分析企業(yè)檔案的綜合管理方案

文/信子，國網(wǎng)湖南省電力有限公司湘西供電分公司

1 引言

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，現(xiàn)代辦公室的使用設(shè)備逐漸自動化，社會對信息的需求也越來越多，檔案管理工作是一個企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，有效的檔案管理能夠為企業(yè)的生產(chǎn)提供有利的參考信息，是企業(yè)改革和發(fā)展的基礎(chǔ)條件。讓企業(yè)檔案為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展服務(wù)，解決企業(yè)生產(chǎn)中遇到的問題。本文就企業(yè)檔案的綜合管理進行分析。

2 企業(yè)提高檔案綜合管理的重要性

企業(yè)進行檔案綜合管理是對企業(yè)管理工作而言的，有利于指導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營決策[1]。在激烈的市場經(jīng)濟競爭中，只有提高企業(yè)經(jīng)營的質(zhì)量和工作效率，才能夠提升企業(yè)的競爭力。由于企業(yè)的檔案管理在企業(yè)經(jīng)營管理中有非常重要的推動作用，因此，要加強對企業(yè)檔案的綜合管理。

企業(yè)檔案的管理質(zhì)量的提升有利于促進企業(yè)的建立獨特的管理模式。因此企業(yè)應(yīng)該加強對人才的引進，提升企業(yè)的檔案管理工作的質(zhì)量，制定相關(guān)的管理機制，從而提升企業(yè)的經(jīng)營效益和發(fā)展速度。

企業(yè)的檔案管理質(zhì)量對企業(yè)在市場中的競爭有直接的影響，同時，也決定了企業(yè)是否能夠全面發(fā)展。在企業(yè)的檔案管理中經(jīng)常會出現(xiàn)工作人員資料、企業(yè)各部分工作資料丟失的現(xiàn)象，這對與企業(yè)的發(fā)展來說是非常不利的，甚至會影響企業(yè)的決策和發(fā)展。因此企業(yè)要加強對檔案管理質(zhì)量的提升，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

3 當前我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

企業(yè)檔案的國力工作直接體現(xiàn)出企業(yè)相關(guān)部門在生產(chǎn)、工作、管理、經(jīng)營中的問題，是對企業(yè)的政治、文化、經(jīng)濟狀況等等最原始的記錄。隨著我國社會的不斷發(fā)展，企業(yè)也隨著迅速發(fā)展，這時都檔案管理工作就顯得十分重要，如表1，以下是目前在我國企業(yè)檔案管理中存在的問題：

表一：企業(yè)檔案管理主要內(nèi)容

3.1 企業(yè)檔案管理存在安全隱患

由于企業(yè)自身環(huán)境問題，在檔案管理的工作中存在一些問題。例如，部分企業(yè)會將檔案管理室建立在企業(yè)中比較偏、比較潮濕的地方，因為空氣中濕度較大，企業(yè)的檔案經(jīng)過長時間的存放，會出現(xiàn)發(fā)霉的情況，甚至是破損；也有部分企業(yè)將檔案室建立在陽光比較充足的位置，企業(yè)檔案經(jīng)過陽光的暴曬之后，會出現(xiàn)資料受損的情況，這不利與檔案的管理和保存；企業(yè)的檔案管理室多數(shù)采用玻璃窗戶，沒有安全防護，在窗戶上僅僅是粘貼一層紙，這樣的做法不利于檔案的管理保護。

3.2 管理體制存在不規(guī)范

我國經(jīng)濟的發(fā)展，促進了我國企業(yè)的發(fā)展，同時檔案的數(shù)量也在提升，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)無法滿足企業(yè)各部們對檔案的使用需求[2]。其中在傳統(tǒng)的檔案管理中，信套式檔案管理方式在檔案袋上標明檔案中文件這種方式對企業(yè)的管理工作是極為不利的，工作人員在檢索分類會耗費大量的精力和時間，影響工作效率。其中有的工作人員會使用單個的檔案進行記錄，這樣記錄管理方式會使用的非常多的檔案袋，非常浪費，易出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，不利于管理。有部分企業(yè)，在進行檔案的調(diào)動時，仍采用傳統(tǒng)的手工操作模式，這樣一來記錄信息的紙張易出現(xiàn)磨損的現(xiàn)象，對檔案資料的安全造成影響。

3.3 檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)不能夠有效結(jié)合在一起

有部分企業(yè)，在企業(yè)管理中引入計算機管理系統(tǒng)時，并沒有將檔案的信息管理融入其中，忽略了檔案管理的信息化。因此，從事檔案管理的工作人員不能夠進入到計算機管理系統(tǒng)中，對企業(yè)的核心內(nèi)容無法掌握，得不到有效的信息，這樣不利于企業(yè)檔案管理的完善。

3.4 企業(yè)檔案工作長期性和連續(xù)性不足

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度提升之后，就會進行相關(guān)的完善工作，公司會對此進行考核和評價。短時間的工作會取得一定的效果，當檔案管理工作符合企業(yè)的要求之后，就不會再繼續(xù)保持，缺乏長期性和連續(xù)性[3]。還有部分企業(yè)對檔案管理工作并不重視，對企業(yè)檔案室的管理不重視，因此，導(dǎo)致企業(yè)管理工作開展的不順利。

4 企業(yè)檔案綜合管理的措施

4.1 完善管理制度

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和擴大，企業(yè)各部門的文件和資料也逐漸增多，這對檔案管理的工作人員來講，加強了工作力度，會影響工作效率和檔案管理的質(zhì)量。因此企業(yè)要根據(jù)自身的發(fā)展狀況，對檔案管理進行完善，建立適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理制度。如，對檔案進行分類，調(diào)整檔案管理的期限等等，企業(yè)在進行檔案管理時，要嚴格根據(jù)相關(guān)的制度開展管理工作，以此促進企業(yè)的發(fā)展。

4.2 轉(zhuǎn)變企業(yè)管理觀念

企業(yè)的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者要轉(zhuǎn)變企業(yè)的管理觀念，打破封閉、守舊的傳統(tǒng)觀念，樹立服務(wù)思想。將被動的經(jīng)營方式轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蚴袌觯⒆闫髽I(yè)，推動企業(yè)的改革發(fā)展，提升企業(yè)的經(jīng)營效益，為企業(yè)的全面發(fā)展打好基礎(chǔ)。

4.3 加強檔案信息管理

在企業(yè)管理中，加強檔案管理有以下幾種方式：第一，建立文檔一體化管理，在企業(yè)的管理中，通過電子文件的使用，將與檔案信息有關(guān)的內(nèi)容添加其中，建立相關(guān)的監(jiān)督制度，確保企業(yè)檔案的真實性和有效性。第二，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入其中，確保企業(yè)信息的安全性。在企業(yè)的檔案信息中會涉及很多商業(yè)信息，若是在企業(yè)經(jīng)營中無法保證檔案信息的安全性，容易丟失文件，并對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成損失。

4.4 做好相關(guān)服務(wù)工作

企業(yè)檔案進行綜合管理之后，要改變原有的檔案信息共享的方式，企業(yè)可以建立相應(yīng)的閱覽室，為工作人員的閱讀、復(fù)制等等工作服務(wù)。同時可以建立宣傳窗，對企業(yè)的數(shù)據(jù)進行展示。深化企業(yè)的改革，促進企業(yè)的檔案綜合管理工作的發(fā)展。

4.5 提高企業(yè)重視程度

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理者要提升對檔案管理的重視程度，因為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者的決策直接影響企業(yè)檔案管理工作的開展，只有提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，才能促進企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。主要可以從以下幾個方面開展：第一，加強檔案宣傳，提升全員對檔案意識。定期為員工進行培訓(xùn)和教育工作，使領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案管理有一個正確的認識，意識到檔案管理對企業(yè)的重要性。鼓勵員工參加企業(yè)檔案管理部門的宣傳活動，推廣、宣傳檔案知識[5]。在企業(yè)的總結(jié)會議上強調(diào)檔案管理工作的重要性，將檔案管理中的問題進行分析總結(jié)。第二，加強對企業(yè)檔案管理工作的機制的建立和完善，建立管理系統(tǒng)，通過提升檔案管理工作人員的薪資待遇提升員工的工作熱情，做好相應(yīng)的管理工作，培養(yǎng)員工工作的積極性。

5 結(jié)束語

總而言之，在企業(yè)檔案管理工作中仍存在一些問題，企業(yè)的檔案中有很多商業(yè)機密和重要資源，對企業(yè)的發(fā)展有著促進作用。因此，企業(yè)一定要重視檔案的綜合管理，發(fā)揮檔案信息的作用，為提升企業(yè)效益打下良好基礎(chǔ)。