論高校二級(jí)學(xué)院辦公室職能定位及工作創(chuàng)新

陳惠藍(lán)

摘要：高校二級(jí)學(xué)院辦公室屬于高校服務(wù)的中心與樞紐，是為高校提供服務(wù)的中心，也是對(duì)各個(gè)部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)的樞紐。但是，在我們國(guó)家的高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理之中，存在著管理模式還不夠現(xiàn)代化，工作人員不具有完善的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)模式，工作人員對(duì)自身職業(yè)的認(rèn)同感不高等問(wèn)題。因而我們要不斷的明確高校二級(jí)學(xué)院辦公室的定位，進(jìn)一步加強(qiáng)其工作創(chuàng)新，構(gòu)建具有現(xiàn)代性的管理制度，提高工作人員的職業(yè)認(rèn)同感，從而更加充分的發(fā)揮高校二級(jí)學(xué)院辦公室的協(xié)調(diào)與服務(wù)作用。

關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院；辦公室管理；服務(wù)協(xié)調(diào)；現(xiàn)代管理制度

1.高校二級(jí)學(xué)院辦公室職能定位

高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為高校行政管理的重要構(gòu)成要素，首先具有與上級(jí)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系的作用。通過(guò)得到二級(jí)學(xué)院的管理人員的同意之后，二級(jí)學(xué)院辦公室的工作人員可以與上級(jí)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系。同時(shí)，高校二級(jí)學(xué)院辦公室具有與同級(jí)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系的作用。我們國(guó)家高校二級(jí)學(xué)院會(huì)與自身的同級(jí)部門(mén)產(chǎn)生各種各樣的聯(lián)系，這時(shí)候就需要辦公室發(fā)揮其協(xié)調(diào)與服務(wù)的功能。高校二級(jí)學(xué)院辦公室具體的職能定位主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，高校二級(jí)學(xué)院辦公室屬于內(nèi)外協(xié)調(diào)中心。因?yàn)槠涔ぷ鲀?nèi)容具有復(fù)雜性與綜合性的特點(diǎn)，所以也是將二級(jí)學(xué)院與外界進(jìn)行聯(lián)系的紐帶。外來(lái)單位與高校進(jìn)行聯(lián)系的時(shí)候，都會(huì)以二級(jí)學(xué)院辦公室作為首選，所以，二級(jí)學(xué)院辦公室的形象宣傳有著極為重要的作用。所以，高校二級(jí)學(xué)院辦公室要嚴(yán)格的遵守制度，保持自律，積極的發(fā)揮其協(xié)調(diào)與服務(wù)的作用。而且，高校二級(jí)學(xué)院辦公室有著對(duì)外來(lái)信息進(jìn)行匯總與整理的作用，同時(shí)將這些信息反饋給學(xué)院，將學(xué)院與外界聯(lián)系與協(xié)調(diào)起來(lái)。所以，二級(jí)學(xué)院辦公室發(fā)揮著極為重要的外界聯(lián)系功能。

第二，高校二級(jí)學(xué)院屬于上下協(xié)調(diào)中心。一方面，二級(jí)學(xué)院辦公室會(huì)將高校上級(jí)部門(mén)的各類(lèi)問(wèn)題與情況進(jìn)行收集與匯總之后展現(xiàn)給高校二級(jí)學(xué)院，再由二級(jí)學(xué)院的處理意見(jiàn)反饋給高校上級(jí)部門(mén)。而且，高校二級(jí)學(xué)院辦公室會(huì)將學(xué)院教師與職工的意見(jiàn)收集起來(lái)，從而反映給高校上級(jí)部門(mén)，讓上級(jí)部門(mén)積極的了解教師與職工最為關(guān)心的各類(lèi)問(wèn)題，并將上級(jí)部門(mén)的各類(lèi)信息與精神駕駛有效的傳遞給學(xué)院的教師與職工。

第三，高校二級(jí)學(xué)院辦公室屬于信息匯總中心。二級(jí)學(xué)院一方面發(fā)揮著信息咨詢(xún)的功能，另一方面還發(fā)揮著落實(shí)上級(jí)政策的功能。二級(jí)學(xué)院辦公要積極的對(duì)高校的重點(diǎn)與全局工作進(jìn)行學(xué)習(xí)與研究。二級(jí)學(xué)院辦公室作為信息匯總中心，要做好信息咨詢(xún)工作，一方面要將學(xué)院的工作進(jìn)行匯總與整理，另一方面要將高校內(nèi)部與外部的信息及時(shí)的傳遞給教師與職工。同時(shí)，二級(jí)學(xué)院辦公室要積極的對(duì)上級(jí)的政策進(jìn)行落實(shí)，并對(duì)各類(lèi)情況進(jìn)行及時(shí)的反饋與分析。

第四，高校二級(jí)學(xué)院辦公室屬于教職工自助中心。二級(jí)學(xué)院辦公室會(huì)積極的了解與把握學(xué)院教師與職工的各類(lèi)困難與問(wèn)題，對(duì)于小問(wèn)題予以快速的幫助，對(duì)于大問(wèn)題，及時(shí)的匯報(bào)給上級(jí)部門(mén)。學(xué)院教師的主要工作便是教學(xué)，所以很少有機(jī)會(huì)了解行政工作，也不清楚各類(lèi)行政管理流程。這種情況下，高校二級(jí)學(xué)院辦公室就要積極的幫助教師，幫助教師整理職稱(chēng)與聘用相關(guān)的材料，幫助教師進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)賬等等。從而充分發(fā)揮教師自助功能，更好的為教師提供服務(wù)。

第五，高校二級(jí)學(xué)院辦公室屬于高校服務(wù)中心。首先，二級(jí)學(xué)院辦公室屬于二級(jí)學(xué)院的文件發(fā)出與接收中心，這些文件包括各類(lèi)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、意見(jiàn)反饋、申報(bào)立項(xiàng)等等，這些都由二級(jí)學(xué)院辦公室充分吸收教師與職工的意見(jiàn)后，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，匯報(bào)給高校上級(jí)部門(mén)。所以，高校二級(jí)學(xué)院辦公室要充分發(fā)揮好自身的服務(wù)功能積極的了解教師與職工的各類(lèi)需求；其次，二級(jí)學(xué)院辦公室工作最主要的目標(biāo)便是更好的維護(hù)學(xué)院教師與職工的利益，因而，二級(jí)學(xué)院辦公室在工作的過(guò)程中，要充分的考慮各方面的需求，進(jìn)行更加良好的服務(wù)。最后，二級(jí)學(xué)院辦公室還發(fā)揮著重要的會(huì)議籌辦功能，在這種過(guò)程中，從會(huì)議的籌備再到會(huì)議的細(xì)節(jié)安排，二級(jí)學(xué)院辦公室都要更好的發(fā)揮各類(lèi)服務(wù)功能，從而避免各類(lèi)紕漏的出現(xiàn)。

目前，我們國(guó)家針對(duì)高校內(nèi)部的薪酬制度進(jìn)行了改革，這種改革的目的在于更好的促進(jìn)資源的配置。但是這也會(huì)使得二級(jí)學(xué)院的教師與職工產(chǎn)生一定的不滿(mǎn)情緒，這時(shí)候就需要二級(jí)辦公室充分發(fā)揮其組織協(xié)調(diào)作用，積極的聽(tīng)取教師與職工的意見(jiàn)，并將這些意見(jiàn)及時(shí)的傳遞給上級(jí)，也將上級(jí)的精神傳達(dá)給教師與職工，從而促進(jìn)高校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

2.高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作中存在的問(wèn)題

2.1辦公室工作人員培訓(xùn)與學(xué)習(xí)制度不完善

二級(jí)學(xué)院辦公室屬于高校管理的中心與樞紐，可以有效的將高校上級(jí)的文件與精神傳遞給學(xué)院教師與職工，同時(shí)也還要將教師與職工的意見(jiàn)及時(shí)的傳達(dá)給上街，并且還要為學(xué)院教師與職工提供各方面的服務(wù)，因此，高校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容極具復(fù)雜性與綜合性，面對(duì)如此繁雜的工作，二級(jí)學(xué)院辦公室的人員很難再有時(shí)間與精力進(jìn)行學(xué)習(xí)。但是，二級(jí)學(xué)院辦公室人員只有通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，才可以不斷的提高自身的專(zhuān)業(yè)水平與專(zhuān)業(yè)能力，從而為教師與職工提供更好的服務(wù)，更好的發(fā)揮其樞紐與中心作用。而且，大多數(shù)人員認(rèn)為學(xué)院辦公室只是處理日常事務(wù)的普通部門(mén)，其工作不具有太高的技術(shù)含量。但是，學(xué)院二級(jí)辦公室工作具有十分高的科學(xué)性與專(zhuān)業(yè)性，而其工作人員需要較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)能力。而目前的情況下，高校針對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室并沒(méi)有建立足夠科學(xué)有效的培訓(xùn)制度，工作人員也沒(méi)有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)時(shí)間，這對(duì)高校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作創(chuàng)新與工作質(zhì)量帶來(lái)了極大的負(fù)面影響。

2.2 辦公室管理制度不夠現(xiàn)代化

目前，我們國(guó)家高校的大多數(shù)二級(jí)學(xué)院辦公室的工作仍然只是停留在日常事務(wù)的處理上，沒(méi)有對(duì)自身進(jìn)行的工作進(jìn)行科學(xué)的整理與總結(jié)，也沒(méi)有充分運(yùn)用相關(guān)的管理理論，沒(méi)有能夠形成具有高度科學(xué)性的現(xiàn)代化管理制度。目前，高校傳統(tǒng)的管理制度不具備足夠的科學(xué)性，也沒(méi)有足夠科學(xué)有效的考核與競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，這使得辦公室的工作人員擁有了在完成工作就可以的錯(cuò)誤態(tài)度，嚴(yán)重缺乏工作積極性與熱情，這大大降低了高校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作效率。同時(shí)，辦公室的考核制度也不夠完善，無(wú)法對(duì)工作人員的業(yè)績(jī)情況進(jìn)行積極的評(píng)價(jià)，使得工作人員也沒(méi)有辦法獲得足夠的發(fā)展。

因?yàn)殚L(zhǎng)期忽略工作人員的發(fā)展需求，使得辦公室工作人員的工作積極性與熱情受損，無(wú)法充分發(fā)揮其主體作用，也沒(méi)有積極的進(jìn)行工作與管理創(chuàng)新，對(duì)工作只是采取應(yīng)付的態(tài)度，使得二級(jí)學(xué)院辦公室工作處于效率不高，工作方式陳舊的狀態(tài)。這對(duì)高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的質(zhì)量帶來(lái)了極大的阻礙，也對(duì)高校的發(fā)展帶來(lái)了一定的負(fù)面影響。

2.3辦公室工作人員職業(yè)定位不明確

在高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作之中，工作人員是關(guān)鍵性的要素。二級(jí)學(xué)院辦公室作為高校管理的中心與樞紐，其工作人員要具有極高的業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)。然而，在現(xiàn)實(shí)中，有些高校為了引進(jìn)人才往往會(huì)將其家屬安排到行政崗位之中，這使得工作人員的專(zhuān)業(yè)與工作需要嚴(yán)重不符合，也沒(méi)有得到系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，使得這些工作人員不具有足夠明確的職業(yè)定位。

首先，高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員對(duì)自身的工作內(nèi)容產(chǎn)生了認(rèn)識(shí)偏差。一些工作人員簡(jiǎn)單的認(rèn)為辦公室管理工作僅僅是完成上級(jí)交代的任務(wù)，很顯然，這種認(rèn)識(shí)是十分不全面的。這種認(rèn)識(shí)使得辦公室工作人員只是機(jī)械的完成自身的工作，而不考慮工作方式創(chuàng)新的可能性。

其次，高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員不具備足夠的職業(yè)認(rèn)同感。一些高校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作人員覺(jué)得辦公室的工作十分瑣碎與繁雜，學(xué)校不夠重視，不具有足夠的上升空間，所以其對(duì)自身職業(yè)的認(rèn)同感較低，既不愿意對(duì)自身的工作進(jìn)行深入的了解，也不愿意對(duì)自身的工作方式進(jìn)行創(chuàng)新。

3.高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作創(chuàng)新途徑

目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，高校管理的信息化程度也在不斷的加強(qiáng)，高校二級(jí)學(xué)院辦公室應(yīng)當(dāng)明確自身的定位，以服務(wù)教師與職工作為核心，將推進(jìn)辦公室工作創(chuàng)新作為著力點(diǎn)，進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室管理與制度的質(zhì)量，不斷的為高校與教職工提供更加優(yōu)良的服務(wù)。

3.1 積極推進(jìn)員工繼續(xù)教育與培訓(xùn)制度創(chuàng)新

在高校二級(jí)學(xué)院管理工作之中，工作人員屬于其關(guān)鍵性因素，也是推動(dòng)辦公室工作進(jìn)一步發(fā)展的根本動(dòng)力。在一定程度上，高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員的能力與素質(zhì)對(duì)辦公室工作效率與質(zhì)量起著決定性的作用。所以，想要推進(jìn)二級(jí)學(xué)院辦公室工作創(chuàng)新，要從提高工作人員業(yè)務(wù)能力入手。尤其是在目前高校信息化程度不斷加深的現(xiàn)在，更要重視辦公室工作人員各方面能力的提升。

首先，高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷的提高自身的專(zhuān)業(yè)水平與專(zhuān)業(yè)能力。工作人員應(yīng)當(dāng)在工作的同時(shí)不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，從而明確對(duì)辦公室管理職能的定位，積極的借鑒相關(guān)的管理與工作經(jīng)驗(yàn)與先進(jìn)理念，不斷的完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

其次，高校應(yīng)當(dāng)完善相關(guān)的培訓(xùn)制度。高校應(yīng)當(dāng)將線下培訓(xùn)與線上培訓(xùn)的形式結(jié)合起來(lái)，不斷的拓展培訓(xùn)方式，定期的進(jìn)行專(zhuān)題培訓(xùn)與小組討論等新型培訓(xùn)模式，不斷的利用信息化模式進(jìn)行更加完善的培訓(xùn)。同時(shí)，也要不斷的加強(qiáng)辦公室各部門(mén)工作人員之間的交流與溝通，讓其找到自身的不足，借鑒與學(xué)習(xí)他人的優(yōu)秀做法，從而不斷的提高其業(yè)務(wù)能力與專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

3.2 加強(qiáng)現(xiàn)代管理制度創(chuàng)新

想要不斷的提高辦公室工作質(zhì)量與效率，不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，就要對(duì)自身的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，建立科學(xué)有效的現(xiàn)代化管理制度。這種管理制度一方面有著普通辦公室管理工作的共性，另一方面又有著其獨(dú)特的特點(diǎn)。這使得二級(jí)學(xué)院辦公室在完善與規(guī)范其制定時(shí)，要依照其工作具有的獨(dú)特特點(diǎn)與情況，構(gòu)建一套明確的權(quán)利義務(wù)制度與現(xiàn)代化管理制度，從而通過(guò)制度管理的方式不斷的提高工作人員的工作積極性與熱情，不斷地提高其創(chuàng)造能力，讓工作人員在積極工作的同時(shí)積極的進(jìn)行工作創(chuàng)新。

想要建立具有現(xiàn)代性的管理制度，就要建立科學(xué)有效的評(píng)價(jià)與考核機(jī)制。要在管理制度中引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，依照崗位的實(shí)際需求聘用適合的人才，提高辦公室工作的科學(xué)性與專(zhuān)業(yè)性，提高其工作人員的職業(yè)認(rèn)同感。要在管理制度中引入評(píng)價(jià)考核機(jī)制，構(gòu)建科學(xué)合理的評(píng)價(jià)保障，不斷的提高工作人員的工作積極性、創(chuàng)造性與主動(dòng)性。依照具體的考核標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督，依照工作人員的業(yè)績(jī)請(qǐng)進(jìn)行酬勞與獎(jiǎng)勵(lì)分配，不斷的提高工作人員的積極性與創(chuàng)新能力。

3.3進(jìn)一步推進(jìn)信息化管理創(chuàng)新

在目前的高校管理之中，信息化管理屬于一種必然趨勢(shì)，通過(guò)信息化管理一方面可以更好更及時(shí)的為教師與學(xué)生提供服務(wù)，另一方面可以通過(guò)信息化渠道來(lái)了解與把握各類(lèi)動(dòng)態(tài)，更好的進(jìn)行宣傳與推廣。

首先，要構(gòu)建科學(xué)完善的信息管理平臺(tái)。高校二級(jí)辦公室要構(gòu)建一個(gè)具有多種交流溝通功能的信息平臺(tái)，進(jìn)行多元的信息交流，保障信息傳遞的效率與統(tǒng)一性，避免因?yàn)閭鹘y(tǒng)的方式帶來(lái)信息延遲的現(xiàn)象。

其次，要進(jìn)一步發(fā)揮信息平臺(tái)的各類(lèi)優(yōu)勢(shì)。高校二級(jí)辦公室要不斷的加強(qiáng)信息平臺(tái)內(nèi)容的豐富性，讓各類(lèi)信息更加有效的傳遞給教師與學(xué)生，從而更好的發(fā)揮二級(jí)辦公室的協(xié)調(diào)與服務(wù)職能。

最后，要加強(qiáng)信息的篩選制度。高校二級(jí)辦公室在進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中也要注重信息的真實(shí)性，正確的發(fā)揮信息平臺(tái)的作用，對(duì)錯(cuò)誤的信息進(jìn)行及時(shí)的排除，從而更好的發(fā)揮信息平臺(tái)的作用，更好的提供辦公室職能服務(wù)。

4.結(jié)語(yǔ)

高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為高校服務(wù)的中心與樞紐，起著重要的協(xié)調(diào)與服務(wù)功能，但是，當(dāng)前高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理中仍然存在著諸多問(wèn)題。在這種情況下，我們要進(jìn)一步明確高校二級(jí)學(xué)院辦公室的職能定位，不斷的對(duì)高校二級(jí)學(xué)院管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從而不斷的提高其工作效率與質(zhì)量，進(jìn)一步促進(jìn)我們國(guó)家高校全面的發(fā)展。

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基金項(xiàng)目：東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研基金資助，課題編號(hào)2017c17。