淺析銷售與收款的內(nèi)部會計(jì)控制

張鑫

摘 要：本文是在理解銷售與收款內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作中的實(shí)際情況，探討相應(yīng)的解決方法，使內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范不斷完善，趨于成熟，增強(qiáng)內(nèi)部控制的實(shí)用性。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部會計(jì)控制 銷售與收款 評價(jià)

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）12（c）-117-02

1 企業(yè)銷售與收款內(nèi)部會計(jì)控制制度概述

銷售作為企業(yè)的命脈，其管理質(zhì)量直接影響企業(yè)的生存和發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)建立合理、有效的內(nèi)部會計(jì)控制制度，從而減少工作過程中差錯(cuò)，提高銷售與收款業(yè)務(wù)的質(zhì)量。

1.1 銷售與收款內(nèi)部會計(jì)控制的含義

內(nèi)部會計(jì)控制是指通過一系列制度的制定，工作組織的規(guī)劃，程序的編排以及采取恰當(dāng)?shù)拇胧瑏肀ＷC會計(jì)主體的財(cái)產(chǎn)不受損失和有效使用，保證會計(jì)數(shù)據(jù)的完整可靠，保證國家財(cái)經(jīng)政策和內(nèi)部管理制度的貫徹執(zhí)行，作為內(nèi)部控制的核心—會計(jì)控制尤為重要[1]。

1.2 銷售與收款內(nèi)部會計(jì)控制的目標(biāo)

1.2.1 嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)審批流程

銷售活動的進(jìn)行，必須經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的逐級審批，按照企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程辦理，起到層層把關(guān)，事前監(jiān)督的作用。

1.2.2 保證銷售收入的真實(shí)性、完整性

收入的真實(shí)性、完整性不僅是衡量真實(shí)經(jīng)濟(jì)利益的保證，也是制定企業(yè)經(jīng)營計(jì)劃的重要依據(jù)。所以財(cái)務(wù)人員必須準(zhǔn)確、及時(shí)地記錄銷售業(yè)務(wù)，真實(shí)地反映企業(yè)每一筆業(yè)務(wù)的全貌，防止銷售貨款被貪污的風(fēng)險(xiǎn)。

1.2.3 確保應(yīng)收賬款的可收回性

企業(yè)通過建立客戶信用額度制度，預(yù)測應(yīng)收賬款的回收率，避免企業(yè)造成過多的經(jīng)濟(jì)損失。

1.2.4 保證貨幣資金的回收的規(guī)范性、及時(shí)性

財(cái)務(wù)人員收取現(xiàn)金必須按照業(yè)務(wù)規(guī)定，出具收據(jù)等相關(guān)書面證明給客戶，并于當(dāng)日登記現(xiàn)金賬簿。如遇大額現(xiàn)金應(yīng)及時(shí)存入銀行，不得私借挪用。

1.2.5 保證銷售退換貨處理的合理性

建立銷售退回管理制度，根據(jù)貨物受損情況判定責(zé)任方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并請示上級審批后執(zhí)行。

2 企業(yè)銷售與收款內(nèi)部會計(jì)控制實(shí)例

2.1 創(chuàng)新科技有限公司概況

創(chuàng)新科技有限公司專注于大數(shù)據(jù)信息資源管理和空間信息系統(tǒng)兩大領(lǐng)域的業(yè)務(wù)架構(gòu)，屬于高新行業(yè)的知名企業(yè)。在國土、測繪、地礦、水利、電力、軍隊(duì)等行業(yè)形成了完整產(chǎn)品服務(wù)體系，形成了涵蓋信息資源管理系統(tǒng)研發(fā)、實(shí)體檔案數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)的一體化服務(wù)體系。

2.2 創(chuàng)新科技公司銷售預(yù)收款內(nèi)部會計(jì)控制的內(nèi)容

2.2.1 客戶分類管理和控制

首先按地區(qū)劃分事業(yè)部，由各事業(yè)部負(fù)責(zé)本地區(qū)客戶信息建立與更新。銷售人員需要填寫客戶信息到公司的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，才可進(jìn)行后續(xù)工作。

2.2.2 客戶信用額度和賬期的管理與控制

賒銷是企業(yè)在現(xiàn)代信用社會里實(shí)現(xiàn)銷售的最主要方式。健全有效的信用管理是企業(yè)賒銷恰當(dāng)與否的關(guān)鍵所在，它決定了銷售最終能否順利完成。所以信用管理是內(nèi)部控制不可缺少的內(nèi)容[2]。為了降低回款風(fēng)險(xiǎn)，減少公司經(jīng)濟(jì)損失，需對客戶進(jìn)行信用等級及賬期評估，以客戶履約記錄和還款能力為核心，進(jìn)行量化評定。銷售人員需填寫客戶信用額度和賬期申請表，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后執(zhí)行。

2.2.3 出單與發(fā)貨的管理與控制

財(cái)務(wù)人員確認(rèn)貨款到賬后，由系統(tǒng)生成銷售單傳輸?shù)綆旆?，庫房單?jù)處理人員收到系統(tǒng)銷售單后，打印出三聯(lián)式銷售單，庫房、客戶、財(cái)務(wù)各留存一聯(lián)，隨后安排車輛發(fā)貨。

2.2.4 對賬與收款的內(nèi)部控制

財(cái)務(wù)人員根據(jù)每日網(wǎng)銀的到賬情況，及時(shí)與銷售人員進(jìn)行核對。同時(shí)銷售人員也要及時(shí)更新CRM系統(tǒng)的銷售單信息，把應(yīng)收款狀態(tài)改為0，以便日后作為查詢到賬和跟進(jìn)工作的依據(jù)。

2.2.5 結(jié)算的內(nèi)部會計(jì)控制

財(cái)務(wù)部收到銷售收入時(shí)，會在業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行入賬處理，并根據(jù)“先款后票”的原則，及時(shí)將發(fā)票開具給客戶。

2.2.6 資產(chǎn)限制接觸控制

限制接觸是指只有經(jīng)過授權(quán)的人才能夠接觸資產(chǎn)。防止未授權(quán)人接觸資產(chǎn)而使財(cái)產(chǎn)受到損害[3]。這樣就使企業(yè)各部門形成互相監(jiān)督、彼此牽制的關(guān)系。如：銷售部發(fā)貨需經(jīng)過財(cái)務(wù)部審核，而財(cái)務(wù)部審核結(jié)果需要反饋給銷售部門。同時(shí)實(shí)行銷、發(fā)分離和內(nèi)部定期盤點(diǎn)核對制度，如：銷售部門不能直接發(fā)貨，需倉儲部門經(jīng)過財(cái)務(wù)部審批后進(jìn)行。倉儲的庫存量也應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部進(jìn)行核對。有效地減少錯(cuò)發(fā)漏發(fā)現(xiàn)象，防止貪污舞弊的行為。

2.3 朝陽電腦有限公司銷售與收款內(nèi)部會計(jì)控制的方法

2.3.1 實(shí)行崗位分工控制

不相容崗位相分離控制，指單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的可行性研究與執(zhí)行要分離，執(zhí)行與記錄、監(jiān)督要分離，物資財(cái)產(chǎn)的保管和使用、記錄要分離[4]。針對銷售與收款業(yè)務(wù)，分設(shè)銷售、發(fā)貨和收款崗位，并建立相關(guān)責(zé)任制，如：銷售部門負(fù)責(zé)簽訂合同、催收貨款。財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)貨款的結(jié)算、記錄與回收。倉儲部門負(fù)責(zé)貨物的發(fā)送。使各部門既能高效獨(dú)立運(yùn)轉(zhuǎn)，又能責(zé)權(quán)明確、相互制約。

2.3.2 業(yè)務(wù)逐級審批控制

在權(quán)限劃分的基礎(chǔ)上，事業(yè)部內(nèi)部的審批流程制度化及規(guī)范履行也體現(xiàn)為一種無處不在的制約。因?yàn)樵诿恳粭l重要流程的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，必然涉及到總經(jīng)理與主管業(yè)務(wù)線的副總共同簽批的情況[5]。先由銷售人員在CRM系統(tǒng)中提交銷售申請單，經(jīng)本部門主管審批通過后，流轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部門審核客戶是否有欠款等情況后，作出相應(yīng)處理，再由公司總經(jīng)理做最后審批，審批人員不得越權(quán)審批。

2.3.3 客戶資信控制

財(cái)務(wù)人員會在CRM系統(tǒng)中根據(jù)客戶以往的交易記錄，制定相應(yīng)的信用額度等級，每年調(diào)整一次，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后實(shí)行，作為公司銷售活動的參考依據(jù)，避免公司發(fā)生不必要的損失。

2.3.4 應(yīng)收賬款的控制

先由銷售人員根據(jù)系統(tǒng)訂單信息中的應(yīng)收款信息，定時(shí)與客戶進(jìn)行對賬并催款。再由是財(cái)務(wù)人員，每月月初在例會中提供一份應(yīng)收賬款臺賬，提醒銷售人員近期進(jìn)行賬款催繳，雙方相互配合共同執(zhí)行。

2.3.5 壞賬準(zhǔn)備的控制

每年年末，財(cái)務(wù)人員需要根據(jù)企業(yè)承受能力及客戶以往的回款情況和營業(yè)狀況，對賬款的可回收性進(jìn)行合理預(yù)計(jì)，按千分之三比例計(jì)提還賬準(zhǔn)備，待實(shí)際發(fā)生時(shí)再將其列支。

3 對企業(yè)銷售與收款內(nèi)部會計(jì)控制的評價(jià)及應(yīng)注意的問題

3.1 對創(chuàng)新科技有限公司銷售與收款內(nèi)部會計(jì)控制制度的評價(jià)

3.1.1 內(nèi)部會計(jì)控制制度優(yōu)越性

（1）結(jié)合企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)構(gòu)建。

財(cái)務(wù)部門立足于本企業(yè)實(shí)際情況，構(gòu)建內(nèi)部控制制度，可以做到有的放矢，有針對性地解決問題。如現(xiàn)有合作企業(yè)多為賒銷客戶，財(cái)務(wù)人員就應(yīng)著重加強(qiáng)客戶資信控制及應(yīng)收賬款控制等方面制度。如遇特殊及返點(diǎn)訂單，可建立健全業(yè)務(wù)分級審批控制制度，任何人都不得超越銷售與收款的內(nèi)部會計(jì)控制的權(quán)利。

（2）控制手段多樣化。

企業(yè)以銷售與收款的內(nèi)部控制目標(biāo)為導(dǎo)向，以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，通過崗位分工控制、業(yè)務(wù)分級審批控制、客戶資信控制、應(yīng)收賬款的控制、壞賬準(zhǔn)備控制等約束企業(yè)內(nèi)部涉及銷售與收款工作的相關(guān)人員?？刂品椒ǜ采w企業(yè)業(yè)務(wù)活動的全過程和經(jīng)營管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

（3）明確的崗位設(shè)置原則。

使企業(yè)銷售、財(cái)務(wù)、倉儲部門職責(zé)清晰，程序優(yōu)化。當(dāng)業(yè)務(wù)被若干部門分解執(zhí)行時(shí)，各部門既能實(shí)施專業(yè)化操作，又能緊密協(xié)作，防止獨(dú)斷專行、相互推諉等現(xiàn)象，從而保證企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（4）事前成本控制

通過從源頭控制，做好經(jīng)營預(yù)測，找出最大的支出點(diǎn)進(jìn)行分析，將影響成本費(fèi)用項(xiàng)目的主要因素作為控制點(diǎn)，采取適當(dāng)措施。如：根據(jù)城市等級制定相應(yīng)的差旅標(biāo)準(zhǔn)，使員工的差旅費(fèi)在合理的范圍內(nèi)，從而控制銷售成本，實(shí)現(xiàn)利潤最大化。

3.1.2 內(nèi)部會計(jì)控制制度局限性

（1）審批環(huán)節(jié)多、效率低。

因內(nèi)部控制需經(jīng)部門主管、財(cái)務(wù)人員、總經(jīng)理逐級審核，容易造成流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多、時(shí)間長等問題。再加上需要通過系統(tǒng)操作，如遇授權(quán)人外出不能及時(shí)批復(fù)，可能會影響延誤發(fā)貨。

（2）缺乏員工激勵制度。

為了提高員工工作中的自覺性和警惕性，避免粗心大意造成的工作差錯(cuò)，應(yīng)實(shí)行薪酬獎懲制度，既能激勵先進(jìn)員工，使他們得到精神和物質(zhì)的雙重獎勵，從而更好地為本企業(yè)工作，也能警醒部分員工，提高自身工作質(zhì)量。

3.2 銷售與收款內(nèi)部會計(jì)控制應(yīng)注意的問題

3.2.1 加強(qiáng)員工崗位培訓(xùn)

首先定期組織財(cái)務(wù)部門培訓(xùn)，并隨機(jī)對學(xué)習(xí)情況進(jìn)行測試，從而提高員工的業(yè)務(wù)熟練程度及準(zhǔn)確性。例如：只有財(cái)務(wù)人員清楚客戶的信用額度等級，才能對其回款可能性及壞賬準(zhǔn)備作出合理預(yù)測。其次是熟悉企業(yè)整體業(yè)務(wù)處理流程，能夠消除部門壁壘和職務(wù)空白地帶，提高企業(yè)整體運(yùn)作效率。

3.2.2 銷售方式

企業(yè)常見的銷售方式為現(xiàn)銷和賒銷，現(xiàn)銷就是銷售商品收取現(xiàn)金的業(yè)務(wù)，最需要注意的就是貨幣資金的安全，確保資金如數(shù)及時(shí)入賬。如對方交付的為支票，財(cái)務(wù)人員在審查支票書寫及蓋章后，應(yīng)及時(shí)送交銀行。而賒銷則需要定期對賬，到期及時(shí)催收，防止壞賬形成。

3.2.3 收款風(fēng)險(xiǎn)

收款環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)信用管理不到位，票據(jù)審查不嚴(yán)，賬款回收不力等問題。例如：經(jīng)常出現(xiàn)的貨款到期未對賬，應(yīng)收款未及時(shí)催繳。財(cái)務(wù)部就應(yīng)完善銷售回款制度，設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)督回款情況，定期跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)程，以防呆賬壞賬的發(fā)生。

3.2.4 會計(jì)記錄完整性

每一筆收付款業(yè)務(wù)的發(fā)生，都應(yīng)詳細(xì)記錄其客戶信息、銷售合同、出入庫單、款項(xiàng)收回等情況。確保會計(jì)記錄、銷售記錄與庫存相一致。如有遺漏，應(yīng)及時(shí)把信息補(bǔ)充完整。使會計(jì)信息達(dá)到真實(shí)性、相關(guān)性、及時(shí)性等特征要求，為企業(yè)決策提供可靠依據(jù)，從而提高決策科學(xué)性。

4 結(jié)語

綜上所述，通過從客戶分類管、到財(cái)務(wù)審核賒銷額度、完成系統(tǒng)審批流程、安排發(fā)貨、直至與客戶對賬、結(jié)算貨款等整個(gè)業(yè)務(wù)處理流程，都需要在實(shí)踐中不斷完善和檢驗(yàn)，充分從自身企業(yè)特點(diǎn)考慮及制定問題，使銷售與收入的內(nèi)部控制的作用得到充分發(fā)揮，從而保證銷售與收入的內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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