新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

趙世華

摘要：所謂人事檔案管理，即為將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)?，F(xiàn)如今在新的市場(chǎng)形勢(shì)下，社會(huì)治理和企業(yè)管理的內(nèi)容和要求都發(fā)生了變化，人事檔案管理需要做出相應(yīng)改變。目前我國(guó)的檔案管理仍然存在許多的缺陷和弊端，如檔案信息的利用率不足、專業(yè)人員的缺乏、信息化管理的方式落后等，都牽絆著檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。而順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，我們必須要落實(shí)信息化管理，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方便快捷的特點(diǎn)，改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理體系，才能構(gòu)建一個(gè)合理便捷的行業(yè)機(jī)制和環(huán)境。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；重要性；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1電子文件歸檔便捷

以往的檔案管理采用手工操作，工作量大且繁瑣，需要檔案管理人員通過手工操作來整理檔案和制作目錄，這樣耗費(fèi)了檔案人員大量的精力和時(shí)間，并且容易造成一些錯(cuò)誤，改動(dòng)信息時(shí)更會(huì)引起一系列連鎖變動(dòng)，耗費(fèi)大量的時(shí)間。檔案管理信息化就可以解決這個(gè)問題，需要檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行一系列操作即可完成歸檔任務(wù)，大大節(jié)省了時(shí)間，也提高了工作的質(zhì)量和效率。

1.2檔案檢索自動(dòng)化

傳統(tǒng)的檔案檢索主要依靠檔案管理人員從一本一本的目錄中找出利用者所需要的檔案信息，然后再根據(jù)目錄到庫(kù)房查找檔案實(shí)物，效率很低。在檔案管理信息化條件下，可以利用計(jì)算機(jī)檢索進(jìn)行檔案查詢利用，檢索速度快且效率高，可實(shí)現(xiàn)多角度檢索，提高信息的查全率和查準(zhǔn)率，大大提高了檔案管理的工作效率，減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

1.3有利于檔案的安全和保密

企業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展具有難以估量的價(jià)值，同時(shí)，企業(yè)檔案涉及到企業(yè)的商業(yè)秘密或國(guó)家機(jī)密，一旦泄露會(huì)給國(guó)家和企業(yè)造成嚴(yán)重?fù)p失。檔案管理信息化能夠提高檔案的保密性，相較于紙質(zhì)文件而言安全性更高，可以通過加密、設(shè)置權(quán)限等方式減少檔案信息資料外泄的可能性。利用計(jì)算機(jī)管理企業(yè)檔案資料，可以嚴(yán)格限制調(diào)閱查看檔案資料的人員，通過加密的方式，可以避免檔案文件材料遭竊取或外泄，有效保證檔案的安全性和保密性。

2當(dāng)前企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1建設(shè)信息化檔案中存在的安全隱患

網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)是建設(shè)信息化檔案的主要依靠，存儲(chǔ)方法一般是選擇軟硬盤、網(wǎng)絡(luò)云等虛擬存儲(chǔ)工具，進(jìn)行電子檔案的采集、整理、調(diào)用、傳輸?shù)?，技術(shù)的安全性要求較高，一旦電腦或管理軟件中毒，或被別有用心的黑客入侵，那么數(shù)據(jù)就很容易被竊取、盜用、甚至篡改、刪除、偽造，危害極大。電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，由于其具有共享性，很容易發(fā)生信息篡改的問題，同時(shí)由于電子檔案的建立是依托于計(jì)算機(jī)，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題，很容易造成檔案丟失、破壞等情況。為了防止檔案丟失、損壞問題的出現(xiàn)，必須重視建設(shè)信息化檔案中存在的隱患。

2.2電子檔案管理滯后易導(dǎo)致信息泄密

電子文件利于傳播，只要存在網(wǎng)絡(luò)，就可瞬間傳輸至世界任何角落。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，檔案信息化可能會(huì)對(duì)機(jī)密信息有所泄露，使得檔案管理保密性程度低，尤其關(guān)系國(guó)家重大機(jī)密的檔案，一旦泄密后果嚴(yán)重。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，保護(hù)方便，只需要鎖到安全的地方，或者撕毀或燒盡，即可防止信息的泄密，而電子文件的保護(hù)工作更加復(fù)雜，即使從電腦上刪除了文件，也有可能讓人恢復(fù)，防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)加密軟件，都是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展產(chǎn)生的，如何能夠?qū)﹄娮游募M(jìn)行安全保護(hù)，防止信息泄露是建設(shè)信息化檔案的重大研究項(xiàng)目。

2.3檔案部門的重要性沒有被充分認(rèn)識(shí)到

在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，人們認(rèn)為檔案管理部門只是負(fù)責(zé)檔案的接收、保管，為檔案管理提供有效措施，起到輔助性作用，并沒有充分認(rèn)識(shí)到其重要性，沒有對(duì)它的潛在價(jià)值進(jìn)行深入考究，更談不上檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)檔案信息化及信息技術(shù)應(yīng)用缺乏研究。因而對(duì)檔案管理硬件投放不足，造成無法對(duì)基礎(chǔ)檔案有效保護(hù)和利用，管理模式和信息服務(wù)水平與信息化時(shí)代的管理要求不適應(yīng)。

3加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策與建議

3.1建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

目前檔案管理的現(xiàn)狀是相互獨(dú)立，未能實(shí)現(xiàn)在保證隱私和安全的情況下，對(duì)檔案進(jìn)行共享。而建立起一套檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，就可以隨時(shí)隨地對(duì)檔案進(jìn)行查詢和運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)信息的高效利用。建立起先進(jìn)且完善的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各單位部門之間的檔案資源共享，可以大大提高工作的效率，順應(yīng)當(dāng)今信息化的時(shí)代潮流。

3.2打破傳統(tǒng)模式，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)

傳統(tǒng)的管理模式，需要大量的人力作為支撐保證，而建立起信息化的管理模式，就可以減少人力資源的浪費(fèi)。使用現(xiàn)代化的技術(shù)，可以讓檔案得到及時(shí)的更新，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理。同時(shí)建立電子檔案，打破傳統(tǒng)的統(tǒng)一模式，構(gòu)建一套完善的檔案管理體系。而要構(gòu)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，就需要各單位之間通過局域網(wǎng)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)檔案資源的快速共享，以便在有需要時(shí)能夠及時(shí)得到相關(guān)資料。同時(shí)為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，也需要專業(yè)的技術(shù)人才為保障，為了保護(hù)人員的隱私，也要注意對(duì)于檔案管理的安全保護(hù)工作，避免信息流出造成的一系列影響，同時(shí)在信息傳遞時(shí)也要進(jìn)行有效監(jiān)控和記錄保存，避免造成檔案安全問題。

3.3從企業(yè)發(fā)展的宏觀角度來看，信息化企業(yè)檔案管理的目標(biāo)是提高企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)信息化的實(shí)現(xiàn)。按照實(shí)用性，效率性，技術(shù)性和管理性同義原則，全面協(xié)調(diào)發(fā)展的原則。在促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)上。企業(yè)發(fā)展的具體方面，有必要加快了公司的信息化管理機(jī)制建設(shè)，實(shí)現(xiàn)公司的檔案管理部門的獨(dú)立性，明確各部門的責(zé)任和專注于服務(wù)企業(yè)的發(fā)展作為工作重點(diǎn)檔案管理檔案信息的改進(jìn)資源的服務(wù)功能。。

3.4檔案信息服務(wù)的目的是確定檔案管理部門盡快開發(fā)和共享檔案信息資源。然而，共享和安全是很難的矛盾。因此，檔案管理部門應(yīng)先接受相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合統(tǒng)一的檔案管理的實(shí)際情況，嚴(yán)格的規(guī)章制度制定和形成的檔案和信息網(wǎng)絡(luò)管理的安全系統(tǒng)，以確保系統(tǒng)已經(jīng)到位，責(zé)任人類負(fù)責(zé)。二是加強(qiáng)反病毒安全措施，反病毒掃描，反病毒監(jiān)控系統(tǒng)；同時(shí)，我們需要定期備份文件并實(shí)施多個(gè)外部存儲(chǔ)。最后，應(yīng)該建立一個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全警報(bào)中心來執(zhí)行安全監(jiān)視和預(yù)警，并監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。

3.5目前存在負(fù)面的檔案管理情況，與其他部門和服務(wù)舉措不符。但是，面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，檔案管理必須認(rèn)識(shí)到檔案為公司市場(chǎng)服務(wù)。滿足經(jīng)濟(jì)需求是檔案工作的方向，它必須面向提供有針對(duì)性的服務(wù)。實(shí)際工作的有效性導(dǎo)致了對(duì)自身工作外部環(huán)境的認(rèn)識(shí)，并為工作的健康發(fā)展提供了長(zhǎng)期動(dòng)力。這就要求檔案管理人員加強(qiáng)與組織內(nèi)其他部門的聯(lián)系，并抓住其他部門歸檔任務(wù)的需求。

人事檔案的管理是一個(gè)非常重要的行業(yè)，它與人們的生活息息相關(guān)，而加快改革的步伐，才能順應(yīng)時(shí)代潮流。信息化時(shí)代的到來，為管理指明了方向。事業(yè)單位的不斷變革，對(duì)檔案管理提出了挑戰(zhàn)，同時(shí)也是一個(gè)機(jī)遇。抓住這個(gè)機(jī)遇，就需要我們轉(zhuǎn)變以往的觀念，建立一個(gè)完善的檔案管理體系，培養(yǎng)專業(yè)的信息化管理人才，才能構(gòu)建完善合理的檔案管理體系，更好的服務(wù)人民、服務(wù)社會(huì)。

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