電子檔案安全存檔策略及管理

賀蕓 賀燕

摘 要：隨著電子計(jì)算機(jī)的普及、辦公自動(dòng)化的深入發(fā)展，過(guò)去用紙墨、照相形成和傳遞的公文、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)信息等都可用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行，由此產(chǎn)生了大量的電子文件和電子檔案。電子檔案是信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；困境；對(duì)策

書(shū)卷寫(xiě)春秋，檔案繪宏圖。檔案之本記錄發(fā)展，沉淀歷史。檔案之用，在于探軌循跡，服務(wù)發(fā)展。檔案作為歷史發(fā)展的見(jiàn)證者，承擔(dān)著記載歷史、面向未來(lái)的重任。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和檔案信息化建設(shè)的不斷深入，電子文件逐步成為重要的信息資源。然而，電子文件本身具有易更改性，并面臨著載體損壞、系統(tǒng)升級(jí)等問(wèn)題，如不及時(shí)正確應(yīng)對(duì)，將造成電子文件以不可逆轉(zhuǎn)方式消失的后果。具有永久保存價(jià)值的電子文件作為社會(huì)記憶和人類核心戰(zhàn)略資源，必須被長(zhǎng)期保存。由于電子檔案內(nèi)容與形式的獨(dú)立性，它具有比紙質(zhì)檔案更不穩(wěn)定的因素。其原始性、真實(shí)性、完整性和安全性方面，都更難以保證。在檔案的原始性方面，電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。電子檔案的生成形式是由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)并非完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的。在檔案的真實(shí)性方面，電子檔案極易失真。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程中，稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)。此外，電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

電子檔案長(zhǎng)期保存過(guò)程中面臨的挑戰(zhàn)主要包括：電子文件管理缺少法律法規(guī)保障；電子文件存儲(chǔ)載體脆弱，容易受高溫、高濕、灰塵、電磁干擾等環(huán)境的影響，從而造成信息丟失；軟硬件技術(shù)更新和設(shè)備老化容易造成電子文件不可讀?。换馂?zāi)、雷電、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊等因素帶來(lái)的信息安全問(wèn)題；標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)相對(duì)落后，為異構(gòu)數(shù)據(jù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)交換埋下了隱患；電子文件憑證性保障問(wèn)題；電子文件類型多樣性導(dǎo)致的難以管理問(wèn)題等。

近年來(lái)，公司制定了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，起草了《電子檔案移交與接收辦法》、《電子檔案元數(shù)據(jù)規(guī)范》等文件。文件相互銜接，從電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案在檔案部門(mén)的管理等環(huán)節(jié)入手，對(duì)業(yè)務(wù)流程、電子文件的存儲(chǔ)格式和元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范，并明晰了檔案室部門(mén)各處室在電子檔案長(zhǎng)期保存中的職責(zé)，形成完整的管理鏈條。

其中，在選擇電子文件長(zhǎng)期保存的格式時(shí)，我們?yōu)槲臅?shū)類、照片類、錄音類、錄像類等常用電子文件類型選擇了適于長(zhǎng)期保存的幾種文檔格式，以保證電子文件的真實(shí)性和長(zhǎng)期可用性。在元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義方面，我們要求在電子文件管理的各個(gè)階段，有關(guān)元數(shù)據(jù)應(yīng)得到正確、原始、安全的記錄和保存，以證明電子文件的真實(shí)性和憑證價(jià)值，確保電子文件的長(zhǎng)期保存，方便電子文件的查詢和利用。在職責(zé)定義方面，我們規(guī)定電子文件形成者、管理者、長(zhǎng)期保存者及信息技術(shù)部門(mén)等相關(guān)參與者要積極主動(dòng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

建立數(shù)字資源管理，專職負(fù)責(zé)檔案數(shù)字資源存儲(chǔ)、共享等相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)的制定，開(kāi)展檔案數(shù)字資源的長(zhǎng)期保存、數(shù)據(jù)挖掘和共享利用工作，進(jìn)一步理順了職責(zé)定位，減少了職能交叉，提高了工作效率和科學(xué)化水平。下一步準(zhǔn)備利用檔案數(shù)字資源管理對(duì)數(shù)字資源管理工作的領(lǐng)導(dǎo)決策、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、整體推進(jìn)。

電子文件的長(zhǎng)期保存需要一支由專業(yè)、管理和技術(shù)等方面人員組成的復(fù)合型管理團(tuán)隊(duì)。公司積極開(kāi)展檔案信息化方面的培訓(xùn)，提升檔案部門(mén)從業(yè)人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和電子檔案管理業(yè)務(wù)水平；支持和鼓勵(lì)人員參與課題研究；實(shí)施檔案人才培養(yǎng)，在檔案信息化建設(shè)等領(lǐng)域選拔人才，努力打造一支結(jié)構(gòu)合理、勇于創(chuàng)新的人才隊(duì)伍。

電子檔案長(zhǎng)期保存的軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境進(jìn)行規(guī)劃和建設(shè)。機(jī)房建設(shè)方面，符合《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，為電子檔案保管創(chuàng)造良好的載體保護(hù)環(huán)境。在網(wǎng)絡(luò)層面，進(jìn)行了分網(wǎng)管理，根據(jù)業(yè)務(wù)需要將系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分別部署部署了防火墻、防病毒、漏洞掃描、安全審計(jì)等各類安全設(shè)施，確保網(wǎng)絡(luò)安全。存儲(chǔ)方面，整合各類檔案數(shù)字資源，形成統(tǒng)一的云存儲(chǔ)管理平臺(tái)。在應(yīng)用層面，采用了系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計(jì)員“三員分立”的權(quán)限管理機(jī)制，確保權(quán)限安全。在安全保障方面，達(dá)到信息系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)3級(jí)要求。

為確保檔案數(shù)字資源在得到安全保管和長(zhǎng)久保存的同時(shí)提高其利用效率，在綜合考慮網(wǎng)絡(luò)劃分和應(yīng)用系統(tǒng)部署的情況下，對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行了分庫(kù)管理設(shè)計(jì)，將檔案數(shù)字資源分為長(zhǎng)期保存庫(kù)、利用庫(kù)和管理庫(kù)，并進(jìn)行隔離，使管理更加清晰、存儲(chǔ)更加安全。

為確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，我們?cè)诒本?shù)字檔案館系統(tǒng)中嵌入了電子文件四性檢查工具，可以在電子文件歸檔、移交、保管等重要階段對(duì)電子文件的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢查。

電子檔案的長(zhǎng)期保管問(wèn)題研究是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的綜合研究，是隨著技術(shù)的進(jìn)步不斷發(fā)展的。目前，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、OFD標(biāo)準(zhǔn)等新技術(shù)在電子檔案管理及長(zhǎng)期保存中的應(yīng)用正成為新的研究熱點(diǎn)。對(duì)于電子文件的管理，必須解決好它的保真、保密、保存、保讀取等難題，需要從全局角度出發(fā)，探尋電子文件長(zhǎng)期保存方案的最佳實(shí)踐，努力將電子文件管理水平推向新的高峰。電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)和需要。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題，并加以迅速解決，從而在真正意義上實(shí)現(xiàn)安全、高效的科學(xué)管理和充分利用電子檔案的目的，使之更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)浙江省電力有限公司金華供電公司）