關(guān)于集團(tuán)公司財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)的研究

蔣波

摘 要：在信息技術(shù)浪潮的推動下，財務(wù)信息系統(tǒng)已經(jīng)成為財務(wù)管理的重要工具，特別是對集團(tuán)公司而言，財務(wù)信息系統(tǒng)是集團(tuán)總部對下屬成員單位進(jìn)行財務(wù)集中管控的重要措施，是成員單位之間協(xié)同辦公的有力支撐。因此，國內(nèi)集團(tuán)公司紛紛上馬財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)項目，在人力、物力、資金上不斷傾斜，以期待能夠通過財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)項目的成功實施，給現(xiàn)有財務(wù)管理體系帶來改革式的升級。本文從企業(yè)文化、團(tuán)隊建設(shè)、職能調(diào)整、知識迭代、系統(tǒng)規(guī)劃等方面開展研究，尋找支持財務(wù)信息系統(tǒng)成功上線的措施與途徑。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)公司 財務(wù)信息化 信息系統(tǒng)建設(shè)

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）07（c）-105-02

1 集團(tuán)公司財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)的背景

當(dāng)企業(yè)規(guī)模發(fā)展到一定程度后，集團(tuán)公司對成員單位的管控逐步由業(yè)務(wù)管控轉(zhuǎn)變?yōu)樨攧?wù)管控。財務(wù)管控的核心是數(shù)據(jù)，主要包括建立統(tǒng)一通用的核算標(biāo)準(zhǔn)、精準(zhǔn)及時的將業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)化為會計信息、完整有效的對會計信息進(jìn)行匯總分析。在經(jīng)歷MIS、MRP、ERP等幾個階段的發(fā)展之后，財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)逐步形成了會計電算化信息系統(tǒng)建設(shè)、單一企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)、集團(tuán)公司財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)三個不同模式。集團(tuán)公司財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)要求管理人員在復(fù)雜的業(yè)務(wù)環(huán)境中提煉和精簡關(guān)鍵的控制點，并將這些控制點通過信息技術(shù)相互鏈接，形成可執(zhí)行、可控制的管理路徑。借助財務(wù)信息系統(tǒng)，集團(tuán)公司可以對成員單位的資金進(jìn)行集中管理，實施強有力的資金管控。借助財務(wù)信息系統(tǒng)，成員單位可以有效的開展協(xié)同辦公、共享財務(wù)資源。此外，由于大量的財務(wù)原始信息是通過計算機進(jìn)行記錄、計算的，因此用信息技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析展示將大幅度提高財務(wù)工作效率。財務(wù)信息化管理已經(jīng)深入企業(yè)管理的各個方面，已經(jīng)成為了決策者和其他信息使用者重要的財務(wù)信息收集匯總的工具。

2 集團(tuán)公司財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)存在的問題

財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)的流程通常包括：系統(tǒng)選型、需求調(diào)研、方案制定、培訓(xùn)部署、上線實施、后期運維等。但是，上述流程僅僅關(guān)注了財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)項目本身，屬于傳統(tǒng)的項目建設(shè)流程。而對項目建設(shè)的其他重要因素缺乏考慮，主要包括以下幾個方面。

（1）缺乏企業(yè)文化的管理和輿論的引導(dǎo)。在財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，部分信息化程度較高的成員企業(yè)不愿意嘗試新的財務(wù)信息系統(tǒng)，項目實施階段不斷的糾正差錯、重復(fù)返工與普遍意識中系統(tǒng)的易用性與高效率之間產(chǎn)生的預(yù)期落差等都會造成和積聚負(fù)面信息。由于缺乏對企業(yè)文化的管理和輿論的引導(dǎo)，這些負(fù)面信息將不斷的擴(kuò)散和膨脹，在整個項目實施過程中都會造成很大阻力。

（2）缺少專業(yè)人才儲備。在財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，不能有效組合、使用財務(wù)信息系統(tǒng)各項功能，無法充分理解本集團(tuán)內(nèi)各成員企業(yè)的財務(wù)管理各項業(yè)務(wù)需求，難以協(xié)調(diào)系統(tǒng)功能缺陷與業(yè)務(wù)需求間的矛盾，這些將直接導(dǎo)致項目失敗。而上述問題最根本的原因是缺乏專業(yè)人才儲備。

（3）忽視財務(wù)崗位職能的調(diào)整。財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)后期，最容易出現(xiàn)兩個問題：一是沒有人對系統(tǒng)功能的正確運行負(fù)責(zé)；二是沒有人對輸入系統(tǒng)的會計（業(yè)務(wù)）數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)。財務(wù)管理中用于內(nèi)部控制的各類稽核流程可以通過信息系統(tǒng)的各項功能進(jìn)行自動控制，但是由于功能不能有效運行，其內(nèi)部控制將失去效應(yīng)；會計核算中復(fù)雜的計算工作可以通過信息系統(tǒng)自動完成，但是輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確和全面，其數(shù)據(jù)將會失去價值。

（4）無法有效搭建知識迭代的平臺。財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)過程中將出現(xiàn)很多系統(tǒng)使用上的問題，幾份操作手冊和幾場培訓(xùn)對集團(tuán)公司的財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。對這些問題的收集、整理、歸納、反饋一直是財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)的難點。無法有效收集或無法有效的大范圍反饋，就無法積累財務(wù)信息系統(tǒng)的知識，就難以提升系統(tǒng)用戶的操作能力。

（5）忽視系統(tǒng)規(guī)劃管理。一般而言，財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，對項目的實施方案、時間安排等都有明確的要求，對是否預(yù)估項目的使用壽命、是否預(yù)留后期的功能接口、是否與未來的管理需求相適應(yīng)等缺乏規(guī)劃。由此造成財務(wù)信息系統(tǒng)的缺乏體系化、模塊化管理，無目的的修正和改進(jìn)，始終不能達(dá)到項目目標(biāo)。

3 集團(tuán)公司財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)的措施與途徑

（1）關(guān)注企業(yè)文化及輿論氛圍對財務(wù)信息系統(tǒng)實施的影響。財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)帶來的是對整個現(xiàn)有企業(yè)管理體系的沖擊，其影響的不僅僅是財務(wù)人員和財務(wù)工作。財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)需要企業(yè)文化的支撐，抓住輿論焦點，控制輿論氛圍，使成員單位及各層次員工普遍了解將要實施的財務(wù)信息系統(tǒng)、實施的目標(biāo)、實施的方案，使他們認(rèn)識到財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)的重要性和必然性。財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)涉及集團(tuán)公司全部成員企業(yè)，然而成員企業(yè)的業(yè)態(tài)各有特點、成員企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)的程度各有差異、成員企業(yè)人員的能力水平存在差異，導(dǎo)致各成員企業(yè)的財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)基礎(chǔ)參差不齊，這就需要對集團(tuán)公司的情況進(jìn)行了解與掌握，并在建設(shè)初期就需要不斷的征詢各成員企業(yè)的意見，對成員企業(yè)提出的疑問進(jìn)行專業(yè)答復(fù)，形成統(tǒng)一高效的信息傳遞渠道，有效的控制輿論方向，增強成功實施的信心。

（2）重視集團(tuán)公司財務(wù)信息化團(tuán)隊建設(shè)。財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)工作是財務(wù)實務(wù)與信息技術(shù)的融合，需要儲備相應(yīng)的關(guān)鍵技術(shù)人才。財務(wù)信息化工作的開展需要以關(guān)鍵技術(shù)人才為核心的信息化團(tuán)隊，同時在財務(wù)信息化建設(shè)過程中不同的階段對信息化團(tuán)隊的配置有著不同的需求。財務(wù)信息系統(tǒng)實施前期，集團(tuán)公司總部財務(wù)部門應(yīng)及早設(shè)置財務(wù)信息化崗位，對可能實施的幾個財務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)習(xí)了解，對財務(wù)管理的專業(yè)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)儲備，對集團(tuán)公司總部及各成員企業(yè)的實際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行熟悉記錄。同時，還需要了解基本的信息技術(shù)，以便于在與信息部門或軟件服務(wù)商溝通過程中準(zhǔn)確了解對方的意圖，以便于在需求描述過程中精準(zhǔn)表達(dá)財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)的各項需求要點。財務(wù)信息系統(tǒng)實施過程中（包括實施初期、實施中期、實施后期），需要集團(tuán)公司總部信息部門設(shè)置財務(wù)信息化崗位，需要軟件服務(wù)商提供一定數(shù)量專業(yè)技術(shù)人員，需要成員企業(yè)財務(wù)部門設(shè)置財務(wù)信息化崗位。在系統(tǒng)實施過程中，要充分關(guān)注各團(tuán)隊成員的專業(yè)能力和執(zhí)行力，實施必要的獎勵與懲罰措施，以確保財務(wù)信息系統(tǒng)實施達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)項目后期，需要建立穩(wěn)定的系統(tǒng)運維團(tuán)隊，保障前期實施的各項功能有效、穩(wěn)定的運行，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行梳理優(yōu)化。

（3）正視財務(wù)信息系統(tǒng)對崗位職能帶來的改變。無論是集團(tuán)公司總部還是成員單位，財務(wù)崗位的職能在信息系統(tǒng)建設(shè)前后將會出現(xiàn)較大的變化。對于集團(tuán)總部而言，對成員單位的管控除了數(shù)據(jù)信息的收集匯總之外，還需要嚴(yán)格監(jiān)控各成員單位的財務(wù)信息系統(tǒng)的使用情況，需要及時對成員單位的使用過程提供強有力的保障。對于成員單位而言，大量重復(fù)的數(shù)據(jù)加工和處理工作將由財務(wù)信息系統(tǒng)完成，財務(wù)崗位的職能將由數(shù)據(jù)加工和處理調(diào)整為數(shù)據(jù)控制管理，確保將大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是以系統(tǒng)設(shè)定的形式進(jìn)入到財務(wù)信息系統(tǒng)中，同時監(jiān)控業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)部是按照既定的程序流轉(zhuǎn)和輸出的。

（4）完善財務(wù)信息系統(tǒng)的知識迭代。財務(wù)信息系統(tǒng)的知識積累應(yīng)當(dāng)循序漸進(jìn)、系統(tǒng)完整的進(jìn)行迭代。在系統(tǒng)實施階段通常軟件供應(yīng)商會提供標(biāo)準(zhǔn)操作手冊或產(chǎn)品說明書，項目實施團(tuán)隊需要對標(biāo)準(zhǔn)操作手冊或產(chǎn)品說明書按照本集團(tuán)公司的實際情況進(jìn)行編輯、更新，形成符合實際業(yè)務(wù)的《操作手冊》。通過培訓(xùn)等方式，使系統(tǒng)用戶掌握如何使用《操作手冊》，而非掌握《操作手冊》的全部內(nèi)容。對財務(wù)信息系統(tǒng)使用過程中的問題進(jìn)行收集整理，并定期更新《操作操作》，后續(xù)再通過培訓(xùn)等方式進(jìn)行發(fā)布，如此循環(huán)往復(fù)，逐步完成財務(wù)信息系統(tǒng)知識迭代。

（5）全面規(guī)劃財務(wù)信息系統(tǒng)的生命周期。隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，財務(wù)信息系統(tǒng)也會產(chǎn)生不斷更新、持續(xù)優(yōu)化的需求。一般來說，在系統(tǒng)設(shè)計期初，很多設(shè)置就需要考慮到后期的擴(kuò)展。但是，后期的擴(kuò)展又是富有無限想象的，那么就需要系統(tǒng)設(shè)計者依據(jù)現(xiàn)有情況作出預(yù)估，在充分考慮技術(shù)進(jìn)步與業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)模的雙重影響下，對于快速發(fā)展的企業(yè)，財務(wù)信息系統(tǒng)使用壽命約為5年，而對于業(yè)務(wù)成熟企業(yè)，財務(wù)信息系統(tǒng)的使用壽命約為8年。因此，在系統(tǒng)設(shè)計初期就需要對企業(yè)發(fā)展有5～8年預(yù)判，預(yù)留各項功能的可能的擴(kuò)展接口，這樣在后期有較大的變革時，就能夠以最小的成本作出調(diào)整；在不能適應(yīng)形勢的需要時，能夠果斷的決策對現(xiàn)有財務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行升級換代。

4 結(jié)語

綜上所述，集團(tuán)公司財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)除了具備一般系統(tǒng)建設(shè)項目的流程要求外，還需要關(guān)注項目實施的內(nèi)外部環(huán)境，事前充分準(zhǔn)備、事中穩(wěn)步推動、事后優(yōu)化管理，只有這樣才能夠達(dá)到財務(wù)信息系統(tǒng)項目的實施目標(biāo)，才能夠為集團(tuán)財務(wù)管理提供一個可控、可信的財務(wù)管控工具。

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