造成企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作發(fā)展的比較緩慢。此外，從事企業(yè)檔案信息化建設(shè)相關(guān)人員沒有較強(qiáng)的法制意識(shí)，在管理工作中很難做到有法可依，經(jīng)常出現(xiàn)違法違規(guī)操作現(xiàn)象，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及社會(huì)效益造成不同程度影響。

3.缺乏完善的檔案信息化建設(shè)制度

社會(huì)經(jīng)濟(jì)與現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作沒有跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，其弊端與問題日益顯現(xiàn)出來(lái)。相關(guān)的工作人員不能明確界定歸檔的內(nèi)容，企業(yè)經(jīng)常是以自己的需要來(lái)收集與管理各類檔案，這樣的方式具有很大的隨意性與盲目性。很多有價(jià)值的經(jīng)營(yíng)管理檔案資料沒有得到充分的應(yīng)用和足夠的重視，造成資源的浪費(fèi)，無(wú)法保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作開展的有效性。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的不斷變化，企業(yè)需要針對(duì)檔案信息化建設(shè)制定出一套規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)與制度，否則無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下的企業(yè)發(fā)展需求，影響企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

二、檔案信息化建設(shè)的相應(yīng)對(duì)策與建議

1.完善檔案信息化建設(shè)規(guī)范體系

現(xiàn)階段，我國(guó)各個(gè)企業(yè)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的理論研究與實(shí)踐研究還不夠成熟，體系建設(shè)與規(guī)范制度還不完善，在某種程度上與先進(jìn)國(guó)家相比較還存在較大差距。隨著國(guó)內(nèi)外對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，各個(gè)企業(yè)也認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性與現(xiàn)實(shí)意義，進(jìn)一步加快了檔案信息化建設(shè)。首先，需要制定一系列管理制度、規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化建設(shè)的有效開展奠定良好基礎(chǔ)。企業(yè)檔案管理部門需要根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展特點(diǎn)，從企業(yè)自身實(shí)際情況出發(fā)，再結(jié)合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加快制定與出臺(tái)相關(guān)規(guī)范與制度。在制定之初需要綜合考慮檔案存在的具體特點(diǎn)，并盡量采用適用范圍廣泛的標(biāo)準(zhǔn)。

2.建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期又復(fù)雜的工作，對(duì)相關(guān)人員的綜合能力與職業(yè)道德具有較高要求，主要是借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與信息技術(shù)，將企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息以數(shù)字化形式集合在數(shù)據(jù)庫(kù)中，最大程度保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性，準(zhǔn)確、規(guī)范以及高效的傳遞所需要的信息數(shù)據(jù)。

3.以人為本，面向用戶

檔案信息化建設(shè)的根本目的與宗旨就是提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，也就是說(shuō)服務(wù)是檔案工作的主要職責(zé)。所以，檔案信息化建設(shè)需要堅(jiān)持以人為本，堅(jiān)持為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層以及管理層提供數(shù)據(jù)支持，為企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供正確指導(dǎo)。檔案信息化建設(shè)以多媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及信息技術(shù)等為核心，對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸、加工、存儲(chǔ)以及處理等，以用戶需求為導(dǎo)向，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息共享。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)又復(fù)雜的工程，需要多方面機(jī)構(gòu)與部分的配合與共同努力，堅(jiān)持以人為本，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。