如何做好檔案管理工作

楊玉江

[摘 要]隨著我國(guó)人事制度改革的逐步深入，如何針對(duì)人事檔案管理現(xiàn)狀，做好人事檔案管理工作，充分發(fā)揮其在優(yōu)化配置人力資源等方面的作用，成為單位管理者必須重點(diǎn)關(guān)心的問(wèn)題?；诖?，本文分析了單位日常進(jìn)行檔案管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這一系列問(wèn)題提出改善策略，從而能夠有效提升單位檔案管理水平。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；工作

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.079

[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）12-0-02

0 引 言

檔案管理對(duì)企業(yè)管理而言是一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，其具有服務(wù)性、政治性及管理性等特點(diǎn)，而檔案也集合單位全體員工及其工作信息，只有做好檔案管理，才能為單位挑選優(yōu)秀人才打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)也以非?？斓乃俣热谌氪蟊娙粘Ｉ钪?，過(guò)去的檔案管理方式已難以滿(mǎn)足新時(shí)期單位的實(shí)際發(fā)展需求，這些單位要想獲得更好的發(fā)展就必須慢慢改變傳統(tǒng)的管理方法。新形勢(shì)下，單位必須逐步規(guī)范檔案管理各項(xiàng)工作，逐漸提高檔案管理的質(zhì)量及效率。雖然利用現(xiàn)代化管理手段，會(huì)在不同程度上改善檔案管理效果，但依然存在一系列有待解決的問(wèn)題，會(huì)對(duì)檔案管理工作更好地發(fā)展帶來(lái)不良影響。因此，單位必須綜合分析檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出一系列優(yōu)化策略，才能提高檔案管理的效率及服務(wù)能力。

1 單位開(kāi)展檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)淡薄

單位的檔案管理者，包含領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案工作不夠重視，認(rèn)為這項(xiàng)工作僅僅是簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)或記錄信息，不需要多高的技術(shù)含量，也無(wú)法為本單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要將檔案保管好即可。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理理念會(huì)隱匿人事檔案管理的優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致檔案資料不能在單位發(fā)展中發(fā)揮自身的特殊優(yōu)勢(shì)，從而無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代單位的發(fā)展需要。加之，單位部分員工沒(méi)有意識(shí)到人事檔案的重要性，導(dǎo)致各單位一直存在雖有人事檔案，但卻無(wú)人管理等情況，從而會(huì)使員工轉(zhuǎn)正等重要信息丟失，他們并未意識(shí)到做好檔案管理對(duì)員工產(chǎn)生的影響。

由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，其普遍認(rèn)為檔案管理工作只是形式，因此在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，在很大程度上存在很多問(wèn)題，并且其職位設(shè)定也是相對(duì)比較少的，導(dǎo)致檔案管理工作在實(shí)施的過(guò)程中存在人手緊缺的問(wèn)題。檔案管理人員在具體管理的時(shí)候，也會(huì)出現(xiàn)對(duì)本職工作認(rèn)識(shí)不足的情況，并且工作人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，其態(tài)度也不夠認(rèn)真，對(duì)檔案管理質(zhì)量會(huì)有直接影響。

1.2 檔案管理機(jī)制不完善

隨著現(xiàn)代化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，各單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，由于并未制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和參考模式，只是依據(jù)自身理解及長(zhǎng)期的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案管理工作并不全面。除此以外，部分單位為留住人才，存在扣留員工檔案的情況，導(dǎo)致入庫(kù)的檔案資料不夠完善，從而會(huì)給新錄入檔案審批工作帶來(lái)相應(yīng)的問(wèn)題。加之，單位沒(méi)有制定健全的人事檔案管理制度，在實(shí)際工作中檔案管理制度各項(xiàng)條例沒(méi)有落實(shí)到位，也沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲、考核機(jī)制，從而會(huì)在一定程度上降低人事檔案管理的效率。

1.3 檔案管理者的素質(zhì)有待提升

檔案管理工作人員是檔案管理工作的負(fù)責(zé)人，其素質(zhì)水平及工作能力會(huì)對(duì)檔案管理效率和質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。根據(jù)當(dāng)前我國(guó)單位檔案管理的現(xiàn)狀可知，單位在檔案管理工作中會(huì)出現(xiàn)工作人員素質(zhì)較低、內(nèi)部職責(zé)不明確等問(wèn)題，部分單位內(nèi)部工作者因并未重視檔案管理工作，對(duì)于檔案管理的專(zhuān)業(yè)性認(rèn)識(shí)也不夠深入。加之，檔案管理人員調(diào)動(dòng)較為頻繁，在職責(zé)分工上也較為模糊，往往造成內(nèi)部管理人員分工不均、職責(zé)不明確、工作效率低等問(wèn)題。除此以外，部分單位并未充分重視檔案管理工作，再加上環(huán)境條件因素的制約，對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平往往要求不高，一些工作人員多是從其他崗位借調(diào)到檔案管理工作崗位上的?？傮w來(lái)說(shuō)，檔案管理工作人員的整體素質(zhì)偏低。

1.4 檔案管理數(shù)字化水平低

在現(xiàn)代信息化發(fā)展的條件下，單位檔案管理工作也逐漸融入現(xiàn)代信息化發(fā)展元素，而多數(shù)單位在數(shù)字化建設(shè)上還處于相對(duì)落后的狀態(tài)。即使檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)在單位檔案管理中得到廣泛的使用，計(jì)算信息處理技術(shù)的應(yīng)用也不斷提升，但在具體實(shí)踐中，一些技術(shù)在具體的工作應(yīng)用中還有極大的挖掘及利用價(jià)值。此外，單位在相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備配置上還存在一定的不足，多數(shù)單位在檔案管理過(guò)程中存在設(shè)備落后、檔案管理信息化工作效率偏低等問(wèn)題，這些都反映出當(dāng)前單位在數(shù)字化建設(shè)方面的問(wèn)題，多數(shù)單位在檔案管理數(shù)字化硬件方面并未跟上日常管理工作的需求，更無(wú)法規(guī)范、科學(xué)地開(kāi)展檔案管理工作。

2 單位檔案管理工作的改善策略

2.1 提高對(duì)檔案管理的重視度

在現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的背景下，單位檔案管理工作過(guò)程中也將不斷面臨新的挑戰(zhàn)，檔案管理如果還停留在原先發(fā)展水平，則會(huì)與時(shí)代發(fā)展中檔案管理工作不斷增長(zhǎng)的需求不相適應(yīng)，在傳統(tǒng)檔案管理工作已難以滿(mǎn)足新時(shí)代檔案管理的實(shí)際需求的背景下，對(duì)單位進(jìn)行檔案管理改革勢(shì)在必行。因此，單位應(yīng)提高對(duì)檔案管理的重視度，進(jìn)一步普及深化檔案管理在單位乃至社會(huì)發(fā)展中的重要性，使單位工作人員進(jìn)一步深入認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義。此外，要做好檔案管理的相關(guān)宣傳工作，單位要從相關(guān)法律法規(guī)的宣傳方面不斷拓展檔案管理的宣傳范疇，強(qiáng)化單位內(nèi)部工作人員對(duì)檔案管理工作的理解和認(rèn)同，使檔案管理者樹(shù)立良好的檔案管理態(tài)度，從而不斷提升單位檔案管理工作水平。

2.2 逐步完善檔案管理機(jī)制

檔案管理作為比較煩瑣的工作，單位必須根據(jù)社會(huì)現(xiàn)實(shí)和本單位具體狀況，逐步完善檔案管理機(jī)制，從而不斷提升檔案管理水平。在此基礎(chǔ)上，單位需要制定或者健全相應(yīng)的檔案管理制度，主要包括檔案收集、檔案保密等制度，不僅要根據(jù)各項(xiàng)規(guī)章制度辦事，也應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)制度的具體要求，使單位檔案管理工作向更加規(guī)范的方向發(fā)展。與此同時(shí)，單位每一位職員均不可私自存儲(chǔ)自己或者他人的檔案，嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家制定的檔案保密制度，按照分級(jí)管理的原則做好各項(xiàng)管理工作。單位要特別注意創(chuàng)建必備的安全保障體系，主要內(nèi)容如下：①檔案室不可保存容易燃燒的材料，檔案需要避光保存，并合理控制室內(nèi)溫度；②制定計(jì)算機(jī)輔助檔案管理各項(xiàng)制度，注意規(guī)范檔案管理中的收集、歸檔等環(huán)節(jié)。除此以外，單位要組建相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組，重視做好檔案管理分工，并明確不同級(jí)別的責(zé)任，促進(jìn)單位檔案管理工作更好地發(fā)展。

2.3 加大檔案工作人員培訓(xùn)

檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的信息資料整理和歸檔，而要推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，首先要認(rèn)識(shí)檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性、系統(tǒng)性等工作要求，檔案管理工作人員作為其中的主體，其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)水平直接影響著檔案管理效率。因此，單位要想方設(shè)法做好工作人員的培訓(xùn)工作，不斷提高這些人員的素質(zhì)水平。在檔案管理工作人員的培訓(xùn)過(guò)程中，單位應(yīng)使檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，對(duì)自身工作職責(zé)有更為清晰明確的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作有更為專(zhuān)業(yè)、科學(xué)化、深入的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理態(tài)度。同時(shí)，單位還必須對(duì)檔案管理者開(kāi)展專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，使檔案管理者的素養(yǎng)水平與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，從而不斷提高檔案管理工作的效率，推動(dòng)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，不斷有新的技術(shù)被應(yīng)用到管理工作中，在單位改革進(jìn)程中，檔案管理工作的工作量較大，單靠檔案管理工作人員的力量是不夠的，也需要有新的技術(shù)元素融入其中，并得到不斷深入的應(yīng)用。單位要借助現(xiàn)代化的數(shù)字化手段逐步優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于提升檔案管理效率和質(zhì)量具有重要的意義。也可以說(shuō)，在當(dāng)前社會(huì)信息化建設(shè)的大背景下，單位加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)也是新時(shí)期發(fā)展的必然趨勢(shì)，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)增加相關(guān)的資金投入，進(jìn)一步改善檔案管理工作中的硬件、軟件設(shè)施建設(shè)條件。在當(dāng)前檔案管理的過(guò)程中，單位應(yīng)當(dāng)重視檔案的庫(kù)房管理，重視其安全性。同時(shí)，單位需要積極增設(shè)諸多現(xiàn)代化的基礎(chǔ)保障管理設(shè)備，比如：為庫(kù)房放置專(zhuān)用的檔案管理柜，最大限度地確保檔案管理庫(kù)房的獨(dú)立性，從而更好地實(shí)現(xiàn)庫(kù)房檔案管理。此外，單位要加大檔案管理信息資源的開(kāi)發(fā)力度，在相關(guān)條件允許的情況下，加大檔案資源保護(hù)設(shè)備的投入，使檔案管理更加規(guī)范、細(xì)化，逐步提高單位開(kāi)展檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

3 結(jié) 語(yǔ)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動(dòng)著我國(guó)單位的改革進(jìn)程，這也為單位開(kāi)展檔案管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。目前，國(guó)內(nèi)單位檔案管理工作還存在較多有待完善的地方，設(shè)法解決檔案管理中存在的問(wèn)題，對(duì)提升檔案管理人員素質(zhì)水平、檔案管理效果發(fā)揮著積極的作用。本文從單位檔案管理中存在的問(wèn)題入手，提出了針對(duì)性的解決對(duì)策，以期促進(jìn)事業(yè)檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的不斷提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

[1]余雯婕.新形勢(shì)下事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理策略[J].決策與信息，2016（12）.

[2]崔珊珊.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化發(fā)展[J].全國(guó)商情：理論研究，2013（39）.

[3]田爽.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].科技傳播，2016（2）.

[4]毛羽豐.試析事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（1）.