職業(yè)學校學籍檔案管理及綜合化建設路徑探析

曹燕

【摘要】學籍是職業(yè)學校檔案管理的重要內(nèi)容，學籍反映了學生在校期間的學習情況及德智體美等認知水平，也是對學生未來就業(yè)、向社會輸送人才的重要信息。本文立足學籍檔案管理，從保護學籍檔案的真實性、原始性、完整性上來提出綜合化發(fā)展建議。

【關鍵詞】職業(yè)學校；學籍檔案；綜合化管理

學籍是學生在校學習的“身份證”，既包括學生的個人信息，也反映學生的在校表現(xiàn)，還是學生接受某種職業(yè)教育、學識水平的重要憑證。為此，保護和利用好學籍檔案具有重要的現(xiàn)實意義。

一、學籍檔案管理的作用

學籍是學生求學經(jīng)歷的動態(tài)反映，記錄了學生的基本情況、學業(yè)情況和獎懲情況等原始資料。高度重視學籍檔案的管理，其意義有三點：

（一）學籍檔案管理是學生就業(yè)、深造、發(fā)展的重要學歷憑證。比如學生在校期間的學習成績，德智體美等原始記錄，準確性高、可靠性強，未來走向崗位可以作為相應學歷證明。

（二）學籍檔案管理是推進教學工作的重要內(nèi)容。比如學生從入學情況、學籍變更情況、考試成績、培訓技能、實習實訓經(jīng)歷、獎懲材料等，都是客觀記錄學生學習實踐的重要記錄，對于發(fā)現(xiàn)教學問題、對癥施策具有指導價值。

（三）學籍檔案是實現(xiàn)未來成功就業(yè)的重要參考。從學籍記錄內(nèi)容來看，用人單位可以根據(jù)學籍檔案來形成對學生個體的綜合性評價，以便于選擇合適的人才；同時，還可以參考用人單位的反饋信息，來改進人才培養(yǎng)方向。

二、職業(yè)學校學籍檔案管理的突出問題

（一）重視不足，學籍檔案管理滯后于現(xiàn)實需求。學籍檔案在職業(yè)學校管理體系中具有滯后性、隱蔽性特點，很容易被忽視。很多職業(yè)學校在學籍管理工作中重視不足，場地有限、設備陳舊、人員管理水平較低。以小型單機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，加上半手工操作方式為主，導致學籍管理陷入繁、雜、重窠臼。同時，學籍檔案管理人員自身意識淡薄，對學籍檔案認知不足，在管理上沿襲過去的形式，草草應付，未能嚴格檔案填寫與立卷歸檔處理，導致檔案內(nèi)容千篇一律，套話、空話問題突出，降低了學籍檔案的可信度。

（二）管理不規(guī)范，難以提升學籍檔案資源使用效率。從職業(yè)學校學籍檔案工作管理實踐來看，由于缺乏嚴格清晰的權責劃分，未能從學籍管理制度上，加大對學籍檔案的細化管理。通常情況下，各系部管理自己的學籍檔案，使得學籍信息來源分散，不利于統(tǒng)一建檔與歸檔處理。加之部門協(xié)同配合力度不足，在學籍檔案填寫、內(nèi)容項目設置上不嚴謹。

（三）信息化水平低，學籍檔案開發(fā)受阻。學籍檔案信息化管理作為推進學籍檔案深入開發(fā)的重要方向，在很多學校未能給予關注和重視。很多院校僅僅將書面材料進行收集、整理和歸檔，只是對學籍檔案進行了“看護”，未能進行數(shù)字化和深度整合加工，也降低了學籍檔案服務職業(yè)學校管理決策的能力。同時，開展學籍檔案信息化建設，從學籍檔案信息保密與利用上，正確推進學籍檔案的開發(fā)，而當前的一些查詢手續(xù)繁瑣，管理方法落后，阻礙了學籍檔案的共享與利用。

（四）人員隊伍不強，制約了學籍檔案工作的提升。學籍檔案的管理主體是人，而對于多數(shù)職業(yè)學校，學籍檔案工作長期被邊緣化，很多學籍檔案崗位要么是由其他教師兼任，要么是教職工家屬來管理，因缺乏相應的檔案管理知識和技能，加之一些人員變動，使得學籍檔案管理效率低，遺失破損嚴重。缺失應有的管理機構，對相關人員缺失專業(yè)技能培訓，制約了職業(yè)學校學籍檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、完善職業(yè)學校學籍檔案管理的綜合化路徑

（一）成立專業(yè)部門，促進學籍檔案管理合力的發(fā)揮。加強對《檔案法》的學習，從相關法律法規(guī)中貫徹和制定相關學籍檔案管理制度和工作方法，明確各部門間的溝通與協(xié)作，加強各管理主體間的良性對接，共同促進學籍檔案管理工作再上新臺階。另外，學籍檔案管理人員自身要注重檔案意識的提升，特別是從學科發(fā)展、學籍檔案管理和服務中，強調(diào)責任意識，樹立法律意識，規(guī)范自我工作，積極做好學籍檔案資料的收集、整理、保管、開發(fā)與利用。

（二）引入規(guī)范化理念，提升學籍檔案管理質量。引入標準化建設體系，依照學籍檔案科學化管理要求，從學籍檔案操作規(guī)程、標準上進行統(tǒng)一布置，優(yōu)化各項檔案材料的收集流程，嚴格把控檔案材料質量和可靠性、準確性，確保學籍檔案材料按規(guī)范格式進行存檔。另外，遵循建檔原則，從保障學籍檔案信息的準確性上，提升學籍檔案管理的質量水平。

（三）推進信息化建設，提升學籍檔案管理效率?，F(xiàn)代網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)挖掘技術的發(fā)展，給職業(yè)院校學籍檔案工作提供了服務平臺支撐，特別是引入數(shù)據(jù)庫服務器，構建專門的學籍檔案數(shù)據(jù)檢索平臺，利用網(wǎng)絡防火墻技術、網(wǎng)絡安全軟件來優(yōu)化學籍檔案信息的授權查詢，確保學籍檔案管理的安全性、共享性。當然，信息化建設需要從計算機網(wǎng)絡硬件設備投入、數(shù)據(jù)庫軟件的開發(fā)與引進上來逐步完善，并結合學籍檔案管理需求，添置相應的管理設備，如復印機、打印機、服務器、存儲設備。另外，做好學籍檔案人員信息化管理培訓，提升學籍檔案人員的知識水平和技能層次，并引入激勵機制，表彰先進，調(diào)動工作積極性，促進學籍檔案隊伍的穩(wěn)定發(fā)展。

（四）依托學籍檔案資源化管理，深化開發(fā)與利用。學籍檔案管理工作要納入學校建設體系，要從服務學校、服務教學、服務學生上，積極總結經(jīng)驗，提煉利用方法，完善學籍檔案管理，夯實教學管理基礎。同時，本著服務學生的使命，從學籍檔案基礎性管理工作中，如學籍檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等工作中，引入現(xiàn)代化軟件編目、檢索技術，不斷滿足學生對學籍檔案信息的需求。另外，加強學籍檔案與用人單位的服務功能，為用人單位開辟專門的學籍檔案服務窗口，便于促進用人單位遴選畢業(yè)生，實現(xiàn)就業(yè)指導和服務。