以數(shù)字化方式為依托開(kāi)展物資專項(xiàng)審計(jì)

李臻　邱立志　張士濤　李萌　盧健成

[摘要]本文通過(guò)介紹應(yīng)用數(shù)字化審計(jì)方式試點(diǎn)開(kāi)展配電網(wǎng)建設(shè)工程物資采購(gòu)管理專項(xiàng)審計(jì)的相關(guān)情況，指出信息化可使審計(jì)效率得到實(shí)質(zhì)性提升，對(duì)解決傳統(tǒng)工程物資采購(gòu)審計(jì)不足具有積極作用。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化 信息化 物資審計(jì)

字化審計(jì)是以被審計(jì)單位計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)和

底層數(shù)據(jù)庫(kù)原始數(shù)據(jù)為切入點(diǎn)，在對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行檢查測(cè)評(píng)的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)底層數(shù)據(jù)的采集、轉(zhuǎn)換、清理、驗(yàn)證，形成審計(jì)中間表，運(yùn)用查詢分析、多維分析、數(shù)據(jù)挖掘等多種技術(shù)方法構(gòu)建模型進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)趨勢(shì)、異常和錯(cuò)誤，把握總體、突出重點(diǎn)、精確延伸，從而收集審計(jì)證據(jù)，實(shí)現(xiàn)審計(jì)目標(biāo)的審計(jì)方法。

一、數(shù)字化審計(jì)優(yōu)勢(shì)

常規(guī)物資審計(jì)一般采用的是抽樣審計(jì)方法，選取具有代表性的數(shù)據(jù)獲得最多的審計(jì)信息，在現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)時(shí)主要采用查閱法、對(duì)比分析法、實(shí)物盤點(diǎn)法，檢查工程物資管理制度建設(shè)及實(shí)施情況，檢查工程物資管理情況，深入物資倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)房了解物資保管情況，延伸審計(jì)集體企業(yè)（施工單位），核實(shí)了解甲供物資轉(zhuǎn)乙供采購(gòu)、物資管理情況及采購(gòu)價(jià)格高低情況。這種傳統(tǒng)的手工操作方式存在工作量大、工作效率低、準(zhǔn)確性差等問(wèn)題。而采用數(shù)字化方式審計(jì)具有明顯的優(yōu)勢(shì)：

一是數(shù)字化審計(jì)具有更高的真實(shí)性，它是直接通過(guò)對(duì)原始數(shù)據(jù)的提取、篩選和分析形成的審計(jì)記錄，更能提示初始問(wèn)題。

二是采用數(shù)字化方式能夠先整體后局部，系統(tǒng)性地對(duì)全部數(shù)據(jù)進(jìn)行排查，突出重點(diǎn)、抓大放小。

三是通過(guò)線上數(shù)據(jù)的總體把握，縮短審計(jì)時(shí)間，提高審計(jì)效率，完成在紙質(zhì)和手工條件下審計(jì)人員想做而不可能做的事情。

四是數(shù)字化審計(jì)將事后審計(jì)提前到事中或事前，使持續(xù)審計(jì)得以開(kāi)展。

五是在大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略部署和信息化建設(shè)背景下，更好地響應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的需求，有利于實(shí)現(xiàn)數(shù)字化審計(jì)管理和質(zhì)量控制，提高審計(jì)水平。

二、數(shù)字化方式在物資專項(xiàng)審計(jì)中的應(yīng)用

應(yīng)用數(shù)字化審計(jì)，可以快速發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，再經(jīng)由審計(jì)人員綜合分析加以解決，有利于嚴(yán)格把控計(jì)劃申報(bào)、合同簽訂、收貨入庫(kù)、出庫(kù)領(lǐng)用、物資倉(cāng)儲(chǔ)保管、崗位人員責(zé)任以及工程剩余物資回收、撤舊物資回收及處置利用、存放保管審計(jì)等物資采購(gòu)環(huán)節(jié)，客觀全面揭示工程物資管理存在的問(wèn)題、薄弱點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)，提出整改建議，防止國(guó)有資產(chǎn)流失，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，并確保審計(jì)工作質(zhì)量。

（一）物資采購(gòu)申報(bào)階段的審計(jì)

按照審計(jì)思路，審計(jì)人員先從ERP系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，查找物資采購(gòu)申請(qǐng)相關(guān)信息，抽查一例采購(gòu)申請(qǐng)，填報(bào)時(shí)間為2017年1月17日，然后調(diào)閱該項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)概算批復(fù)文件，查詢發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)目概算批復(fù)時(shí)間為2017年3月24日，項(xiàng)目批復(fù)時(shí)間在采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)岢鲋?，可?jiàn)該項(xiàng)目存在初步設(shè)計(jì)批復(fù)未下達(dá)就進(jìn)行物資采購(gòu)申報(bào)的情況，流程不合規(guī)。通過(guò)ERP業(yè)務(wù)系統(tǒng)查詢，及時(shí)、準(zhǔn)確、自主地獲取被審計(jì)單位業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等第一手資料，確保獲取數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。

（二）物資采購(gòu)合同簽訂階段的審計(jì)

審計(jì)人員直接進(jìn)入經(jīng)濟(jì)法律管理系統(tǒng)查詢?cè)擁?xiàng)目采購(gòu)合同信息。經(jīng)查詢，未找到該項(xiàng)目物資采購(gòu)合同信息，經(jīng)與建設(shè)管理部門人員溝通，得知此項(xiàng)目物資由G公司集中招標(biāo)采購(gòu)，其物資采購(gòu)合同等相關(guān)資料統(tǒng)一由G公司負(fù)責(zé)簽訂、保管及歸檔，受職能權(quán)限的限制，審計(jì)組只能查詢到物資采購(gòu)計(jì)劃及領(lǐng)用等信息。

（三）物資領(lǐng)用及剩余物資回收階段的審計(jì)

審計(jì)人員通過(guò)ERP系統(tǒng)查詢?cè)擁?xiàng)目物資領(lǐng)料數(shù)量。系統(tǒng)顯示，400kVA柱上變壓器成套設(shè)備220臺(tái)，200kVA柱上變壓器成套設(shè)備1臺(tái)，合計(jì)221臺(tái)。查閱工程結(jié)算審核報(bào)告顯示，400kVA柱上變壓器成套設(shè)備220臺(tái)，200kVA柱上變壓器成套設(shè)備1臺(tái)，合計(jì)221臺(tái)，與ERP系統(tǒng)一致。經(jīng)與項(xiàng)目管理部門物資出庫(kù)領(lǐng)料單及物資退庫(kù)表核對(duì)，領(lǐng)用400kVA柱上變壓器成套設(shè)備228臺(tái)，200kVA柱上變壓器成套設(shè)備3臺(tái)，退庫(kù)400kVA柱上變壓器成套設(shè)備1臺(tái)，退庫(kù)200kVA柱上變壓器成套設(shè)備2臺(tái)，共計(jì)領(lǐng)用228臺(tái)，400kVA柱上變壓器成套設(shè)備比ERP系統(tǒng)及結(jié)算數(shù)據(jù)多7臺(tái)。

通過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)與被審計(jì)單位提供的書面數(shù)據(jù)對(duì)比分析，發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)目存在領(lǐng)料單數(shù)量與ERP系統(tǒng)數(shù)量不一致的問(wèn)題。經(jīng)與項(xiàng)目管理部門核實(shí)，該項(xiàng)目實(shí)際安裝221臺(tái)變壓器，物資出庫(kù)領(lǐng)料單超出ERP系統(tǒng)物資領(lǐng)料的7臺(tái)400kVA變壓器為該施工單位承攬其他項(xiàng)目所需物資設(shè)備，與本項(xiàng)目一同領(lǐng)出，存在施工單位物資管理混亂，項(xiàng)目管理部門對(duì)物資出庫(kù)領(lǐng)料審核把關(guān)不嚴(yán)等問(wèn)題。

借助ERP系統(tǒng)自主完成數(shù)據(jù)提取、報(bào)表分析等工作，查找出審計(jì)疑點(diǎn)，縮短了現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)時(shí)間，提高了審計(jì)工作的效率和效果。

（四）廢舊物資管理階段的審計(jì)

審計(jì)人員通過(guò)ERP系統(tǒng)查詢2017年竣工決算項(xiàng)目信息。經(jīng)查詢，未找到該項(xiàng)目廢舊物資管理臺(tái)賬。經(jīng)與建設(shè)管理部門溝通，得知該項(xiàng)目廢舊物資暫存放于施工單位，未對(duì)廢舊物資進(jìn)行退庫(kù)處置，未建立系統(tǒng)臺(tái)賬。

通過(guò)數(shù)字化方式查詢系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)，結(jié)合被審計(jì)單位提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目物資采購(gòu)管理存在的問(wèn)題：一是物資管理制度執(zhí)行力度不高。物資系統(tǒng)臺(tái)賬與現(xiàn)場(chǎng)資料數(shù)據(jù)不對(duì)應(yīng)，建設(shè)單位管理人員沒(méi)有按照管理制度嚴(yán)格把控；二是廢舊物資處置不及時(shí)，沒(méi)有建立廢舊物資臺(tái)賬，對(duì)廢舊物資管理重視不夠。廢舊物資作為資產(chǎn)管理的終端環(huán)節(jié)，雖然產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益較為間接，但也不容忽視。

三、數(shù)字化方式在物資專項(xiàng)審計(jì)中的成效

（一）子系統(tǒng)得以整合

采用數(shù)字化方式進(jìn)行物資專項(xiàng)審計(jì)，使得公司內(nèi)各分散的子系統(tǒng)有效整合在統(tǒng)一管理模式下，按照工程項(xiàng)目時(shí)間節(jié)點(diǎn)，有效推進(jìn)項(xiàng)目物資審計(jì)進(jìn)度，前期階段統(tǒng)一組織，統(tǒng)一工作實(shí)施方案，按照審計(jì)階段，統(tǒng)一審計(jì)處理、統(tǒng)一工作匯報(bào)，實(shí)行工作報(bào)告制，突顯了一體化組織模式的特征。發(fā)現(xiàn)審計(jì)疑點(diǎn)后進(jìn)行核實(shí)查證，成立專案審計(jì)小組，對(duì)數(shù)據(jù)集中采集、處理和分析，由以前的事后審計(jì)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮袑徲?jì)與事前審計(jì)相結(jié)合、遠(yuǎn)程線上審計(jì)與現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)相結(jié)合，拓展了審計(jì)深度。

（二）普遍性問(wèn)題得以歸納

傳統(tǒng)審計(jì)方法需要大量的紙質(zhì)文件進(jìn)行支撐，而數(shù)字化系統(tǒng)能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行全面覆蓋，快速地分析出普遍性問(wèn)題，并運(yùn)用新型審計(jì)模式總體分析、發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)、分散核查、精確定位、系統(tǒng)研究和歸納整理，能夠更好地提升物資專項(xiàng)審計(jì)工作效能和水平。

（三）審計(jì)覆蓋面得以擴(kuò)展

采用數(shù)字化審計(jì)后，充分利用數(shù)據(jù)承載的大量信息進(jìn)行審計(jì)，豐富了審計(jì)內(nèi)容，擴(kuò)展了審計(jì)覆蓋面。同時(shí)，能夠從微觀角度通過(guò)數(shù)據(jù)化手段發(fā)現(xiàn)一些體制機(jī)制問(wèn)題，解決在執(zhí)行物資管理制度時(shí)存在不清楚制度、未按制度執(zhí)行等問(wèn)題，充分顯示了總攬全局、明確重點(diǎn)、聚焦問(wèn)題的數(shù)據(jù)分析能力。

（四）審計(jì)效率得以提升

通過(guò)采用數(shù)字化審計(jì)，線上系統(tǒng)與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際相結(jié)合，使得審計(jì)人員能夠準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)，突出重點(diǎn)、精確延伸，針對(duì)疑點(diǎn)作出快速有效的線下核實(shí)求證，提高了審計(jì)工作效率，降低了審計(jì)成本。

通過(guò)將數(shù)字化方式引入配電網(wǎng)工程物資專項(xiàng)審計(jì)，在明顯提高物資專項(xiàng)審計(jì)效率和質(zhì)量的同時(shí)，還能夠大幅降低項(xiàng)目參建各方的迎審工作量，審計(jì)結(jié)果亦獲得了各方的一致認(rèn)可。以數(shù)字化方式為依托的物資專項(xiàng)審計(jì)是未來(lái)審計(jì)信息化發(fā)展的重要方向，隨著數(shù)字化方式的進(jìn)一步推廣和相關(guān)規(guī)范的逐步完善，其在工程項(xiàng)目精細(xì)化管理、資產(chǎn)全壽命周期管理中必將發(fā)揮巨大作用，對(duì)物資專項(xiàng)審計(jì)發(fā)揮的作用也將越來(lái)越顯著。

（作者單位：國(guó)網(wǎng)北京房山供電公司，郵政編碼：102401，電子郵箱：27349947@qq.com）

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