企業(yè)人事檔案信息的應用與實踐

龍向群

摘 要：本文結合企業(yè)人事檔案信息的應用與實踐，對人事檔案開發(fā)利用過程中存在的問題及難點進行了剖析，并提出了相關應對措施與建議，以最大限度地發(fā)揮人事檔案信息作用，探索符合人事檔案特點的開發(fā)利用模式。

關鍵詞：企業(yè)；人事檔案；應用

企業(yè)人事檔案是人事管理等有關部門按照黨的政策和相關規(guī)定，在工作中形成的記載個人經歷、政治思德、業(yè)務水平、工作能力、業(yè)績考核、工資待遇等內容的文件材料。人事檔案是記錄人才信息的重要載體，是合理配置人才資源的重要手段，做好人事檔案信息的開發(fā)利用，對推動企業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義。

1.人事檔案信息應用存在的問題及難點分析

隨著改革的不斷深化，企業(yè)對人才開發(fā)工作越來越重視。特別是在國有企業(yè)在面臨經濟運行低迷、用工形勢緊縮、員工隊伍老化的新形勢下，急需抓好現有人才挖掘利用，但人事檔案的開發(fā)利用還不能適應企業(yè)需求，仍存在著一些急需解決的問題，主要體現在以下幾個方面：

1.1人事檔案管理模式尚不適應企業(yè)發(fā)展，影響了人事檔案的利用效率

在檔案管理利用方面，檔案管理人員大都坐等利用者上門，被動提供服務情況較多；而不能根據各相關部門的需求，梳理匯總相關檔案信息資料，未雨綢繆采取主動提供服務的能力；由于檔案信息收集渠道或手段單一，在實際工作中，還不能準確地定位服務對象和服務范疇，及時有效提供有價值的人事檔案信息，導致人事檔案信息利用效率較低。

1.2人事檔案材料缺失內容失真，影響了人事檔案的利用價值

少數人事檔案中反應本人經歷的重要材料，如員工履歷、學歷學位、職業(yè)資格、入團入黨、政治審查、招聘錄用等相關材料缺少；部分檔案材料履行手續(xù)不全，審查機關蓋章的地方少了蓋章，負責人簽字的地方少了簽字；一些檔案材料中填寫的出生日期、工作時間、入黨時間前后不一致；個別檔案材料信息單一，缺乏反映本人德、能、勤、績方面的材料。以上的問題，直接影響了人事檔案的管理質量和有效利用。

1.3人事檔案網絡化應用程度不高，影響了人事檔案的利用水平

人事檔案信息管理在一定程度上還處于原始或半封閉狀態(tài)，計算機的信息化程度還不夠成熟，僅僅是將一些人員的基本人事信息進行計算機的錄入，還不能實現各類人事信息的有機整合、集成匯總，導致人事檔案信息資源不能快捷、準確地提取并及時運用，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，使用價值還沒有充分挖掘出來，在企業(yè)選拔人才、使用人才等工作中未能真正起到應有服務作用。

2.人事檔案信息應用與實踐

人事檔案信息的收集和應用是一項具有戰(zhàn)略意義的系統(tǒng)工程。人事檔案信息也需要緊緊抓住夯基礎、重利用、提效率這個中心，不斷提升檔案信息的基礎管理和開發(fā)利用水平，才能為單位科學決策和科學管理提供了重要的參考依據。

2.1抓好檔案管理規(guī)范，為有效開發(fā)利用人事檔案信息奠定堅實基礎

一是健全制度規(guī)范檔案管理。完善歸檔制度，明確歸檔要求、歸檔類別，積極主動加強與各崗位，各部門溝通聯(lián)系，及時催交每年例行歸檔的材料，及時準確補充新的材料，充實檔案信息；認真做好材料鑒別整理工作，把最全最準的材料充實到人事檔案，保證信息的完整準確。二是加強審核提升檔案質量。嚴把“質量關”。按照“細審核、嚴認定、全歸檔”工作要求，對每冊檔案進行逐頁、逐項審核，凡不符合標準的，一律不準過關。嚴把“準確關”。重點開展了“四查”即：查是否錯裝材料、查檔案目錄、查“三齡兩歷”、查分類明細。三是創(chuàng)新人事檔案查（借）閱手段。堅持推陳出新，使檔案信息由最早的紙制材料查閱、匯總電子表格進行檢索，到通過建立人事檔案信息庫進行檔案信息調閱，有效提升了檔案查（借）閱效率。

2.2立足服務企業(yè)發(fā)展，為有效開發(fā)利用人事檔案信息建立精準定位

一是為人力資源的優(yōu)化配置提供借鑒和參考。檔案管理部門通過接收和規(guī)范人事信息檔案，為人事部門詳實提供人員的出生日期、工作經歷、學習經歷、品德操行、業(yè)務素質和個人榮譽等相關信息，為人員科學合理安排崗位、實現人員優(yōu)化配置提供了重要保證。二是在干部選拔、任免、績效考核時，配合人事部門查閱和提供檔案中的反映員工個人素養(yǎng)、思想品行、業(yè)務能力、歷史經歷等材料，作為評定德、能、勤、績的指標，為人才的正確選拔和使用起到了重要參考作用。三是在職稱評審、專家評定等工作中，配合人事部門利用相關檔案信息進行量化指標的確認，如學歷認證、年度考核結果、獎勵確認等，都以人事檔案信息材料作為有效依據。四是在員工基本信息登記、各類保險專項核定工作中，充分利用人事檔案信息查詢功能，為廣大員工提供準確詳實的基本信息。五是在員工培訓、人員招聘、職業(yè)生涯設計、后備人才管理等方面，及時提供和建立完善相關檔案信息，為加強干部和員工隊伍管理提供了有力保證。

2.3推進信息系統(tǒng)建設，為有效開發(fā)利用人事檔案信息提供科技支撐

一是以推行人力資源管理系統(tǒng)為契機，使檔案的查（借）閱、材料歸檔、檔案轉遞等較繁鎖的手工流程變?yōu)橄到y(tǒng)化操作，不斷人事檔案的管理水平和利用效率。二是建立和完善人事檔案信息管理、檔案目錄管理、檔案轉遞管理等檔案信息條目，實現了與人事部門各崗位的有效對接和資源共享。三是通過已建立的人事檔案信息庫，為各崗位向新系統(tǒng)輸入員工信息提供近信息支持，使人力資源管理系統(tǒng)內容更加準確、充實和完善。四是不斷學習人事檔案系統(tǒng)模塊新功能，為各部門各崗位提供便利服務。

3.人事檔案信息應用建議與用力方向

3.1著力改善收集結構，最大限度地充實檔案材料

隨著企業(yè)改革的推進，各部門、各單位對干部員工的考察、考核、培訓等信息的需要不斷增多。檔案管理部門在收集檔案材料時，應做到個人與集體，內部與外部相結合的方式，嚴格按照《檔案材料收集歸檔的規(guī)定》，注重把反映人員專業(yè)特長、技術水平、品德操行等重要的材料納入歸檔內容，為企業(yè)人力資源開發(fā)提供有力支撐。

3.2加強紙質原始檔案保護，提升開發(fā)利用價值

嚴格加強庫房管理，最大限度地保存好原始檔案材料，確保檔案信息的長期使用價值。原始紙制檔案材料信息保存越來越難，一部分材料字跡已模糊，紙張發(fā)黃變質，保存問題迫在眉睫。建議在人事資源系統(tǒng)里設置保存檔案模塊，增設原始材料掃描功能，將紙質檔案重點材料及時掃描保存，做到保護與利用有機結合。

3.3深化信息化建設管理，提高服務利用效能

要建立完善統(tǒng)一的信息化標準模式、規(guī)范系統(tǒng)檔案操作流程，提升檔案信息化建設和管理水平，加強檔案信息數據的開發(fā)利用。要在不斷完善人力資源檔案系統(tǒng)的同時，設置必要開放訪問權限，確保相關人員具有檔案管理操作的統(tǒng)一標準但不同的崗位個人有專屬的識別功能，從而能夠向不同部門提供針對性的服務。要不斷提高檔案信息的保密制度和安全制度，避免檔案信息的泄露和失密，充分保證企業(yè)信息化檔案數據的安全性。

參考文獻：

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