淺談公路工程檔案資料的收集與整理

趙志雁

摘 要：公路工程檔案資料是反應工程實體最終成果的重要性文件，因此加強其的收集與整理就顯得尤為重要。本文就目前公路工程施工中檔案資料收集與整理中存在的一些問題以及如何能更好的收集與整理工程檔案資料談了些不成熟的看法，希望能為同行們提供一些借鑒和參考。

關鍵詞：公路工程；檔案；收集與整理

中圖分類號：U415.1 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）14-0110-02

公路工程檔案資料是反應工程實體最終成果的重要性文件，它貫穿于工程建設的全過程，由于公路工程建設項目投資大、建設周期長，使得內業(yè)資料檔案種類多、數量大、價值高。工程資料貫穿于工程的始終，是公路工程竣工檔案的重要組成部分；是反映工程內在質量的真實記錄；是鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任以及工程養(yǎng)護、維修的重要依據，具有重要的憑證、法律價值。雖然公路工程檔案資料有著重要的意義，但許多工程項目普遍存在“重外輕內”的現象，好多需要在建設過程中整理的檔案資料，卻在工程結束后才去進行整理，使得收集資料難度增大，造成最終的工程資料不完整，不規(guī)范。我在參與工程檔案整理工作中也深有體會。由于工程建設工期長，涉及人員廣，要將建設、設計、監(jiān)理、施工單位等各單位所有的工程資料完好無損地收集歸檔難度特別大。為此本文著重對公路工程檔案資料的收集與整理談些不成熟的看法。

1 公路工程檔案整理工作中存在的問題

1.1 對檔案管理的意識淡薄

長期以來，部分公路建設承包商對工程檔案工作重視不足，在施工階段由于施工時間和繁重的任務，施工單位將更加注重地方協調的關系，從而忽略了檔案管理。項目完成后，通常要完成存檔數據，需要投入大量的人力和物力來補充項目，使項目完成檔案的質量不盡如人意。然而，一些工程管理單位并沒有對檔案管理進行集中統(tǒng)一管理，使許多檔案被嚴重分散，即使可以保存也不完整。所有這些都將嚴重影響道路施工后的維護和維修工作，不能為公路建設和管理提供有效的服務。

1.2 檔案管理不能與施工管理同步

項目檔案貫穿于項目建設的全過程，各單位根據各自分工應在建設初期就收集和組織其形成、積累和管理。但是一些施工單位沒有注意檔案的整理，并使資料落后于施工工序，并不能在施工完成后立即完成資料整理，在施工過程中沒有及時的收集和歸檔，通常會導致完成記錄并不完整，不能準確反映實際工程情況，影響工程技術文件的準確性和完整性。如檔案管理還應該包括項目照片，視頻，日志，這些資料在施工的過程中將容易收集、整理，但對一些隱蔽工程的施工照片竣工驗收收集時已經太晚了；日志作為施工人員的工作記錄，是施工相關數據信息的基礎，但很少人能從頭到尾寫完，到竣工驗收時完成將會大大增加難度。

1.3 不統(tǒng)一的檔案管理要求

工程資料表是施工過程中形成的原始記錄，是公路工程項目管理的一種形式。但由于沒有一個統(tǒng)一的標準，各單位部門內部行業(yè)對填寫方法的認識模糊，使得相同項目的不同的合同段，填寫表格方法在業(yè)內也不同。一些公路工程資料表沒有解釋如何填寫規(guī)范，讓所有的承包商只能根據自己的理解填寫，導致材料內容重復，不能科學的反映客觀事實。

1.4 檔案資料管理人員缺乏統(tǒng)一的培訓

公路工程檔案管理工作是一項綜合性的管理工作，它與工程息息相關，這就需要從事檔案管理工作的人員，既要懂工程建設專業(yè)知識，又要懂檔案專業(yè)知識，還應熟知各項公路工程檔案法規(guī)。而長期以來，在公路部門一直都存在著“重外輕內”的思想，大多工程上的檔案管理人員學歷低或不是本專業(yè)的技術人員，許多檔案管理人員懂公路建設方面的知識卻缺少檔案技術知識，有些懂檔案知識卻缺少工程技術知識和經驗，且人員變動頻繁，不能滿足公路工程檔案管理工作的需要。

2 如何更好的收集與整理公路工程檔案資料的措施探討

2.1 加強項目各部門的檔案管理意識，重視檔案在施工過程中的收集

公路竣工檔案的基礎是在施工過程中形成的真實的工程資料。因此，為了保證公路工程文件的系統(tǒng)和完整，確保重點公路建設工程的質量檔案，必須在建設的過程中建立一套數據采集系統(tǒng)，系統(tǒng)制造商和實踐者，單位領導和具體的技術人員，應進一步提高認識，充分認識到檔案管理的重要性，從初始階段的項目文件統(tǒng)一管理工作，嚴格按照文件規(guī)定。建設單位應當組織人員定期檢查和指導人員，及時解決不完善的地方。不符合據要求的業(yè)主不得接受和計量。竣工資料收集和整理也可用于工程監(jiān)理和施工招標評標，作為施工組織計劃的要求，促進檔案在施工過程中的收集、整理。

2.2 堅持道路和文件同步發(fā)展，做好檔案收集工作

公路工程文件是公路建設的施工過程的真實記錄，是一個重要的原材料和信息資源，因此，項目文件應與工程同步建設，建立一個包括檔案行政管理部門、交通主管部門和建設監(jiān)理單位，三級文件管理系統(tǒng)，形成了整個施工過程的檔案管理網絡：一是完善檔案管理網絡，明確職責，明確范圍；二是改善檔案數據流向網絡，避免人員轉移，改變，人走文件走，人走文件丟失現象出現，從而保證文件數據的完整性。在工程建設過程中，有一個人負責項目建設信息的收集、整理、施工過程中數據的變化及時調整，以確保文件的真實性和原始性。

2.3 建立標準文件信息管理系統(tǒng)，加快檔案管理標準化

編制一套符合現代施工技術的要求，并滿足檔案的要求，制定統(tǒng)一的方法和完整的公路工程竣工表，并對填寫表格的方法、用語、編制順序和具體的存檔形式進行說明。現場質量檢驗報告，例如，“檢驗結果”欄中填寫有兩種理解，一種認為只需要填寫是否合格或是否滿足設計和規(guī)范的要求，一種認為必須填寫測量值，這需要具體說明如何填寫。

2.4 舉辦公路工程檔案管理培訓班，普及工程建設檔案管理知識

建設、設計、監(jiān)理、施工單位需共同完成工程檔案資料的工作，但由于各參建單位的人員知識水平、工作經驗良莠不齊，為了保證公路工程資料的完整及規(guī)范，提高工程資料管理的專業(yè)性，有必要在項目開始及編制竣工資料之前對其進行培訓，可以邀請工程技術專業(yè)和檔案技術專業(yè)的專家授課、輔導。隨著經濟社會的發(fā)展和科技的進步，檔案管理人員也應適應新形勢新要求，以提高業(yè)務素質為重點，加強與公路建設相關學科的學習，掌握項目檔案管理知識和計算機檔案管理技能，能切實保證工程檔案的完整、準確以及安全保管和有效利用，更好的為公路工程建設服務。

3 結語

公路工程檔案是基礎設施建設的重要技術資料，是公路工程竣工資料的重要組成部分，其作為一種信息資源，對于確保工程的安全使用和正常運營，促進經濟發(fā)展具有重要意義。因此做好公路工程檔案管理是公路管理的一項重要內容。這就需要每一個工程建設者提高認識，強化管理，使工程檔案的管理納入法制化、規(guī)范化軌道，使公路工程檔案管理形成一套完整、準確、便于使用的檔案系統(tǒng)，才能更好的為社會為大眾服務。

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