我國檔案管理理念問題分析

付剛 黃均慧 劉啟山

摘 要：隨著信息化時代的到來，各行各業(yè)已經(jīng)通過不同形式進行了轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了行業(yè)的信息化，檔案管理也不例外。它在管理理念上的創(chuàng)新，不僅跟緊了時代的發(fā)展，更為國家的發(fā)展做出了不小的貢獻；它在信息化水平上雖然仍處于發(fā)展初期階段，但這種信息化的影響已經(jīng)帶動了整個系統(tǒng)管理上的改變，實現(xiàn)了檔案行業(yè)的轉(zhuǎn)型并快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：我國檔案管理；理念；問題分析

中圖分類號：F457；文獻標識碼：A

引言

當前，吉林省在檔案管理的過程中，還存在一些難以解決的問題，無法保證工作科學化與合理性，因此，在實際管理工作中，應當予以足夠重視，建立健全管控機制，滿足當前實際發(fā)展需求。

1 我國檔案管理理念問題分析

1.1檔案管理理念不適應檔案管理工作現(xiàn)代化的要求

目前，檔案管理理念還相對落后，大多數(shù)檔案管理工作人員只是把檔案看作一種非常嚴肅的保密管理工作，沒有認識到檔案是一種有價值的社會資源，因此，他們對檔案資源的開發(fā)和利用不足。而且，當前的檔案管理制度不完整，在收集檔案資料、存放檔案、整理檔案信息和進行歸檔的工作流程中經(jīng)常會混合保管檔案，造成信息遺漏和文件存放順序顛倒。

1.2檔案管理工作人員的專業(yè)水平有待提升

從總體上來分析，檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)還不能滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，一方面是工作人員在檔案管理常識、計算機操作技術(shù)和檔案信息檢索方面存在欠缺；另一方面是部分工作人員的職業(yè)素養(yǎng)有待加強，他們的工作態(tài)度不認真，沒有及時分類保管檔案、更新檔案信息或者沒有為檔案組卷標識目錄，甚至會泄露檔案機密。

1.3管理技術(shù)落后

當前的檔案管理技術(shù)還相對落后，甚至依然采用人工管理模式，電子檔案管理體制不完善。在提取檔案資源時，落后的檢索技術(shù)不能及時篩選檔案目錄和所需要的信息，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

2 創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的途徑

2.1制定專職管理機制

檔案管理部門應當摒棄傳統(tǒng)的兼職管理方式，制定專職檔案管理機制，保證工作效果。首先，要制定細致性的檔案管理方案，明確各個部門工作職責，建立健全相關(guān)管控體系，在實際工作期間，可以按照相關(guān)工作要求，全面提高自身工作水平。其次，在專職檔案管理工作中，應當建立健全歸檔機制，明確檔案移交工作要求，在各類管理工作中，能夠制定細致化的管理機制，明確檔案工作要求。最后，在檔案專職管理期間，應當科學開展文件移交活動，加大管理工作力度。

2.2轉(zhuǎn)變檔案工作者的思想觀念，創(chuàng)新多樣性服務模式

在信息化條件下，檔案管理要轉(zhuǎn)變檔案工作者的思想觀念，重視電子信息技術(shù)在工作中的應用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動式服務為主動式服務，使檔案服務不在搞形式化并創(chuàng)新服務意識，將檔案服務工作實現(xiàn)多樣性，改變單一的服務內(nèi)部意識，將檔案信息推廣到更大的范疇內(nèi)，服務于社會需求。檔案的管理最終目的是為了服務而服務，檔案工作要深入到社會中，開展實踐活動，了解社會對資源的需求以及利用者的工作特點，將檔案資料庫面向社會開放，一方面實現(xiàn)資源的整合，一方面實現(xiàn)信息的相互利用，以求在信息時代共發(fā)展。

2.3更新檔案信息，創(chuàng)新管理與服務形式

在信息化條件下，檔案管理與服務應在形式上進行創(chuàng)新。在檔案收集過程中，應該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的存檔，而是利用辦公軟件制作電子文件進行及時的歸檔，方便查閱與利用；在整理過程中，利用電子產(chǎn)品與互聯(lián)網(wǎng)進行資料的整理與整合，從引進信息的源頭進行監(jiān)控與把關(guān)，及時更新檔案信息，以跟進時代的發(fā)展；服務上，改變以前文本的查閱，而是利用網(wǎng)絡進行檢索與查閱。

2.4提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

工作人員在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，推動檔案管理工作走向現(xiàn)代化，必須加強對工作人員的教育和培訓，引導工作人員樹立正確的工作理念，認知本職工作的重要性質(zhì)，熟悉檔案文獻整理和保管的流程，指導他們按照正文材料和附近材料的前后順序來裝訂檔案，并標注清晰的目錄、頁碼、類目、檔號以及必要的注釋，再進行分類存放與保管。其次，要指導檔案管理工作人員及時清理保密期失效的檔案和混合檔案，按照實際情況的變化更新檔案信息，防止檔案信息缺失或者檔案泄密，及時修補殘缺的檔案文獻、照片和磁盤等。另一方面，要引導工作人員提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，增強思想道德修養(yǎng)和服務意識，樹立愛崗敬業(yè)精神，堅持依法治檔，不斷學習黨建文化、自然科學、現(xiàn)代檔案管理知識和現(xiàn)代化管理技術(shù)，熟悉計算機操作系統(tǒng)，簡化檔案檢索程序，靈活運用計算機技術(shù)進行檔案管理、調(diào)閱和開發(fā)工作，推動檔案管理工作的科學化、標準化和規(guī)范化，全體提升檔案管理工作效率。

2.5制定完善的責任制度

在建設責任制度的過程中，檔案管理部門應當明確規(guī)章制度，利用相關(guān)制度規(guī)范工作人員行為，使其可以在工作中，遵循各類管理原則，提高自身工作可靠性與有效性。一方面，要科學劃分檔案管理職責，要求工作人員負責專門的工作，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，采取有效措施解決問題，明確失誤操作職責，做好獎懲工作。另一方面，檔案管理部門應當加大管理力度，促進信息化管理工作的發(fā)展。

結(jié)束語

綜上所述，在檔案管理工作中尚且存在檔案管理理念不適應檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展要求，檔案信息資源利用率低下，檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升，電子檔案管理技術(shù)落后等問題。促進檔案管理工作步入現(xiàn)代化，必須先創(chuàng)新檔案管理理念，調(diào)整檔案管理工作結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)保護檔案信息和開發(fā)檔案資源的并存目標；加強對工作人員的教育和培訓，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，引導工作人員不斷學習黨建文化、自然科學知識和現(xiàn)代檔案管理知識，以此推動檔案管理工作的科學化、標準化和規(guī)范化；運用現(xiàn)代化管理技術(shù)開展檔案管理工作，加強網(wǎng)絡環(huán)境管理，確保電子檔案信息的安全，及時修補被損壞的檔案，從而有效實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

參考文獻

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