以達(dá)標(biāo)為契機(jī) 夯實(shí)檔案工作

符慧芳

【摘要】本文結(jié)合我校檔案達(dá)標(biāo)創(chuàng)建工作，從領(lǐng)導(dǎo)重視、規(guī)范管理、注重開(kāi)發(fā)利用、以評(píng)促優(yōu)等幾方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探討如何通過(guò)升級(jí)達(dá)標(biāo)來(lái)夯實(shí)和促進(jìn)學(xué)校檔案工作。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案；升級(jí)達(dá)標(biāo)；實(shí)踐

學(xué)校檔案通過(guò)達(dá)標(biāo)，可以夯實(shí)檔案基礎(chǔ)工作，提高檔案管理水平，增強(qiáng)教職工檔案意識(shí)，強(qiáng)化檔案保護(hù)與利用，使之更好地為教育教學(xué)服務(wù)。幾年來(lái)，我校檔案工作從堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則出發(fā)，到完善一系列檔案制度，實(shí)行科學(xué)管理、開(kāi)發(fā)、利用，逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理現(xiàn)代化。積極開(kāi)展了檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，并順利通過(guò)了“市一級(jí)”和“省二級(jí)”目標(biāo)認(rèn)定，目前正積極籌備“省一級(jí)”目標(biāo)認(rèn)定。近十年來(lái)，我校一直是市屬中學(xué)檔案戰(zhàn)線的一面旗幟，保持著檔案系統(tǒng)的先進(jìn)榮譽(yù)。現(xiàn)談?wù)勎倚Ｔ谶_(dá)標(biāo)工作中的一些體會(huì)。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，健全管理體系是保障

（一）健全管理網(wǎng)絡(luò)，職責(zé)分工明確。我校成立了由分管人事校長(zhǎng)為組長(zhǎng)，辦公室主任為副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為組員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。綜合檔案室配備專(zhuān)職檔案員，各科設(shè)兼職檔案員，形成以綜合檔案室為中心，層層管、級(jí)級(jí)抓的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。此網(wǎng)絡(luò)用“經(jīng)”“緯”來(lái)形容再形象不過(guò)，綜合檔案室是

“經(jīng)”，專(zhuān)職檔案員是檔案工作的骨干，像經(jīng)線一樣，協(xié)調(diào)、督促兼職檔案員做好收集工作；所謂“緯”，就是遍布全校各部門(mén)的兼職檔案員隊(duì)伍，這支隊(duì)伍共16人，一般由各部門(mén)的干事兼任，他們像緯線一樣互相貫通。學(xué)校內(nèi)部形成了科學(xué)合理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，專(zhuān)職檔案員具體管理檔案，兼職檔案員負(fù)責(zé)平時(shí)收集，各自有著明確的分工，見(jiàn)“圖1”。

（二）注重隊(duì)伍素質(zhì)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)的工作效率、水平和質(zhì)量，為此學(xué)校十分重視檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)繼續(xù)教育等形式不斷提高專(zhuān)業(yè)理論水平；另一方面，定期聘請(qǐng)檔案局專(zhuān)家上門(mén)實(shí)地指導(dǎo)，強(qiáng)化專(zhuān)、兼職檔案員的實(shí)踐操作技能。學(xué)校的中心工作是教育和教學(xué)，教職工檔案意識(shí)淡薄是普遍現(xiàn)象，為此學(xué)校提出了“做好檔案工作，為教學(xué)服務(wù)，對(duì)歷史負(fù)責(zé)”的口號(hào)，使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作雖然不是學(xué)校中心工作，但時(shí)時(shí)在為中心工作服務(wù)。每學(xué)期定期召開(kāi)檔案專(zhuān)題會(huì)議，專(zhuān)職檔案員深入科室宣傳、指導(dǎo)，不斷強(qiáng)化檔案意識(shí)，使檔案的形成、積累、歸檔貫穿到學(xué)校各項(xiàng)管理中去。

（三）改善基礎(chǔ)設(shè)施，解決庫(kù)房問(wèn)題。在學(xué)校用房擁擠、辦公經(jīng)費(fèi)緊張的情況下，校領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先滿足檔案保管和保護(hù)需要，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房、閱檔、辦公“三室”分開(kāi)，在原有硬件設(shè)施基礎(chǔ)上為檔案室購(gòu)置了泰宇檔案管理軟件、刻錄機(jī)、掃描儀，更新了除濕器、滅火器、空調(diào)等設(shè)備，極大改善了檔案管理硬件設(shè)施。檔案庫(kù)房“八防”設(shè)施齊全，檔案箱柜充足，庫(kù)貌寬敞整齊，由于嚴(yán)格按照檔案達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)完善了設(shè)施，各門(mén)類(lèi)檔案無(wú)霉變、褪色、破損等現(xiàn)象。

二、規(guī)范管理，加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)是基礎(chǔ)

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，完善分類(lèi)方案。在檔案達(dá)標(biāo)自查中，我們明確了檔案室職責(zé)，制定了專(zhuān)職檔案員崗位責(zé)任制。在參照有關(guān)檔案法規(guī)的基礎(chǔ)上，完善了《立卷歸檔制度》《檔案利用制度》《檔案管理辦法》等檔案制度，使學(xué)校檔案管理有章可循、有序開(kāi)展。隨著檔案信息化的推進(jìn)及學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在兩次達(dá)標(biāo)期間我們及時(shí)修訂了分類(lèi)方案，將“學(xué)生類(lèi)”從“教育教學(xué)類(lèi)”中分離出來(lái)，形成了我校目前的七大類(lèi)分類(lèi)方案，為文件材料的歸檔提供了科學(xué)的分類(lèi)整理依據(jù)，使檔案分類(lèi)更符合學(xué)校發(fā)展的需要。

（二）嚴(yán)把歸檔質(zhì)量，落實(shí)規(guī)范整理。材料的收集歸檔是檔案工作的基礎(chǔ)。在檔案達(dá)標(biāo)自查中，發(fā)現(xiàn)存在檔案材料缺失、入檔不規(guī)范等現(xiàn)象，針對(duì)工作中存在的這些問(wèn)題，檔案室及時(shí)編印了《文件材料歸檔與不歸檔范圍》，并督促兼職檔案員清查應(yīng)歸檔材料，專(zhuān)職檔案員定期深入各科室了解情況，幫助解決實(shí)際困難，對(duì)材料不齊全或不符合要求的，當(dāng)場(chǎng)提出整改意見(jiàn)，確保檔案材料完整齊全。作為市教育局文書(shū)立卷改革試點(diǎn)學(xué)校，我們根據(jù)學(xué)校檔案實(shí)際情況，結(jié)合達(dá)標(biāo)評(píng)審專(zhuān)家建議，將1980年以后已整理裝訂成卷，不夠規(guī)范的檔案全部拆卷，依照《歸檔文件整理規(guī)則》，實(shí)行以

“件”為單位的新立卷方法，這種改組“卷”為立“件”的方法，實(shí)現(xiàn)了目錄級(jí)管理，大大提高了工作效率，使檔案員從繁瑣的手工操作中解脫出來(lái)。

（三）啟動(dòng)檔案信息化，構(gòu)建現(xiàn)代化平臺(tái)。我校通過(guò)構(gòu)建統(tǒng)一的云計(jì)算平臺(tái)，進(jìn)行學(xué)校檔案信息化管理，綜合檔案室配置了專(zhuān)用服務(wù)器，將學(xué)校不同部門(mén)分散的檔案資源數(shù)據(jù)集成整合起來(lái)，連通網(wǎng)上各部門(mén)產(chǎn)生的教學(xué)信息資源，消除檔案信息孤島。所有有查閱權(quán)限的教師不受具體的辦公地點(diǎn)和固定的檔案資源限制，根據(jù)需要隨時(shí)隨地獲取教學(xué)檔案資源，有針對(duì)性地提取個(gè)性化檔案信息服務(wù)。并實(shí)現(xiàn)了與一些兄弟學(xué)校之間檔案資源的共建共享，使教學(xué)檔案資源從信息孤島實(shí)現(xiàn)在“云”中漫步。

三、重視開(kāi)發(fā)利用，為中心工作服務(wù)是目的

（一）科學(xué)編制檢索工具，發(fā)揮“開(kāi)門(mén)鑰匙”作用。檔案檢索工具濃縮地展示著室藏檔案情況，是檔案室向用戶提供服務(wù)的開(kāi)門(mén)鑰匙。為了方便利用，我們針對(duì)達(dá)標(biāo)中存在的問(wèn)題和要求，編制了《全宗指南》《全引目錄》，完善了《歸檔文件目錄》《案卷目錄》等檢索工具，著錄全部案卷?xiàng)l目、文件目錄，實(shí)行電腦檢索，大大提高了檔案利用效率，使檔案的查閱更加快捷、準(zhǔn)確。

（二）開(kāi)發(fā)檔案信息資源，不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。達(dá)標(biāo)的真正目的是為了充分發(fā)揮學(xué)校檔案的潛在效能，本著服務(wù)和創(chuàng)新意識(shí)，學(xué)校檔案室進(jìn)行多渠道、多形式的檔案資源開(kāi)發(fā)，并努力做出實(shí)效。

1.開(kāi)發(fā)具有實(shí)用價(jià)值的編研材料。通過(guò)對(duì)檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)分析，校檔案室編研了《學(xué)校內(nèi)部制度匯編》《年鑒》《歷任領(lǐng)導(dǎo)索引匯編》等10多種編研材料；為了配合考評(píng)工作，檔案室加強(qiáng)開(kāi)發(fā)力度，陸續(xù)編研了《全宗介紹》《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《大事記》等。這些編研材料在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)的同時(shí)，也成為教職工學(xué)習(xí)、查閱的必備材料，較好地發(fā)揮著檔案的憑證與參考作用。

2.開(kāi)發(fā)體現(xiàn)校本特色的編研材料。檔案室在開(kāi)發(fā)檔案資源時(shí)注重特色原則，挖掘在師生中具有影響力的檔案資料，編寫(xiě)了

《又是橙黃橘綠時(shí)》《校園星光》，主要收集了建校以來(lái)優(yōu)秀校友的成長(zhǎng)歷程，有原國(guó)家安全部部長(zhǎng)凌云、中國(guó)工程院資深院士吳祖塏、中國(guó)科學(xué)院院士王永良、著名實(shí)業(yè)家張子良等杰出校友，這些校友所產(chǎn)生的名人效應(yīng)，有利于學(xué)生樹(shù)立正確的人生觀和價(jià)值觀。其次檔案室注重收集具有知識(shí)性、創(chuàng)新性的校本資源，向教師征集有特色的教育教學(xué)科研資料，匯編成《教師論文集》《優(yōu)秀教案匯編》等編研材料，為廣大師生提供教育教學(xué)和科研方面的參考，使檔案的開(kāi)發(fā)利用向深層次發(fā)展。

3.開(kāi)發(fā)反映辦學(xué)效果的新媒體。檔案室充分利用室藏檔案，把揭示學(xué)校變遷和發(fā)展，體現(xiàn)學(xué)校優(yōu)秀辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果的檔案資源進(jìn)行深入挖掘，應(yīng)用新媒體技術(shù)編輯了有較高價(jià)值的學(xué)校宣傳片《為了托起明天的太陽(yáng)》《小小的關(guān)愛(ài)，大大的天空》，利用這些專(zhuān)題史料，讓學(xué)生盡快了解學(xué)校的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展，既豐富了校園文化，又有利于學(xué)生理想、信念的樹(shù)立，使檔案的編研開(kāi)發(fā)內(nèi)容更為生動(dòng)、豐富。

4.以檔育人，拓寬開(kāi)發(fā)利用渠道。我校是“全國(guó)中小學(xué)心理健康教育特色培育學(xué)?！保质恰罢憬∫患?jí)心理輔導(dǎo)站”，自深化新課程改革以來(lái)，檔案室積極配合心理輔導(dǎo)老師，利用心理健康專(zhuān)題檔案開(kāi)發(fā)校本心育課程，先后編著了《心理互助》《讀書(shū)育心》《成長(zhǎng)體驗(yàn)》等心育教材，供心理學(xué)選修課使用，使檔案的編研深度和廣度得到了拓寬。

四、結(jié)語(yǔ)

實(shí)踐證明，提高學(xué)校檔案管理水平，緊緊抓住達(dá)標(biāo)這個(gè)契機(jī)是很有必要的。通過(guò)兩次升級(jí)達(dá)標(biāo)，我校的檔案工作實(shí)實(shí)在在上了一個(gè)新臺(tái)階，對(duì)升級(jí)后的檔案管理也提出了更高要求，為此學(xué)校樹(shù)立以評(píng)促優(yōu)思想，重視鞏固檔案管理的質(zhì)量和成果，并從以下四個(gè)方面深化管理促鞏固：1.繼續(xù)重視檔案基礎(chǔ)工作，注重文件材料的收集、整理、歸檔，檔案員隨時(shí)掌握學(xué)校工作動(dòng)態(tài)，對(duì)各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的材料做到心中有數(shù)，確保檔案材料完整齊全。2.不斷拓寬收集范圍，豐富檔案內(nèi)涵，重點(diǎn)抓好教育教學(xué)與科研檔案的收集力度。3.加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用工作，繼續(xù)在開(kāi)發(fā)力度、編研深度和廣度方面作努力。4.不斷提高檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理模式，加速推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，充分利用現(xiàn)代化信息手段，提供主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)，始終保持學(xué)校檔案工作的生命力與可持續(xù)發(fā)展。

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