淺析信息化背景下加強檔案數(shù)字管理的措施

青萍

摘要：在信息化背景下，應(yīng)以信息化技術(shù)為核心構(gòu)建數(shù)字化OA系列文件文書管理模式，深入挖掘文書信息資源，從根本上提升文書數(shù)據(jù)資源管理效率。鑒于此，本文通過分析信息化背景下加強OA文書數(shù)字化管理模式建立的必要性，深入分析文書信息管理數(shù)字化實現(xiàn)過程提出加強文書檔案管理的主要措施，旨在全面提高文書資源管理效率。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；文書檔案；數(shù)字化管理；問題研究

引言

OA文書管理主要是收集各類文書檔案信息，整理相關(guān)信息資源及各種文獻(xiàn)資料，以保障文書檔案信息的真實性和有效性。作為各部門職能履行的信息載體，各類文書信息資源是當(dāng)前各個部門工作開展的重要依據(jù)，在信息化背景下建立健全文書信息數(shù)字化管理模式，能對各類文書信息進行分類保存及集中利用，以滿足各部門工作開展的現(xiàn)實需求。因此信息化背景下建立文書信息數(shù)字化管理模式具有重要的現(xiàn)實意義[1]。

一、建立OA文書數(shù)字化管理模式的必要性

（一）建立OA文書數(shù)字化管理模式是現(xiàn)代信息交流及共享的基礎(chǔ)

在信息技術(shù)及各類數(shù)據(jù)交互技術(shù)不斷進步的背景下，建立文書數(shù)字管理模式是各部門實現(xiàn)信息共享及信息系統(tǒng)連通的基礎(chǔ)條件，能夠促進各類部門及信息機構(gòu)在局域網(wǎng)范疇內(nèi)實現(xiàn)信息共享，對公示性信息實施進一步開放，及時促進信息交互與流通，所以應(yīng)構(gòu)建科學(xué)合理高效的文書信息數(shù)字化管理模式。

（二）建立文書信息數(shù)字化管理模式是實現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理的重要前提。

針對各類OA文書信息實現(xiàn)數(shù)字化管理，全面利用現(xiàn)代信息及計算機技術(shù)，有利于最大限度上提升文書信息管理效率，滿足各部門使用及社會經(jīng)濟發(fā)展需求。

（三）利用數(shù)字技術(shù)加強文書信息管理有利于創(chuàng)新文書信息管理模式

事實證明，在信息化背景下將數(shù)字技術(shù)全面應(yīng)用到文書信息管理中，能有效突破傳統(tǒng)文書信息管理的時空局限，打破傳統(tǒng)管理模式限制，促進文書信息管理向數(shù)字化方向邁進。同時利用數(shù)字技術(shù)加強對各類文書信息管理，可為社會創(chuàng)造更多價值，推動各部門協(xié)同合作，全面發(fā)展。

（四）建立文書信息數(shù)字化管理模式有利于保護重要信息安全

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的社會背景下，信息技術(shù)已被應(yīng)用到社會生活的各個領(lǐng)域，在一定程度上影響了文書信息的安全性。因此，構(gòu)建文書信息數(shù)字化管理模式有利于優(yōu)化文書信息管理流程，保障文書信息安全[2]。

二、實現(xiàn)文書信息數(shù)字化管理的主要措施

（一）強化數(shù)字建設(shè)及服務(wù)意識

在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，文書信息管理要想從根本上實現(xiàn)數(shù)字化，首先就要求文書管理人員轉(zhuǎn)變自身思想觀念，深刻認(rèn)識到文書信息管理數(shù)字化建設(shè)的重要價值。只有具備了文書信息管理數(shù)字化服務(wù)及建設(shè)意識，才能有效推動文書管理數(shù)字化建設(shè)全面落實。首先，各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強轉(zhuǎn)變思維觀念，樹立文書信息管理數(shù)字化建設(shè)及服務(wù)意識，要認(rèn)識到文書信息管理為各部門工作開展及社會發(fā)展提供了重要的決策參考，是各部門工作開展的重要憑證，在各部門工作職能履行過程中推動文書信息數(shù)字化建設(shè)能使文書信息發(fā)揮更大作用。其次，要不斷加強文書信息數(shù)字化建設(shè)宣傳力度，讓更多人認(rèn)識到本書信息數(shù)字化建設(shè)對社會發(fā)展的重要作用，幫助其樹立文書信息數(shù)字化服務(wù)及建設(shè)意識，不斷提高自身信息素養(yǎng)，在做好本職工作同時協(xié)同信息管理部門積極做好文書信息管理數(shù)字化建設(shè)工作。

（二）加強文書信息數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在社會科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展背景下，加強文書信息數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，能為文書信息實現(xiàn)數(shù)字化提供物質(zhì)載體?；A(chǔ)設(shè)施主要包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩方面內(nèi)容，硬件設(shè)施主要指實現(xiàn)文書信息管理數(shù)字建設(shè)的計算機設(shè)備、交換機、管理網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼設(shè)備等；軟件設(shè)施主要指文書信息管理的數(shù)字管理系統(tǒng)，包括數(shù)據(jù)庫、查詢系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、分類系統(tǒng)、爬蟲工具等，是面向文書信息實現(xiàn)資源分類、存儲、管理及后期綜合利用的工具，是文書信息管理模式建設(shè)的核心和基礎(chǔ)。在信息化背景下，只有協(xié)調(diào)有關(guān)部門及人員協(xié)同文書管理人員共同做好文書信息數(shù)字化管理軟硬件設(shè)施建設(shè)，才能切實發(fā)揮出文書信息數(shù)字化管理優(yōu)勢，提高文書信息管理、利用效率。

（三）加強文書信息數(shù)字資源建設(shè)

在社會信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，為全面提高文書信息資源利用效率，還需著力加強文書信息數(shù)字資源建設(shè)。開發(fā)與利用文書數(shù)字資源不僅關(guān)乎到文書數(shù)字化建設(shè)能否成功，對提高文書信息數(shù)字化管理水平也有著重要意義。主要涉及電子文獻(xiàn)信息資源搜集整理及文書信息數(shù)字化處理兩方面內(nèi)容。電子文獻(xiàn)搜集整理過程中，要突出信息的實用性、特色性、價值性和可利用性特點，要充分利用數(shù)字掃描技術(shù)、資源壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫構(gòu)建技術(shù)等方法，將原有的紙質(zhì)文獻(xiàn)、圖像聲像轉(zhuǎn)化為電子信息，并與已經(jīng)歸檔的信息資源保存在一起。同時要開發(fā)和完善數(shù)字信息資源檢索工具，便于用戶及時查詢，要注重不同種類信息數(shù)據(jù)庫構(gòu)建，結(jié)合信息資源利用模式構(gòu)建有特色信息數(shù)據(jù)庫面向用戶提供特色服務(wù)。

（四）著重文書信息管理數(shù)字化人才培養(yǎng)

在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，文書信息檔案管理數(shù)字化建設(shè)要注重專業(yè)人才培養(yǎng)，以提高其專業(yè)素質(zhì)為基礎(chǔ)，健全其信息素養(yǎng)，促進其掌握信息操作技能水平。在培訓(xùn)人才時，要注重其道德素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，使其具備良好公德心及職業(yè)道德素質(zhì)。其次，要有計劃、有目的開展各種組織形式多樣的教育活動，讓文書管理人員不僅能學(xué)習(xí)專業(yè)技能，還能掌握計算機操作知識，能利用所學(xué)技能知識處理工作中各種文書信息。

三、結(jié)語

在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，數(shù)字化建設(shè)已成為社會發(fā)展的必然趨勢，不僅文書信息管理要實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，圖書館、檔案館、信息服務(wù)機構(gòu)也紛紛進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，著重提高信息服務(wù)效率。在這種趨勢下，文書信息管理模式進行數(shù)字化建設(shè)已成必然趨勢，通過轉(zhuǎn)變數(shù)字化服務(wù)建設(shè)意識、加強管理人員數(shù)字化培訓(xùn)、健全數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加快數(shù)字資源建設(shè)等方法完善文書信息數(shù)字化管理模式建設(shè)，在充分保障文書信息資源質(zhì)量的前提下，提高資源利用效率，為用戶提供高效、優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]姜延延.文書檔案信息數(shù)字化管理研究[J].蘭臺世界，2012（S1）：102

[2]湛楠.電子化時代圖書館的文書資料管理之我見[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2013（13）：248+250