淺談如何做好新形勢下的檔案管理工作

張克興

摘 要：隨著電子信息化的快速發(fā)展，每個單位的檔案管理工作也有了更高的要求。單位檔案記載著過往的信息和資料，為單位的發(fā)展提供必要的歷史信息，反映了已經(jīng)發(fā)生的歷史事件，發(fā)揮著重要的借鑒和指導(dǎo)作用。所以，我們必須要做好檔案管理工作，為單位的發(fā)展提供長期有效的、有價值的信息資料。下面本文結(jié)合實(shí)際工作情況，就如何做好新形勢下的檔案管理工作進(jìn)行分析，并提出行之有效的改進(jìn)對策，以期進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)基礎(chǔ)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；對策；分析

1 前言

檔案是記錄歷史事件的主要方式，對單位以后的健康發(fā)展提供有效的經(jīng)驗(yàn)借鑒和指導(dǎo)。如果我們想要客觀完整真實(shí)的反映過去的事件，就必須做好檔案管理工作，將有價值的信息完整、有效地記載和保存下來，才能有效發(fā)揮檔案資料的借鑒作用，體現(xiàn)檔案存在的價值。目前，在新形勢下的檔案管理過程中，出現(xiàn)了一些新問題，困擾著我們，如檔案管理制度跟不上現(xiàn)實(shí)生活的發(fā)展需要，制度落后；單位沒有足夠重視檔案管理工作，硬件設(shè)施投入不足、不到位；人員培訓(xùn)跟不上，人員的水平、意識不到位，滿足不了現(xiàn)實(shí)的需要等。這些都影響到了管理工作的效率和質(zhì)量，不利于開展有效地檔案管理工作[1]。所以，為了改進(jìn)和優(yōu)化現(xiàn)有的工作內(nèi)容，本文將根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，從以下幾個方面提出改進(jìn)的對策及方案，希望相關(guān)的意見及建議能夠起到一定的參考價值。

2 關(guān)于做好新形勢下檔案管理工作的對策分析

無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，檔案管理工作都具有重要的職能作用。只有將檔案資料整理、歸檔好，才能為單位后續(xù)的發(fā)展提供信息借鑒。所以，我們的檔案管理工作需要與時俱進(jìn)，不斷改進(jìn)工作中的弊端，才能完善各項(xiàng)管理工作，從而提高檔案管理工作的水平。對于如何做好檔案管理工作，本文主要從以下幾個方面進(jìn)行探討。

2.1強(qiáng)化管理人員的檔案管理意識

在日常工作中，許多人認(rèn)為檔案管理工作不重要，不可能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。所以，都將主要精力和精干人員投入到了其它的經(jīng)濟(jì)效益較高的工作崗位，忽視了加強(qiáng)檔案管理工作的重要性。然而，在單位發(fā)展過程中，檔案管理工作是十分重要的工作內(nèi)容，檔案管理工作的不斷加強(qiáng)更是必不可少。只有管理好檔案資料，才能真實(shí)反映單位的發(fā)展歷程，并為后續(xù)的工作項(xiàng)目提供寶貴的借鑒信息和經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)[2]。同時，新形勢下單位的發(fā)展離不開檔案管理工作，它們需要有用的檔案資料來支持各項(xiàng)工作。所以，當(dāng)前我們需要轉(zhuǎn)變落后的檔案管理觀念，加強(qiáng)管理人員的管理意識，這樣才能促使管理人員改進(jìn)和優(yōu)化檔案管理工作。

首先，領(lǐng)導(dǎo)者要做好表率作用，重視檔案管理工作的宣傳和普及，促使本單位人員樹立正確的檔案管理觀念。其次，隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工作進(jìn)入了新的階段，現(xiàn)實(shí)對檔案管理工作有了更高的要求。所以，在新形勢下，我們不僅要督促管理人員做好檔案管理工作，還需要不斷宣傳和普及新的檔案管理理念，促使檔案管理人員具備良好的管理意識的同時，加強(qiáng)專業(yè)知識的培訓(xùn)，全面增強(qiáng)工作技能。比如，單位可以定期召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)會，宣傳及普及新的檔案管理理念及方式，從而強(qiáng)化管理人員的檔案管理意識和工作水平。

2.2優(yōu)化硬件設(shè)施、提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作都依靠人力來完成，大部分檔案資料都采用人力來整理和記錄，所以管理工作的效率十分低[3]。在新形勢下，檔案管理工作應(yīng)該與時俱進(jìn)，采用先進(jìn)的管理技術(shù)來優(yōu)化工作，才能完善檔案管理工作的內(nèi)容。當(dāng)前，我們需要加大硬件設(shè)施的投入力度，才能進(jìn)一步優(yōu)化管理的硬件設(shè)施。只要檔案管理的硬件設(shè)施得到優(yōu)化，才能提高工作的效率，進(jìn)而提升檔案管理工作的水平。所以，如何優(yōu)化好單位內(nèi)部的管理硬件設(shè)施，是我們需要思考和解決的問題。

首先，領(lǐng)導(dǎo)者需要規(guī)劃好本單位檔案管理資金的投入規(guī)模，做好各項(xiàng)管理資金的分配。然后，盡可能替換傳統(tǒng)老舊的管理設(shè)施和設(shè)備，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)和設(shè)備，以提升管理工作的效率。比如，當(dāng)前社會已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用于各個生活和生產(chǎn)領(lǐng)域，智能化的管理方式提高了工作的效率和質(zhì)量[4]。因此，在檔案管理過程中，我們可以加大信息技術(shù)設(shè)備的投入力度，增加優(yōu)化單位的檔案管理設(shè)備，達(dá)到提高管理效率的目的。

2.3重視培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員肩負(fù)著單位檔案管理工作的重任，如果職業(yè)水平不夠、職業(yè)素質(zhì)較低，必定會影響到檔案管理工作的質(zhì)量。同時，隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，新形勢下的檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入了信息化管理時代，更加需要相關(guān)的管理人員強(qiáng)化自身的職業(yè)素質(zhì)，熟練地掌握相關(guān)的管理知識，這樣才能做好檔案的管理工作。所以，當(dāng)前我們必須重視培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，從而有效地發(fā)揮管理工作的效用。對于如何提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)，筆者有以下看法和意見：

首先，檔案管理人員上崗之后，單位應(yīng)該定期組織和安排檔案管理人員參與職業(yè)培訓(xùn)，比如安排一些知識講座和研討會等，促使管理人員自覺提高和增強(qiáng)自身的職業(yè)技能和水平[5]。其次，單位還需定期評估檔案管理人員的工作質(zhì)量，從而及時地發(fā)現(xiàn)工作中不足，并及時地糾正管理人員的工作問題，對于問題比較嚴(yán)重的管理人員，單位應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)厲地批評，并責(zé)令其盡快改正、同時記錄進(jìn)人員的檔案中，讓管理人員真正認(rèn)識到自身的錯誤。最后，單位還可以組織技能比賽，促使檔案管理人員積極地參與，并從比賽過程中不斷鍛煉工作人員的職業(yè)技能，進(jìn)而提升他們的職業(yè)水平。

3 結(jié)語

綜上所述，新形勢下檔案管理工作面臨著改進(jìn)和優(yōu)化。只有不斷優(yōu)化檔案管理工作，才能管理好各項(xiàng)檔案信息，最終為人們提供真正可靠的檔案資料。所以，我們需要增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識，優(yōu)化現(xiàn)有的管理硬件設(shè)施，并重視培養(yǎng)工作人員的職業(yè)素質(zhì)，這樣才能進(jìn)一步提高檔案管理工作水平。

參考文獻(xiàn)

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[3] 于杰青.關(guān)于新形勢下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作的思考[J].企業(yè)文化旬刊，2017，12（3）：246-246.

[4] 程淑梅.如何做好新形勢下干部人事檔案管理工作探究[J].青年時代，2016，24（17）：251-251.

[5] 寧寧，徐秀英，李兆丹.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，15（7）：009-009.