以經(jīng)濟效益為導向的企業(yè)檔案管理初探

張曉琴

摘 要：隨著全球經(jīng)濟一體化進程的加快和經(jīng)濟的持續(xù)增長，我國企業(yè)管理理念發(fā)生了深刻的變化，同時，也帶來了新的壓力和挑戰(zhàn)，對企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的影響。市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)檔案管理體制、管理技術和管理環(huán)境等方面發(fā)生了深刻的變化，基于此，筆者通過分析檔案管理現(xiàn)狀和新的要求，并提出以經(jīng)濟效益為導向的企業(yè)檔案管理模式，以期提升企業(yè)檔案管理水平，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

關鍵詞：經(jīng)濟 企業(yè) 檔案管理 服務 知識

隨著全球經(jīng)濟一體化進程的加快和我國經(jīng)濟的快速增長，我國企業(yè)管理理念發(fā)生了深刻的變化，在激烈的市場競爭中，企業(yè)不斷學習和借鑒先進的管理理念，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益不斷提高，為我國經(jīng)濟發(fā)展奠定了堅實的基礎。同時，隨著科學技術的發(fā)展和應用，企業(yè)檔案管理體制、管理技術和管理環(huán)境等方面都發(fā)生了深刻的變化，雖然企業(yè)管理者逐漸提高了對檔案管理工作的重視程度，也建立健全了檔案管理制度，但在日益激烈的競爭環(huán)境下，在挖掘企業(yè)檔案價值方面還存在著諸多的不足，檔案管理工作在落實過程中不但成本較高，而且管理效果不佳，企業(yè)檔案管理亟待進一步完善和優(yōu)化。

一、新形勢下企業(yè)檔案管理工作的轉變

隨著經(jīng)濟全球化的深入發(fā)展，創(chuàng)新成為國家和企業(yè)最重要的競爭力體現(xiàn)，為了謀取生存空間和獲得更好的發(fā)展，企業(yè)紛紛著眼于長遠發(fā)展，實施產(chǎn)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，越來越多的企業(yè)開始著眼于宏觀經(jīng)濟和產(chǎn)業(yè)環(huán)境，并對企業(yè)內(nèi)部管理進行科學的評估和研究，不僅對固定資產(chǎn)高度重視，而且對無形資產(chǎn)的重視程度不斷提高。作為企業(yè)重要的財富和資源，企業(yè)檔案是信息載體，以文字、數(shù)據(jù)、圖形和聲像等形式記載著企業(yè)的發(fā)展歷程，反映著企業(yè)在各階段生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和決策的過程，是企業(yè)管理與經(jīng)營過程中積累的寶貴經(jīng)驗，同時也是企業(yè)不斷探索和創(chuàng)新的基礎。

在新的經(jīng)濟形勢下，檔案管理工作的轉變體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案知識化管理助力企業(yè)發(fā)展

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，知識作為企業(yè)最為重要的生產(chǎn)要素，已經(jīng)成為企業(yè)市場競爭力的重要體現(xiàn)。企業(yè)檔案知識化管理是一種全新的檔案管理模式。通過整合和挖掘檔案資源有價值的知識和經(jīng)驗，能夠形成完善的、系統(tǒng)化的企業(yè)知識體系，并利用現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案知識的組織、吸收和綜合，能夠有效提升企業(yè)檔案資源的利用效率，從而增強企業(yè)的核心競爭力和創(chuàng)新能力，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益，助力企業(yè)快速發(fā)展。

（二）檔案管理優(yōu)化企業(yè)營銷策略

在激烈的市場競爭中，服務于企業(yè)營銷的檔案管理成為企業(yè)檔案管理的重要改革方向，這就要求檔案管理不應局限于傳統(tǒng)的檔案收集，而是應不斷擴大和完善檔案資源的收集范圍，調整和拓展企業(yè)檔案的接收范圍，將企業(yè)檔案管理的重點調整為與企業(yè)經(jīng)營、管理相關的文檔法律法規(guī)和行業(yè)政策等，實現(xiàn)檔案資源整合與優(yōu)化，從而為企業(yè)經(jīng)營管理提供支持。例如，通過對企業(yè)營銷策略效益的分析、產(chǎn)品銷售周期和市場競爭情況等檔案資源進行分析，為企業(yè)經(jīng)營策略的制定與調整提供依據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營策略的優(yōu)化。

（三）優(yōu)化檔案管理有助于企業(yè)規(guī)避風險

市場形式瞬息萬變，如何有效規(guī)避、化解經(jīng)營風險和管理危機，最大限度降低和控制不良因素對企業(yè)發(fā)展的威脅，甚至借助于危機創(chuàng)造新的發(fā)展機會，對于企業(yè)來說，以往的管理經(jīng)驗都是常態(tài)化、健全的，而未來的發(fā)展是非常態(tài)化的，如何利用已有的經(jīng)驗、信息去應對未知的挑戰(zhàn)，是擺在企業(yè)面前的重要課題。針對這一問題，需要企業(yè)充分利用檔案資源對市場發(fā)展形勢和變化進行分析，并建立和完善各類應急預案，從而提高企業(yè)應對危機的處置能力，降低企業(yè)在風險中受到的損失。

二、以經(jīng)濟為導向的檔案管理模式探索與創(chuàng)新研究

綜合上述情況，市場經(jīng)濟環(huán)境的變化對企業(yè)檔案管理提出了新的要求，伴隨著經(jīng)濟全球化、信息化技術的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)應著眼于企業(yè)長遠規(guī)劃，不斷提高對檔案管理工作的認識，實現(xiàn)從思想上、管理體制、管理范圍和管理方法上進行探索與創(chuàng)新，充分利用檔案資源為企業(yè)發(fā)展增添活力。

（一）加強對檔案知識化管理的認識

企業(yè)檔案不僅僅是企業(yè)管理經(jīng)營的原始憑證，也是企業(yè)在發(fā)展過程中創(chuàng)造的無形資產(chǎn)，充分利用檔案資源能夠為企業(yè)帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益，從而實現(xiàn)企業(yè)管理、經(jīng)營、研發(fā)和技術創(chuàng)新，促進企業(yè)快速發(fā)展。因此，企業(yè)管理者和檔案歸口管理部門應當提高對檔案管理工作的認識，敏銳把握檔案知識化管理的發(fā)展趨勢，將檔案管理視為企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要組成部分，切實轉變“重藏輕用”的檔案管理觀念，提高檔案管理工作主動性，由被動服務向主動服務轉變，借助于信息技術對檔案資源進行充分挖掘和利用，提高企業(yè)檔案管理工作服務水平和服務質量，從而實現(xiàn)檔案管理與企業(yè)管理、經(jīng)營活動融合，以檔案管理服務于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理全過程，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理由保管員向決策支持者的角色轉變。

（二）加快企業(yè)檔案管理體制改革

隨著企業(yè)規(guī)模和經(jīng)營范圍的不斷擴大，傳統(tǒng)的集中式檔案管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求，因此，有必要落實企業(yè)檔案管理體制改革，大力推進企業(yè)檔案管理科學化、規(guī)范化和合理化，通過借鑒國際先進的檔案管理經(jīng)驗，并結合企業(yè)實際情況，改變企業(yè)以往“一刀切”式的檔案管理模式，根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)模和項目實施要求，實施企業(yè)檔案分級管理，提高企業(yè)檔案利用效能。

（三）拓展企業(yè)檔案服務內(nèi)容和范圍

相較于整個行業(yè)而言，企業(yè)檔案管理的范圍和內(nèi)容相對匱乏，對企業(yè)決策和經(jīng)營的作用有限，而市場行情瞬息萬變，如何充分挖掘行業(yè)信息資源，為企業(yè)決策和經(jīng)營提供更加快捷、高效、價值更高的信息資源是企業(yè)檔案管理面臨的重要挑戰(zhàn)。為實現(xiàn)這一目標，一方面，企業(yè)檔案管理應當優(yōu)先挖掘能夠為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益的信息，不斷拓展企業(yè)檔案的服務范圍，優(yōu)化和完善檔案接收范圍，從而在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)資源共享，促進企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展；另一方面，企業(yè)檔案管理者因著眼于行業(yè)發(fā)展形勢，除企業(yè)敏感信息外，積極構建行業(yè)內(nèi)互通、資源共享的檔案管理新模式，促進企業(yè)與行業(yè)內(nèi)、相關行業(yè)企業(yè)檔案信息的共享與交流，形成服務于行業(yè)發(fā)展檔案管理平臺，為企業(yè)發(fā)展提供更加全面、完善的決策支持，從而提高企業(yè)管理、經(jīng)營水平，為企業(yè)帶來更高的經(jīng)濟效益。

三、結束語

新形勢下，企業(yè)檔案管理部門應當立足于企業(yè)實際，著眼于企業(yè)長遠規(guī)劃，以為帶來企業(yè)經(jīng)濟效益為導向，充分挖掘企業(yè)檔案價值，提高檔案管理部門服務能力，加快企業(yè)檔案管理體制改革，拓展檔案服務內(nèi)容和范圍，構建完整的、系統(tǒng)化的企業(yè)檔案知識化服務體系，圍繞提高企業(yè)經(jīng)濟效益，為企業(yè)發(fā)展獻計獻策，促進企業(yè)健康平穩(wěn)發(fā)展。

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