人事檔案管理在離退休服務(wù)工作中的重要作用分析

賈坤濤

[摘要]隨著我國人口老齡化現(xiàn)象的不斷加強，企業(yè)的離退休職工日益增多。離退休人員的人事檔案的應(yīng)用范圍逐漸廣泛，而人事檔案管理直接影響了離退休人員的合法利益。但是離退休職工人事檔案管理工作在開展的過程中存在較多問題，這就需要企業(yè)應(yīng)用有效措施不斷完善人事檔案管理工作。本文分析了人事檔案管理在離退休服務(wù)工作中的重要意義，并淺談了人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，針對現(xiàn)現(xiàn)狀提出了相應(yīng)的有效措施。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理；離退休服務(wù)工作；重要作用

我國企業(yè)日益壯大，其中企業(yè)的管理工作也逐漸增強，人事檔案管理也隨之不斷改進和發(fā)展。離退休職工的人事檔案的管理對離退休職工至關(guān)重要，它是退休后享受各項國家政策的基本材料。因此，在現(xiàn)階段的企業(yè)管理中，要提高企業(yè)離退休職工的人事檔案管理工作，創(chuàng)新和完善管理工作制度可以確保企業(yè)離退休職工人事檔案管理工作的有效開展。

一、人事檔案管理在離退休服務(wù)工作的重要意義

檔案是通過物質(zhì)形式進行永久性存儲，為后人提供寶貴經(jīng)驗。隨著社會的進步企業(yè)的發(fā)展，檔案數(shù)量內(nèi)容也不斷增加，它在社會中地位也逐漸提升，它記錄了一個人從學(xué)校到社會崗位的不同內(nèi)容，可以說是記錄了人的一生。在進行一些社會活動或領(lǐng)取國家福利時都需要與人事檔案有關(guān)的材料，它的重要性不言而喻。

（一）確保個人合法利益

離退休職工在企業(yè)中的各種貢獻和個人信息都存在于離退休人事檔案之中，離退休人事檔案具有特殊性，其中檔案的內(nèi)容具有真實性，它通過物質(zhì)的形式全面的記錄了人一生的各種事跡和貢獻，并被保存了下來。開展人事檔案管理工作可以保證個人信息的保密性、完整性和可用性，為離退休職工的合法利益提供強有效的保障。離退休職工是特殊群體，他們?yōu)槠髽I(yè)、社會和國家的發(fā)展貢獻了畢生心血，因此，人事檔案管理部門要做好離退休職工的服務(wù)工作，保證他們離退休后檔案的完整性，在日后使用時不會出現(xiàn)各種問題。

（二）應(yīng)用范圍廣泛

隨著時間的推移，我國人口老齡化逐漸增強，人事檔案對離退休職工越來越重要，可應(yīng)用的范圍也逐漸擴大。在實際生活中應(yīng)用廣泛，如辦理社會保障、醫(yī)療保險、戶籍登記等各種手續(xù)都需要人事檔案，進行一些社會活動時也需要出示檔案證明，它是辦理這些事情的根本依據(jù)。如一些對國家與社會有杰出貢獻的退離休職工，在為他們寫人物傳的時候，人事檔案就是一份具有寶貴價值的材料。在人事檔案管理工作過程中，要將離退休職工的人事檔案進行合理有效的管理。

二、人事檔案管理在離退休服務(wù)工作中的現(xiàn)狀

社會經(jīng)濟體制的改革，促進了我國各項事業(yè)的發(fā)展，使人民生活水平逐步提高，并且幸福指數(shù)直線上升。在現(xiàn)今社會發(fā)展的背景下，人事檔案的管理工作已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展和市場的需求，較多問題逐漸突顯，影響了社會、企業(yè)以及個人的利益，具體問題包括以下幾點。

（一）管理工作不嚴謹

企業(yè)中離退休職工的人事檔案管理工作不嚴謹，需要改進和完善相應(yīng)的管理制度。人事檔案管理部門雖然對離退休職工的人事檔案管理工作進行了改善和提高，但是管理制度存有一定缺點，致使管理工作缺乏嚴謹性。人事檔案管理的缺點主要是檔案材料不完整，檔案保密工作、交接工作以及應(yīng)用工作缺少規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，致使檔案管理雜亂，這就降低了離退休人事檔案管理工作的效率。

（二）企業(yè)缺乏重視程度

企業(yè)中的經(jīng)濟利益被放置到重要位置，因為企業(yè)的發(fā)展離不開經(jīng)濟利益的支持。所以，大部分企業(yè)都比較重視與經(jīng)濟利益有關(guān)的工作，在這些工作上花費較多的精力與時間制定相應(yīng)的計劃，避免出現(xiàn)各種問題而影響經(jīng)濟效益。卻忽視了人事檔案管理工作，認為人事檔案管理是微不足道的，只要保存完好不被泄露就可以，沒有認識到人事管理工作的重要性。

（三）人事檔案管理工作人員專業(yè)能力低

企業(yè)中人事檔案管理是較為嚴肅的工作，但管理工作并沒有受到各大企業(yè)的重視。招聘到人事檔案管理工作人員后，并沒有開展培訓(xùn)活動而是直接上崗，由于工作人員缺乏工作中經(jīng)驗或?qū)I(yè)能力不足，對企業(yè)中的人事檔案管理工作又缺少了解，致使在日常工作過程中缺乏規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。這就降低了人事管理工作的效率，不利于離退休職工的人事檔案服務(wù)工作。

三、增強離退休職工人事檔案管理的有效策略

（一）改進和完善離退休職工的人事檔案管理工作和規(guī)范交接工作

人事檔案管理工作的特征是嚴謹、嚴肅，管理制度的提高是企業(yè)離退休服務(wù)工作有效開展的基礎(chǔ)。要構(gòu)建科學(xué)、合理的人事檔案管理制度。比如制定企業(yè)離退休職工人事檔案管理制度、檔案管理責(zé)任、檔案保密職責(zé)、檔案的分類歸檔制度等，確保退離休人事檔案管理服務(wù)工作的開展。離退休職工的人事檔案進行交接時，必須要規(guī)范交接工作確保理離退休手續(xù)的齊全性和完整性，才可將手續(xù)放置本人的檔案中，移交企業(yè)要正確填寫離退休職工的基本信息，登記移交檔案內(nèi)容。整合立卷檔案時，在進行移交檔案材料的收集與造冊時要遵守《公司人事檔案整理規(guī)定》，每一卷的檔案目錄要和內(nèi)容相符合，保證檔案質(zhì)量的同時，也要確保裝訂成冊的檔案擁有整潔的外觀。在接受檔案過程中，檔案管理工作人員要細心核對移交的檔案與名單，檢查每一卷檔案是否達到相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如遇到不符合相關(guān)規(guī)定的檔案則把檔案退還移交企業(yè)，讓移交單位按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理后再次移交。在移交時的檔案詳細表要移交方和接收方各執(zhí)一份，檔案檢驗合格后，雙方簽字。

（二）宣傳人事檔案知識

人事檔案對于個人來說極為重要，然而，在實際生活中，大部分人未能了解到它的重要性，遇到問題需要人事檔案時，才知道它的重要作用。因此，要對人事檔案的重要性進行宣傳。首先，要宣傳與檔案相關(guān)的法律。其次，通過宣傳法律提高員工對社會的認知，提高檔案利用率。

（三）提高人事檔案管理人員的專業(yè)能力

隨著社會和時代的進步，為了企業(yè)的更好發(fā)展就必須要提高人事檔案管理人員的專業(yè)能力。因此，人事檔案管理工作人員必須要努力學(xué)習(xí)、精通技能、積累工作經(jīng)驗，為提高專業(yè)能力奠下基礎(chǔ)。隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)也被廣泛應(yīng)用，人事檔案管理的科技性也逐漸增強，所以人事檔案管理人員必須要創(chuàng)建終生學(xué)習(xí)觀念，熟悉并掌握檔案管理工作的基本知識，多參加一些相關(guān)工作的培訓(xùn)，提高自身的管理能力。在日常學(xué)習(xí)中可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)多搜集和學(xué)習(xí)一些與工作相關(guān)的專業(yè)知識，拓寬自身的視野，構(gòu)建完整的知識體系，近而創(chuàng)建科學(xué)的、合理的、便捷的管理系統(tǒng)，使人事檔案分類更明確，查詢工作更便捷，降低人事檔案管理的出現(xiàn)的錯誤率，為離退休職工人事檔案管理做好服務(wù)工作。

四、結(jié)束語

離退休職工的人事檔案具有較高的價值，它不僅是企業(yè)的精神財富，也是社會和國家的精神財富，建立和保存人事檔案的主要目的是為了保存經(jīng)驗、智慧和成就，可以讓后人參考、欣賞和借鑒，必須要保證檔案的完整性與安全性。因此，要根據(jù)人事檔案管理工作現(xiàn)存的問題不斷改進和完善管理制度，要重視人事檔案的重要性、不斷規(guī)范交接工作、增強管理人員的專業(yè)能力，近而提高離退休職工人事檔案管理工作，為離退休職工利益提供保障。