新時(shí)期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作探討

李娜

摘 要：現(xiàn)階段醫(yī)療改革進(jìn)入到攻堅(jiān)期和深水區(qū)，醫(yī)院人事檔案管理也面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。醫(yī)院人事檔案管理工作在醫(yī)院中處于不可或缺的地位，對(duì)于推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)改革也具有舉足輕重的意義。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人資工作的基礎(chǔ)，是醫(yī)院對(duì)認(rèn)識(shí)進(jìn)行選拔、考察、鑒別的重要依據(jù)。面對(duì)不斷變遷的內(nèi)外部環(huán)境，能否通過(guò)人事檔案進(jìn)行有效的人力資源預(yù)測(cè)和規(guī)劃，對(duì)于一個(gè)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展至關(guān)重要。同時(shí)，做好醫(yī)院人事檔案管理工作事關(guān)各個(gè)科室的人員安排和崗位配置，進(jìn)而能夠提升醫(yī)院的綜合管理水平和服務(wù)水平。因此，新時(shí)期下做好醫(yī)院人事檔案管理工作勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案內(nèi)容；醫(yī)院；管理工作

一、醫(yī)院人事檔案的作用

（一）考察人事的憑證

人事機(jī)制作為醫(yī)院整個(gè)管理制度中最為核心的機(jī)制之一，事關(guān)醫(yī)院使用什么樣的人，怎樣使用人。在醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)需要提升和醫(yī)療任務(wù)日趨增加的現(xiàn)階段，醫(yī)院要根據(jù)本院實(shí)際改革人事檔案管理工作，做好知人善用[1]。醫(yī)院通過(guò)人事檔案可以更為直觀地了解醫(yī)院各個(gè)工作人員的工作實(shí)踐和思想素質(zhì)，合理的進(jìn)行崗位調(diào)配，公正的對(duì)各個(gè)工作人員進(jìn)行了解、考察和培訓(xùn)。同時(shí)，醫(yī)院的崗位主要分為管理型和技術(shù)型兩類(lèi)，這兩類(lèi)崗位各有其特點(diǎn)，通過(guò)挖掘人事檔案的有效信息，可以?xún)?yōu)化醫(yī)院人事管理結(jié)構(gòu)，方便醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更為直觀的了解本單位的人員構(gòu)成，進(jìn)而作出相應(yīng)決策。

（二）記載和佐證人事信息的憑證

無(wú)論是中途進(jìn)入醫(yī)院工作的工作人員，還是一直在醫(yī)院工作的工作人員，人事檔案信息都是伴隨他們一生的信息資源。這些工作人員在日常工作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生諸如履職資料、工作經(jīng)歷、思想表現(xiàn)等信息，這些信息被檔案工作人員進(jìn)行歸納并整理后就會(huì)形成一部人事檔案。簡(jiǎn)而言之，醫(yī)院人事檔案中完整、真實(shí)的記載了醫(yī)院某位工作人員的“歷史”。同時(shí)，醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的貫徹落實(shí)有賴(lài)于內(nèi)部有一個(gè)合理的崗位體系和組織架構(gòu)，醫(yī)院通過(guò)挖掘這些人事信息中的有價(jià)值的信息，能夠?yàn)榘l(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供良好的信息支撐和保障。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）人事檔案管理體制不健全

一方面，在人事檔案銷(xiāo)毀和鑒定上，對(duì)銷(xiāo)毀和鑒定的程序、方法缺乏具體的規(guī)定，導(dǎo)致過(guò)時(shí)的信息沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀，增加了檔案管理難度，人事信息鑒定工作開(kāi)展不到位[2]。另一方面，在人事檔案收集和利用上，檔案工作人員不能結(jié)合醫(yī)院的工作實(shí)際，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性對(duì)人事信息資源進(jìn)行收集，人事信息不豐富，進(jìn)而導(dǎo)致在對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行考察時(shí)依據(jù)不足，影響選人用人工作的開(kāi)展。同時(shí)，檔案工作人員沒(méi)有將管理型和技術(shù)型崗位的檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，影響人事檔案管理效率。

（二）存在人事檔案造假、篡改等違規(guī)現(xiàn)象

部分醫(yī)院存在工作人員對(duì)人事材料進(jìn)行造假和篡改的現(xiàn)象，以實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的利益。一方面，部分工作人員對(duì)人事檔案中的工齡信息、年齡信息、學(xué)歷信息和精力信息進(jìn)行篡改。出現(xiàn)這種違規(guī)現(xiàn)象不僅反映了某些工作人員缺乏誠(chéng)信意識(shí)和紀(jì)律觀念，也反映了現(xiàn)有醫(yī)院人事檔案管理中在人事信息收集、審核和鑒定上存在的缺陷。另一方面，部分工作人員為了追求職稱(chēng)評(píng)定或者職位升遷，無(wú)視組織紀(jì)律，對(duì)人事檔案中反映思想政治素質(zhì)和技術(shù)水平的人事材料進(jìn)行造假或篡改，對(duì)組織部門(mén)和人事部門(mén)進(jìn)行隱瞞，不僅危及了人事任用所應(yīng)具有的公平公正性，甚至?xí)尰颊邔?duì)該醫(yī)生的專(zhuān)業(yè)水平形成錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，影響患者就醫(yī)。

三、完善醫(yī)院人事檔案管理工作的對(duì)策

（一）豐富檔案內(nèi)容

首先，醫(yī)院要做好選人用人工作，有必要豐富檔案內(nèi)容，及時(shí)收集并整理與醫(yī)院工作人員有關(guān)的信息。例如，醫(yī)院要及時(shí)對(duì)醫(yī)生以及其他工作人員的職稱(chēng)評(píng)定信息和工作考核信息進(jìn)行采集，及時(shí)更新信息并剔除過(guò)時(shí)的信息，方便醫(yī)院人事部門(mén)對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行崗位安排或者工作指派。其次，醫(yī)院檔案管理工作人員要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，由傳統(tǒng)的被動(dòng)管理向主動(dòng)管理轉(zhuǎn)變，及時(shí)保持醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的密切聯(lián)系，主動(dòng)收集和整理各項(xiàng)人事信息，使人事檔案中的內(nèi)容更為全面、豐富和準(zhǔn)確[3]。醫(yī)院檔案管理工作人員要樹(shù)立“檔案潛在價(jià)值”意識(shí)，雖然有些信息資源暫時(shí)沒(méi)有用，但不能保證以后這些信息資源也不能發(fā)揮作用。因此，檔案管理工作人員要多收集、多整理和多保存，以適應(yīng)醫(yī)療改革的需要。最后，筆者建議醫(yī)院人事檔案中要多加入關(guān)于工作人員服務(wù)態(tài)度、文化修養(yǎng)以及技術(shù)水平等方面的內(nèi)容，為提升醫(yī)療服務(wù)水平奠定基礎(chǔ)。

（二）維護(hù)人事檔案的真實(shí)性

一方面，醫(yī)院作為現(xiàn)代社會(huì)救死扶傷的重要陣地，醫(yī)院醫(yī)療人員的專(zhuān)業(yè)水平和技術(shù)水平與患者利益息息相關(guān)。維護(hù)人事檔案真實(shí)性不僅是人事檔案嚴(yán)肅性和嚴(yán)格性的要求，更是會(huì)間接影響到患者的利益。為了防止人事檔案被篡改、職稱(chēng)評(píng)定作假的情形發(fā)生，檔案工作人員要運(yùn)用信息化手段對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，縮小檔案可接觸范圍，大大降低檔案被篡改的幾率。另一方面，在對(duì)與人事相關(guān)的信息資源進(jìn)行收集時(shí)要做好有據(jù)可依、有證可查，保證人事檔案的連貫性，確保每一項(xiàng)信息都能找到準(zhǔn)確的來(lái)源。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著各項(xiàng)醫(yī)療改革措施的穩(wěn)步推進(jìn)以及醫(yī)院內(nèi)外部環(huán)境不不斷變遷，醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略以及發(fā)展目標(biāo)也發(fā)生了相應(yīng)的變化。這就需要醫(yī)院充分做好人事檔案管理工作，及時(shí)進(jìn)行崗位分析并做好崗位調(diào)整，以此來(lái)改進(jìn)各個(gè)工作流程中存在的顯性和隱性問(wèn)題。總體而言，醫(yī)院人事檔案管理受到各種主客觀因素的影響，目前仍然處于相對(duì)封閉的狀態(tài)，在管理方面也存在著諸多的短板。人事檔案管理工作者既要進(jìn)行多學(xué)科間的交叉學(xué)習(xí)，將現(xiàn)代管理理念和管理實(shí)踐融入到醫(yī)院人事檔案管理中，又要不斷推陳出新，從提升人事檔案管理水平和管理效率的角度出發(fā)思考問(wèn)題，進(jìn)而使醫(yī)院能夠更好地為社會(huì)作出貢獻(xiàn)。

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