試析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理

古少媚

摘要：如今正迎來大數(shù)據(jù)時(shí)代的浪潮檔案的管理者也在積極的學(xué)習(xí)該項(xiàng)技術(shù)，爭取把這項(xiàng)技術(shù)引入到檔案的管理工作中來，大數(shù)據(jù)對于檔案數(shù)據(jù)的存儲和備份以及電子檔案的管理工作都有著助力作用，本文從大數(shù)據(jù)時(shí)代中檔案管理工作面臨到機(jī)遇和挑戰(zhàn)來詳細(xì)探討如何利用大數(shù)據(jù)來優(yōu)化檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；機(jī)遇與挑戰(zhàn)

公眾從大數(shù)據(jù)身上看到了有效管理與科學(xué)利用的緊迫性和可行性，如今社會檔案已經(jīng)在利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和鑒定等一系列的環(huán)節(jié)，檔案管理工作應(yīng)該要審時(shí)度勢，不斷更新和存儲信息資料以便能夠更好的發(fā)揮檔案的價(jià)值。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代令檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息時(shí)刻處于爆炸的狀態(tài)，一般的數(shù)據(jù)軟件根本無法對這些信息進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)歸納，因此，要實(shí)現(xiàn)如此龐大的數(shù)據(jù)收集、整合和歸納的工作，就必須使用高于傳統(tǒng)軟件的新軟件來進(jìn)行，大數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)種類繁多，操作也更加靈活，就當(dāng)前的檔案管理工作而言是十分具有挑戰(zhàn)性的。

（一）管理理念與流程的挑戰(zhàn)

過去檔案管理工作為了保證其公正性都是由檔案管理人員來完成的，管理人員把檔案分門別類做好記錄，便于日后查詢，可是隨著檔案信息的豐富，檔案管理人員們發(fā)現(xiàn)很多檔案信息中大多都存在著共性，出現(xiàn)了信息交叉的現(xiàn)象，如果仍然沿用過去傳統(tǒng)的檔案管理模式，就會加大信息歸納環(huán)節(jié)的工作量，還有一些檔案信息是無法依靠傳統(tǒng)的檔案管理手段進(jìn)行保存的。

（二）檔案保存形式的挑戰(zhàn)

有一些檔案信息是無法用紙質(zhì)文本來保存的，比如如今出現(xiàn)的一些電子圖片、音頻等形式的數(shù)據(jù)信息只能夠被記錄在電子文檔中，因此現(xiàn)在的檔案保存形式越來越強(qiáng)調(diào)多樣化的保存形式，至于檔案的分類管理工作完全可以用信息數(shù)據(jù)來歸類存儲，需要調(diào)用時(shí)只用通過搜索關(guān)鍵詞來查找信息即可。

（三）管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的挑戰(zhàn)

過去的檔案管理人員只需要了解檔案管理的一些基本技術(shù)要求和操作即可，雖然操作方便快捷，可是管理手法卻比較單一，大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理人員處理信息的能力要求更高，要求檔案管理人員必須具備更多的存儲信息技術(shù)技能，像一些文件分類、管理、查詢等操作都是需要檔案管理人員具備的。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來的機(jī)遇

（一）提高管理效率

檔案處理工作中的大數(shù)據(jù)對大量處理數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)處理能力都表現(xiàn)出人工所不可比擬的優(yōu)勢，用這些現(xiàn)代化的手段取代人工明顯的就降低了運(yùn)作的成本，也提高了檔案管理的效率，如今社會上，各行業(yè)的檔案數(shù)量隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展而越顯龐大，如果還沿用傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)使用紙質(zhì)材料來保存一些檔案信息，那么紙質(zhì)成本和空間成本的耗費(fèi)實(shí)在不符合企業(yè)的運(yùn)營理念，可是如果通過大數(shù)據(jù)來保存和處理這些檔案，就能夠在數(shù)據(jù)庫中以更微小的成本來保存更多的數(shù)據(jù)，大量節(jié)省了檔案管理人員記錄的時(shí)間成本和材料成本。

（二）提高檔案保存質(zhì)量

紙質(zhì)檔案雖然比電子文檔更顯正式，可是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)的能力實(shí)在太差，一旦保存檔案的地方出現(xiàn)水災(zāi)、火災(zāi)或是一些自然災(zāi)害，就很難讓這些紙質(zhì)檔案保證安全，而且只是檔案在保存很久之后容易出現(xiàn)紙質(zhì)老化和字跡模糊的現(xiàn)象，可是如果使用大數(shù)據(jù)來保存這些檔案數(shù)據(jù)可以完全避免這些問題，只需要少量的數(shù)據(jù)存儲空間就可以儲存更多的數(shù)據(jù)。

三、如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下提升并優(yōu)化檔案管理工作

（一）培養(yǎng)能夠利用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的人才

任何工作都十分急缺高端的人才，檔案管理工作也不例外，為此政府可以鼓勵(lì)高校開辦復(fù)合型的交叉專業(yè)，如檔案管理與信息技術(shù)的交叉專業(yè)，使得檔案管理工作可以獲得更多能夠直接上崗的高素質(zhì)人才，我國的檔案管理人才有些還不能夠適應(yīng)當(dāng)下新時(shí)期的管理工作，為此企業(yè)就可以引進(jìn)國外的高端檔案管理人才，用高端人才指導(dǎo)低端人才，人才的來源除了引進(jìn)還需要培養(yǎng)，時(shí)間的磨礪和資金的保障缺一不可。

（二）優(yōu)化管理人才結(jié)構(gòu)

現(xiàn)在的檔案管理工作崗位大多都呈現(xiàn)出老齡化嚴(yán)重的趨勢，已經(jīng)長時(shí)間沒有新鮮的血液注入，這是長期的檔案管理工作人員處于弱勢的結(jié)果，雖然在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作對人才數(shù)量的需求比任何時(shí)期都高，可是由于幾乎沒有年輕人從事該項(xiàng)工作，就更不要說人才參與和信息化了，為此大數(shù)據(jù)時(shí)代下開展檔案管理工作的首要前提就是優(yōu)化管理工作人員的結(jié)構(gòu)，把老齡化嚴(yán)重的人才結(jié)構(gòu)改造成年輕人為主的人才結(jié)構(gòu)。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)檔案的安全性

檔案管理工作如今只需要用一個(gè)小小的內(nèi)存卡即可保存大量的信息，帶來工作便利的同時(shí)卻存在著數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，像電腦病毒、內(nèi)存卡損壞這些問題都可能會導(dǎo)致檔案信息的丟失，為了始終保證檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性，相關(guān)工作人員就要重視保存信息的安全，檔案工作人員在進(jìn)行操作時(shí)要避免把電腦病毒帶入到保存數(shù)據(jù)的電腦中，政府也要規(guī)定一些檔案管理工作的細(xì)則，避免操作不當(dāng)導(dǎo)致的問題。

（四）設(shè)定明確的目標(biāo)并注意風(fēng)險(xiǎn)

檔案管理工作在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)之前要弄清楚究竟要利用大數(shù)據(jù)做什么，否則就需要花費(fèi)額外的時(shí)間去分析獲取的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)井噴的這個(gè)時(shí)代檔案資源太過豐富，在獲取數(shù)據(jù)之前一定要帶著明確的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)才能夠解決特定的問題，否則就很容易在眾多數(shù)據(jù)中迷失原本不夠清晰的目標(biāo)而忘記尋找數(shù)據(jù)的初衷，由于檔案資源的利用有時(shí)可能會涉及到檔案信息的泄密、丟失，甚至?xí)a(chǎn)生隱私權(quán)的侵犯等等問題，因此在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)一定要規(guī)避這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，在保證不違法亂紀(jì)的基礎(chǔ)上明確權(quán)限來應(yīng)對這些潛在風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

我國的檔案管理工作正面臨著前所未有的重大挑戰(zhàn)，挑戰(zhàn)成功就會重獲新生，為此檔案管理人員必須做好充分的準(zhǔn)備來應(yīng)對即將面對的挑戰(zhàn)，并盡到最大的努力來抓住這次來之不易的機(jī)遇，使得檔案信息中蘊(yùn)含的所有利用價(jià)值都能夠得到開發(fā)。

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