高校二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案管理探討

李斌兵

[摘 要]教學(xué)檔案作為高校應(yīng)對(duì)各種評(píng)估、專業(yè)認(rèn)證的第一手支撐材料，其完善程度關(guān)系到各類評(píng)估結(jié)果好壞以及對(duì)教學(xué)質(zhì)量水平的準(zhǔn)確診斷。高校二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案管理呈現(xiàn)“三多”特點(diǎn)，存在“三少”和“三低”問(wèn)題，需要高校二級(jí)教學(xué)單位強(qiáng)化教學(xué)檔案管理制度和責(zé)任，提升教學(xué)檔案管理信息化水平，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用，常態(tài)化相關(guān)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，健全教學(xué)檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案管理；教學(xué)評(píng)估；二級(jí)教學(xué)單位

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2018）08-0192-03

高校教學(xué)檔案作為記錄高校日常教學(xué)管理過(guò)程的第一手資料，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)極其重要，有時(shí)候還顯得彌足珍貴。據(jù)報(bào)道，2005年4月29日國(guó)民黨前主席連戰(zhàn)在北京大學(xué)演講時(shí)，北大專門(mén)查找了其母親趙蘭坤女士在北大學(xué)習(xí)期間的生活檔案影印件作為禮物贈(zèng)送給連戰(zhàn)[1]，讓一紙檔案拉近了海峽兩岸中國(guó)人的距離。本文基于教學(xué)檔案的重要性，首先分析高校教學(xué)檔案管理對(duì)各類評(píng)估工作的重要意義，其次分析高校二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)，再次分析高校二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題，最后提出高校二級(jí)教學(xué)單位加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的對(duì)策與建議。

一、高校教學(xué)檔案對(duì)評(píng)估意義重大

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄。高校評(píng)估是評(píng)估組織機(jī)構(gòu)根據(jù)設(shè)定的教育目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)， 通過(guò)系統(tǒng)地收集相關(guān)信息，準(zhǔn)確地把握高等學(xué)校的實(shí)際情況，科學(xué)地分析，最終做出對(duì)評(píng)估對(duì)象的辦學(xué)水平及教育質(zhì)量的整體評(píng)價(jià)，進(jìn)而為其提升教育質(zhì)量水平、進(jìn)行教學(xué)改革等提供依據(jù)[2]。高校評(píng)估離不開(kāi)對(duì)各種教學(xué)檔案資料的查閱，高校的教學(xué)檔案作為高校日常教學(xué)管理的重要體現(xiàn)，關(guān)系到能否全面準(zhǔn)確真實(shí)地反映學(xué)校對(duì)教學(xué)過(guò)程的管理，關(guān)系到學(xué)校教學(xué)質(zhì)量，最終影響人才培養(yǎng)質(zhì)量和學(xué)校發(fā)展。

當(dāng)前高校評(píng)估種類很多，主要有：教育行政主管部門(mén)的合格評(píng)估、水平評(píng)估、學(xué)位點(diǎn)授權(quán)審核評(píng)估、學(xué)科評(píng)估、專業(yè)評(píng)估；根據(jù)部門(mén)歸屬的重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室評(píng)估，相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)的認(rèn)證或評(píng)估，如工程教育認(rèn)證；各種類型的教學(xué)基地、研究基地評(píng)估等。無(wú)論哪種形式的評(píng)估，評(píng)估程序如何，組織機(jī)構(gòu)是誰(shuí)，評(píng)審指標(biāo)體系如何，都需要高等學(xué)校提供第一手的原始資料即檔案作為支撐[3]?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定高校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”[4]。高校二級(jí)教學(xué)單位作為高校教學(xué)管理的直接責(zé)任部門(mén)，其教學(xué)檔案是高校檔案中十分重要的內(nèi)容。管理好教學(xué)檔案既有助于應(yīng)對(duì)各種評(píng)估，同時(shí)也有助于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有針對(duì)性地進(jìn)行教學(xué)監(jiān)控和改革，提升教學(xué)水平。

二、高校二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)

隨著高等教育的發(fā)展，國(guó)內(nèi)高校既有著龐大的在校生隊(duì)伍，又有著大規(guī)模的教師隊(duì)伍，這就對(duì)其教學(xué)檔案管理提出了挑戰(zhàn)。從整體而言，高校二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案管理呈現(xiàn)出“三多”的特點(diǎn)。

（一）二級(jí)教學(xué)單位在冊(cè)學(xué)生人數(shù)多

當(dāng)前中國(guó)高校在校學(xué)生規(guī)模龐大，一些高校二級(jí)教學(xué)單位的在冊(cè)學(xué)生少則幾百人多則上千人，有的甚至數(shù)千人。如今，一些高校二級(jí)教學(xué)單位的在冊(cè)學(xué)生人數(shù)相當(dāng)于1998年擴(kuò)招前一個(gè)中等規(guī)模大學(xué)的學(xué)生人數(shù)。例如筆者所在學(xué)校學(xué)生人數(shù)最多的二級(jí)教學(xué)單位就有9個(gè)專業(yè)，在冊(cè)學(xué)生達(dá)3500余人。

（二）各種評(píng)估、認(rèn)證需要的教學(xué)檔案種類繁多

教育部全國(guó)性的普通高校教學(xué)合格評(píng)估、水平評(píng)估、學(xué)科評(píng)估，中國(guó)工程教育專業(yè)認(rèn)證協(xié)會(huì)（CEEAA）認(rèn)證，地方教育管理部門(mén)的評(píng)估或認(rèn)證，校級(jí)各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)檢查，地方管理部門(mén)的各種評(píng)估等等，其需要提供的教學(xué)檔案有的相同，有的因側(cè)重點(diǎn)不同而有所不同，主要包括紙質(zhì)文件、圖表、音像、現(xiàn)場(chǎng)記錄、計(jì)算機(jī)信息載體以及實(shí)物、樣本等教學(xué)檔案材料，種類繁多[5]。由于被評(píng)估對(duì)象常常并不知道各類評(píng)估專家對(duì)材料的要求，各種評(píng)估資料很難做到共享，因此，各個(gè)二級(jí)教學(xué)單位為了便于將來(lái)能夠及時(shí)查閱到各種原始資料，重復(fù)或過(guò)多地保存檔案材料。

（三）教學(xué)檔案管理涉及環(huán)節(jié)多

高校二級(jí)教學(xué)單位作為高校教學(xué)管理直接關(guān)系部門(mén)，涉及專業(yè)培養(yǎng)方案制訂、教學(xué)管理、教學(xué)過(guò)程控制、教學(xué)最終效果評(píng)介、教學(xué)效果反饋等眾多環(huán)節(jié)，每個(gè)大環(huán)節(jié)涵蓋眾多的觀察點(diǎn)。此外專業(yè)發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)日志、教學(xué)課件、平時(shí)作業(yè)、學(xué)生考勤、期初或期中或期末教學(xué)檢查、試卷、學(xué)生座談、學(xué)生評(píng)教信息、教學(xué)都督聽(tīng)課與評(píng)教、教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)、畢業(yè)實(shí)習(xí)各環(huán)節(jié)記錄、畢業(yè)論文等等，由于每個(gè)環(huán)節(jié)都需要做到有據(jù)可查，因此教學(xué)檔案涉及的環(huán)節(jié)多。

三、高校二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

隨著高校的發(fā)展，高校二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案管理呈現(xiàn)出“三少”“三低”的特點(diǎn)。

（一）教務(wù)管理人員相對(duì)較少

高校二級(jí)教學(xué)單位往往設(shè)有教務(wù)辦，一般配備專職教務(wù)管理人員2-3人，有的根據(jù)工作需要會(huì)配備多些。然而，面對(duì)少則幾百人多則幾千人的在冊(cè)學(xué)生，面臨名目繁多的評(píng)估，教務(wù)管理人員往往需要加班加點(diǎn)，整理并保管各種教學(xué)檔案，應(yīng)對(duì)日常教學(xué)，以及各種評(píng)估或認(rèn)證或檢查。

（二）教務(wù)管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)少

由于歷史的原因，高校的上層領(lǐng)導(dǎo)、二級(jí)教學(xué)單位的部分領(lǐng)導(dǎo)成員往往認(rèn)為教學(xué)檔案只需要具備原始材料的存儲(chǔ)功能，不重視培訓(xùn)甚至從沒(méi)有安排新進(jìn)人員進(jìn)行必要培訓(xùn)的現(xiàn)象較為普遍。這種忽視教務(wù)管理人員業(yè)務(wù)水平提升的做法往往會(huì)導(dǎo)致二級(jí)教學(xué)單位的教務(wù)管理人員缺乏檔案管理、信息管理等方面的基本理論、基礎(chǔ)知識(shí)與業(yè)務(wù)技能。這種缺乏在業(yè)務(wù)水平上表現(xiàn)為對(duì)教學(xué)檔案把關(guān)不嚴(yán)格，工作不細(xì)致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不能及時(shí)解決，甚至根本沒(méi)有能力發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，更談不上提出改進(jìn)措施。

（三）教學(xué)檔案管理細(xì)則少

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定教學(xué)類檔案按《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號(hào)）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》涵蓋了17大類，每大類中含有若干小類，某些小類存在指代不明、相對(duì)比較籠統(tǒng)、沒(méi)有明確規(guī)定到具體名稱等現(xiàn)象。況且每種評(píng)估、檢查、認(rèn)證的檢查側(cè)重點(diǎn)不同，對(duì)教學(xué)檔案的要求也不相同，實(shí)際管理中對(duì)哪些教學(xué)檔案需要保存、保存時(shí)間、相關(guān)責(zé)任都沒(méi)有一個(gè)明確的要求，最后導(dǎo)致二級(jí)教學(xué)單位的教務(wù)管理人員因擔(dān)心漏掉重要檔案而“胡子眉毛一把抓”，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力。

（四）教務(wù)管理人員學(xué)歷層次偏低

由于歷史原因，高校檔案管理人員尤其是二級(jí)教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理人員的整體學(xué)歷層次不高，即使受過(guò)高等教育也很少屬于檔案學(xué)專業(yè)或文秘專業(yè)畢業(yè)人員。大學(xué)擴(kuò)招后，一些高校特別是一些地方性高校或新建本科院校在引進(jìn)高層次人才的同時(shí)，為解決高層次人才配偶工作問(wèn)題，往往把二級(jí)教學(xué)單位的崗位作為解決引進(jìn)人才配偶工作安排的一個(gè)重要選擇，這就導(dǎo)致二級(jí)教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理人員的學(xué)歷層次整體水平偏低。

（五）專業(yè)教師對(duì)教學(xué)檔案管理的認(rèn)知度低

高校教師來(lái)自各種各樣的學(xué)科專業(yè)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案管理方面的相關(guān)培訓(xùn)，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，很多專業(yè)教師平時(shí)對(duì)哪些資料需要存檔，保存多長(zhǎng)時(shí)間，如何保存教學(xué)檔案，什么時(shí)候提交等都沒(méi)有一個(gè)清晰的概念。因此，教師們往往是該保存的檔案沒(méi)有保存，該放棄的檔案沒(méi)有放棄，教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量差。溫燕萍認(rèn)為缺乏強(qiáng)烈的高校評(píng)估檔案管理意識(shí)、正確的檔案管理觀念是我國(guó)高校評(píng)估檔案管理面臨的一個(gè)瓶頸，阻礙了我國(guó)高校評(píng)估檔案管理質(zhì)量和水平的提升[6]。

（六）教務(wù)管理人員的地位相對(duì)較低

高校二級(jí)教學(xué)單位的教務(wù)管理人員是教學(xué)檔案管理的責(zé)任人之一，在整個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)起著上傳下達(dá)的重要作用。然而，教務(wù)管理人員往往被學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教師們所忽視，一些專業(yè)教師對(duì)教務(wù)管理人員關(guān)于教學(xué)檔案管理的要求、建議置之不理，教務(wù)管理人員又沒(méi)有相關(guān)措施、手段對(duì)其進(jìn)行約束。這就導(dǎo)致部分教學(xué)檔案缺失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，常常是等到評(píng)估時(shí)才發(fā)現(xiàn)沒(méi)有相關(guān)檔案資料，然后在學(xué)?；蚨?jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)干預(yù)下臨時(shí)去收集、補(bǔ)齊相關(guān)檔案資料。

四、高校二級(jí)教學(xué)單位加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的措施與建議

（一）健全教學(xué)檔案管理制度和明確責(zé)任分工

一是規(guī)范日常檔案管理，健全教學(xué)檔案管理規(guī)章制度。高校需要根據(jù)學(xué)校自身情況，制定《××教學(xué)檔案管理辦法》《××文件材料立卷歸檔相關(guān)規(guī)定》《××文件材料規(guī)定范圍和保管期限》等教學(xué)檔案管理相關(guān)規(guī)章制度[7]，做到職責(zé)清晰，獎(jiǎng)罰分明。二是明確責(zé)任分工。根據(jù)專業(yè)教師、教務(wù)管理人員的崗位職責(zé)建立“工作檔案”，明確規(guī)定哪些材料需要納入檔案管理，由誰(shuí)來(lái)管理，何時(shí)完成教學(xué)檔案的整理和歸集，做到每件事情都有跡可循，每個(gè)階段均有相關(guān)總結(jié)。

（二）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理信息化水平

隨著IT技術(shù)的發(fā)展，檔案管理日趨信息化，檔案資源信息的收集、整理、開(kāi)發(fā)和利用更為便捷。從某種意義來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化應(yīng)該是減輕了教務(wù)管理人員的負(fù)擔(dān)，但是當(dāng)前大多數(shù)高校人事、教務(wù)、科研、圖書(shū)情報(bào)、后勤等各項(xiàng)工作各自為政，購(gòu)買不同軟件開(kāi)發(fā)公司的軟件，兼容性差，無(wú)法共享，形成一個(gè)個(gè)信息孤島，反而從某種程度上加大了教務(wù)管理人員的負(fù)擔(dān)，造成了專業(yè)教師對(duì)學(xué)校需要重復(fù)提交眾多信息資料產(chǎn)生不滿情緒。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在全國(guó)檔案工作會(huì)議上指出“十三五”期間應(yīng)超額或提前實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率比2010年翻兩番的全國(guó)總體指標(biāo)[8]。高等學(xué)校作為知識(shí)傳承的重要陣地，應(yīng)該做好信息管理系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)全校范圍內(nèi)乃至本地區(qū)、全國(guó)范圍內(nèi)的信息共享，減少教務(wù)管理人員的重復(fù)勞動(dòng)。

（三）加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用

當(dāng)前大多數(shù)高校僅僅將教學(xué)檔案作為一種資料保存，檔案的作用沒(méi)有得到充分發(fā)揮。隨著數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的出現(xiàn)，高校可以把教學(xué)檔案的作用發(fā)揮到極致。例如，可以利用教學(xué)檔案加強(qiáng)對(duì)學(xué)生在校期間的日常管理，通過(guò)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)了解學(xué)生的平時(shí)作業(yè)和畢業(yè)論文是否存在抄襲，教師在教學(xué)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題是不是總在重復(fù)，還可以利用檔案相關(guān)信息對(duì)畢業(yè)后的學(xué)生進(jìn)行跟蹤，改進(jìn)教學(xué)，開(kāi)展教學(xué)改革。利用檔案對(duì)教師進(jìn)行跟蹤調(diào)查，可以更加客觀地評(píng)判教師的綜合素質(zhì)。

（四）定期加強(qiáng)教務(wù)管理人員和教師崗前教學(xué)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)

一是根據(jù)高校二級(jí)教學(xué)單位的教務(wù)管理人員業(yè)務(wù)水平的情況，學(xué)校在安排崗前培訓(xùn)時(shí)要求教學(xué)檔案管理人員參加，讓新上崗的教務(wù)管理人員認(rèn)清教學(xué)檔案管理過(guò)程中的要點(diǎn)和難點(diǎn)，并對(duì)教學(xué)檔案管理中常犯的錯(cuò)誤加以預(yù)防。另外，根據(jù)學(xué)校需要開(kāi)展的各類評(píng)估，定期對(duì)教務(wù)管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，提升其檔案管理工作質(zhì)量。二是不定期對(duì)相關(guān)專業(yè)教師進(jìn)行培訓(xùn)。要做好教學(xué)檔案管理工作，需要廣大一線教師的積極配合。當(dāng)前許多高校對(duì)新進(jìn)教師有專門(mén)的崗前培訓(xùn)環(huán)節(jié)，但主要集中在科研和職稱評(píng)審方面。建議學(xué)校教務(wù)管理部門(mén)將教學(xué)檔案管理的內(nèi)容納入培訓(xùn)日程，指導(dǎo)新進(jìn)教師了解哪些材料需要納入檔案管理、哪些需要自己管理，增強(qiáng)其教學(xué)檔案管理意識(shí)，并編制一些簡(jiǎn)單的操作手冊(cè)發(fā)放給教師，以便其及時(shí)了解與查閱。

（五）健全教學(xué)檔案管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制

認(rèn)證或評(píng)估工作對(duì)高校二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案的完善起到促進(jìn)作用。然而，很多高校二級(jí)教學(xué)單位的教學(xué)檔案工作往往止于評(píng)估，形成評(píng)估—檔案整理—評(píng)估后檔案管理回到評(píng)估前狀態(tài)—再評(píng)估—檔案再整理的工作循環(huán)，導(dǎo)致每次評(píng)估都需要重復(fù)準(zhǔn)備，浪費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力。高校二級(jí)教學(xué)單位應(yīng)該從評(píng)估或認(rèn)證工作中養(yǎng)成及時(shí)匯集、整理教學(xué)檔案的習(xí)慣，形成長(zhǎng)效機(jī)制。

五、結(jié)語(yǔ)

教學(xué)檔案作為學(xué)校面臨各種評(píng)估的歷史佐證材料，其管理好壞關(guān)系到學(xué)校發(fā)展，甚至可以說(shuō)關(guān)系到學(xué)校命運(yùn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，無(wú)紙化辦公方式的推行，教學(xué)檔案管理如何跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，是當(dāng)前面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。我們需要注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：一是解決檔案信息安全問(wèn)題，防止因信息被盜而造成不可挽回的損失。二是防止因無(wú)紙化辦公使一些重要資料被遺漏而一時(shí)無(wú)法察覺(jué)，最終隨著時(shí)間的流逝難以恢復(fù)。三是防止不分輕重，過(guò)多地保存一些非重要信息，造成信息泛濫，給后續(xù)信息查找?guī)?lái)不必要的麻煩?？偠灾虒W(xué)檔案管理在信息化時(shí)代將面臨諸多挑戰(zhàn)，需要其管理人員去思考和探索應(yīng)對(duì)辦法。

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

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[責(zé)任編輯 龐丹丹]