淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

尹超超

摘要：文檔文件管理水平是衡量單元文件管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。本文在分析文檔文件管理的基本特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)研究了當(dāng)前中國(guó)文檔文件管理存在的問題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策和建議，以期為提高文檔文件的管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；問題；對(duì)策

文檔文件也稱為管理文件。它是政府機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織，企業(yè)，機(jī)構(gòu)和其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政活動(dòng)中形成具有保值價(jià)值的文件的總稱。作為文件管理工作的重要組成部分，文檔文件管理的水平直接決定了檔案的完整性和質(zhì)量。目前，在中國(guó)，無(wú)論是政府機(jī)構(gòu)還是企業(yè)或機(jī)構(gòu)，文檔文件的管理都存在或多或少的問題。

一、文檔文件管理的特征

首先，文件檔案內(nèi)容豐富，載體風(fēng)格眾多。文檔存檔記錄并反映了該單元的實(shí)際工作情況。它涵蓋了檔案工作的各個(gè)方面，這使得文檔文件的內(nèi)容非常豐富。由于實(shí)際工作的不同，合同，責(zé)任書，協(xié)議，照片，音頻和視頻文件以及電子文件是文檔文件的重要載體。其次，收集和保存信息是文檔文件管理的重點(diǎn)。文件管理的最大功能是記錄歷史記錄，以便后代可以從這些歷史資料中學(xué)習(xí)和引用。最后，文書工作直接影響文檔文件的工作。儀器是文件的前身，文件是文檔的目標(biāo)。通過(guò)部門的卷將文件轉(zhuǎn)移到檔案部門后，文件將從文件轉(zhuǎn)換為文件。文書工作的質(zhì)量直接決定了單位檔案的工作質(zhì)量。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）對(duì)文檔文件管理缺乏了解

檔案部門一直是當(dāng)局的冷門。在許多領(lǐng)導(dǎo)人看來(lái)，檔案工作一方面是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的任務(wù)，另一方面是一項(xiàng)投資大，經(jīng)濟(jì)效益不明確的工作。因此，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)要求一般不高，只要檔案部門的工作人員能夠及時(shí)收集檔案。這嚴(yán)重阻礙了文件管理人員的熱情。此外，領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的理解差異也將對(duì)紙質(zhì)檔案工作人員的工作質(zhì)量產(chǎn)生影響。

（二）文件歸檔不完整

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，全社會(huì)辦公自動(dòng)化程度普遍提高。計(jì)算機(jī)，掃描儀和復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的自動(dòng)化極大地提高了文件收集和處理的速度。雖然現(xiàn)代辦公設(shè)備為文檔文件的管理帶來(lái)了效率，但它也加劇了傳統(tǒng)檔案材料與現(xiàn)代電子文件之間的沖突。這主要是由于以下兩個(gè)方面：一些文檔僅存儲(chǔ)在CD或計(jì)算機(jī)上，而不是打印。它以書面材料的形式保存，因此很難長(zhǎng)期保存；有些單位只保存文本文件而不使用計(jì)算機(jī)來(lái)保存它們，這對(duì)于保存重要文件也是非常不利的。

（三）文書工作和文件工作脫節(jié)

文書工作和檔案工作似乎是兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立的任務(wù)。事實(shí)上，這兩者是相互依存，相互制約和相互制約的。儀器是文件的前身，文件是文檔的目標(biāo)。文書工作的質(zhì)量直接決定了檔案工作的質(zhì)量。同時(shí)，檔案的順利開展可以極大地促進(jìn)文書工作的處理。在我國(guó)的實(shí)際工作中，文書工作和檔案工作相互脫節(jié)的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。這體現(xiàn)在這樣一個(gè)事實(shí)，即文職人員只關(guān)心完成自己的文書工作，而不關(guān)心將工作中形成的文件轉(zhuǎn)換成文件時(shí)存在哪些問題。一旦檔案工作人員找不到所需的檔案資料，他們就不會(huì)反映自己的責(zé)任。批量指導(dǎo)和文件管理工作是否做得好，反而責(zé)怪文書工作部門沒有正常工作。

（四）文書檔案管理人員素質(zhì)有待提高

文書檔案管理人員是該項(xiàng)工作的直接執(zhí)行者，他們的素質(zhì)直接決定著文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。然而，我國(guó)現(xiàn)有從事文書檔案管理工作的人員素質(zhì)普遍不高。一些單位的檔案管理人員未經(jīng)專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)就進(jìn)入檔案部門工作，他們對(duì)立卷、檔案分類等基本知識(shí)都了解不足；一部分檔案管理人員雖然具備相關(guān)的上崗資格，卻不注重自身知識(shí)結(jié)構(gòu)和實(shí)際檔案管理水平的提升，特別是隨著辦公自動(dòng)化的普及，這些檔案管理人員還未意識(shí)到掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)提高自身檔案管理水平的重要性。

三、改善文書檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高文書檔案管理工作的地位

領(lǐng)導(dǎo)的重視是搞好檔案管理工作的前提條件。檔案部門應(yīng)該通過(guò)各種努力爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視、關(guān)心、理解和支持，讓檔案工作成為單位全部工作計(jì)劃中的一部分。當(dāng)然，各單位應(yīng)該加大對(duì)檔案管理設(shè)施的投入，其他工作部門應(yīng)該提高為檔案工作服務(wù)的意識(shí)，由過(guò)去被動(dòng)提交檔案資料變?yōu)橹鲃?dòng)參與。

（二）電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)收集

隨著辦公自動(dòng)化程度的提高，電子文件對(duì)檔案管理的重要性日益突顯，因此，在收集有關(guān)紙質(zhì)文件的同時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行收集有利于提高檔案管理水平。值得注意的是，實(shí)際工作中檔案部門應(yīng)該對(duì)電子文件的大小和保存格式等作出具體的要求，在接收的時(shí)候應(yīng)該確保電子文件驗(yàn)收合格后再辦理移交手續(xù)。

（三）抓好文書工作與檔案工作的銜接

首先，要樹立文書及檔案工作人員的大局觀念。如果文書部門和檔案部門的工作人員都能在做好自己本職工作的同時(shí)，負(fù)責(zé)任地提前考慮文書工作與檔案工作的銜接問題，那么文書工作與檔案工作就能實(shí)現(xiàn)平衡銜接。其次，要增強(qiáng)文書工作人員的檔案意識(shí)。文書工作人員要時(shí)刻牢記重要的文件日后要保存成檔案，自己應(yīng)該努力為文件轉(zhuǎn)化成檔案打好基礎(chǔ)，特別是要為檔案的電子管理和利用創(chuàng)造條件。最后，應(yīng)該實(shí)行部門立卷、檔案部門還應(yīng)該在文書部門對(duì)文件材料進(jìn)行整理和裝訂前，派專人指導(dǎo)并檢查文書部門的立卷工作，確保立卷質(zhì)量。

（四）提高文書檔案管理工作者的整體素質(zhì)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，作為檔案工作的專業(yè)管理人員，檔案工作者應(yīng)該充分發(fā)揮學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新業(yè)務(wù)的主觀能動(dòng)性，堅(jiān)持終生學(xué)習(xí)的理念，主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理、計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平。除此之外，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案部門工作人員的培訓(xùn)，例如加強(qiáng)對(duì)他們理論知識(shí)的培訓(xùn)；加強(qiáng)對(duì)他們開展檔案收集工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)等。

四、結(jié)論

綜上所述，只有切實(shí)加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化，才能提高文書檔案管理的質(zhì)量與效率。

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