人力資源檔案管理的信息化建設(shè)探討

詹少瓊

摘 要：單位長期引進(jìn)人才以及人才流走的過程中產(chǎn)生了一系列的信息資源，對(duì)這些信息資源進(jìn)行歸檔管理有利于單位更長遠(yuǎn)、科學(xué)的發(fā)展。在信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代浪潮之下，先進(jìn)的檔案管理理念以及技術(shù)被運(yùn)用到人力資源檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中。人資檔案管理要突破傳統(tǒng)模式的桎梏，并且融入信息化手段創(chuàng)新管理模式?；A(chǔ)設(shè)施有待完善、信息化研發(fā)力度不高、檔案信息化管理工作缺乏有序性等諸多方面是目前人資檔案管理信息化構(gòu)建中存在的短板，從而難以整合人事檔案優(yōu)勢(shì)。筆者致力于有效合理的填補(bǔ)檔案信息化管理工作中的漏洞，著眼于提升工作人員綜合素質(zhì)、加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)研發(fā)等方面提出相關(guān)建議，以期對(duì)這一領(lǐng)域提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化；人力資源；思考

一、現(xiàn)代人力資源檔案管理的信息化建設(shè)的作用

人資檔案在單位中的作用不言而喻，其是單位檔案事業(yè)良性運(yùn)行的基礎(chǔ)。國際人力資源管理理論認(rèn)為檔案本身也屬于單位生存并發(fā)展的基礎(chǔ)，而對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)則是數(shù)據(jù)信息時(shí)代的要求。這項(xiàng)建設(shè)主要具有以下作用：

（1）提高了檔案利用效率

在人力資源檔案管理中加入信息處理技術(shù)，站著科學(xué)的角度對(duì)人事檔案進(jìn)行處理，可以將“死檔案”變廢為寶，確保單位健康發(fā)展。[1]運(yùn)用信息手段處理人資檔案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，與傳統(tǒng)人工紙質(zhì)管理模式有著不可比擬的效率提升。傳統(tǒng)檔案管理模式只對(duì)人事資料進(jìn)行簡單的處理、歸納、備案，利用率相對(duì)不高。但隨著信息管理技術(shù)的逐步引入，信息管理與檔案管理的結(jié)合得到了社會(huì)的廣泛認(rèn)可，檔案利用率有了顯著提升。

（2）為單位甄選利用人才提供了指引

培養(yǎng)與選拔人才是單位賴以存在的必要保障，而進(jìn)行人力資源檔案信息化建設(shè)則正好能做到這點(diǎn)，使得優(yōu)秀血液源源不斷注入單位。信息化檔案管理能夠在數(shù)據(jù)上反映不同人才所擁有的潛在特質(zhì)，以及判斷其是否具備勝任相關(guān)工作所需的專業(yè)技能和理論知識(shí)。

二、現(xiàn)代人力資源檔案管理信息化建設(shè)中存在的困境

（1）基礎(chǔ)信息設(shè)施有待完善

實(shí)現(xiàn)檔案信息在單位能有效共享和利用必須依托相應(yīng)的信息網(wǎng)絡(luò)為實(shí)踐基礎(chǔ)，而多數(shù)單位在檔案管理信息化建設(shè)中存在著信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施滯后的缺陷，其抑制了單位人力資源檔案信息合理轉(zhuǎn)化為有效信息共享。[2]雖然我國外部的信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)具有規(guī)模性、高效性，但是單位內(nèi)部的人力資源檔案網(wǎng)絡(luò)前景十分堪憂，單位建立專屬內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行檔案管理的情形十分罕見。這一點(diǎn)在小規(guī)模企業(yè)中特別凸顯，由于小規(guī)模企業(yè)的資金投入小，所以網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)普遍不發(fā)達(dá)。

（2）檔案管理信息化研發(fā)系統(tǒng)落后

人事檔案信息化管理都是以數(shù)字化形式存在的，不單單是對(duì)人事信息進(jìn)行整合、提煉，還是對(duì)認(rèn)識(shí)信息進(jìn)行歸納、復(fù)制、利用，均要求信息環(huán)境程度良好以及計(jì)算機(jī)配置在網(wǎng)絡(luò)傳輸上具有高性能、高效率。筆者根據(jù)相關(guān)資料進(jìn)行分析，雖然發(fā)達(dá)地區(qū)的少數(shù)單位研發(fā)了相關(guān)科學(xué)、高效的信息管理系統(tǒng)對(duì)人事檔案進(jìn)行專門管理，但是由于財(cái)力、人力等客觀因素的限制，大多數(shù)單位使用自身開發(fā)的系統(tǒng)形成的檔案復(fù)雜紛繁。一方面，大部分單位的信息化處理系統(tǒng)老化程度高、技術(shù)落后，使用效果并不理想。另一方面，單位對(duì)信息化研發(fā)這一項(xiàng)目重視程度不高，人力、財(cái)力均投入較少。

（3）人力資源檔案管理人員與實(shí)際需求之間脫軌

人事檔案管理事業(yè)現(xiàn)在正處于一個(gè)信息技術(shù)的時(shí)代，但是，由于綜合素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理人員人才匱乏，人事檔案管理事業(yè)正出于發(fā)展滯后的局面。筆者研究相關(guān)資料后發(fā)現(xiàn)檔案管理人員整體素質(zhì)不高以及人才匱乏的主要原因大體可以概括為兩個(gè)層面：1.在宏觀上，人事檔案管理的社會(huì)認(rèn)知沒有上升到應(yīng)有的高度，這一專業(yè)領(lǐng)域在社會(huì)大眾內(nèi)心得不到較高的專業(yè)認(rèn)同感。不僅使得單位人力資源檔案管理人員對(duì)自己的發(fā)展定位、職業(yè)定位、內(nèi)心定位不夠清晰，也導(dǎo)致單位缺乏掌握信息專業(yè)技術(shù)的優(yōu)秀檔案管理人才。2.在微觀上主要原因是自身計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)偏弱，導(dǎo)致檔案工作效率低下。

三、完善人力資源檔案管理信息化建設(shè)的建議

（1）完善基礎(chǔ)信息設(shè)施，建設(shè)人力資源檔案管理信息平臺(tái)

目前，大多數(shù)單位在辦公自動(dòng)化方面得到了基本實(shí)現(xiàn)，因此要利用這一起點(diǎn)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)和人資檔案管理高效、科學(xué)結(jié)合，將其轉(zhuǎn)換為可以直接使用的信息。同時(shí)，要加大對(duì)檔案管理信息化研發(fā)系統(tǒng)這一領(lǐng)域的資金投入和人力投入，建設(shè)人力資源檔案管理信息平臺(tái)，其中最為重要的是建設(shè)數(shù)據(jù)庫儲(chǔ)存系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)大致包括三個(gè)子數(shù)據(jù)庫：第一是知識(shí)庫，第二是人力資源檔案庫，第三是數(shù)據(jù)庫。這三個(gè)子數(shù)據(jù)庫分別承擔(dān)不同的人事信息分析。

（2）完善人力資源檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制、職位晉升機(jī)制

首先，在培訓(xùn)機(jī)制方面，主要是對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及其他檔案整理專業(yè)技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，幫助檔案管理人員獲取更多的知識(shí)。這種做法出發(fā)點(diǎn)是為了確保管理人員不會(huì)產(chǎn)生厭倦感，在單位內(nèi)形成良好的學(xué)習(xí)氛圍。其次，不僅要開展崗前培訓(xùn)，還要定期進(jìn)行相關(guān)的考核和再培訓(xùn)。[3]最后，在職位晉升機(jī)制方面，主要是針對(duì)在單位中知識(shí)淵博，頗具人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)薪酬不太敏感的人事檔案管理人員。鼓勵(lì)該類人員挖掘自身潛力，創(chuàng)新管理模式是構(gòu)建這種機(jī)制的目的所在。

結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代，現(xiàn)代的企業(yè)、事業(yè)單位或者其他單位部門與傳統(tǒng)單位部門均有所區(qū)別，不論在檔案管理方法、單位文化、相關(guān)技術(shù)水平、社會(huì)體制方面都有其獨(dú)到的特質(zhì)。而這些基礎(chǔ)條件的正好構(gòu)建了人力資源檔案管理信息化探索的“橋梁”。同時(shí)，人力資源管理理論、信息數(shù)據(jù)技術(shù)與知識(shí)管理理論三者之間的有機(jī)融合，能夠?yàn)槿肆Y源檔案管理信息化建設(shè)以及創(chuàng)新提供了更好的理論支撐。只有牢牢把握信息技術(shù)這一主線，才能使單位在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中多元、又好又快、長遠(yuǎn)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 魏玲，美國人力資源檔案管理啟示 [J].人才資源開發(fā)，2010（7）

[2] 靖敏杰，淺談人事檔案管理信息化建設(shè) [J].華章，2012（35）

[3] 盧艷，基于人力資源管理信息化平臺(tái)的人事檔案管理信息化構(gòu)建 [J].現(xiàn)代商業(yè)，2011（29）

（作者單位：廣州市南方人力資源評(píng)價(jià)中心有限公司）