醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)況探析

譚愛忠

摘要：事業(yè)單位推行內(nèi)部控制管理，保證國有資產(chǎn)的安全性，其加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同控制是一個重要環(huán)節(jié)。本文從醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的重要性、現(xiàn)狀和問題、改進(jìn)措施方面展開討論，探析通過健全合同管理制度和完善合同管理流程，提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同；合同管理制度；合同管理流程

財政部頒發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)程（試行）》，明確了內(nèi)控體系的目標(biāo)是合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財務(wù)信息真實(shí)完整，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，提高公共服務(wù)的效率和效果。合同控制工作的要點(diǎn)是關(guān)注是否實(shí)現(xiàn)合同歸口管理，是否明確應(yīng)簽訂合同的經(jīng)濟(jì)活動范圍和條件，是否有效監(jiān)控合同履行情況，是否建立合同糾紛協(xié)調(diào)機(jī)制。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理是內(nèi)控體系的重要內(nèi)容，經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)控目標(biāo)與內(nèi)控體系的整體目標(biāo)是一致的。

一、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的重要性

隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的規(guī)模擴(kuò)大，醫(yī)院業(yè)務(wù)量、經(jīng)濟(jì)量不斷增長，醫(yī)院對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同越來越多。日常業(yè)務(wù)涉及部門較多，有基建工程合同、醫(yī)療設(shè)備采購合同、設(shè)備租賃合同、設(shè)備維修（維護(hù)）合同、藥品采購合同、醫(yī)用耗材采購合同、勞動聘用合同、進(jìn)修合同、醫(yī)療合作合同、醫(yī)療糾紛處理合同、醫(yī)保合同、貸款合同、借款合同、財產(chǎn)保險合同、體檢合同、信息化建設(shè)合同、物業(yè)管理合同等。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同種類和數(shù)量繁多，一所較大規(guī)模的三甲醫(yī)院，每年要簽訂經(jīng)濟(jì)合同的價值，約占現(xiàn)金支出的50%左右。

簽訂經(jīng)濟(jì)合同是為了促進(jìn)達(dá)成合作目標(biāo)，明確合同主體雙方的權(quán)利和義務(wù)，更好地開展醫(yī)療業(yè)務(wù)活動。合同文檔作為經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)和法律憑證，它的事前、事中、事后規(guī)范化管理，對維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展有著重要意義。

二、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的現(xiàn)狀和問題

在醫(yī)療行業(yè)中對醫(yī)院的評價標(biāo)準(zhǔn)是堅持“以病人為中心”，提高管理水平，持續(xù)改進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量，保障醫(yī)療安全，改善醫(yī)療服務(wù)，控制醫(yī)療費(fèi)用，為人民群眾提供安全、有效、方便、價廉的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。部分發(fā)展中醫(yī)院為了適應(yīng)國家醫(yī)療改革，提高病人的滿意度和職工的生活水平，將主要精力放在狠抓醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全，改善經(jīng)濟(jì)質(zhì)量，無瑕顧及醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)和環(huán)節(jié)管理。而且，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的項目分類多，涉及面廣，政策性強(qiáng)，法律風(fēng)險高，管理起來難度大。在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理中，存在幾個方面的問題。

（一）醫(yī)院對合同管理的重視程度不夠

部分醫(yī)院在重視學(xué)科建設(shè)、人才建設(shè)、醫(yī)療改革、成本控制的同時，對經(jīng)濟(jì)合同管理的重視度不夠。未設(shè)置合同管理崗位，未明確合同立項、起草、修訂、審核、決策、簽署、歸集、評價、糾紛處理的機(jī)制與流程，管理層尚未充分認(rèn)識到經(jīng)濟(jì)合同管理對醫(yī)院經(jīng)營管理的重要性。致使在合同管理方面比較松散，不夠嚴(yán)謹(jǐn)。

（二）合同管理制度不建全

醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同種類多的性質(zhì)決定了經(jīng)濟(jì)合同管理制度的設(shè)計有難度。部分醫(yī)院沒有完善的合同管理制度，合同簽定前的資信調(diào)查、征集意見、集體決議、合法合規(guī)性的研討不深入，三重一大執(zhí)行不到位。

經(jīng)濟(jì)合同管理制度的缺失直接導(dǎo)致合同簽訂前對項目主要內(nèi)容研判、評估不力，合同訂立階段出現(xiàn)合同要素不完整、文字描述不嚴(yán)謹(jǐn)、合同內(nèi)容疏漏、有違相關(guān)法律和規(guī)定、合同公章使用無規(guī)制，合同執(zhí)行階段與預(yù)期產(chǎn)生進(jìn)度差異、金額差異、條件變更和糾紛處理等問題。

（三）合同審核流程和決策流程不規(guī)范

合同審核是合同管理的重要環(huán)節(jié)，每個合同的不同細(xì)節(jié)都會涉及到多個部門，比如：醫(yī)療、護(hù)理、財務(wù)、人事、總務(wù)、信息等。如果沒有集體研討且沒有集體會簽、審核流程，就會出現(xiàn)盲人摸象的現(xiàn)象，考慮不周到、不全面，出現(xiàn)認(rèn)識偏差，最終給合同執(zhí)行帶來困難。特殊經(jīng)濟(jì)合同和重大經(jīng)濟(jì)合同不聘請專業(yè)法律顧問，容易存在法津風(fēng)險。重大合同決策不參照三重一大進(jìn)行管理，將會存在決策違規(guī)風(fēng)險。組織中如果存在保留意見，將在合同執(zhí)行中出現(xiàn)意見分歧，影響工作進(jìn)度和合同預(yù)期。

（四）未對合同進(jìn)行歸集管理

醫(yī)院職能部門、后勤部門和臨床科室根據(jù)需要組織采購和簽訂合同，沒有歸口管理部門會使合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)、合同登記不全面、無統(tǒng)一編碼、文檔管理零散。醫(yī)院對經(jīng)濟(jì)合同管理缺乏專業(yè)的統(tǒng)籌指導(dǎo)，導(dǎo)致不能及時發(fā)現(xiàn)合同的執(zhí)行風(fēng)險以及履約中出現(xiàn)的偏離和問題，一旦出現(xiàn)合同糾紛，醫(yī)院容易陷入被動。

（五）沒有合同信息化管理系統(tǒng)

目前，大部分醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同都未實(shí)現(xiàn)信息化管理，經(jīng)濟(jì)合同的簽訂，以紙質(zhì)形式來完成，且合同簽訂數(shù)量越來越多，分類越來越細(xì)。紙質(zhì)合同是一種紙質(zhì)憑證，有其存在的階段性，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代滲透到每一個工作領(lǐng)域，紙質(zhì)合同的弊端也逐漸凸現(xiàn)。在紙質(zhì)合同管理的修訂、審核環(huán)節(jié)都需要人工逐個遞交，各個環(huán)節(jié)耗費(fèi)的時間成本和人力成本高。紙質(zhì)合同還存在查閱困難、合同進(jìn)度控制不能及時跟進(jìn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計不精準(zhǔn)、沒有預(yù)警提示功能等問題。

三、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的改進(jìn)措施

（一）重視經(jīng)濟(jì)合同管理

經(jīng)濟(jì)合同是醫(yī)院對外經(jīng)濟(jì)行為的法津依據(jù)，是有效輔助完成醫(yī)療業(yè)務(wù)活動的重要保障。醫(yī)院需要將經(jīng)濟(jì)合同管理作為重點(diǎn)管理事項之一，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)活動合法合規(guī)，強(qiáng)化兩個效益。

加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理也是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理的要求，內(nèi)部控制的全面性原則要求內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)貫穿單位經(jīng)濟(jì)活動的決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，實(shí)現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)活動的全面控制。

（二）建立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理制度

醫(yī)院應(yīng)根據(jù)《中華人民共和合同法》、《中華人民共和國采購法》、《醫(yī)院財務(wù)制度》、《醫(yī)院會計制度》等法律、規(guī)章制度和醫(yī)院自有制度，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際業(yè)務(wù)，制定適合醫(yī)院業(yè)務(wù)需要的經(jīng)濟(jì)合同管理制度。

明確合同管理全過程的職責(zé)與分工，合同簽訂前由項目牽頭部門、財務(wù)部門、審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察、相關(guān)職能部門、醫(yī)院法律顧問和合同主管部門共同調(diào)查、研討合同主要內(nèi)容，評估合同的可行性。合同訂立階段，由項目牽頭部門起草合同初稿，各部門參與修訂、審核和談判合同明細(xì)條款，再由院領(lǐng)導(dǎo)審核、修訂、決策、審批。合同執(zhí)行階段，由項目部門、審計部門和其他相關(guān)部門跟進(jìn)執(zhí)行進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)、匯報，并修正合同執(zhí)行中存在的偏離和問題，處理合同糾紛。

合同管理制度需要明確合同公章的使用管理，需要有會議紀(jì)要、集體聯(lián)簽、審批記錄或三重一大的決策文件，方可對擬簽定合同蓋章生效。

（三）規(guī)范合同審核流程與決策機(jī)制

醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的業(yè)務(wù)繁雜，僅靠某一個項目牽頭部門或者職能部門對合同進(jìn)行審核是不科學(xué)的、不全面的。醫(yī)院需要建立審核流程、會簽制度、決策機(jī)制。由項目牽頭部門和相關(guān)職能部門參與到經(jīng)濟(jì)合同的修訂和審核，各盡其責(zé)，層層把關(guān)，使合同內(nèi)容全面、完整，可行性更強(qiáng)。在修訂和審核的過程要求限定完成時間，提高工作效率。由合同管理部門匯總意見，轉(zhuǎn)合同起草部門修改完善合同條款，再次提交集體審核會簽。

決策機(jī)制是合同簽定前的最后一關(guān)，也是重點(diǎn)確認(rèn)環(huán)節(jié)，關(guān)系到經(jīng)濟(jì)合同業(yè)務(wù)內(nèi)容是否與醫(yī)院近期發(fā)展目標(biāo)、長期發(fā)展戰(zhàn)略相匹配。重要經(jīng)濟(jì)合同需要納入三重一大事項進(jìn)行管理，參會人員需要認(rèn)真對待合同決議內(nèi)容，對所發(fā)表的意見做好完整記錄，審簽確認(rèn)。

（四）合同集中歸檔

醫(yī)院要對經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行歸口管理，指定專職或兼職部門管理合同文檔，按合同類別、簽訂時間、項目牽頭部門進(jìn)行順序編碼，集中歸檔，便于日后查閱、復(fù)印。根據(jù)醫(yī)院的工作需要和合同性質(zhì)，簽定合同大于等于一式四份，甲乙雙方各兩份，一份原件存檔，另一份原件交財務(wù)部門作為收付款憑證，項目牽頭部門留一份原件或者復(fù)印件，廉潔承諾書交審計或紀(jì)檢部門存檔。

（五）對合同進(jìn)行信息化管理

對醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同實(shí)現(xiàn)信息化管理是醫(yī)院發(fā)展科學(xué)化、精細(xì)化、提高工作效率的必然趨勢。醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)框架分為：準(zhǔn)備階段、訂立發(fā)起階段、簽署階段、成立階段、履行階段、終結(jié)及查詢階段。醫(yī)院可以通過購買軟件或者自行研發(fā)，將OA辦公自動化和經(jīng)濟(jì)合同信息化系統(tǒng)合并管理，達(dá)到工作流程與信息流程的高度融合，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)合同信息的閉環(huán)管理。對合同管理人員按人員職責(zé)進(jìn)行分級授權(quán)，可以在信息系統(tǒng)進(jìn)行修訂、審核、審批，保留處理痕跡，可查看合同執(zhí)行進(jìn)度、付款情況、預(yù)警提示等。充分利用合同信息化管理手段，提高工作效率和工作質(zhì)量，避免合同誤差，及時了解合同預(yù)警風(fēng)險，便于合同的分類歸檔與統(tǒng)計分析。

四、結(jié)語

新時代的醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，提倡科學(xué)管理方法，學(xué)習(xí)并探索行業(yè)先進(jìn)管理模式。以期提高經(jīng)濟(jì)合同質(zhì)量、控制醫(yī)院運(yùn)營風(fēng)險、促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展、維護(hù)國有資產(chǎn)安全。

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