新形勢下基層單位檔案開發(fā)利用之管見

全益紅

在中國特色社會(huì)主義新時(shí)代，社會(huì)對檔案產(chǎn)生了更廣泛的利用需求，基層單位作為構(gòu)成檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，其檔案開發(fā)利用的重要性也日益凸顯。筆者于基層單位長期從事檔案工作，對其檔案開發(fā)利用有著切身體會(huì)。據(jù)此，本文嘗試結(jié)合檔案學(xué)理論對基層單位檔案開發(fā)利用進(jìn)行探討。

一、基層單位檔案開發(fā)利用的意義

基層單位處于基層、規(guī)模較小等特點(diǎn)容易造成其檔案工作的邊緣化。而事實(shí)上，基層單位往往承擔(dān)著較為專業(yè)且具體、獨(dú)立的工作，其檔案信息的開發(fā)利用也因此具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

筆者工作的太倉市航道處一直走在蘇州市乃至全省同行業(yè)的前列。自1986年以來，曾先后71次獲得省、市及交通運(yùn)輸系統(tǒng)的表彰，這些成果離不開檔案的有效開發(fā)利用。近十年來，為解決本單位（含改制前企業(yè)）員工的學(xué)歷、工齡、待遇等問題，共計(jì)利用檔案100多人次，從未發(fā)生越級上訪的情況；為工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、造價(jià)、質(zhì)量等工作提供利用共計(jì)50余次，為國家減少經(jīng)濟(jì)支出400多萬元；為全市航道建設(shè)規(guī)劃、施工和行政許可等工作提供利用30多次；為本單位改制、搬遷、建設(shè)等問題提供利用檔案多次。檔案室在2008年通過了省三星級驗(yàn)收，2013年11月順利通過省五星級評審，成為全省縣（市）級航道系統(tǒng)首家檔案工作五星級單位。太倉航道處檔案開發(fā)利用的軌跡，為基層單位認(rèn)識(shí)有效開發(fā)利用檔案的重要意義提供了有益借鑒。

第一，檔案的開發(fā)利用可以為基層單位提供有效的歷史憑據(jù)。今人而知古，后人而知今，是檔案的基本功能。基層單位規(guī)模雖小，但所形成的檔案同樣是歷史的真實(shí)記錄，檔案中的一字一句，都是歷史憑據(jù)。這種存史的價(jià)值，對基層單位有著實(shí)實(shí)在在的作用。有了檔案，才能有據(jù)可查，有證可考；有了檔案，才能杜絕歪曲，打擊造假；有了檔案，才能不憑猜想，防止意推。正是基于這樣的認(rèn)知，太倉市航道處管好檔案、用好檔案成為單位的自覺行動(dòng)，全體干部員工都養(yǎng)成了“憑檔案說話”的好習(xí)慣，很多問題、包括不少難題都是通過檔案開發(fā)利用解決的。

第二，檔案的開發(fā)利用可以為基層單位工作的開展提供經(jīng)驗(yàn)借鑒?；鶎訂挝皇侵袊厣鐣?huì)主義偉大事業(yè)的組成部分，做好每個(gè)基層單位的工作是我們偉大事業(yè)成功的基礎(chǔ)?；鶎訂挝坏木唧w工作如何開展，往往從檔案中就能找到思路與方法。在太倉市航道建設(shè)工程中，歸檔齊全的工程檔案反映了工程項(xiàng)目的規(guī)劃依據(jù)、施工建設(shè)的詳細(xì)過程、具體執(zhí)行的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)使用的所有票據(jù)，為新的工程項(xiàng)目提供了有益參考，在事業(yè)發(fā)展中產(chǎn)生了重大作用。同時(shí)，大量的基層單位承擔(dān)著執(zhí)法職能，過去執(zhí)法行為的證據(jù)需要檔案，今天執(zhí)法活動(dòng)的依據(jù)需要檔案，執(zhí)法中產(chǎn)生爭議、調(diào)解或訴訟也需要檔案。檔案對于提升工作效能的重要性很多時(shí)候是無可替代的。

第三，檔案開發(fā)利用可以為基層單位凝聚人心、激發(fā)工作熱情。在基層單位，檔案解決了很多關(guān)系到員工切身利益的問題。不少員工通過利用檔案找到了自身學(xué)歷、工齡、待遇等方面的可靠依據(jù)，使一些問題得以解決，這就體現(xiàn)出檔案在增強(qiáng)單位凝聚力和吸引力、提高員工的歸屬感中的作用。同時(shí)，員工能夠從檔案中看到單位的成長、發(fā)展和壯大，看到自己的付出、貢獻(xiàn)和成績，增強(qiáng)自豪感、光榮感和使命感，并將其轉(zhuǎn)化為努力工作熱情，推動(dòng)單位更好地發(fā)展。

二、基層單位檔案開發(fā)利用的途徑

1.完整的檔案收集是開發(fā)利用的基礎(chǔ)

檔案開發(fā)利用工作的基礎(chǔ)是檔案收集的齊全完整。沒有完整的檔案，開發(fā)利用就成了無本之木、無源之水。只要承擔(dān)獨(dú)立工作任務(wù)的基層單位，無論大小，都應(yīng)該也必須重視檔案的收集工作。太倉市航道處至2013年底達(dá)標(biāo)五星檔案室時(shí)已存有檔案3631卷、2396件，照片光盤等檔案10卷419張（盤）、實(shí)物檔案65件，為檔案的開發(fā)利用奠定了良好基礎(chǔ)。

檔案收集，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度直接關(guān)系到單位檔案建設(shè)工作的開展情況，同時(shí)，基層單位應(yīng)歸檔的材料多數(shù)在領(lǐng)導(dǎo)手里，領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案的收集只能是一句空話?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)的工作固然很忙，但也必須牢固確立檔案意識(shí)，把檔案的歸集作為一項(xiàng)具體工作，擺上實(shí)際位置。一把手身體力行做好檔案的收集工作，養(yǎng)成及時(shí)歸檔的良好習(xí)慣。每個(gè)班子成員支持檔案收集工作，確保應(yīng)歸盡歸，堅(jiān)決做到不拖延、不散失，為員工作出表率。

檔案收集，基礎(chǔ)在員工。在基層單位，每個(gè)員工都在產(chǎn)生檔案，每個(gè)員工也都需要利用檔案?；鶎訂挝粦?yīng)當(dāng)聯(lián)系檔案開發(fā)利用的意義和目的，向員工開展檔案教育，普及檔案知識(shí)，增強(qiáng)檔案觀念，堅(jiān)決克服無資料可入檔案的思想，擔(dān)負(fù)起自覺歸檔的責(zé)任。承擔(dān)公共管理和服務(wù)職能的基層單位，更要教育員工重視和加強(qiáng)檔案的收集工作。單位應(yīng)該將及時(shí)完整收集檔案資料列入員工崗位考核，并在獎(jiǎng)懲中有所體現(xiàn)。

檔案收集，功夫在平時(shí)?；鶎訂挝坏墓ぷ骷姺睆?fù)雜，員工每天都需處理多項(xiàng)工作，如果全部等到年底整理歸檔，勢必對檔案開發(fā)利用的時(shí)效帶來影響，更重要的是歸檔的時(shí)間長了，就可能資料的造成殘損散失，妨礙歸檔的完整性。因而檔案收集的功夫必須下在平時(shí)。太倉市航道處制度規(guī)定，保密檔案不隔天，員工生成的檔案不出周，部門檔案不過月，必須送交檔案室。有些經(jīng)常使用的資料，在歸檔的同時(shí)復(fù)制備件。

檔案收集，專職人員是保證?；鶎訂挝粰n案工作需要全員參與，也需專人負(fù)責(zé)。首先要配備專職檔案人員，確保有人辦事。其次是加強(qiáng)專職人員教育，使其認(rèn)真負(fù)責(zé)地對待檔案工作。同時(shí)積極創(chuàng)造條件，讓專職人員到高等院校、專門檔案機(jī)構(gòu)、兄弟單位去學(xué)習(xí)培訓(xùn)，或邀請檔案工作專家走進(jìn)來，進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)；組織單位內(nèi)老檔案人員講傳統(tǒng)、講規(guī)章、講業(yè)務(wù)，對新的檔案專職人員實(shí)行幫帶。此外，還要嚴(yán)格落實(shí)專職人員責(zé)任，做好檔案收集工作。

2.基層的檔案開發(fā)利用需要制度保障

檔案是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，基層單位檔案的開發(fā)利用必須有章可循、有制可依，否則就會(huì)走入無序狀態(tài)，對工作造成不利影響。因此，基層單位在檔案開發(fā)利用上必須形成嚴(yán)密的制度體系，并且不斷提高制度執(zhí)行力。太倉市航道處在檔案管理上制訂了完備的規(guī)章制度，保證了開發(fā)利用的成效，推動(dòng)了單位工作的有效開展?？偨Y(jié)其經(jīng)驗(yàn)，主要是在制訂和執(zhí)行制度上能夠正確處理好以下三個(gè)關(guān)系：

一是堅(jiān)持開發(fā)利用和保守秘密相統(tǒng)一。檔案工作和保密工作緊密相連，在基層單位檔案中同樣有著和國家安全和利益相關(guān)、和單位前途命運(yùn)相關(guān)的保密事項(xiàng)。檔案的開發(fā)利用，無論如何都要增強(qiáng)保密意識(shí)，決不能存有無密可保的模糊思想。保密檔案必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送交保密機(jī)關(guān)處理，基層單位一般在當(dāng)天處理完畢。按規(guī)定在單位保存的加密檔案資料，必須按密級要求保管使用。未到解密期限的檔案絕不能和其他檔案一樣進(jìn)入開發(fā)利用范圍。

二是堅(jiān)持開發(fā)利用和手續(xù)程序相兼?；鶎訂挝粰n案的開發(fā)利用，在思想上應(yīng)該做到盡量放開但不放任，手續(xù)簡化但不弱化，服務(wù)到位但不失位。開發(fā)利用檔案首先要有一定的價(jià)值，不能為了開發(fā)利用而開發(fā)利用；開發(fā)利用檔案也要有程序，不能違反規(guī)章制度；開發(fā)利用還要有手續(xù)，不能用了這次無法用下次。特別重要的是，在借用檔案時(shí)，必須嚴(yán)格履行手續(xù)程序，堅(jiān)決做到不經(jīng)批準(zhǔn)不能借出，時(shí)間一到必須歸還。

三是堅(jiān)持開發(fā)利用和堅(jiān)持原則相并舉。在檔案的開發(fā)利用中，保持原有檔案的客觀和真實(shí)，是不可撼動(dòng)的原則，在檔案開發(fā)利用過程中應(yīng)當(dāng)堅(jiān)決杜絕弄虛作假的情況發(fā)生。太倉市航道處在檔案的開發(fā)利用中根據(jù)不同情況采取不同方法：一是檔案中的公開資料，主動(dòng)曉于社會(huì)，用來為全社會(huì)服務(wù)；二是工作資料，只要是工作需要，憑手續(xù)可以借閱、復(fù)制；三是證明資料，必須嚴(yán)格履行手續(xù)，嚴(yán)格審查復(fù)核，并做到復(fù)制、審核的人員分開。因而在檔案的開發(fā)利用中，幾十年來未出差錯(cuò)。

3.檔案的開發(fā)利用必須與時(shí)俱進(jìn)

檔案的開發(fā)利用是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。中國特色社會(huì)主義新時(shí)代，對基層單位檔案的開發(fā)利用又提出了大量新課題、新要求，我們必須緊跟時(shí)代腳步，適應(yīng)時(shí)代要求，以開拓創(chuàng)新精神，在工作實(shí)踐中體現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。

一是檔案的外延內(nèi)涵要擴(kuò)大。過去基層單位的檔案多是記錄單位業(yè)務(wù)、人事、財(cái)務(wù)三方面情況的紙質(zhì)材料。隨著改革開放的不斷深入，基層單位的工作內(nèi)容、工作要求和工作方法都發(fā)生了重大變化，檔案所留存的資料無論從外延還是從內(nèi)涵上，都應(yīng)該也必須擴(kuò)大。除紙質(zhì)檔案外，更為直觀、全面的聲像檔案數(shù)量不斷增長，電子文件、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等元素為新時(shí)代檔案工作提出了無限可能。檔案外延和內(nèi)涵的擴(kuò)大，對我們基層單位檔案的開發(fā)利用提出了新要求，我們必須在思想上、業(yè)務(wù)上適應(yīng)這一發(fā)展。

二是檔案服務(wù)理念要更新。過去基層單位的檔案多是供領(lǐng)導(dǎo)查閱，進(jìn)入新時(shí)代，我們應(yīng)當(dāng)牢記檔案工作使命，一切從群眾出發(fā)?；鶎訂挝挥绕鋺?yīng)以積極主動(dòng)的態(tài)度開發(fā)利用檔案。在重大決策、重大活動(dòng)、重要工作之前主動(dòng)查詢相關(guān)檔案，做到歷史依據(jù)提供在決策之前；重要工作實(shí)施中檔案工作同步介入，在行動(dòng)的第一步就能形成檔案；本單位形成的大事都能有所記錄，在年底形成當(dāng)年的《大事記》；利用檔案向媒體提供單位相關(guān)資料、組織開辦專題展覽等，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案開發(fā)利用。

三是開發(fā)利用的方式方法要改進(jìn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息化、大數(shù)據(jù)走進(jìn)人們的生活，檔案信息的開發(fā)利用不再受到時(shí)空限制。基層單位能夠通過數(shù)據(jù)庫的建立形成一套科學(xué)合理的檢索體系。通過開展檔案編研工作，形成檔案匯編、摘要、大事記等，利用檔案中潛在的信息資源換取社會(huì)效益。把應(yīng)當(dāng)公開的檔案經(jīng)過再錄入、再制作后在網(wǎng)上公布，讓群眾知曉。開通網(wǎng)上檔案服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案查詢利用。建立檔案工作微信群、公眾號(hào)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提高檔案資源的利用效率。

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