針對(duì)如何加強(qiáng)中職檔案管理工作的探析

倪冬輝

摘要：隨著社會(huì)的快速發(fā)展，國家越來越重視中等職業(yè)教育工作，而且對(duì)中等職業(yè)教育的投入也呈上升的趨勢(shì)。促使中等職業(yè)教育工作進(jìn)入快速發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，同時(shí)學(xué)校檔案管理工作的重要性也越來越明顯。本文針對(duì)如何加強(qiáng)中職檔案管理工作進(jìn)行了研究，針對(duì)中職學(xué)校當(dāng)前的實(shí)際情況，分析了學(xué)校檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。每位中職院校的教育工作者們也在努力的思考如何才能更好的促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展，在中職學(xué)校檔案信息管理中應(yīng)積極的采取先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)，使檔案的利用速度更加的快、準(zhǔn)，準(zhǔn)確的把握檔案管理工作發(fā)展的機(jī)遇，為中職學(xué)校教育科研工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：中職檔案管理；問題；解決對(duì)策；創(chuàng)新

新時(shí)期中職教育體制改革的不斷深入，給中職學(xué)校檔案管理工作帶來了更高的要求，我們必須改進(jìn)工作思路，在原紙質(zhì)檔案立卷的基礎(chǔ)上，建立有效的檔案管理機(jī)制，與檔案的信息化相適應(yīng)。正確認(rèn)識(shí)檔案學(xué)管理在整個(gè)學(xué)校管理中所扮演的重要角色，在電子檔案的升級(jí)過程中，充分發(fā)揮原有工作人員的優(yōu)勢(shì)，在文件管理也要以人為本，擔(dān)負(fù)起電子文件管理工作的重任，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。本文分析了當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作中存在的主要問題，并結(jié)合實(shí)際情況，提出了加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理的有效措施，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理。

一、目前中職學(xué)校檔案管理工作中存在的主要問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)良莠不齊導(dǎo)致各種檔案整理工作困難重重

檔案工作有著很強(qiáng)的專業(yè)性，尤其是中職學(xué)校的檔案工作更具有其獨(dú)自的特點(diǎn)，不能僅憑經(jīng)驗(yàn)去做。可是目前中職學(xué)校的有關(guān)檔案工作人員，大部分沒有經(jīng)過專門的上崗培訓(xùn)，沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。工作積極性不高，無法勝任具有專業(yè)性的工作，阻礙了中職院校的檔案管理工作的發(fā)展。

（二）檔案信息化程度不高，管理設(shè)施滯后，大大降低了檔案信息的利用率

在中職學(xué)校的管理工作中，雖然檔案管理工作是基礎(chǔ)工作。但是由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，使中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)無法滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要。傳統(tǒng)的檔案材料是以紙質(zhì)的形式存在，目前仍然有一些中職學(xué)校的檔案信息并沒有實(shí)現(xiàn)電子版?；A(chǔ)設(shè)施不健全，只能維持檔案管理的一般需求。影響學(xué)校檔案材料的保存，甚至出現(xiàn)丟失與損壞。

（三）對(duì)于檔案管理教職員工的認(rèn)識(shí)存在偏差，影響了檔案資料的不完整性

豐富的檔案資料是學(xué)校的寶貴財(cái)富，浸透著教師多年的辛勤汗水，可以為教學(xué)科研提供服務(wù)?？墒墙搪殕T工卻沒有正確認(rèn)識(shí)它的價(jià)值所在，甚至將一些文件、科研成果等重要的材料長期保存在自己的手中，沒有按時(shí)的進(jìn)行歸檔移交，甚至變成了“死檔”，缺乏檔案材料的收集意識(shí)，導(dǎo)致檔案資料的完整性受到嚴(yán)重的影響。

二、加強(qiáng)中職檔案管理工作的有效措施

（一）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能力

中職學(xué)校檔案管理工作直接受檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)影響，尤其現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型技能人才特別需要。因此，要想加強(qiáng)中職檔案管理工作，必須從根本上提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。加強(qiáng)檔案在職人員的繼續(xù)教育，定期對(duì)現(xiàn)有教師進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握各種載體檔案的管理方法，提高相關(guān)的知識(shí)水平和實(shí)踐能力。同時(shí)改善工作條件，不斷研究新的檔案管理理論，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新。

（二）加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，實(shí)施信息化電子檔案建設(shè)

首先要結(jié)合中職學(xué)校的實(shí)際情況，把紙質(zhì)檔案升級(jí)為數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化，避免出現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理的常見問題，比如由于受潮等導(dǎo)致的檔案損壞現(xiàn)象出現(xiàn)。加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，更好地保護(hù)好檔案。應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，保障檔案資源的開發(fā)和利用，強(qiáng)化學(xué)校檔案信息開發(fā)工作，可開設(shè)多媒體閱覽室。在檔案材料上做到紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合，使檔案管理手段要與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的作用。

（三）健全檔案管理制度，加強(qiáng)檔案的收集和整理

完善的工作制度能夠提高工作效率，設(shè)立專門檔案室。在中職院校的檔案管理中，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，專門配備檔案工作人員，整理全校各類檔案。充分利用各職能部門檔案管理靈活，加強(qiáng)檔案的收集、保管和歸檔工作。實(shí)行統(tǒng)一集中管理，提高檔案館（室）的建設(shè)，這是檔案工作的基礎(chǔ)。認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，責(zé)任要落實(shí)，保障中職學(xué)校的各種資料齊全完整，確保檔案材料的安全。

三、結(jié)束語

綜上所述，在中職學(xué)校的管理中，學(xué)校檔案工作能夠充分體現(xiàn)出學(xué)校管理水平、辦學(xué)特色、以及發(fā)展軌跡等，發(fā)揮著重要的作用。中職學(xué)校檔案管理工作基于新時(shí)期所出現(xiàn)的各種變化，正確樹立中等院校檔案管理理念，應(yīng)該積極采取創(chuàng)新工作手段和科學(xué)的管理方法。拓展工作對(duì)象，制訂完善的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化升級(jí)。提高檔案資源開發(fā)利用工作的質(zhì)量，發(fā)揮檔案信息的價(jià)值作用，豐富學(xué)校檔案資源。為工作人員提供業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使其盡快掌握先關(guān)的知識(shí)，并能夠熟練的應(yīng)用有效的技能。促使檔案能夠更好地服務(wù)于學(xué)校，推動(dòng)中職學(xué)校健康的發(fā)展。

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