檔案室安全風(fēng)險(xiǎn)的量化分析與管控

陳云華 夏康

《韓非子·喻老》中有云：千丈之堤，以螻蟻之穴潰。可見，風(fēng)險(xiǎn)在不同區(qū)域存在著的不確定性不應(yīng)當(dāng)被忽略。在檔案工作中遭遇風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)對所在單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、安全上的損失，嚴(yán)重的甚至?xí)斐刹涣嫉恼魏吐曌u(yù)上的影響。所以我們需要對不同的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，以便提前預(yù)警，防范災(zāi)難的發(fā)生。

檔案室的風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)管理工作不僅可以參考其他檔案室的工作經(jīng)驗(yàn)，也可以借鑒博物館和圖書館之工作經(jīng)驗(yàn)。以大英博物館為例，他們在2013年制定的風(fēng)險(xiǎn)管理手冊（British Museum Risk management Policy 2013）中使用風(fēng)險(xiǎn)矩陣，通過對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率和造成后果的程度做出大致描述來定義風(fēng)險(xiǎn)的輕重緩急[1]。另外，特別要提及的是英國哥倫比亞博物館協(xié)會(huì)，他們同樣使用風(fēng)險(xiǎn)矩陣對風(fēng)險(xiǎn)與預(yù)防工作進(jìn)行優(yōu)先評級，可以說是這個(gè)行業(yè)規(guī)范的范本[2]。

我們遵從風(fēng)險(xiǎn)管理的主旨，在辨別能夠?qū)n案室和檔案室收藏造成重大影響的所有潛在風(fēng)險(xiǎn)，評估每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)所能造成的后果，并切合實(shí)際地提出預(yù)防、減緩災(zāi)害的策略。同時(shí)我們參考英國博物館的機(jī)制再結(jié)合現(xiàn)實(shí)的工作情況，借鑒矩陣的方法來定義風(fēng)險(xiǎn)等級（見圖1），以便完善風(fēng)險(xiǎn)評估和風(fēng)險(xiǎn)管理工作。

一、火災(zāi)與電路風(fēng)險(xiǎn)

火災(zāi)對檔案室有毀滅性的破壞作用，因此我們將火災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)等級定義為高。了解室內(nèi)火災(zāi)成因，用科學(xué)的工程模型模擬特定房間火災(zāi)與火勢的發(fā)展情況，從而完善火警預(yù)警機(jī)制，訓(xùn)練相關(guān)人員在第一時(shí)間內(nèi)對火勢控制的應(yīng)變能力，是控制火災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。關(guān)于室內(nèi)火災(zāi)的成因，參考上?？萍汲霭嫔绲摹斗阑鹗謨浴穂3]以及《建筑內(nèi)部裝修設(shè)計(jì)防火規(guī)范》[4]，考慮無煙醫(yī)院的實(shí)際情況和檔案室所在建筑的建造裝修時(shí)間，產(chǎn)生明火的主要可能有二：一為電器的老化引起的短路；二為電路與電器的過載。

以常州市婦幼保健院為例，參考室內(nèi)電路板/插座分布圖（見圖2），合理的利用空間讓電路板/電器與檔案柜體保持安全距離，關(guān)于這個(gè)安全距離可以通過比較低成本的計(jì)算流體力學(xué)方法（CFD）模擬計(jì)算獲得。抽濕機(jī)與空調(diào)機(jī)的不間斷工作導(dǎo)致電器的損壞短路也是火災(zāi)的風(fēng)險(xiǎn)因素，讓現(xiàn)有的多臺(tái)抽濕機(jī)和空調(diào)機(jī)輪流工作能夠有效地減小單臺(tái)機(jī)器的工作載荷，這樣既保證了檔案室空氣的流通，控制了室內(nèi)濕度，又延長了抽濕機(jī)的工作壽命，并且減小了短路和火災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)。另外，圖2所示，與檔案室?guī)旆肯噜彽呐畮茉》績?nèi)的電路經(jīng)過檔案室?guī)旆俊Ａ茉》績?nèi)潮濕的空氣也容易使電路受潮短路，引發(fā)火災(zāi)。所以當(dāng)前檔案室按照規(guī)范在易著火的區(qū)域放置二氧化碳滅火器材是正確有效的做法。

為了實(shí)際地完善火警預(yù)警機(jī)制，運(yùn)用低成本的計(jì)算流體力學(xué)方法，借助高性能計(jì)算設(shè)備，對常州婦幼保健院檔案室建模并對每個(gè)子區(qū)域運(yùn)用質(zhì)量、能量動(dòng)量及自定義標(biāo)量的微分方程求解，能夠比較精確地預(yù)報(bào)物質(zhì)流動(dòng)、傳熱、燃燒等細(xì)節(jié)過程。通過檔案室所在建筑的圖紙和實(shí)地測繪，我們可以對檔案室大樓建模，然后再使用Matlab軟件的CFD模塊，用控制變量法進(jìn)行參數(shù)分析，假定不同的起火位置通過計(jì)算不同布置的檔案室火勢發(fā)展的速度，得出最佳阻燃路徑和方案，從而對檔案室的火警預(yù)警機(jī)制建設(shè)起到現(xiàn)實(shí)意義的指導(dǎo)作用。以圖3、圖4為例，使用計(jì)算流體力學(xué)方法，這兩張圖分別詳細(xì)描述了房屋內(nèi)火勢的走向和瞬時(shí)屋內(nèi)各個(gè)區(qū)域的溫度分布情況。綜上所述，使用科學(xué)的方法可將檔案室建設(shè)和檔案保護(hù)提高到基于性能設(shè)計(jì)的高度，以取代指令性的建筑消防設(shè)計(jì)規(guī)范。

二、水患與濕度風(fēng)險(xiǎn)

水患通常是由洪水、暴雨積水、房屋漏水、管道漏水等原因造成的。與火災(zāi)相比，水患的破壞力較低，但也會(huì)對各種檔案文件造成不可逆的傷害，尤其是年代相對久遠(yuǎn)的珍貴手寫資料。并且受潮、空氣濕度過高通常也會(huì)導(dǎo)致檔案發(fā)霉，這會(huì)對紙質(zhì)檔案以及磁帶等特殊載體檔案造成破壞。綜合考慮常州市婦幼保健院檔案室所在地區(qū)水文、濕度、降雨量、地勢以及建筑結(jié)構(gòu)等可能造成的破壞，我們把水患與濕度風(fēng)險(xiǎn)等級定義為高。

根據(jù)1971—2000年數(shù)據(jù)[7]，常州一年內(nèi)的月平均降雨量在6—7月時(shí)會(huì)達(dá)到峰值約180 mm，年平均降雨量達(dá)1074.0mm，遠(yuǎn)高于北方許多城市同期平均水平。根據(jù)筆者在婦幼保健院的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，該院所在區(qū)域的地勢比較低，每年的降雨高峰期都會(huì)受到不同程度的水災(zāi)影響。檔案室所在樓層高于地平面僅20cm，在積水水位高于15cm時(shí)，作為當(dāng)前的應(yīng)急機(jī)制，發(fā)動(dòng)全院工作人員將全部檔案轉(zhuǎn)移至高層。另外，因檔案室與女廁所、淋浴房僅一墻之隔，大量的水管線極有可能布滿在該墻之中。水管常年的銹蝕與老化，使用過程中過高的水壓，墻體自1988年至今的形變都是水管破裂的重要誘因。所以在現(xiàn)有檔案室不搬遷的情況下，將所有靠近廁所墻體的檔案柜搬離該區(qū)域，是現(xiàn)實(shí)而有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的方案。

控制溫度和濕度在檔案的保存工作中也是至關(guān)重要的。大致來講在蛋白質(zhì)不被破壞的溫度范圍內(nèi)（< 50°C）室溫每上升10°C，有害的化學(xué)反應(yīng)會(huì)加速，霉壞的速率也會(huì)加倍[8]。常州的氣象資料表明，該市的年平均相對濕度在70%上下[9]，遠(yuǎn)高于包括中國在內(nèi)的各國檔案室存儲(chǔ)濕度規(guī)定（50%）。因此，該院檔案室通過中央空調(diào)、抽濕機(jī)和相對濕度指示器的配合工作，對相對濕度進(jìn)行有效的控制，同時(shí)在檔案室內(nèi)加入干燥劑并定期更換。

三、檔案的防盜、借記、數(shù)字轉(zhuǎn)型等安全風(fēng)險(xiǎn)

相比于火災(zāi)和水患中存在的眾多不確定因素，檔案室數(shù)據(jù)防盜、保密與借記等風(fēng)險(xiǎn)大多是因?yàn)槿说湣＞C合考慮婦幼保健院的現(xiàn)有借記制度、安保等級、檔案室防盜安全設(shè)施，我們將此類風(fēng)險(xiǎn)等級定義為中度。防盜問題首當(dāng)其沖，雖然檔案室都安裝了防盜門窗，但根據(jù)圖2所示，婦幼保健院檔案室所在樓監(jiān)控設(shè)備覆蓋的區(qū)域有限，安全通道和檔案室內(nèi)部并不在監(jiān)控范圍內(nèi)。為了無死角地保證檔案室的數(shù)據(jù)安全，應(yīng)在閱檔室位置安裝攝像頭，并在檔案室內(nèi)部安裝監(jiān)控設(shè)備監(jiān)控兩扇防盜窗口。婦幼保健院檔案室當(dāng)下的借記制度與輔助設(shè)備（如掃碼器）有待加強(qiáng)。如今手寫記錄的借記方法很難保證文檔的有效追蹤。順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代，我們可以通過掃描工具讓所有紙質(zhì)檔案文件數(shù)字化，通過加密技術(shù)對借記的電子文檔加密，防止借記文件被拷貝，電子文件逾期自動(dòng)銷毀，這樣極大地保證了檔案的安全。

四、蟲害與嚙齒類動(dòng)物風(fēng)險(xiǎn)

考慮到檔案室內(nèi)存放有大量的紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)載體本身所含有的適于昆蟲繁殖的植物纖維與漿糊等物質(zhì)，在相對濕度高、溫暖的長江中下游地區(qū)環(huán)境中，容易發(fā)生微生物以及嚙齒類動(dòng)物（各種鼠類為主）對檔案造成損害的情況。鑒于這些損害事件的嚴(yán)重性與發(fā)生概率，我們將此類風(fēng)險(xiǎn)定義為中級。常州市婦幼保健院地處長江中下游，蟲害危害紙質(zhì)載體主要昆蟲科目有竊蠹科、蟻科、蜚蠊科、谷蛾科等，考慮到危害書刊的昆蟲與嚙齒類動(dòng)物種類多，施用藥物時(shí)必須將揮發(fā)性與中毒性的藥物同時(shí)使用，驅(qū)滅與誘殺相結(jié)合。常用的熏蒸劑有磷化鋁、溴甲烷、環(huán)氧乙烷等，并且將采編部門送進(jìn)檔案室的資料用溴甲烷在真空器內(nèi)熏蒸，可防庫外的蟲子進(jìn)庫。

五、人造光光照及太陽輻射

光照以及太陽輻射的破壞在檔案管理中容易被人忽視，其能造成的破壞和惡劣影響遠(yuǎn)不如火災(zāi)和水患，所以我們把光照和輻射的風(fēng)險(xiǎn)等級定義為低。根據(jù)J. Ashley-smith的研究分析[10]，人造光源和太陽光都會(huì)致使印刷色彩褪色。針對這種不可規(guī)避的現(xiàn)象，J. Tetreault[11]的研究報(bào)告著重強(qiáng)調(diào)了100年內(nèi)褪色小于5%的標(biāo)準(zhǔn)。為了達(dá)到這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)多份研究指出儲(chǔ)藏室的光照強(qiáng)度應(yīng)當(dāng)小于50 lux[12]。檔案室選擇適當(dāng)瓦數(shù)的照明設(shè)備，正確地使用照度計(jì)檢測，能夠使檔案保存得更加長久。

雖然風(fēng)險(xiǎn)具有不確定性，但是忽略風(fēng)險(xiǎn)往往會(huì)引起不可估量的損失。排查檔案室工作中潛在的各種風(fēng)險(xiǎn)，對其進(jìn)行量化分析和評估，并針對不同風(fēng)險(xiǎn)制定出相應(yīng)的處置方案，此類研究分析對于檔案室現(xiàn)代化建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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[7]中國天氣網(wǎng)，"常州城市介紹[EB/ OL]，" vol. http：//www.weather.com.cn/ cityintro/101191101.shtml，（2018-01-14）.

[8]W. P. Lull and P. N. Banks，"Conservation environment guidelines for libraries and archives，" 1990.

[9]常州年鑒社，"常州年鑒[EB/ OL]，" vol. http：//www.changzhou.gov.cn/ zhuanti/cznj/shu/gangkuang.htm，（2006）.