對大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案工作的思考

秦利

摘 要：本文認(rèn)為：要用大數(shù)據(jù)思想理念認(rèn)識企業(yè)檔案工作，要有大數(shù)據(jù)的思維方式，要有大數(shù)據(jù)就是檔案的理念，要認(rèn)識到檔案數(shù)字化不等于大數(shù)據(jù)。對于大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案工作的思路：一是創(chuàng)新企業(yè)檔案工作體制，探索企業(yè)檔案管理新模式；二是擴大檔案管理對象，建設(shè)大數(shù)據(jù)綜合數(shù)字檔案室；三是拓寬檔案編研和開發(fā)渠道，主動提供檔案利用服務(wù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案工作

“大數(shù)據(jù)”作為一種技術(shù)方法、一種思想理念得到了越來越多的重視和應(yīng)用，深刻地影響社會各行各業(yè)的方方面面。檔案信息是數(shù)據(jù)的重要組成部分，因而企業(yè)檔案工作也必將深深地受到其影響。

1 確立大數(shù)據(jù)的思想理念

1.1 用大數(shù)據(jù)思想理念認(rèn)識企業(yè)檔案工作。大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案工作出現(xiàn)了一些新的特點。首先，用大數(shù)據(jù)理念建設(shè)企業(yè)檔案工作。大數(shù)據(jù)時代企業(yè)的數(shù)據(jù)量表現(xiàn)出前所未有的“巨大”，但是，許多企業(yè)檔案工作并沒有跟上時代的步伐，依然沿用傳統(tǒng)的理念管理企業(yè)檔案，這與大數(shù)據(jù)時代企業(yè)發(fā)展很不相適應(yīng)。因此，應(yīng)當(dāng)用大數(shù)據(jù)理念建設(shè)企業(yè)檔案工作，用大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)企業(yè)綜合檔案室，用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集管理檔案，用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)利用檔案。其次，企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)是巨大的、類型繁多復(fù)雜。要認(rèn)識到大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)量是巨大的，企業(yè)發(fā)展的方方面面都有可能被計算機、網(wǎng)絡(luò)、新媒體等各樣的方式所記錄、存儲及傳播。企業(yè)每時每刻都在產(chǎn)生與制造海量的信息。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的類型也更加繁瑣、復(fù)雜，可分為文本、圖像、圖形、影像、聲音、超媒體鏈接等等不同的數(shù)據(jù)類型。最后，大數(shù)據(jù)技術(shù)為企業(yè)檔案的開發(fā)利用提供了便利。企業(yè)檔案的開發(fā)利用一直是企業(yè)檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，大數(shù)據(jù)技術(shù)為企業(yè)檔案的編研工作提供了便利條件，而數(shù)據(jù)挖掘又為企業(yè)檔案的編研和開發(fā)拓寬了渠道，也為企業(yè)檔案信息的共享利用提供了平臺。

1.2 要有大數(shù)據(jù)的思維方式。要做好大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案工作，適應(yīng)大數(shù)據(jù)的環(huán)境，就應(yīng)當(dāng)有與之相適應(yīng)的思維方式。首先，要有信息化思維?！靶畔⒒季S，就是在一切檔案工作中用信息化視角認(rèn)識事物、用信息化方法分析矛盾、用信息化手段處理難題?！盵1]思維方式?jīng)Q定人們的行為方式。具備了信息化思維，就可以更好地在企業(yè)檔案工作中推進(jìn)檔案信息化對傳統(tǒng)檔案實體管理、檔案信息開發(fā)利用的改變，更加主動接受信息化帶來的新技術(shù)、提出的新要求，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)來提高檔案工作的質(zhì)量和效率。其次，要有技術(shù)性思維?！按髷?shù)據(jù)”是現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的產(chǎn)物，它是依托信息技術(shù)、依賴技術(shù)人員、依靠技術(shù)進(jìn)步生存發(fā)展的。因此，要用技術(shù)性思維來考慮實現(xiàn)花最少的錢，買最適用的技術(shù)設(shè)備、發(fā)揮技術(shù)設(shè)備的最大功能、取得技術(shù)設(shè)備的最好效益。

1.3 要有大數(shù)據(jù)就是檔案的理念。大數(shù)據(jù)并不是像有一些檔案界學(xué)者認(rèn)為的那樣與檔案毫無關(guān)系可言，而是有著密切的關(guān)系?！霸谛畔⒒瘯r代，記錄即是檔案，數(shù)字化的記錄一旦生成便變成了不可刪改的檔案?！盵2]而“大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的主體是人，這些數(shù)據(jù)是對人類生活和客觀世界的測量和記錄，涵蓋了人們生活的各個方面，它不僅是人們發(fā)表的隨身小記錄，更是整個大社會的記憶庫”。[3]大數(shù)據(jù)與檔案都屬于信息，也都是社會記憶，“在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，一切數(shù)據(jù)和記錄都將成為檔案”，[4]因此，大數(shù)據(jù)就是檔案，或者說，檔案是大數(shù)據(jù)的一部分。有了大數(shù)據(jù)是檔案的理念，對于做好大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案工作有著重要的意義。

1.4 要認(rèn)識到檔案數(shù)字化不等于大數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化在一個時期以來都是檔案工作信息化的重點工作，因而，“有同志樂觀地將檔案數(shù)字化與‘大數(shù)據(jù)等同起來，似乎只要實現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化，檔案工作就進(jìn)入了‘大數(shù)據(jù)時代”。[5]顯然，這種認(rèn)識是不正確的。紙質(zhì)檔案數(shù)字化雖然與大數(shù)據(jù)有著密切的關(guān)系，但是不能等同于大數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，不僅要做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化，也要收集原生電子文件，更要收集各個業(yè)務(wù)部門通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，這樣才能在數(shù)量上向大數(shù)據(jù)靠攏，還有運用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好檔案的編研、開發(fā)利用等等。大數(shù)據(jù)要比檔案數(shù)字化的內(nèi)涵豐富得多。

2 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案工作的思路

2.1 創(chuàng)新企業(yè)檔案工作體制，探索企業(yè)檔案管理新模式。一是完善企業(yè)檔案工作體制機制，明確企業(yè)檔案部門為檔案信息建設(shè)的主要職能部門，建立檔案部門和信息化部門以及各個生產(chǎn)、業(yè)務(wù)部門的聯(lián)合工作機制，明確各自的職責(zé)，加強統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)配合。二是健全企業(yè)檔案工作規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定本企業(yè)電子文件、數(shù)據(jù)處理辦法，推進(jìn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用，明確各類電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔范圍、構(gòu)成要求及保管條件等，并確保檔案數(shù)據(jù)的長期可讀及有效。三是推進(jìn)大數(shù)據(jù)綜合數(shù)字檔案室建設(shè)，實現(xiàn)與行政管理、生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、科研等數(shù)據(jù)的無縫銜接，實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的全程管理和在線利用。

2.2 擴大檔案管理對象，建設(shè)企業(yè)大數(shù)據(jù)綜合檔案室。建設(shè)大數(shù)據(jù)綜合檔案室應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的收集管理檔案的模式，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，將企業(yè)各個部門方方面面產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)作為主要的檔案管理對象，還應(yīng)當(dāng)將所有不同載體、不同類型的檔案數(shù)據(jù)納入管理范圍。使企業(yè)檔案室成為名副其實的大數(shù)據(jù)綜合檔案信息部門。其一，做好歸檔工作，確保企業(yè)電子文件、數(shù)據(jù)的齊全完整。企業(yè)電子文件、數(shù)據(jù)應(yīng)該作為企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的一部分進(jìn)行歸檔，使之成為企業(yè)全部檔案數(shù)據(jù)的重要組成部分。要充分認(rèn)識到電子文件、數(shù)據(jù)歸檔的重要意義，把電子文件、數(shù)據(jù)歸檔管理作為企業(yè)檔案信息資源建設(shè)和檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容來抓。其二，完善企業(yè)檔案信息化收集系統(tǒng)。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案的收集工作應(yīng)智能、多元與高效。一是走出去。檔案工作者應(yīng)該走出去，深入企業(yè)生產(chǎn)第一線，對企業(yè)生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)、各個程序進(jìn)行調(diào)查研究，以掌握更多的信息流向、數(shù)據(jù)點等，并將有價值的數(shù)據(jù)信息納入收集系統(tǒng)。二是對企業(yè)生產(chǎn)的關(guān)鍵性節(jié)點實行全面的控制與監(jiān)測，做到全面掌握及時收集。三是做好網(wǎng)站網(wǎng)頁以及企業(yè)業(yè)務(wù)電子郵件的管理。企業(yè)網(wǎng)站作為企業(yè)發(fā)布信息、與客戶互動的主要渠道，也會產(chǎn)生大量的企業(yè)業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)。這些信息數(shù)據(jù)具有重要的憑證價值和研究參考價值，都是檔案數(shù)據(jù)。企業(yè)業(yè)務(wù)電子郵件也記載了大量的原始業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)，同樣具有很大的保存和利用價值，也是檔案數(shù)據(jù)。因此，網(wǎng)站網(wǎng)頁和企業(yè)業(yè)務(wù)電子郵件也是企業(yè)檔案信息資源的組成部分，應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行有效的管理。

2.3 拓寬檔案編研和開發(fā)渠道，主動提供檔案利用服務(wù)

2.3.1 應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案編研工作。首先，開發(fā)多元化的檔案編研成果形式。大數(shù)據(jù)時代，以紙質(zhì)為主要載體的檔案編研成果形式，已經(jīng)不能滿足企業(yè)檔案利用者的需求，在大數(shù)據(jù)時代隨著手機、網(wǎng)絡(luò)媒體等新型媒體的迅速發(fā)展，依托計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺開發(fā)的數(shù)字型檔案文獻(xiàn)編研出版物將成為檔案編研成果的主要形式，例如，電子圖書、數(shù)字期刊、手機出版物（微信、手機報紙）等等都是檔案編研發(fā)展的新方向與新領(lǐng)域，能夠大幅度提高檔案編研成果的傳播范圍和速度，擴大其影響力。其次，運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，開展檔案編研。一是分析企業(yè)檔案利用信息需求。對企業(yè)檔案用戶的信息需求進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、存儲、分析，預(yù)測其潛在需求。檔案編研者可以運用關(guān)聯(lián)規(guī)則分析、聚類分析、分類和預(yù)測等數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案用戶之間的關(guān)系，分析企業(yè)檔案用戶的喜好和滿意度，根據(jù)企業(yè)檔案用戶的特點和歷史行為，向其推薦其感興趣的檔案編研材料。二是建立在線編研系統(tǒng)。利用計算機技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)，提高企業(yè)檔案信息的檢索、存儲能力，縮短檔案信息加工、出版周期，通過網(wǎng)絡(luò)實時傳播檔案編研成果，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息提煉、編輯、研究、發(fā)布一站式企業(yè)檔案利用服務(wù)。

2.3.2 企業(yè)檔案利用精準(zhǔn)推送服務(wù)。所謂企業(yè)檔案利用精準(zhǔn)推送服務(wù)，就是指檔案管理者在通過大數(shù)據(jù)分析了解掌握企業(yè)檔案利用者查檔需求的基礎(chǔ)上，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)提取有用的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息，并精準(zhǔn)主動地推送給企業(yè)檔案利用者利用的檔案服務(wù)方式。主要有以下形式：

2.3.2.1 郵件推送服務(wù)。根據(jù)企業(yè)檔案用戶查詢過程中產(chǎn)生的需求語句，對其進(jìn)行分析挖掘，獲取企業(yè)檔案用戶意圖，然后將企業(yè)檔案資源數(shù)據(jù)庫中相關(guān)的企業(yè)檔案信息以電子郵件的形式主動發(fā)送給用戶。

2.3.2.2 專題匯編服務(wù)。專題匯編企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)服務(wù)，可以針對不同的企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)需求主題，對相關(guān)的一類信息數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合，通過整理、編撰、匯總企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)，并且以一定形式（檢索式或瀏覽式）展現(xiàn)。

2.3.2.3 企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)共享平臺。企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)共享是通過一定的傳遞渠道，將企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)傳遞給企業(yè)檔案利用者的過程。而這種共享過程不再受制于企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的載體形式，而是通過現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)共享。主要有兩種形式：一是計算機檢索，企業(yè)檔案利用者可以根據(jù)自己的需求，通過登錄系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的自助式查詢。二是在線咨詢互動服務(wù)。建立企業(yè)檔案利用者論壇、留言板、電子郵件等即時互動功能。通過電子郵件、留言信箱、常見問題答疑、在線服務(wù)等方式進(jìn)行交流，及時回復(fù)企業(yè)檔案利用者。

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（作者單位：河南省機場集團有限公司 來稿日期：2018-06-14）